ADDISON Lohn Online | hr works Integration | Lohnabrechner und Steuerkanzleien | Arbeitgeber Self-Service  | ADDISON SBS Lohn

Mit der Integration von hr works in ADDISON Lohn Online stellen wir Ihnen eine einfache und komfortable Möglichkeit zur Verfügung, mit der lohnabrechnungsrelevante Dokumente automatisiert in das Arbeitnehmerportal von hr works bereitgestellt werden können. 

Wie Sie die Funktionen für Ihre Mandanten einrichten können, zeigen wir Ihnen in diesem Schnelleinstieg.   

Integration konfigurieren   

Grundeinstellungen vornehmen (vorzunehmen durch den Kanzlei-Sachbearbeiter/ Lohnsachbearbeiter) 

Damit die Schnittstelle zu hr works genutzt werden kann, muss sie über den Kanzlei-Sachbearbeiter-Login in der Konfiguration aktiviert werden. Eine Aktivierung über den Service-Login ist nicht möglich.

Aktivieren von hr works als Schnittstellenpartner 

Öffnen Sie den Firmenstamm (ID 119) > Basis > Seite 4 und klicken Sie auf die Schaltfläche Konfiguration Addison Lohn Online

Es öffnet sich nun die Addison Lohn Online Konfiguration.

Klicken Sie in Menü auf die Integrationen

Mit Klick in die Zeile für hr works setzen Sie den Haken für "Schnittstelle aktivieren" und speichern sowohl direkt in der Zeile mit Speicherbutton als am Seiten Ende.

Ein grüner Haken signalisiert Ihnen die erfolgreiche Aktivierung der Schnittstelle.

Anschließend Zugangsdaten hinterlegen (vorzunehmen durch den Mandanten) 

Um die hr works Integration nutzen zu können müssen Sie die API-Zugangsdaten, welche Sie Ihrem hr works Administrationsbereich entnehmen, in Personal und Zeiten hinterlegen. 

Wählen Sie in der Navigation auf der linken Seite den Punkt Administration aus und navigieren Sie anschließend über die nun sichtbare Zusatznavigation in den Bereich Integrationen. 

Es wird angezeigt, dass die Schnittstelle zu hr works für Sie aktiviert ist.

Nach Aktivierung der Schnittstelle durch Ihren Steuerberater folgt nun die individuelle Konfiguration

Konfiguration: 

Klicken Sie auf die Kachel hr works, um in die Konfigurationsansicht für hr works zu navigieren. 

Es öffnet das Menü um die Einstellungen für die Eingabe ihrer Zugangsschlüssel und dem Upload-Tag vorzunehmen.

Im Feld Bereitstellung der Daten am (Tag) tragen Sie bitte den Tag des Monats ein, an welchem die Lohndokumente automatisiert an hr works übertragen werden sollen. Tragen Sie beispielweise eine 30 ein, wird am 30. eines jeden Monats um 01:30 Uhr ein Upload aller Lohndokumente vorgenommen. Hat ein Monat keine 30 Tage (z.B. Februar) wird der Upload am letzten Tag des Monats durchgeführt.   

Dokumente die erst nach dem eingetragenen Tag um 01:30 Uhr bereitgestellt werden, würden erst zum nächsten Stichtag zu hr works gesendet werden.   

In die Felder Zugangsschlüssel sowie Geheimer Zugangsschlüssel tragen Sie bitte die entsprechenden Werte aus dem hr works Administrationsbereich ein. Bitte achten Sie darauf, dass nur Zugangsschlüssel, die mit dem „ADDISON“-Template angelegt wurden, zugelassen werden.   

Klicken Sie zum Abschluss den Speichern-Button am Seitenende.   

Nach dem Speichern der Änderungen werden Sie automatisch in den Schritt Arbeitnehmer zuordnen weitergeleitet.   

Arbeitnehmer zuordnen 

Um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter, die Lohndokumente erhält die für Ihn bestimmt sind, müssen die in hr works bekannten Arbeitnehmer den Arbeitnehmern in Personal und Zeiten zugeordnet werden. 

Um die Zuordnung vorzunehmen, finden Sie im Bereich Arbeitnehmer zuordnen eine Übersicht aller in hr works existierenden Arbeitnehmer.   

Um eine Zuordnung vorzunehmen, klicken Sie auf den Mitarbeiter, den Sie zuordnen möchten, wodurch sich der rechte Seitenbereich öffnet.   

In diesem Seitenbereich können Sie über das Feld Arbeitnehmerauswahl den oder die Arbeitnehmer/in innerhalb von Personal und Zeiten durchsuchen und entsprechend auswählen.   

Die Zuordnung wird durch einen Klick auf Speichern bestätigt.   

Sie haben zusätzlich auch die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter automatisch zuordnen zu lassen. 

Dafür finden Sie im Bereich "Arbeitnehmer zuordnen" fortan auch den Button "Automatische Zuordnung".   

Durch Drücken des Buttons "Automatische Zuordnung" werden die Mitarbeiter aus hr works automatisch den Mitarbeitern aus Personal und Zeiten zugeordnet.

Die automatische Zuordnung basiert auf der in hr works hinterlegten Addison Personalnummer und/oder dem in hr works hinterlegten Geburtsdatum der Mitarbeiter.     

Hinweis: Der Upload der Dokumente wird für jeden zugeordneten Mitarbeiter zum konfigurierten Stichtag durchgeführt. Für nicht zugordnete Mitarbeiter wird kein Upload ausgeführt. Dokumente die nach hr works hochgeladen wurden, können nur in hr works gelöscht werden. Das trennen von Arbeitnehmern in der Arbeitnehmerzuordnung entfernt keine Dokumente aus hr works.  

Initialer Upload von Dokumenten

Um ein initiales Set an Dokumenten hochzuladen, können Sie nach dem Zuordnen der Mitarbeiter, dieses über die Schaltfläche Synchronisation starten 

Nach einem Klick öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Zeitraum für die initial zu synchronisierenden bzw. hochzuladenden Dokumente auswählen können.

Wählen Sie hier entsprechend den gewünschten Zeitraum und klicken Sie die Synchronisation starten Schaltfläche am unteren Ende des Fensters. 

Das System sendet nun alle noch nicht hochgeladenen Dokumente, für alle zugeordneten Mitarbeiter zu hr works.   

Hinweis: Der tatsächliche Upload der Dokumente wird im Hintergrund ausgeführt und kann je nach Anzahl der Dokumente bis zu einer Stunde dauern. Erst nach dieser Zeit sind die Dokumente dann in hr works verfügbar.   

Upload kontrollieren /  Dokumente manuell hochladen 

Um zu überprüfen welche Lohndokumente zu hr works hochgeladen wurden, navigieren Sie in den Bereich Mitarbeiter und wählen dort den Arbeitnehmer für welchen Sie den Upload Status überprüfen wollen durch einen Klick auf die entsprechende Zeile aus. 

Wechseln Sie nun über die zusätzliche linke Navigationszeile von der Übersicht in den Lohnordner Ihres Mitarbeiters.      

Innerhalb des Lohnordners können Sie nun die Listenansicht über die dafür vorgesehene Schaltfläche von Überblick auf Dokumenten Status umstellen. Nun sehen Sie pro Lohndokument einen Status sowie in der letzten Spalte das Datum des letzten Uploads.   

Folgende Status sind verfügbar: 

• Nicht hochgeladen
• Hochgeladen  
• Hochladen fehlgeschlagen 

Manueller Upload pro Arbeitnehmer 

Sie haben für jedes Dokument auch die Möglichkeit dieses manuell nochmals an hr works zu senden.   

 Selektieren Sie hierfür über die Checkbox am Anfang der Zeile die Dokumente, die Sie erneut hochladen möchten und klicken Sie anschließend auf den Button "Zum Partnersystem hochladen". Die Dokumente werden jetzt an hr works hochgeladen und sollten innerhalb der nächsten Minuten für Ihren Arbeitnehmer sichtbar sein. 

Über diese Funktion können auch als Hochgeladen markierte Dokumente noch einmal an hr works übermittelt werden.