Belegmanagement | Vorerfassung übertragen — Der Übertragungs-Workflow
Übersicht
Im Menü Vorerfassung übertragen bündelt der Übertragungs-Workflow Status & Übertragen alle Steps zur Übergabe von Belegen an die Finanzbuchhaltung.
Der Workflow gliedert sich in vier Steps:
Hybride Erfassung: Vorerfasste Belege, die über die hybride Buchungserfassung in ADDISON/ADDISON AKTE verbucht werden sollen. Es stehen dieselben Aktionen zur Verfügung wie auf dem Step „Vorerfasst" im Erfassungs-Workflow.
Übertragungsbereit: Belege, die erfasst sind und mit der nächsten Übertragung an ADDISON/ADDISON AKTE übergeben werden können.
Übertragen: Belege, die bereits übertragen wurden, für die jedoch noch keine Buchungsdaten zurückgespielt wurden.
Verbucht und Archiviert: Belege, für die finale Buchungsdaten aus ADDISON/ADDISON AKTE zurück übertragen wurden.
Wichtig - In diesem Workflow werden die Belege nach ihrem Übertragungs-Status angezeigt und einsortiert.
Hinweis: Nicht immer sind alle Workflow-Steps verfügbar. Dies ergibt sich je nach Einstellung. Dies ist die maximale Ausprägung.
Workflow-Step: Hybride Erfassung
Was wird angezeigt?
Hier werden alle Belege angezeigt, die vollständig vorerfasst sind und deren Verbuchung über die hybride Buchungserfassung in ADDISON/ADDISON AKTE erfolgen soll.
Welche Funktionen gibt es?
Dokumente Ablegen: Verschiebt ausgewählte Belege in die Ablage.
Zurück auf"Erfassung": Setzt ausgewählte Belege zurück auf den Step Erfassung, damit diese erneut bearbeitet werden können.
Auf Übertragungsbereit verschieben: Verschiebt ausgewählte Belege auf den Step Übertragungsbereit, damit diese mit der nächsten Übertragung an ADDISON/ADDISON AKTE übergeben werden können. Diese Funktion steht nur über das Steuerberater- oder Service-Login zur Verfügung.
Löschen: Löscht ausgewählte Belege, wenn die erforderlichen Berechtigungen vorliegen.
Hinweis: Belege der Kategorien "Zahlungsbuchung" und "Buchung" können nicht auf Erfassung zurückgesetzt werden, da diese generell nicht editierbar sind. Für alle anderen Belege werden die jeweiligen Einstellungen berücksichtigt.
Workflow-Step: Übertragungsbereit
Was wird angezeigt?
In diesem Step finden sich die zur Übertragung bereitgestellten Belege, die
- aus dem Step "Erfassung" manuell auf diesen Step übergeben worden sind,
- oder direkt gemäß Einstellungen beim Datenabruf bzw. Import hier abgestellt worden sind.
Welche Funktionen gibt es?
Übertragen: Übermittelt Belege und Zahlungen an die Buchhaltung, damit diese in ADDISON/ADDISON AKTE importiert und verbucht werden können. Alternativ übermittelt die Automatische Übertragung die Belege mit einer nächtlichen Routine automatisch an ADDISON/ADDISON AKTE, sofern die Funktion in den Firmeneinstellungen aktiviert ist.
Dokumente Ablegen: Verschiebt ausgewählte Belege in die Ablage.
Zurück auf "Erfassung": Setzt ausgewählte Belege zurück auf den Step Erfassung, damit diese erneut bearbeitet werden können.
Löschen: Löscht ausgewählte Belege, wenn die erforderlichen Berechtigungen vorliegen.
Hinweis: Belege der Kategorien "Zahlungsbuchung" und "Buchung" können nicht auf Erfassung zurückgesetzt werden, da diese generell nicht editierbar sind, diese werden stattdessen auf den Step "Hybride Erfassung" zurückgesetzt. Für alle anderen Belege werden die jeweiligen Einstellungen berücksichtigt.
Einstellung zur automatischen Übertragung
In den Einstellungen unter Erweiterten Einstellungen kann Übertragungsbereite Belege nächtlich automatisiert an ADDISON/ADDISON AKTE senden aktiviert werden, so dass alle übertragungsbereiten Belege komfortabel ohne weiteres zutun automatisiert zu weiteren Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung bereitgestellt werden können.
Sammelübertragung
Über den Menüpunkt Übertragen kann ebenfalls die Übertragungsfunktion des Steps Übertragungsbereit separat aufgerufen werden.
Workflow-Step: Übertragen
Was wird angezeigt?
Hier befinden sich alle Belege und Zahlungsbuchungen, die an ADDISON/ADDISON AKTE übertragen wurden, für die jedoch noch keine Buchungsdaten bisher zurück synchronisiert wurden.
Welche Funktionen gibt es?
Hinweis: Die folgenden Funktionen stehen in diesem Step nur für Kanzleimitarbeiter zur Verfügung.
Dokumente ablegen: Verschiebt ausgewählte Belege in die Ablage.
Erneute Übertragung: Überträgt ausgewählte Belege erneut an ADDISON/ADDISON AKTE.
Zurück auf ""Erfassung"": Setzt ausgewählte Belege zurück auf den Step Erfassung, damit diese erneut bearbeitet werden können.
Verschieben auf Verbucht: Verschiebt ausgewählte Belege auf den Step Verbucht und Archiviert.
Löschen: Löscht ausgewählte Belege.
Hinweis: Belege der Kategorien "Zahlungsbuchung" und "Buchung" können nicht auf Erfassung zurückgesetzt werden, da diese generell nicht editierbar sind, diese werden stattdessen auf den Step "Hybride Erfassung" zurückgesetzt. Für alle anderen Belege werden die jeweiligen Einstellungen berücksichtigt.
Workflow-Step: Verbucht und Archiviert
Was wird angezeigt?
Hier werden alle Belege angezeigt, für die finale Buchungsdaten aus ADDISON/ADDISON AKTE zurück übertragen wurden. Die endgültigen Buchungen sind mit dem Originalbeleg oder der Originalzahlungsbuchung verlinkt.
Sind Buchungen in ADDISON/ADDISON AKTE nicht mehr änderbar, ist dies durch ein Schlosssymbol gekennzeichnet.
Welche Funktionen gibt es?
Auf diesem Step stehen keine Aktionen zur Verfügung. Der Step dient ausschließlich der Übersicht.
Exportmöglichkeit
Excel- und PDF-Export
In allen Workflow-Steps ist es möglich, einen Excel- oder PDF-Export der aktuell gefilterten und sortierten Ansicht über Weitere Funktionen vorzunehmen.
