Rechnungsschreibung | Artikel anlegen

Artikel

Der Artikelkatalog speichert alle wiederkehrend verwendeten Produkte, Dienstleistungen und sonstigen Leistungspositionen. Gepflegte Artikel können bei der Rechnungserstellung schnell per Suche eingesetzt werden, was die Erfassung erheblich beschleunigt. Artikel stehen ab der Business-Lizenz zur Verfügung.

Artikelliste

Die Tabelle zeigt alle angelegten Artikel mit folgenden Informationen: Artikelnummer, Artikelname, zugeordnete Artikelgruppe, verfügbare Währungen, Nettopreis in Euro, Steuersatz und Mengeneinheit.

Durch das Klicken auf einen Artikel öffnet sich ein Seitendialog mit der Möglichkeit der Bearbeitung des bestehenden Artikels.

Filter und Suche:

Über das Dropdown „Artikelgruppenfilter" kann die Anzeige auf eine bestimmte Artikelgruppe eingeschränkt werden. Das Suchfeld filtert nach Artikelnummer, Name oder Einheit.

Aktionsbutton:

• Löschen: entfernt den Artikel nach Bestätigung. Ein Artikel kann gelöscht werden, auch wenn er bereits in versendeten Rechnungen verwendet wurde — die versendeten Rechnungen bleiben davon unberührt.

Neuanlage eines Artikels

Der Liste können neue Artikel auf zwei Wege hinzugefügt werden:

„Neuer Artikel“: Manuelle Anlage eines Artikels durch Ausfüllen der erforderlichen Felder im Seitendialog:

• Artikelnummer: ein eindeutiger Code zur Identifikation des Artikels. Wird die Checkbox nicht angehakt, so vergibt das System automatisch eine Nummer aus dem konfigurierten Nummernkreis.
• Name: Die Bezeichnung des Artikels, wie sie auf Rechnungen erscheint.
• Beschreibung: ein optionaler Langtext, der als Standard-Beschreibungstext in Rechnungspositionen vorbelegt wird. Diese Beschreibung wird nicht auf dem PDF aufgebracht, sondern nur im Datensatz der E-Rechnung aufgeführt.
• Artikelgruppe: ordnet den Artikel einer Artikelgruppe zu. Die Gruppe bestimmt, welches Buchungskonto bei der Buchungsübergabe verwendet wird (ab Business-Lizenz).
• Mengeneinheit: Die Einheit, in der der Artikel gemessen wird (z. B. Stück, Stunde, Kilogramm).
• Steuersatz: der Standard-MwSt-Satz für diesen Artikel.
• Nettopreis: der Standardpreis in Euro.
• Menge pro Packung: wenn ein Artikel in Paketen verkauft wird (z. B. 100 Schrauben pro Packung), kann hier der Faktor hinterlegt werden. Bei Eingabe der Anzahl in der Rechnung wird dann automatisch die Gesamtmenge berechnet und als Hinweis angezeigt.
• Preise in anderen Währungen: eine Tabelle, in der zusätzliche Preise für verschiedene Währungen hinterlegt werden können. Wird bei einer Fremdwährungsrechnung dieser Artikel eingesetzt, wird der passende Währungspreis automatisch verwendet (verfügbar ab Professional-Lizenz).

„Import“: Neuanlage über einen csv-Datei-Import. Über den Button öffnet sich ein Dialogfenster. Mithilfe des Buttons „Vorlage herunterladen“ wird eine Excel-Vorlage heruntergeladen. Der enthaltene Hilfe-Tab erklärt alle gültigen Einheitencodes und Steuersatzbezeichnungen. Die Liste muss unterhalb der Beispielzeile ausgefüllt werden. Wenn alle Pflichtfelder (und optionalen Felder) gefüllt wurden kann die Datei über „Datei auswählen“ hochgeladen werden. Nach erfolgreichem Import stehen die angelegten Artikel zur Verfügung.