Personal und Zeiten | Arbeitnehmer Onboarding: Schnelleinstieg für Arbeitgeber

Systemkonfiguration zur Aktivierung des Onboardings im Administrationsbereich

In den Einstellungen des Administrationsbereiches im Reiter Lizenz & Konfiguration kann der Steuerberater das Arbeitnehmer Onboarding via Switcher für den jeweiligen Mandanten aktivieren:

Branding-Optionen für Steuerberater: Headerbild und Begrüßungstext

Im Reiter Arbeitnehmer Onboarding stehen optional Branding-Optionen seitens des Steuerberaters bereit: 

Branding-Optionen für Arbeitgeber: Eigene Gestaltung des Onboarding-Portals

Arbeitgeber haben innerhalb ihres Administrationsbereiches auch autark die Möglichkeit ihr Branding für das Onboarding selbst zu gestalten:

Neue Listenansicht im Arbeitnehmer-Szenario zur Übersicht des Onboarding-Status

Im Arbeitnehmer-Szenario finden Sie fortan neben der Standardansicht auch eine separate Listenansicht für die Übersicht des Onboardings

Einladungsprozess über die Standardaktion für Hinzufügen eines Arbeitnehmers

Das Hinzufügen und Einladen eines noch nicht angelegten Arbeitnehmers erfolgt wie gewohnt über den Hinzufüge-Button im Menüpunkt Arbeitnehmer und der Standardansicht.

Geben Sie hierzu alle Pflichtfelder in der Maske ein und bestätigen mit Klick auf die neue Action „Arbeitnehmer hinzufügen und einladen“: 

Es öffnet im Anschluss ein neues Fenster/Overlay, in diese man nun die E-Mail-Adresse, die Frist zur Ausfüllung seitens des Arbeitnehmers und weitere Hinweise via Freitext einfügen kann. Über den Button „Arbeitnehmer einladen“ schickt man jetzt final die Einladungs-E-Mail an den neuen Arbeitnehmer:

Falls das Unternehmen sofortmeldepflichtig ist, wird dabei automatisch eine Sofortmeldung versendet – wie bisher auch.

Exkurs: Workflow für den Arbeitnehmer

Onboarding durch den Mitarbeiter

• Der Mitarbeiter erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem persönlichen Link zum Onboarding.
• Der Link bleibt stabil – das heißt, der Mitarbeiter kann das Onboarding auch später über denselben Link fortsetzen und abschließen.

Abschluss und Zugang zum Portal

• Nach erfolgreicher Registrierung erhält der Mitarbeiter eine Bestätigungsmail.
• Diese enthält einen Link zum Portal, über den er Zugriff auf weitere Funktionen erhält.

Nutzung per Smartphone

• Wird der Link aus der Bestätigungsmail auf einem Smartphone geöffnet, erfolgt automatisch eine Weiterleitung zum App Store.
• Dort kann die Lohnordner-App heruntergeladen und installiert werden.

Listenansicht mit Status, Frist und Papierflieger-Symbol zur (erneuten) Einladung

In der neuen Listenansicht lassen sich u.a. Status des Onboardings und die Bearbeitungsfrist für den Arbeitnehmer einsehen. Ferner hat man von hieraus, am rechten Bildschirmrand das Papierflieger-Symbol, die Möglichkeit, Arbeitnehmer initiativ einzuladen oder erneut einzuladen (MouseOver über das Papierflieger-Symbol deuten auf die erforderliche oder gewünschte Aktion hin):

Darüber hinaus besteht zusätzlich die Möglichkeit, ein begonnenes Onboarding jederzeit über das Symbol "Linkspfeil mit x" abzubrechen. Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol und folgen den Optionen. Es gibt die Option den Prozess lediglich abzubrechen oder mit Auswahl "JA" den Arbeitnehmer vollständig zu löschen und gleichzeitig den Prozess des Onboardings abzubrechen.

Overlay für die initiale Einladung eines neuen Mitarbeiters

Bei Klick auf „erstmalige Einladung“ via dem Papierflieger-Symbol öffnet das neue Fenster und versendet die Einladung nach Klick auf „Arbeitnehmer einladen“. Hierbei ist vorausgesetzt, dass der Arbeitnehmer schon mal in Personal & Zeiten mit den Pflichtfeldern für Stammdaten angelegt war, noch nicht abgerechnet oder zu Addison transferiert wurde.

Overlay für eine erneute Einladung eines Mitarbeiters

Ferner besteht die Möglichkeit, Arbeitnehmer, die bereits eingeladen wurden, erneut einzuladen. Gründe dafür könnten bspw. sein,  man möchte die Frist zur Eingabe der Daten anpassen und ggf. zusätzliche Informationen an den Arbeitnehmer senden.

Seitenansicht mit weiteren Informationen zum Onboarding-Status

In der Seitenansicht via Klick auf die Zeile eines Arbeitnehmers findet man zusätzliche Informationen zum Onboarding-Status:

Onboarding-Kachel im Dashboard mit Statusanzeige überfälliger Aufgaben

In der Übersicht wurde eine zusätzliche Kachel integriert, die den aktuellen Überfälligkeits-Status des Onboardings aller Mitarbeitenden darstellt. Bei Überschreitung definierter Fristen werden entsprechende Hinweise angezeigt.

Mit Klick in die Kachel navigiert das System in die Listenansicht des Arbeitnehmer Onboardings und zeigt automatisch nur noch die Arbeitnehmer gefiltert an, die die Frist überschritten haben.

Aufgabenliste des überfälligen Mitarbeiters 

In der Aufgabenliste findet sich analog auch eine neue Aufgabe mit der Bezeichnung "Die Aufgabe des Arbeitnehmers im Onboarding-Prozess ist überfällig".   Hier besteht nun die Möglichkeit, die Aufgabe von dort aus ggf. weiter zu bearbeiten:

Hochgeladene Dokumente landen automatisch in den eDokumenten

Die vom eingeladenen Arbeitnehmer hochgeladenen Dokumente wie bspw. Immatrikulationsbescheinigung, landen direkt in den eDokumenten von Personal & Zeiten.

Ferner werden alle vom eingeladenen Arbeitnehmer gemachten Angaben innerhalb seines Onboardings als Gesamt-PDF für die weitere Verwendung in den eDokumenten gespeichert.

Ansicht für den eingeladenen Arbeitnehmer mit Begrüßung und Frist zur Dateneingabe

Ihr neuer Arbeitnehmer gelangt durch die Instruktionen in der Einladungsmail dann final zur Maske seines Onboardings und kann seine Daten/Anhänge bequem über den Button „Daten an Arbeitgeber senden“ an sie senden: