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Belege per E-Mail an den Beleghub senden
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Überblick
Sie können Belege per E-Mail an den Beleghub senden. Dafür stellt der Beleghub eine individuelle E-Mail-Adresse bereit. Die Anhänge werden automatisch verarbeitet und der Kategorie zugeordnet, deren E-Mail-Adresse Sie verwendet haben.
Die E-Mail-Adresse ist einem einzelnen Mandantennutzer zugeordnet. Daher sieht nur dieser Nutzer die über diese Adresse hochgeladenen Belege. Andere Mandantennutzer sehen diese Belege nicht. Ihre Steuerkanzlei kann alle Belege des Unternehmens sehen.
Schritte
- Melden Sie sich bei ADDISON Direkt an und öffnen Sie den Beleghub.
- Öffnen Sie die Kategorie, in die Sie Dokumente per E-Mail einliefern möchten.
- Wählen Sie So funktioniert der Upload per E-Mail, Mobile App oder Windows Belegmanager.
- Kopieren Sie unter E-Mail Weiterleitung die angezeigte E-Mail-Adresse oder öffnen Sie sie mit Ihrem E-Mail-Programm.
- Fügen Sie die Dokumente als E-Mail-Anhänge hinzu.
- Stellen Sie sicher, dass die Gesamtgröße aller Anhänge maximal 24 MB beträgt.
- Senden Sie die E-Mail ab.
- Prüfen Sie nach der Verarbeitung den Beleghub. Die Dokumente erscheinen in der zugeordneten Kategorie.
Der Beleghub sendet eine Antwort-E-Mail an die Absender-Adresse. Darin sehen Sie, ob die Verarbeitung erfolgreich war oder abgebrochen wurde. Die Verarbeitung kann bis zu 10 Minuten dauern.
Benachrichtigungen für E-Mail-Eingänge einrichten
- Öffnen Sie im Unternehmensbereich von ADDISON Direkt die App Benachrichtigungen.
- Suchen Sie die Zeile Beleg- und Dateiupload Emaileingang und wählen Sie Optionen.
- Legen Sie getrennt für die erfolgreiche und die fehlerhafte Verarbeitung fest, wer eine E-Mail erhalten soll:
- Absender benachrichtigen informiert die E-Mail-Adresse, von der die Belege gesendet wurden.
- Mich benachrichtigen informiert die E-Mail-Adresse, die für Ihr Benutzerkonto hinterlegt ist.
- Wählen Sie Speichern.
Der Absender kann von der E-Mail-Adresse Ihres Benutzerkontos abweichen. Aktivieren Sie die passende Benachrichtigung für jede Verarbeitung, über die Sie informiert werden möchten.
Externe E-Mail-Weiterleitung einrichten
Sie können bei Ihrem E-Mail-Anbieter eine Weiterleitung von einer anderen Adresse an Ihre individuelle Beleghub-Adresse einrichten. Das kann zum Beispiel eine E-Mail-Adresse mit der Domain Ihres Unternehmens oder ein Postfach bei GMX, Gmail oder Web.de sein.
Einige E-Mail-Anbieter verlangen dafür einen Bestätigungscode. Erkennt der Beleghub eine solche Bestätigungs-E-Mail, leitet er sie an die E-Mail-Adresse Ihres Benutzerkontos weiter. Geben Sie den Code anschließend bei Ihrem E-Mail-Anbieter ein, um die Weiterleitung zu bestätigen.
Erwartetes Ergebnis
Die Anhänge wurden verarbeitet und im Beleghub der E-Mail-Kategorie zugeordnet. Sie erhalten eine Antwort-E-Mail mit dem Verarbeitungsstatus.
Problemlösung
| Symptom | Lösung |
|---|---|
| Die E-Mail wurde gesendet, das Dokument ist aber noch nicht sichtbar. | Warten Sie bis zu 10 Minuten und aktualisieren Sie anschließend den Beleghub. |
| Die Verarbeitung wurde abgebrochen. | Prüfen Sie die Antwort-E-Mail. Kontrollieren Sie insbesondere die Dateianhänge und die Gesamtgröße von maximal 24 MB. |
| Das Dokument erscheint in einer unerwarteten Kategorie. | Prüfen Sie, welche individuelle E-Mail-Adresse verwendet wurde, und verschieben Sie das Dokument bei Bedarf im Beleghub. |
| Ein anderer Mandantennutzer sieht den per E-Mail gesendeten Beleg nicht. | Prüfen Sie, welche individuelle E-Mail-Adresse verwendet wurde. Der Beleg ist nur für den Nutzer sichtbar, dem diese Adresse zugeordnet ist. |
| Ich erhalte keine Benachrichtigung zur Verarbeitung. | Prüfen Sie in der App Benachrichtigungen unter Beleg- und Dateiupload Emaileingang, ob für die erfolgreiche oder fehlerhafte Verarbeitung der richtige Empfänger aktiviert ist. |
| Die E-Mail-Weiterleitung wird vom Anbieter nicht aktiviert. | Prüfen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Benutzerkontos auf eine Bestätigungs-E-Mail. Geben Sie den darin enthaltenen Code beim E-Mail-Anbieter ein. |
nützliche Ressourcen
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