ADDISON OneClick Belegmanager 2.0 Einrichtung und Übermittlung - Schnelleinstieg für den Mandanten 

ADDISON OneClick Belegmanager – Schnelleinstieg

Mit dem ADDISON OneClick Belegmanager übertragen Sie Belege schnell, sicher und ohne Umwege an Ihre Kanzlei.
Dieser Schnelleinstieg führt Sie Schritt für Schritt durch Installation, Konfiguration und Belegversand.

Nutzen Sie bisher den Belegmanager 1.0? Dann beachten Sie bitte die Hinweise für den Wechsel am Ende dieser Seite

1. Installation

Systemvoraussetzungen: 
Der Belegmanager ist kompatibel mit Microsoft Windows 11 und Microsoft Server 2022 und Microsoft Server 2019 (Microsoft Server 2019 wird unterstützt seit Belegmanager Version 2.0.0.5) 

1. Download Laden Sie den Belegmanager über folgenden Link herunter:
   https://www.portalbereich.de/Install/belegmanager2
   Alternativ:
   ADDISON OneClick Portal → Einstellungen → Belegmanager installieren
2. Ältere Version entfernen
   Wenn bereits eine ältere Version installiert ist, deinstallieren Sie diese zunächst:
   Windows → Apps → Installierte Apps → „Belegmanager“ → Deinstallieren.
3. Installation starten
   Klicken Sie auf der Installationsseite auf „Installieren“, laden Sie anschließend die Datei Setup.exe herunter und führen Sie sie aus.
4. Programmstart
   Nach der Installation öffnet sich der Belegmanager automatisch im Bereich „Belege“.

2. Konfiguration

1. Portalverbindung einrichten
   Wechseln Sie in den Bereich „Einstellungen“ und öffnen Sie den Reiter „Allgemein“.

2. Zugangsdaten eingeben
   Tragen Sie hier dieselben Daten ein, die Sie auch für die Anmeldung im Portal verwenden.

   Wichtig:

   • Wenn Ihr Zugang bereits auf das ADDISON Benutzerkonto umgestellt wurde:
     → E‑Mail‑Adresse als Benutzername eintragen
     → Feld „Zugangsnummer“ leer lassen
3. Portaladresse eintragen
   Geben Sie unter URL die vollständige Portaladresse ein, beginnend mit https://
4. Verbindung prüfen
   Wird die Portaladresse erkannt und erscheint ein grünes Statussymbol, ist die Verbindung erfolgreich.

3. Einstellungen für den Belegversand

Wechseln Sie nun in den Reiter „Belege“.
Hier wählen Sie aus, wie Ihre Belege an die Kanzlei übertragen werden sollen.

Option A: Automatischer Versand (Belegversand nach 5 Minuten)

• Belege werden sofort in den Beleg- und Dateiupload hochgeladen.
• Nach einer Wartezeit von 5 Minuten ohne weiteren Upload werden alle bis dahin hochgeladenen Belege automatisch als Paket versendet.

Option B: Nur hochladen, manuell versenden

• Belege werden ebenfalls sofort hochgeladen.
• Der Versand erfolgt jedoch manuell, wahlweise:
  – im Beleg- und Dateiupload
  – oder über die Scan-App.

Kategorien synchronisieren

Die Kategorien werden automatisch aus dem Portal übernommen. Die Synchronisierung kann jedoch verzögert sein.
Über den Button „Kategorien aktualisieren“ können Sie diese jederzeit manuell aktualisieren.

Belegverzeichnis festlegen

Wählen Sie den Hauptordner, in dem der Belegmanager seine Struktur anlegt.
Für jedes Benutzerprofil und jede Kategorie wird automatisch ein eigener Ordner erzeugt.

4. Belege hinzufügen

Sie können Belege auf zwei Wegen in den Belegmanager übertragen:

1. Automatisch scannen
   Stellen Sie Ihren Scanner so ein, dass er direkt in die Verzeichnisse des Belegmanagers scannt.
2. Digitale Belege manuell kopieren
   Ziehen Sie Dateien in die entsprechenden Kategorienordner.

Verzeichnisstruktur

Die Struktur ist wie folgt aufgebaut:

Belegmanager / Benutzerprofil / Kategorie

Wenn mehrere Benutzerprofile genutzt werden, stehen jeweils eigene Kategorien zur Verfügung. Diese können je Profil variieren.

Feedback und Versandbestätigung

• Windows zeigt eine Rückmeldung an, wenn Sie Belege in ein Verzeichnis einfügen.
• Nach erfolgreichem Versand erhalten Sie ebenfalls eine Bestätigung.

Informationen zum Wechsel von Belegmanager 1.0 auf Belegmanager 2.0

Was ist neu im Belegmanager Version 2.0?

Die neue Version bietet mehrere wichtige Verbesserungen:

• Direkter Upload in Beleg- und Dateiupload: Belege werden automatisch den Bereich "Beleg- und Dateiupload" des Steuerberater-Portals übertragen. Damit ist auch der Upload in die Digitale Steuerakte sowie nach SMART Connect möglich
• Einheitliche Kategorien: Version 2.0 verwendet die gleichen Kategorien wie der Beleg- und Dateiupload im Portal.
• Mehrere Benutzerprofile: Die Software unterstützt unterschiedliche Mandantenprofile unter einem Benutzerkonto. So können zum Beispiel Belege für mehrere Firmen mit dem Belegmanager hochladen, wenn für Ihr Benutzerkonto Zugriff auf diese Firmen eingerichtet ist.
• Anmeldung mit ADDISON Benutzerkonto: Der Log-in erfolgt ab sofort mit E-Mail-Adresse ohne separate Zugangsnummer.

Wichtig: Es gibt neue überwachte Ordner. Die Standardordner für die automatische Überwachung haben sich geändert. Wir empfehlen eine kurze Kontrolle nach der Installation.

FAQ zum Wechsel

• Wird ein automatisches Update durchgeführt?
  Ein automatisches Update findet nicht statt. Die Installation der Software erfolgt bewusst durch den Anwender, da sich dabei die Ordnerstruktur verändert und Belege in eine neue Struktur übertragen werden müssen.
• Muss die alte Version vorher deinstalliert werden?
  Ja. Wir empfehlen, die alte Version zu deinstallieren, da es eine neue Ordnerstruktur gibt, welche die Kategorien des Beleg- und Dateiupload im Portal abbildet.
• Benötige ich für Version 2.0 zwingend ein ADDISON Benutzerkonto?
  Die Anmeldung ist mit den bisherigen Zugangsdaten möglich. Diese müssen aber nach der Installation einmalig erneut eingegeben werden. Durch die Umstellung auf das Benutzerkonto ist aber die Anmeldung mit der E-Mail-Adresse und ohne Zugangsnummer möglich.
• Können mehrere Mandantenprofile gleichzeitig genutzt werden?
  Ja. Die Version 2.0 unterstützt mehrere Profile – ideal für Mandanten mit mehreren Organisationen oder Verantwortungsbereichen. Sobald im Benutzerkonto mehrere Profile verknüpft sind, sind diese auch im Belegmanager verfügbar und werden in der Ordnerstruktur abgebildet.
• Werden die Dateien automatisch in die Kanzlei übertragen?
  Dateien sind nach dem Upload im ADDISON OneClick-Portal sichtbar – wie Belege aus der Scan-App oder dem Portal selbst. Der automatische Versand an die Kanzlei lässt sich einstellen und erfolgt nach fünf Minuten ohne neuen Upload. Die Kanzlei erhält so zeitnah die Belege, ohne unnötige Benachrichtigungen in der Kanzlei-Software.
• Was passiert mit den Dateien in meinem Sicherungsverzeichnis? 
  Dateien im Ordner "Backup" werden durch die Deinstallation des Belegmanager 1.0 nicht gelöscht. Standardmäßig befindet sich dieser Ordner unter %APPDATA%\WoltersKluwer\Postkorb\Belege\backup
• Wie unterscheidet sich die Ordnerstruktur?
  Im Belegmanager 1.0 war die Ordnerstruktur starr vorgegeben und nicht identisch mit den Kategorien im Beleg- und Dateiupload im Online-Portal.
  Mit dem Belegmanager 2.0 ändert sich dies. Für jedes Profil (d.h, jede Firma, auf die Ihr Benutzerkonto Zugriff hat), wird ein separater Ordner angelegt. In diesem Order wiederum befindet sich für jede Kategorie des Beleg- und Dateiupload ein korrespondierender Ordner.
• Wo finde ich die aktuelle Installationsdatei?
  Im ADDISON OneClick-Portal oder direkt über den Download-Link: https://www.portalbereich.de/Install/belegmanager2
• Kann ich den Belegmanager 1.0 auch weiterhin verwenden?
  Nein. Am 30.04.2026 wird die Server-Verbindung des Belegmanager 1.0. abgeschaltet. Der Belegmanager 1.0 startet dann zwar noch, kann aber keine Dateien mehr übertragen. Installieren Sie den Belegmanager 2.0 und verschieben Sie Ihre Belege  in die neue Ordnerstruktur. 

Probleme bei der Installation beheben

Falls es bei der Installation Probleme gibt, liegt das häufig daran, dass der Belegmanager 1.0 nicht richtig deinstalliert wurde. 

Sollten bei der Installation Fehler auftreten, gehen Sie wie folgt vor:

• Deinstallieren Sie den Belegmanager vollständig.
• Öffnen Sie die Windows Powershell oder die Kommandozeile.
• Geben Sie dort folgendes ein: 
  rundll32 dfshim.dll CleanOnlineAppCache
• Installieren Sie den Belegmanager anschließend erneut.