Datei zur E-Signatur freigeben und Signaturprozess durchführen/abbrechen

Anleitung: Datei zur E-Signatur freigeben und Signaturprozess durchführen

1. Datei für die Signatur vorbereiten

• Wechseln Sie in den Bereich „eSignatur-Vorbereitung“.
• Laden Sie die gewünschte Datei hoch:
  • Klicken Sie rechts auf „Einfügen“ oder
  • Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Fenster.
  • Alternativ können Sie Dateien direkt aus Ihrer On-Premise-Anwendung hochladen.
  • Wenn Sie mehrere Dokumente als Paket signieren lassen möchten, ziehen Sie die entsprechenden Dokumente per Drag & Drop ineinander. Dadurch werden diese zu einem Paket zusammengefasst. In der Oberfläche bleiben alle Dokumente sichtbar, die Signatur erfolgt jedoch ausschließlich auf dem obersten Dokument (Hauptdokument). Alle weiteren Dokumente werden automatisch als Teil des Pakets mit unterzeichnet.
• Nach dem Hochladen klicken Sie im rechten Bereich auf „Signieren lassen“.
• Es öffnet sich der Dialog zur Signaturvorbereitung.

 

2. Signaturtyp auswählen

• Im Dialog wählen Sie aus, ob Sie eine einfache oder fortgeschrittene Signatur verwenden möchten:

  • Einfache Signatur: Niedrigster Standard, geeignet für Dokumente mit geringem Haftungsrisiko. Login per E-Mail erforderlich.
  • Fortgeschrittene Signatur: Höhere Beweiskraft, benötigt ein 2-Faktor-Anmeldeverfahren (z.B. SMS oder registrierte Faktoren). Für viele Vertragsarten geeignet. Login per E-Mail erforderlich.
  • Qualifizierte Signatur (QES):
    Höchster Sicherheitsstandard mit rechtlicher Gleichstellung zur handschriftlichen Unterschrift.
    Die Identifikation und Verifizierung erfolgt vollständig über unseren Partner (Finosign / Swisscom).

  • Hinweis: Für die qualifizierte Signatur ist beim Start des Signaturvorgangs zwingend eine Telefonnummer erforderlich.

• Wählen Sie den gewünschten Signaturtyp aus und klicken Sie auf „Weiter“.

3. Signierende Personen festlegen

• Im nächsten Dialog wählen Sie aus, wer signieren soll:
  • Teilnehmer können auf der Kanzleiseite oder Mandantenseite sein.
  • Wenn Sie selbst signieren möchten, klicken Sie auf „Ich signiere“.
  • Ihr Name erscheint dann direkt auf der Kanzleiseite.
• Wählen Sie auf der Mandantenseite ebenfalls aus, wer signieren soll.
• Nutzer ohne E-Mail-Adresse werden angezeigt, können aber nicht ausgewählt werden.
• Sie können die Textsuche verwenden, um die Liste zu filtern.
• Weitere Signierende können über „Weiteren Signierenden hinzufügen“ ausgewählt werden.

 

Automatische Signierreihenfolge

Sobald mindestens ein Kanzlei-Sachbearbeiter als Signierender ausgewählt wurde, gilt automatisch folgende Reihenfolge:

Zuerst signiert die Kanzlei, anschließend der Mandant

Eine manuelle Änderung dieser Reihenfolge ist nicht möglich.

4. Zwei-Faktor-Authentifizierung und Telefonnummern

• Wenn Sie die fortgeschrittene Signatur verwenden, werden Sie gegebenenfalls aufgefordert, die Telefonnummern der Nutzer einzugeben. Dies ist nicht notwendig bei Nutzern, die bereits eine andere Art der 2-Faktor-Authentifizierung eingerichtet haben.
• Bei der qualifizierten Signatur (QES) wird die Telefonnummer einmalig beim Start des Signaturvorgangs abgefragt.
  Die weitere Verifizierung erfolgt vollständig über Finosign / Swisscom.
• Die Telefonnummer muss im internationalen Format eingegeben werden (z.B. mit +49 für Deutschland).

 

5. Zusätzliche Angaben

• Optional können Sie ein Datum angeben, zu dem spätestens signiert werden soll.
• Sie können eine Anmerkung hinterlegen, die die Signierenden während des Prozesses sehen (Textfeld für Notizen).
• Zudem sehen Sie hier nocheinmal:
  • Wer die Datei signieren soll.
  • Welche Beweiskraft die Signatur hat
  • Signierreihenfolge
• Klicken Sie nun auf „Signaturanforderungen verschicken“.

 

6. Signaturfelder im Dokument platzieren

• Nach dem Klick auf „eSignatur-Anforderung“ öffnet sich in einem neuen Tab ein Bildschirm.
• Für jeden Signierenden können Sie Name, Datum und ein Feld für die Unterschrift einfügen.
• Diese Felder finden Sie auf der rechten Seite des Bildschirms.
• Suchen Sie die Stelle im Dokument, an der signiert werden soll, und ziehen Sie die Felder per Drag & Drop an die gewünschte Position.
• Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Person, die signieren soll.
• Klicken Sie anschließend auf „Fertigstellen“.

7. Abschluss und Benachrichtigung

• Sie werden zurück auf die Seite der eSignatur-Vorbereitung geleitet.
• Es erscheint ein Hinweis-Tab, dass die Datei nun in die Dokumente-App verschoben wurde und zum Signieren bereitsteht.
• Die Signierenden Mandanten werden per E-Mail über die anstehende Signatur informiert.

Besonderheit bei Kanzlei-Signierenden

Wenn Kanzlei-Sachbearbeiter als Signierende ausgewählt wurden:

• ist das Dokument zunächst nur für die Kanzlei sichtbar
• die Kanzlei-Sachbearbeiter können das Dokument signieren
• der Mandant sieht das Dokument erst, wenn alle Kanzlei-Signaturen abgeschlossen sind

In der Dokumentenansicht wird dies entsprechend angezeigt (z. B. „Wartet auf Kanzlei-Signatur“).

Die signierenden Mandanten werden per E-Mail informiert, sobald sie zur Signatur freigeschaltet sind.

eSignatur-Vorgang abbrechen

Sie können einen gestarteten eSignatur-Vorgang abbrechen, solange das Dokument noch nicht signiert oder abgelehnt wurde. Nach dem Abbruch kann der Signaturprozess erneut gestartet werden.

1. Öffnen Sie Addison Online
2. Navigieren Sie zum gewünschten Mandanten
3. Wechseln Sie in den Bereich Dokumente
4. Öffnen Sie das Dokument, für das der eSignatur-Vorgang gestartet wurde.
5. Klicken Sie unten auf die drei Punkte (⋯)
6. Wählen Sie die Option „eSignatur-Vorgang abbrechen“
7. Bestätigen Sie den Abbruch im angezeigten Dialog mit „OK“

Der eSignatur-Vorgang wird abgebrochen und das Dokument wird automatisch zurück in die eSignatur-Vorbereitung verschoben.

Von dort aus kann der Signaturprozess jederzeit erneut gestartet werden.

Voraussetzungen und Hinweise

• Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn das Dokument:
  • noch nicht signiert wurde und
  • nicht abgelehnt wurde
• Die Funktion kann nur von Sachbearbeitern ausgeführt werden.

Was passiert nach dem Abbruch?

Nach dem Abbruch:

• wird der laufende Signaturprozess beendet
• wird das Dokument in den Status „eSignatur-Vorbereitung“ zurückgesetzt
• kann der eSignatur-Vorgang erneut gestartet werden