Belegmanagement | EÜR-Version der Bankabstimmung

Übersicht

Die EÜR-Version der Bankabstimmung richtet sich an Mandanten ohne OP-Buchhaltung. Sie ermöglicht den Abgleich von Bankumsätzen mit erfassten Belegen sowie die Vorkontierung belegloser Umsätze — übergibt dabei jedoch keine Belegbuchungen oder Kontakte an ADDISON bzw. ADDISON AKTE. Es werden ausschließlich Zahlungsbuchungen zusammen mit den zugehörigen Belegbildern übertragen.

 

EÜR-Modus aktivieren/deaktivieren

Die Einstellung dazu befindet sich unter Einstellungen | Erweiterte Einstellungen | ADDISON/AKTE | Version.

Wichtig: Mit der Lizenz Belegmanagement | Bankabstimmung EÜR ist der EÜR-Modus durch die Lizenz der gewählten Produktvariante vorgegeben und die Einstellung ist zur Bearbeitung gesperrt.

 

 

Ein Wechsel zwischen EÜR-Modus und Standard-Modus - in beide Richtungen - setzt voraus, dass die folgenden beiden Bedingungen erfüllt sind.

 

1. Lizenz erlaubt die Änderung

Ist der EÜR-Modus durch die Lizenz der gewählten Produktvariante vorgegeben, ist die Einstellung gesperrt. Dies ist der Fall bei aktiver Lizenz für das Belegmanagement | Bankabstimmung EÜR.

Ein Wechsel ist daher nur bei aktiver Lizenz von Belegmanagement | Komplett möglich.

 

2. Bankabstimmung im Banking aktiviert

Der Moduswechsel setzt voraus, dass die Bankabstimmung im Online-Banking bereits aktiviert ist.

 

Automatische oder manuelle Umstellung

Ob eine Umstellung automatisch erfolgt oder eine manuelle Bestätigung erfordert, hängt zusätzlich davon ab, ob noch Belege oder Buchungen in den Status Erfassung oder Vorerfasst vorhanden sind:

Keine offenen Vorgänge

Die Umstellung erfolgt automatisch. Bei einem Lizenzwechsel (z. B. von Belegmanagement | Bankabstimmung EÜR auf Belegmanagement | Digitales Belegbuchen) wird die EÜR-Ausprägung dabei automatisch passend übernommen.

Noch offene Belege oder Buchungen:

Die bisherige Verarbeitungsvariante bleibt zunächst aktiv, damit begonnene Arbeiten abgeschlossen werden können. Ein Hinweis macht an verschiedenen Stellen im Belegmanagement darauf aufmerksam, dass in diesem Fall eine manuelle Umstellung erforderlich ist.

Die manuelle Umstellung steht unabhängig von einem Lizenzwechsel auch innerhalb von Belegmanagement | Komplett zur Verfügung, wenn der Modus ohne Lizenzwechsel geändert werden soll.

Da eine manuelle Umstellung Auswirkungen auf bereits verarbeitete oder künftig zu verarbeitende Belege haben kann, wird vor der Änderung ein Bestätigungsdialog angezeigt, der auf mögliche Auswirkungen hinweist und dafür sorgt, dass die Umstellung bewusst durchgeführt wird.

Alle bestätigten Umstellungen werden automatisch protokolliert und sind unter Services | Protokolle einsehbar.

 

Hinweis: Die manuelle Umstellung kann nur von der Kanzlei verwaltet werden.

 

 

Besonderheiten der EÜR-Bankabstimmung

Kontaktverwaltung

Kontakte werden nur im Belegmanagement geführt, aber nicht an ADDISON/ADDISON AKTE übertragen.

Sie erleichtern dennoch die tägliche Arbeit:

• Sortierung von Belegen nach Kontakten für einen besseren Überblick
• Zahlungskonditionen und Stammdaten werden bei der Bankabstimmung berücksichtigt
• Hinterlegte Konten und Zuordnungen unterstützen bei der Kontierung

Neue Kontakte werden bei der Belegerfassung automatisch erkannt und angelegt, um den Aufwand bei der Stammdatenpflege zu reduzieren.

 

Ausführliche Informationen zur Funktion unter Belegmanagement | Automatisierte Anlage von Kontakten.

 

Belege erfassen mit der EÜR-Version

Auch mit der EÜR-Version können Belegdaten nach dem Import der Belege im Erfassungs-Workflow editiert werden. Die Belege selbst, werden zwar nicht zur Weiterverarbeitung selbst in die Finanzbuchhaltung übergeben, dennoch erleichtern gut und richtig erfasste Belegdaten den automatischen Zuordnungs- und Abstimmprozess.

Im Unterschied zur Standardversion, in der der letzte Workflow-Schritt „In der Buchhaltung“ heißt, heißt dieser in der EÜR-Version Erledigt. Hier finden Sie Belege, für die im Rahmen der Bankabstimmung bereits eine Zahlungsbuchung aus einer Zuordnung erstellt wurde. Dies ist dann der Fall, wenn der Kontoauszug mit diesem zugeordneten Umsatz an die Kanzlei übergeben wurde. Diese Belege gelten damit als abgeschlossen und erfordern keine weitere Bearbeitung im Belegmanagement.

Sobald die Übergabe der Kontoauszüge ausgelöst ist und dabei Zahlungsbuchungen für zugeordnete Kontoumsätze erzeugt werden, werden alle verknüpften Belege automatisch als bearbeitet markiert und damit — auch wenn die Erfassung selbst noch nicht abgeschlossen war — in den Schritt Erledigt verschoben.

Zusätzlich bleibt die Bearbeitung von Belegen mit unvollständigen Daten auf dem Step Erfassung möglich, selbst wenn für diese aufgrund einer Zuordnung zu einem Kontoumsatz bereits Zahlungsbuchungen erstellt wurden. Nachdem die Belegdaten vervollständigt wurden, werden diese Belege nach dem Speichern auf Erledigt verschoben.

Hinweis: Diese Automatisierung greift ausschließlich im EÜR-Modus für zugeordnete Belege. Nicht zugeordnete Belege verbleiben in ihrem aktuellen Bearbeitungsschritt.

Angezeigt werden ausschließlich Belege der letzten 15 Monate. Zahlungsbuchungen selbst werden in diesem Schritt nicht dargestellt.

 

Datenübergabe an die Kanzleisoftware

Mit der EÜR-Version werden ausschließlich Zahlungsbuchungen zusammen mit den zugehörigen Belegbildern an ADDISON/ADDISON AKTE übergeben.

Belegbuchungen selbst werden nicht übergeben, aber die Informationen des Beleges werden direkt von der Zahlungsbuchung übernommen.

Während im Übertragungs-Workflow der Standardversion sowohl Belege als auch Zahlungsbuchungen angezeigt und zur Übertragung bereitgestellt werden, werden in der EÜR-Version ausschließlich Zahlungsbuchungen angezeigt und übertragen. Belege erscheinen daher in diesem Workflow nicht.

 

Weniger Einstellungen

Da kein Belegrouting benötigt wird — es werden ausschließlich Zahlungsbuchungen übertragen — entfallen die entsprechenden Konfigurationsoptionen in den Erweiterten Einstellungen. Die Einrichtung der Bankabstimmung ist damit schlanker als in der Variante mit OP-Buchhaltung.

 

Option „Privat"

Belege und Kontoumsätze können als privat markiert werden. Dabei wird automatisch ein hinterlegtes Privatkonto zugeordnet.

 

Option „Privat bezahlt"

Zusätzlich steht in der Belegerfassung die Kennzeichnung Geschäftsbeleg privat bezahlt zur Verfügung: Damit gekennzeichnete Belege werden automatisch von der Bankabstimmung ausgeschlossen, da für sie keine Kontobewegung auf einem Geschäftskonto erwartet wird. Diese Belege werden, wenn die Erfassung dafür abgeschlossen ist an die Finanzbuchhaltung ohne Zahlungsbuchung übergeben.

 

Ausführliche Informationen zu diesen Funktionen unter Belegmanagement | Privat-Markierung in der Bankabstimmung.

 

Übernahme der Buchungsnotiz

Eine am Beleg erfasste Buchungsnotiz wird bei Verknüpfung von Beleg und Kontoumsatz automatisch in die zugehörige Zuordnung übernommen.

• Die Notiz wird zum Zeitpunkt der Verknüpfung von Beleg und Umsatz übertragen.
• Nachträgliche Änderungen am Beleg werden synchronisiert, solange noch keine Zahlungsbuchung erzeugt wurde.
• Bestehende Notizen an der Zuordnung werden durch die Belegnotiz ergänzt und nicht überschrieben.

Damit bleiben wichtige Kontextinformationen zum Geschäftsvorfall erhalten, wenn die Zahlungsinformationen später nach ADDISON/ADDISON AKTE übernommen werden.