Comment créer une écriture de vente dans CCH Accounting ?

Prérequis

• Il existe déjà au moins un journal de ventes.

• Le client existe déjà, ou vous pouvez encore le créer pendant l’encodage.

• La date d’écriture se situe dans l’exercice comptable sélectionné.

Étapes

1. Ouvrez Journaux > Ventes  

2. Démarrez une nouvelle écriture +

3. Sélectionnez le journal de ventes souhaité. Le système propose ensuite automatiquement un numéro de l'écriture du journal qui est séquentiel dans ce journal et cet exercice comptable.
 

4. Utilisez le numéro de pièce comptable proposé, sauf si vous souhaitez délibérément appliquer une autre numérotation. Le système avertit lorsque vous modifiez le numéro ou réutilisez un numéro existant. Les numéros manquants ou en double restent alors sous votre responsabilité. Cliquez sur le crayon pour modifier le numéro de pièce comptable. Lors de la première écriture dans un journal et un exercice comptable, la numérotation se poursuit à partir du numéro de départ choisi. Si vous adaptez le numéro par la suite, vous devez gérer la numérotation manuellement.

5. Sélectionnez le client. Vous pouvez rechercher dans la liste (livre), commencer à taper ou créer le client (+) à partir d’ici.

6. Complétez la Date du document et la Date d’écriture.

Important : La date d’écriture doit se situer dans l’exercice comptable sélectionné. 

7. Si vous le souhaitez, complétez le Numéro de document, ce champ n’est pas obligatoire. Pour les ventes, il s’agit souvent du même numéro que le numéro d’écriture, mais les deux champs restent distincts.

8. Indiquez s’il s’agit d’une Facture ou d’une Note de crédit. Pour une note de crédit, vous pouvez également compléter une date de référence et un numéro de référence du document d’origine.

9. Choisissez si nécessaire une autre devise. Si vous n’encodez pas en euro, complétez alors aussi le Taux de change selon la notation 1 EUR = X devise étrangère. La comptabilité, les reportings et les déclarations restent en EUR.

10. Complétez le montant total du document. En cas de devise étrangère, le système convertit immédiatement ce montant en euro.

11. Contrôlez la ventilation proposée automatiquement. Le système reprend d’abord le compte de centralisation, le compte de ventes, la spécification TVA et le pourcentage de TVA de la fiche client. S’ils n’y sont pas complétés, il se rabat sur les paramètres du journal.

12. Si vous souhaitez répartir une facture sur plusieurs lignes ou différents traitements TVA, adaptez d’abord le montant de la ligne TVA actuelle et ajoutez ensuite en haut une ligne TVA supplémentaire (+). La nouvelle ligne est ajoutée en haut ; les informations détaillées apparaissent en bas. Vous pouvez encore y choisir un autre compte sur la ligne de détail si nécessaire.

Remarque : Vous ne pouvez pas adapter directement le montant et le compte sur la ligne de centralisation. Pour cela, modifiez le montant total ou choisissez un autre client.

13. Choisissez le statut correct avant d’enregistrer. Utilisez Proposition si l’écriture n’est pas encore prête et si vous souhaitez poursuivre plus tard. Utilisez Définitif si l’écriture est entièrement finalisée.

14. Enregistrer les modifications

Remarque : Bloqué empêche que vous modifiiez encore l’écriture par inadvertance, mais ce statut peut encore être annulé. Centralisé ne peut en aucun cas être annulé, pas même via un administrateur système ; vous ne pouvez alors corriger une erreur qu’au moyen d’une écriture de correction.

Date du document, date d’écriture et période de déclaration

La date du document est la date figurant sur la facture. La date d’écriture est la date à laquelle le document est enregistré dans la comptabilité. Contrôlez les deux dates séparément. La date d’écriture doit se situer dans l’exercice comptable sélectionné.

Statuts d’écriture

• Proposition : l’écriture n’est pas encore prête et peut être finalisée plus tard.

• Définitif : l’écriture est enregistrée comme finalisée.

• Bloqué : empêche les modifications involontaires ; ce statut peut être annulé.

• Centralisé : ne peut pas être annulé, même pas par un administrateur système. Vous corrigez une erreur au moyen d’une écriture de correction.

Ces statuts concernent les écritures. La déclaration TVA, la déclaration IC et le listing clients ont leur propre évolution de statut.

Résultat

L’écriture de vente est enregistrée avec la ventilation TVA correcte et l’impact grand livre correct. Vous pouvez ensuite retrouver l’écriture dans l’écran d’aperçu et en poursuivre le suivi selon son statut.

Résolution des problèmes