Belegmanagement | Validierung von E-Rechnungen

Mit der eingebundenen KoSIT-Validierung unterstützen wir Sie im Prüfprozess, um E-Rechnungen automatisiert auf formale Fehler hin zu überprüfen. Eine inhaltliche Prüfung wird durch die Validierung nicht ersetzt.   

 

Informationen zum KoSIT-Validator

Die KoSIT-Validierung ist ein Prüfverfahren der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Dieses stellt sicher, dass digitale Dokumente (z. B. X-Rechnungen) den vorgegebenen IT-Standards und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. 
Ziel ist es, die Interoperabilität und Fehlerfreiheit im digitalen Datenaustausch zu gewährleisten. 

Das integrierte Validierungstool bietet die Möglichkeit, empfangene Dokumente auf Konformität prüfen zu können. 

Die Validierung unterstützt Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. 

 

Folgende Prüfmechanismen bestehen:

• Validierung der XML-Struktur: Prüfung, ob die Datei die vorgeschriebenen XML-Schemata und Datenfelder korrekt implementiert
• Regelkonformität: Sicherstellen, dass alle Pflichtfelder und Regeln gemäß den Spezifikationen korrekt erfüllt sind
• Fehlerberichte: Falls Validierungsfehler (z. B. im Schema oder den Datenfeldern) auftreten, wird ein detaillierter Bericht erstellt, um Fehler zu identifizieren und zu beheben.

    

Unterstützte Versionen

Die Validierung erfolgt mit dem KoSIT-Validator in der Version 1.6.0 unter Verwendung der jeweils gültigen XML-Schemata für die entsprechenden Syntaxen. 

Folgende Versionen sind validierbar: 

• ZUGFeRD-Versionen 2.5.2, 2.4 und 2.3 / Factur-X 1.09.2, 1.08 und 1.07

Ältere Versionen werden nicht validiert. Es wird abwärtskompatibel validiert.

Hierbei halten wir uns an die vorgegebenen Gültigkeitszeiträume der KoSIT und des Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): 

• KoSIT: Versionen und Bundles der XRechnung - XStandards Einkauf
• FeRD: https://www.ferd-net.de/

 

Anzeige des Validierungsergebnisses im Belegmanagement

Im Seitenbereich der Erfassung wird für E-Rechnungen - anstelle des Analysestatus für klassische Rechnungen mit Beleganalyse - nun der Validierungsstatus von E-Rechnungen (1) angezeigt. 

Sobald Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird ein Tooltip (2) mit ausführlichem Hinweis zu diesem Status angezeigt. 

Prüfbericht

Dort haben Sie auch die Möglichkeit, den Prüfbericht des KoSIT-Validators (3) aufzurufen, wenn eine Validierung erfolgen konnte. Der Prüfbericht wird in einem neuen Browserfenster geöffnet. 

Validierungs-Status

Zusätzlich wird der Validierungs-Status auch mit E-Rechnungsspezifischen Symbolen in den Beleglisten angezeigt. 

 

Es werden dabei folgende Status unterschieden: 

E-Rechnung entspricht den Vorgaben

Gemäß der KoSIT-Validierung entspricht die E-Rechnung den zum Zeitpunkt der Prüfung geltenden formalen Vorgaben der Finanzbehörden. 

 

E-Rechnung enthält Abweichungen

Gemäß der KoSIT-Validierung entspricht die E-Rechnung nicht vollständig den zum Zeitpunkt der Prüfung geltenden formalen Vorgaben der Finanzbehörden. Alle Pflichtfelder sind jedoch formal korrekt. 

 

E-Rechnung mit Abweichung im Erweiterungsschema

Dieser Status wird verwendet, wenn bei Belegen im ZUGFeRD/Factur-X-Format Abweichungen im Erweiterungsschema festgestellt werden, der maschinenlesbare Teil (XML) jedoch gemäß KoSIT-Validierung den formalen Vorgaben der Finanzbehörden entspricht.

 

E-Rechnung enthält Fehler

Die E-Rechnung entspricht nicht den aktuellen formalen Vorgaben der Finanzbehörden. Von einer Weiterverarbeitung wird abgeraten, da Pflichtfelder fehlen oder nicht korrekt sind bzw. die Ausstellung mit einer veralteten Version erfolgte. Wir empfehlen Ihnen, die Rechnung vor einer Weiterverarbeitung manuell zu überprüfen und ggf. beim Ersteller erneut anzufordern.  

Wenn eine Weiterverarbeitung trotz Fehlerhinweis beabsichtigt ist, wird beim Speichern der Daten im Belegmanagement oder bei der Bereitstellung zur Übertragung erneut darauf hingewiesen.

Die Bestätigung dieses Dialoges wird mit Anwenderkennung und Zeitpunkt am Beleg und in den Protokollen unter Services festgehalten. Zudem ändert sich die Farbe des Symbols von rot zu blau.

 

E-Rechnung ohne Validierung

Die E-Rechnung wurde nicht validiert, da die Version des Standards oder Profils nicht erkannt wurde oder unterstützt wird. Wir empfehlen Ihnen, die Rechnung vor einer Weiterverarbeitung manuell zu überprüfen und ggf. beim Ersteller erneut anzufordern. Unabhängig von der Validierung werden die Daten der XML-Datei ausgelesen und bereitgestellt. 

 

E-Rechnung nicht verarbeitet

Wird dies angezeigt, konnte aus technischen Gründen die E-Rechnung nicht verarbeitet und validiert werden. Sobald dies wieder möglich ist, wird die E-Rechnung verarbeitet und die Daten bereitgestellt. Wurden in der Zwischenzeit Daten nacherfasst oder die Buchung synchronisiert, so wird nur das Ergebnis der Validierung aktualisiert. 

 

Filter für den Validierungs-Status

Der Filter "Analyse" enthält den Validierungs-Status von E-Rechnungen, so dass auch Listenansichten nach diesen Status gefiltert werden können: