Adsolut : Liste de contrôle pour l'approbation des factures d'achat (via le portail client)

Configuration du courrier électronique

• Dans le sous-fichier,  Administration du système > Paramètres des fichiers > Fax/mail
  • Retirer les paramètres smtp de ce fichier afin que les paramètres smtp du masterkb soient utilisés.
  • Dans le masterkb sous Paramètres > Salariéssont tous les employés impliqués dans le processus d'approbation.
    • L' employé a le même code que l'utilisateur du système dans le masterkb.
    • Une adresse électronique valide.
• Puis tester dans le sous-fichier :
  • Par employé, impliqué dans le processus d'approbation, les paramètres de l'utilisateur et l'envoi d'un courrier test.
  • Cela devrait fonctionner. (Pour être clair, ce sont les paramètres smtp dans Administration du système masterb > Paramètres qui sont utilisés, en combinaison avec les Paramètres > Employés dans le masterkb !

Paramètres dans le sous-fichier

• Administration du système > Paramètres des fichiers, dans l'onglet Approbations, la case Activer les approbations doit être cochée.

 

• Paramètres > Comptabilité > Approval_AK

• Gestion du système > Paramètres Gestion de la logistique > Paramètres :   MAIL_GK_INVOICE op true zetten, deze optie zal automatisch een attachment toevoegen aan de goed te keuren factuur.

• Connectez-vous en tant qu'admin bg au sous-fichier et vérifiez si la tâche de service SV_MailAkGoodInspections est active (+ vérifiez Intervalle et Dernière exécution).SV_MailAkGoods actif (+ Intervalle et Contrôle exécuté en dernier).
  

• Connectez-vous avec l'utilisateur du système, et donc l'employé dans le sous-fichier ci-dessus, et enregistrez une facture d'achat :
  •  La facture d'achat doit comporter une pièce jointe
  • Sur un fournisseur, dont l'onglet données d'achat, l'option d'approbation de la facture d'achat est cochée

• Dans le sous-fichier, sous Administration du système > Journal > Imprimer le journal, il y a une trace de l'e-mail envoyé. Lisez l'e-mail dans lequel l'approbateur reçoit un e-mail avec 3 boutons (à savoir : déléguer, approuver ou rejeter).

• Si l'approbateur clique sur ces trois boutons, le lien est alors correct et dirige vers le portail client où l'approbateur peut se connecter pour approuver, sous Administration > Approbations, la facture d'achat saisie.

• L'url derrière ce bouton provient de Masterkb > Parameters > Paramètres. Le code de réglage est URL_WEBHOST.

• Dans notre exemple, nous nous connectons au portail client avec l'utilisateur GOEDK1. Nous cliquons sur Administration et ensuite sur Approbations.

• Le GOEDK1 décide de déléguer la facture. Le GOEDK2 se connecte au portail et constate qu'il doit encore approuver cette facture d'achat. Il appuie sur Approuver.

• Supprimer rétablit le statut en blanc.
• Le redémarrage rétablit le statut "terminé" pour approbation.

Remarque Dans le sous-fichier, via Gestion du système > Paramètres de gestion logistique, vous pouvez ajouter le paramètre GOODK_REMINDERITEM afin de rappeler à l'approbateur qu'une facture d'achat particulière doit encore être approuvée.