ADDISON Lohn Online | HRlab Integration | Lohnabrechner und Steuerkanzleien mit Addison Lohn und Gehalt

Wichtiger Hinweis zur HRlab Integration:
Die Integration von HRlab ist ausschließlich mit der neuen Version von Personal und Zeiten möglich. Eine Anbindung an die vorherige Version wird nicht unterstützt. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die aktuelle Version verwenden, um alle Funktionen der HRlab-Schnittstelle nutzen zu können.

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HRlab als Schnittstellenpartner aktivieren

Die Aktivierung muss durch den Steuerberater Sachbearbeiter vorgenommen werden. Voraussetzung hierfür ist, dass über den Kanzlei-Sachbearbeiter-Login in der Konfiguration die Schnittstelle zu HRlab aktiviert wird. Eine Aktivierung über den Service-Login ist nicht möglich.

Wählen Sie den Bereich Administration | Integrationen | Aktivierung aus.

Klicken Sie in den Integrationen auf die Zeile HRlab. Aktivieren Sie die Schnittstelle nun durch ein Setzen eines Häkchens bei "Schnittstelle aktivieren" und Speichern Sie die Änderungen anschließend mit einem Klick auf Speichern in der Zeile als auch am unteren rechten Bildschirmrand.

Die Aktivierung ist nun abgeschlossen und Ihr Mandant kann mit der Einrichtung der Integration fortfahren.

Nutzung der HRlab Schnittstelle (durch Mandant/Arbeitgeber)

Das System zeigt Ihnen an, dass die Schnittstelle erfolgreich aktiviert wurde.

Navigieren Sie anschließend innerhalb des Menüs von Personal und Zeiten in den Menüpunkt Datenquellen prüfen bzw. in die Übersicht Datenquellen.

In der nun sichtbaren Kachel "HRlab" klicken sie innerhalb dieser auf den Button "Öffnen" -> Sie werden automatisch in die Anmeldemaske Ihres HRlab- Accounts weitergeleitet

Melden Sie sich in Ihrem HRlab-Account an und führen Sie die für die Nutzung der Schnittstelle erforderlichen Konfigurationsschritte durch. Diese Schritte müssen auf Seiten von HRlab abgeschlossen werden, bevor die Schnittstelle verwendet werden kann.

Um die Schnittstelle für die Übergabe von Bewegungsdaten in HRlab nutzen zu können, müssen in HRlab folgende Einstellungen vorgenommen werden.

Für die Nutzung der Addison Schnittstelle ist zunächst unter Konfiguration & Import | Importieren | API im Tab-Reiter Integrationen eine Authentifizierung für den jeweiligen Addison Account vorzunehmen. Hierfür existiert eine neue Auswahloption Addison Lohn Online. Via Klick gelangt man auf eine eigene Seite mit einem Button Integration aktivieren.

Dieser führt wiederum zu einem Auswahlfenster, über das die Unternehmen bzw. Abrechnungsgruppen zu markieren sind, für die ein Datentransfer erfolgen soll. Über den Button Fortfahren erscheint ein weiterer Button Authorisierung starten, der ein Dialogfenster von Addison Lohn Online öffnet, in dem zur Authentifizierung die jeweilige Addison Direkt Portaladresse einzugeben ist. Liegt diese noch nicht vor, ist ein entsprechendes Zugangsdatendokument bei Addison anzufordern. 

Nach erfolgreicher Authentifizierung kann der Prozess über den Button Abschließen beendet werden. Für die Übergabe von Bewegungsdaten reicht es aus, den jeweiligen Lohnarten die Lohnartennummern zuzuordnen, die von Addison verwendet werden. Dies kann wie gehabt unter Konfiguration & Import / Gehaltsabrechnung in den Untermenüpunkten Lohnarten Bruttobezüge, Lohnarten (Nettobezüge/-abzüge) und Zeitlohnarten erledigt werden.

Die Übergabe erfolgt über den Änderungsreport, wobei hier für Abrechnungsgruppen, bei denen eine Authentifizierung für den jeweiligen Addison Account eingerichtet wurde, ein eigener Button An Addison senden zur Verfügung steht. Werden zwei Datenstände ausgewählt und der Button angeklickt, werden die zuvor angesprochenen Bewegungsdaten an das Addison Programm übergeben. Hier erfolgt jeweils initial eine Abfrage der Addison-internen ID aller betroffenen Mitarbeiter, die beim folgenden Export an Addison jeweils zur Identifizierung der Mitarbeiter mitgegeben werden muss. Die Identifikation erfolgt über Nach- und Vornamen sowie Personalnummer, wobei letztere in HRlab mit derjenigen in Addison übereinstimmen muss.

Die genannten IDs der Mitarbeiter können in HRlab unter Konfiguration & Import / Gehaltsabrechnung / Zuordnung Lohnsystem – Organisation eingesehen werden, wenn der Filter auf den neuen Eintrag  Mitarbeiter gesetzt wird. Es sei darauf hingewiesen, dass hier normalerweise keine Pflege notwendig ist, weil HRlab die IDs jeweils selbst über die Schnittstelle erfragen kann.

Ein erfolgreicher Export wird ebenso wie eventuelle Fehler (z.B. nicht vorhandene Lohnartennummer) wie üblich über die Statusmeldungen unten links berichtet. Details bei Fehlern können in gewohnter Form oben rechts über das Glocken-Icon eingesehen werden.

HRlab | Mitarbeiter zuordnen

Die Mitarbeiter aus Personal und Zeiten müssen den Mitarbeitern in HRlab zugeordnet werden. Dieser Prozess erfolgt innerhalb von HRlab.

HRlab | Datenabruf über die HRlab-Schnittstelle

Der Datenabruf erfolgt in HRlab und kann über den Menüpunkt Berichte » Individuelle Berichte » Änderungsreport durchgeführt werden. Dies ermöglicht es, insbesondere für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in externen Systemen, die Stamm- und Bewegungsdaten bereitzustellen, die sich seit der letzten Abrechnung oder der letzten Datenmeldung geändert haben oder neu für die Abrechnung zu berücksichtigen sind.

Zu Beginn und zum Ende einer Abrechnungs- oder Berichtsperiode wird ein Datenstand über "Datenstand erstellen" erzeugt. Wenn zwei Datenstände markiert und auf "An Addison senden" geklickt wird, werden die Daten (alle Änderungen und Neuanlagen) an Addison gesendet. Wenn man die Option "Datenstand am Monatsende erzeugen" aktiviert, werden die Daten am Monatsende automatisch erzeugt und gesendet.

 

Aus HRlab abgerufene Daten prüfen

Die übernommenen Daten finden Sie im Menüpunkt „Variable Daten“.
Bitte überprüfen Sie die aus HRlab abgerufenen Informationen sorgfältig, um sicherzustellen, dass alle relevanten Angaben korrekt und vollständig sind.
Nur so ist eine präzise und effiziente Weiterverarbeitung der Daten in ADDISON Lohn und Gehalt gewährleistet.

Die von HRlab bereitgestellten Daten werden anschließend in das lokale Lohnsystem (ADDISON Lohn und Gehalt) importiert und dort für die Abrechnung verwendet.