À quoi dois-je faire attention lors de la saisie du nom de mon entreprise, des numéros de compte bancaire et de l'envoi d'une copie de ma carte d'identité pour l'enregistrement ?

1. Lorsque vous introduisez le nom de votre entreprise, il est important de tenir compte des paramètres suivants.

Lors de l’enregistrement de votre entreprise

Lorsque vous demandez un nouvel enregistrement, une recherche est effectuée dans la Banque-Carrefour des Entreprises sur la base des données fournies par vos soins. Pour lutter contre la fraude, la dénomination de l’entreprise que vous avez indiquée doit correspondre identiquement aux informations mentionnées dans la BCE. À défaut, votre enregistrement sera rejeté et vous devrez recommencer la procédure avec la bonne dénomination.

Lors de l’envoi de factures numériques

Lorsque vous envoyez des factures numériques au départ de votre logiciel comptable, le nom sur la facture doit également correspondre au nom de l’entreprise tel que vous l’avez enregistré. Si ce n’est pas le cas, votre facture pourra être refusée. Vérifiez donc bien, dans votre logiciel comptable, que le nom mentionné sur la facture soit identique au nom de l’entreprise enregistrée sur le portail e-invoicing.
Pour plus d'informations : Comment envoyer/recevoir une facture électronique via le réseau peppol ?

Plusieurs noms possibles

Si votre entreprise est connue sous plusieurs dénominations, vous pouvez aussi communiquer plusieurs noms lors de l’enregistrement. Veillez cependant à ce que la dénomination officielle de votre entreprise fasse bien partie de la liste de dénominations. Après l’enregistrement, vous pouvez encore définir des dénominations supplémentaires si vous le souhaitez.

Si vous facturez à partir de plusieurs numéros d’entreprise, vous devez enregistrer plusieurs entreprises, chacune avec son numéro d’entreprise et sa dénomination correcte.

À quoi dois-je faire attention lors de la saisie du nom de mon entreprise, des numéros de compte bancaire et de l'envoi d'une copie de ma carte d'identité pour l'enregistrement_1

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2. À quoi dois-je faire attention lorsque j’importe la copie de ma carte d’identité pour l’enregistrement de mon entreprise sur le portail e-invoicing ?

Pour pouvoir enregistrer votre entreprise sur le réseau Peppol, nous devons avoir la certitude que vous êtes habilité, en tant que dirigeant d’entreprise, à effectuer cet enregistrement au nom de votre entreprise.

Seul un représentant inscrit auprès de la BCE peut procéder à l’enregistrement

Pour le vérifier, une recherche sera effectuée dans la Banque-Carrefour des Entreprises. Il est important que la personne qui procède à l’enregistrement soit inscrite auprès de la BCE en tant que responsable légal de l’entreprise. Dans le cas contraire, votre enregistrement sera rejeté et vous devrez faire enregistrer l’entreprise par un des représentants de l’entreprise inscrits auprès de la BCE.

Identification de ce représentant au moyen de sa carte d’identité

Afin de nous assurer que nous avons affaire à la bonne personne, nous vous demandons de joindre une copie du recto de votre carte d’identité. Le contrôle évoqué ci-dessus sera effectué au moyen de cette identification. Il est important que cette copie :

soit claire et lisible. Numérisez ou photographiez la carte d’identité dans une résolution suffisante et assurez-vous que les noms du propriétaire de la carte d’identité sont bien lisibles.
soit importée dans la bonne résolution. Nous pouvons traiter uniquement les photos importées au format .jpg, .jpeg, .bmp ou .png. Une fois votre fichier importé, vous pourrez le visualiser et le contrôler à l’écran.
concerne uniquement le recto de votre carte d’identité. Le verso de votre carte d'identité n’est pas nécessaire. Vous ne devez donc pas l’importer.

Traitement de vos données

De afbeelding van uw identiteitskaart wordt door ons enkel gebruikt om de controle in de KBO te kunnen uitvoeren. Wij slaan deze afbeelding NIET op. Indien uw aanvraag geweigerd wordt en u een nieuwe registratie wil uitvoeren, zult u de afbeelding van uw identiteitskaart ook opnieuw moeten meesturen.

Nous utilisons la photo de votre carte d’identité uniquement pour pouvoir procéder au contrôle dans la BCE. Nous ne l’enregistrons PAS. Par conséquent, si votre demande est refusée et si vous voulez effectuer un nouvel enregistrement, vous devrez nous renvoyer une copie de votre carte d’identité.

Le traitement de vos données est confié à notre partenaire Flowin by Wolters Kluwer (l'ancien Codabox). Ce dernier utilise la copie de votre carte d’identité uniquement à des fins de contrôle auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises. Ces copies ne sont pas stockées et ne sont conservées que pendant la durée strictement nécessaire pour le contrôle. Si votre enregistrement est rejeté et n'est pas suivi par une nouvelle demande, vos données seront automatiquement supprimées après sept jours calendriers.

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3. À quoi dois-je faire attention lorsque j’introduis les numéros de compte de mon entreprise sur le portail e-invoicing?

Lorsque vous introduisez le(s) numéro(s) de compte de votre organisation, il est important de tenir compte des paramètres suivants.

Lors de l’envoi de factures numériques

Lors de l’envoi de factures numériques, nous vérifierons si le numéro de compte mentionné sur la facture est connu dans la liste des numéros de compte liés à votre entreprise. Tenez compte de ce paramètre dès l’enregistrement et mentionnez tous les numéros de compte que vous souhaitez utiliser. Pour plus d'informations : Questions les plus fréquentes concernant e-invoicing dans notre logiciel

Plusieurs numéros de compte

Si votre entreprise utilise plusieurs numéros de compte, vous pouvez définir chacun de ces numéros. Faites-le idéalement dès l’enregistrement, même si vous pouvez aussi les ajouter par la suite. Dans l'onglet Entreprises, vous pouvez déjà modifier les entreprises enregistrées et ajouter, modifier ou supprimer des numéros de compte.

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