Stammdaten

Stammdaten

Bereiche der Stammdaten

Die Stammdaten in ADDISON Kanzleiorganisation umfassen folgende Bereiche:

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Kanzleimandant / Kanzlei / Stammdaten

Neuanlage einer Kanzlei

Kanzleineuanlage

Für die Neuanlage einer Kanzlei ist ein Mandant als Kanzleimandant zu kennzeichnen. Dies erfolgt durch Anklicken des Projektbereichs Kanzleiorganisation in der Projektverwaltung des ADDISON-CRM.

Die Neuanlage ist auch durch Anklicken des Projektbereichs Kanzleiorganisation direkt in der Mandantenneuanlage möglich.

Nach Anklicken des Projektbereichs Kanzleiorganisation muss entweder eine bestehende Kanzlei oder eine neue Kanzlei zugeordnet werden. Dies erfolgt über einen Kanzleiauswahl-dialog, der automatisch geöffnet wird.

Eine neue Kanzlei wird hier nur mit Adressdaten angelegt. Beim ersten Aufruf der neuen Kanzlei im Kanzleimandanten erfolgt der Import der für die Kanzlei relevanten Stammdaten über den Kanzleineuanlage-Dialog wie bisher:

Kanzleizuordnung in der Projektverwaltung

Kanzleistammdaten

Programmzweck

In den Kanzleistammdaten werden wichtige Informationen zur Steuerung von ADDISON Kanzleiorganisation hinterlegt.

Kanzleidaten

Bezeichnungen und Adressfelder

Erfassen Sie hier die Bezeichnungen und die Anschrift Ihrer Kanzlei.

Bundesland

Das Bundesland ist wichtig für die Ermittlung der Sollarbeitszeit, da Feiertage bundeslandspezifisch unterschiedlich sind.

Beraternummer

Die Finanzämter haben ihren Beratern eine Beraternummer gegeben. Diese wird in den Steuerklärungen angedruckt.

Schaltfläche Hauptkanzlei

Die Schaltfläche ist bei der aktivierten Hauptkanzlei nicht aktiv. Nur bei der Kanzlei, die nicht als Hauptkanzlei gekennzeichnet sind, kann die Schaltfläche betätigt werden. In diesem Fall wird die aktuelle Kanzlei als Hauptkanzlei markiert. Bei der bisherigen Hauptkanzlei wird das Kennzeichen entfernt.

Dieses Kennzeichen steuert die Zuordnung von automatischen Postbucheinträgen durch Fremddatenanlieferungen, beispielsweise durch Bescheidrückübertragungen durch ADS/Elster, sowie die Synchronisation des Kanzlei- und Standortnamens und der Kanzleimitarbeiter nach ADDISON Online.

Die Übertragung der Mitarbeiterstammdaten nach ADDISON Online bei mehreren Kanzleien können Sie auch manuell anpassen. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie im Benutzerhandbuch ADDISON Kanzleiorganisation - Mitarbeiter-Übertragung verwalten.

Des Weiteren ist die Hauptkanzlei für die Integration von Steuern Online maßgebend. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie im Benutzerhandbuch ADDISON Kanzleiorganisation - Anlage von Rechnungspositionen aus anderen Projekten.

ADDISON Online

Hier können Sie die Bezeichnung Ihres Kanzleinamens für ADDISON Online angeben.

Kanzleioptionen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Kanzlei / Stammdaten / Kanzleidaten / Schaltfläche Optionen.

Programmzweck

In den Kanzleioptionen werden Rahmenbedingungen zu allen Bereichen der Kanzleiorganisation festgelegt, u.a. für Leistungserfassung, Fakturierung, Auswertungen.

Registerkarte Allgemein

Erlösaufteilung nach

Entscheiden Sie hier, ob die Erlösaufteilung auf Ihre Mitarbeiter nach internen oder externen Kosten vorgenommen werden soll. Ein Wechsel soll nach der ersten Leistungserfassung nicht mehr vorgenommen werden.

Druck Statistiken

Es wird die Bewertung der noch nicht fakturierten Erlöse für bestimmte Auswertungen (z.B. ABC-Analyse-Mandant, Mitarbeiterdeckungsbeitragsliste, Info Übersicht Rechnungspositionen) festgelegt.

Aufträge, die in Bearbeitung sind, können für Auswertungen folgendermaßen bewertet werden:

• Plangebühr: Gebühr, die in der Auftragsposition enthalten ist.
• Berechnen (ext. Std.): die erfassten Zeiten der Leistungserfassung werden mit dem jeweiligen externen Stundensatz des Mitarbeiters multipliziert.
• nicht Bewerten: Aufträge, die in Bearbeitung sind, werden nicht bewertet und fließen somit nicht in die Erlöse ein.

Fristen / Bescheide

Eingabe der Vorfrist in Tagen: die Anzahl Tage werden beim Tagesmahner und beim Fristenkontrollbuch entsprechend berücksichtigt.

Ist die Option Eintrag in Office Manager gesetzt, werden die erfassten Bescheide automatisch als offene Aufgaben übernommen.

Die Bescheide können über Microsoft Word oder über Report (Listenmanager) ausgedruckt werden.

Leistungserfassung

• Voreinstellung Mitarbeiter-Nr
  Die Mitarbeiter-Nr., die in der Leistungserfassung einmal angewählt wurde, wird nach einem evtl. Wiederaufruf der Leistungserfassung beibehalten.
• Voreinstellung Mandanten-Nr
  Über diese Option wird die zurzeit aktive Mandanten-Nr. in die Leistungserfassung übernommen.
• Abweichendes Erfassungsdatum melden (<14 Tage)
  Mit dieser Option wird eine Prüfung aktiviert, welche eine Abweichung um mehr als 14 Tage vom Leistungserfassungsdatum verglichen mit dem Systemdatum meldet.
• Erfassung nach Uhrzeiten
  Ist diese Option gesetzt, werden in der Leistungserfassung zwei weitere Eingabefelder eingeblendet und im Anzeigeblock der Leistungen zwei weitere Spalten mit Beginn-, und Ende-Uhrzeit der zu erfassenden Tätigkeit angezeigt.
  
• Uhrzeiten sind Pflichtfelder
  Ist diese Option gesetzt, muss beim Erfassen der Leistung zwingend die Beginn- und Ende-Uhrzeit erfasst werden.
• Beginn 0:00 erlauben
  Ist diese Option gesetzt, wird beim Beginn der Uhrzeit 0:00 zugelassen.
  Beispiel: Das Erfassen von 0:00 bis 03:00 zeigt als Zeit dann 3 Stunden an.
  Hinweis: wenn in der Regel keine Zeiten über Mitternacht erfasst werden, ist diese Option nicht zu setzen. Dann muss beim Erfassen der Leistung zwingend die Beginn- und
  Ende-Uhrzeit erfasst werden.
• Bemerkung ist Pflichtfeld
  Ist diese Option gesetzt, muss beim Erfassen von
  Leistungen zwingend ein Leistungstext erfasst werden.
  Diese Option kann auch ohne die Option Erfassung nach Uhrzeit verwendet werden.

Erfassungseinheit

• Erfassung von Stunden
  Die Erfassung kann in Industrieminuten oder Minuten durchgeführt werden.
• Erfassung von Beträgen
  In der Leistungserfassung kann statt Stunden auch ein
  EURO-Betrag erfasst werden. Dieser Betrag wird in der
  Tätigkeitsberichtszeile in Stunden umgerechnet.
  Diese Einstellung ist arbeitsplatzbezogen (TROJAMDI.INI).

Adresstyp Kanzlei

Ist ein Adresstyp hinterlegt, werden die entsprechenden Adressdaten in das Rechnungsformular gedruckt.

Auswertungen Einzelselektion aktivieren

Bei der Auswertung Leistungserfassung Mandant ist die Mandantenauswahl erweitert worden. Die Mandanten können jetzt einzeln und nicht nur von bis ausgewählt werden.

Beispiel: Mandant 50; 100; 102; 200-220.

Automatische Postbucheinträge

für Postein- und Postausgänge automatisch erstellen

Ist diese Option gesetzt, werden automatisch erstellte Postbucheinträge nicht auf vorläufig, sondern sofort auf endgültig gesetzt.

Registerkarte Fakturierung

Programmzweck Bereich Fakturierung

Im Bereich Fakturierung werden Einstellungen zur Rechnungserstellung und zur Anzeige in der Honorarschreibung vorgenommen.

Aufträge in einer Rechnung

Ist die Option Aufträge in einer Rechnung gesetzt, haben Sie die Möglichkeit Abrechnungspositionen verschiedener Aufträge auf einer Rechnung anzudrucken.

Ist diese Option nicht gesetzt, werden nur Abrechnungspositionen eines Auftrags auf einer Rechnung gedruckt.

Sollen Pauschalrechnungen für nur eine Tätigkeit geschrieben werden, darf dieses Feld nicht aktiviert sein.

Bei unterschiedlicher Rechnungsstellung für einen Mandanten (einmal DTA - einmal Rechnung) sollte dieses Feld ebenfalls nicht aktiviert sein (z.B. die Rechnung für die monatliche Fibu-Pauschale läuft über Bankabbuchung, die Abrechnung über Rat und Auskunft wird als Rechnung mit Überweisung gestellt).

GGW für KAP/SO bei Ehegatten getrennt

Seit dem Veranlagungsjahr 2003 können bei verheirateten und zusammenveranlagten Steuerpflichtigen die Gegenstandswerte für die Anlage KAP und Anlage SO jeweils für den Steuerpflichtigen und für den Ehegatten separat aus der Einkommensteuer übergeben werden. Wenn das gewünscht wird, ist diese Option zu setzen.

Postpauschale auf Vorauszahlungen

Diese Option bewirkt, dass bei Vorauszahlungen die Postpauschale berechnet wird.

Postpauschale auf Pauschalrechnungen

Diese Option bewirkt, dass in Pauschalrechnungen die Postpauschale berechnet wird.

Die Option Postpauschale bei Vorauszahlungen oder zu Pauschalrechnungen greift nur, wenn auch der Haken Postpauschale in den Stammdaten | Tätigkeiten gesetzt ist.

Zeitgebühr auf volle Viertelstunde aufrunden

Lt. StBVV darf die Zeitgebühr auf volle Viertelstunde aufgerundet werden.

Bei Übernahme der Stunden aus der Leistungserfassung über die Schaltflächen Stunden oder Stundensatz wird mit dieser Option die Aufrundung auf volle Viertelstunden automatisch durchgeführt.

Glättung USt-Differenz bei Schlussrechnung

Bei Rechnungen mit Abzug von Vorauszahlungen (Schlussrechnungen), die eine Restgebühr von 0 EUR ergeben, können Cent-Differenzen bei der Umsatzsteuer entstehen, so dass der Rechnungsbetrag nicht 0 EUR ausweist.

Auswirkung durch Aktivieren der Glättung:

• Bei der Rechnungserstellung wird der Umsatzsteuerbetrag entsprechend vermindert/erhöht ausgewiesen.
• Bei Einzel-Rechnungsdruck erfolgt der Hinweis „Für diese Schlussrechnung wurde eine Glättung der Umsatzsteuerdifferenz vorgenommen.“.
• Bei Erstellung eines Rechnungsvorschlags erfolgt kein Hinweis
• Bei Sammel-Rechnungsdruck wird ein Protokoll Glättung USt-Differenz im Listenmanager abgestellt. Diesem Protokoll kann die Rechnungsnummer, Mandantennummer und der Glättungsbetrag entnommen werden.
• Bei XRechnungen wird die Option nicht ausgeführt.

Erlösaufteilung automatisch

Für Rechnungspositionen ohne Leistungen kann die Erlösaufteilung per Knopfdruck von einer anderen Rechnungsposition kopiert oder manuell eingetragen werden.

Mit der Option Erlösaufteilung automatisch wird automatisch beim Rechnungsdruck die Erlösaufteilung von einer Rechnungsposition auf eine andere Rechnungsposition ohne Erlösaufteilung kopiert.

Um sicherzustellen, dass das automatische Kopieren der Erlösaufteilung bei Rechnungsdruck korrekt funktioniert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• nur vorhandene Erlösaufteilungen von Haupttätigkeiten werden berücksichtigt. Haupttätigkeiten werden im Bereich Kanzlei / Stammdaten / Haupttätigkeiten definieren eingetragen.
• Erlösaufteilungen werden nur auf Rechnungspositionen mit gleichem Zeitraum kopiert.
• Erlösaufteilungen werden nur auf Rechnungspositionen kopiert, für die bisher keine Erlösaufteilung durchgeführt wurde.

Erlösaufteilung prüfen

Da es immer wieder vorkommt, dass Rechnungspositionen ohne Erlösaufteilung fakturiert werden, hat dies zur Folge, dass die entsprechenden fakturierten Erlöse keinem Mitarbeiter zugeordnet werden können.

Die Option Erlösaufteilung prüfen verhindert, dass Rechnungspositionen ohne Erlösaufteilung fakturiert werden. Wurde für eine Rechnungsposition keine Erlösaufteilung durchgeführt, kann die Rechnung nicht fakturiert werden.

Pauschalen nicht prüfen

Mit der Option Erlösaufteilung für Pauschalen nicht prüfen, kann für Pauschalrechnungen das Prüfen nach einer Erlöszuordnung aufgehoben werden. Dieses wird dann benötigt wenn die Pauschalen zu einem festen Termin vor der Leistungserbringung fakturiert werden.

Anzeige Honorarschreibung

Bei der Honorarschreibung wird in der Liste der Abrechnungspositionen die Spalte Kosten angezeigt. In dieser Spalte können die internen oder die externen Kosten angezeigt werden.

Im Bereich Anzeige Honorarschreibung wird festgelegt, welche Kosten in der Spalte Kosten angezeigt werden:

• interne Kosten
• externe Kosten

Davon abhängig ist die Berechnung der Spalte Deckungsbeitrag: Je nach angezeigten Kosten (intern oder extern) wird der angezeigte Deckungsbeitrag ermittelt.

Berechnung Postpauschale

Die Berechnungsgrundlage für die Postpauschale kann eingestellt werden. Mögliche Berechnungsgrundlagen für die Postpauschale sind:

• pro Abrechnungsposition:

  : je Abrechnungsposition auf der Rechnung wird die Postpauschale ermittelt.

• pro Auftrag:

  : je Auftrag, zu dem Abrechnungspositionen auf der Rechnung fakturiert werden, wird die Postpauschale berechnet.

• pro Rechnung:

  : die Postpauschale wird nur einmal je Rechnung berechnet.

Die Berechnung der Postpauschale erfolgt grundsätzlich nach StBVV: 20 % der Gebühr, maximal 20 EUR. Die Einstellungen dazu sind auf der Registerkarte Auslagen zu finden.

Sofern die Postpauschale pro Abrechnungsposition berechnet wird, kann diese dennoch in einer Summe auf der Rechnung gedruckt werden. Den Andruck der Postpauschale in einer Summe aktivieren Sie in den Druckoptionen der Honorarschreibung Kanzlei / Fakturierung / Honorarschreibung – Schaltfläche Drucken – Schaltfläche Optionen über die Option Summierung der Postpauschale / Auslagen.

Rechnungen über ADDISON Direkt / E-Mail automatisch versenden

Ist diese Option gesetzt, erfolgt der Versand der Rechnungen an ADDISON Direkt / E-Mail automatisch. Die Option ist standardmäßig gesetzt.

Wird die Option deaktiviert, kann die Rechnung vor Versand geprüft werden. Der Versand der erstellten Rechnungen ist anschließend manuell über Kanzlei / Fakturierung / ADDISON Direkt / E-Mail auszulösen.

Bereich Druckaufbereitung

Im Bereich Druckaufbereitung werden Einstellungen zum Rechnungsdruck vorgenommen.

Microsoft Word oder Report

Rechnungen können über Microsoft Word oder Report (Listenmanager) erstellt werden. Im Bereich Druckaufbereitung wird die Voreinstellung vorgenommen, in welchem Format die Rechnungen standardmäßig erstellt werden sollen. Diese Voreinstellung kann beim Rechnungsdruck in der Honorarschreibung noch geändert werden.

Archivieren

Die Option Archivieren bewirkt, dass alle Rechnungen automatisch bei Fakturierung archiviert werden. Rechnungsvorschläge werden nicht archiviert.

Die Option Archivieren ist nur aktiv, wenn eine ADDISON-DMS-Schnittstelle installiert ist.

Die Optionen Archivieren und manueller Einzeldruck schließen sich gegenseitig aus, sodass beim manuellen Einzeldruck die Option Archivieren nicht gesetzt werden kann (ist ausgegraut).

Eintrag in Office Manager

Diese Option bewirkt, dass alle Rechnungen automatisch bei Fakturierung im Office Manager im Fach ADDISON/Rechnungen angezeigt werden. Rechnungsvorschläge werden nicht im Office Manager abgelegt.

Postbucheintrag erstellen

Sollen bei Rechnungserstellung automatische Postbucheinträge vorgenommen werden, ist diese Option zu setzen. Weitere Voraussetzung ist, dass der Haken bei Eintrag in Office Manager (siehe oben) gesetzt ist.

Ob der Zustand dieser Postbucheinträge auf vorläufig oder endgültig gestellt wird, ist in den Kanzleioptionen / Allgemein / automatische Postbucheinträge festzulegen.

Für den Postbucheintrag von Rechnungen wird die Dokumentart 9144 verwendet.

Weitere Informationen zu den Dokumentarten finden Sie in der Dokumentation „Postbuch und Fristenkontrolle“ im Kapitel „Stammdaten Dokumentarten“.

Langsamer Rechnungsdruck

Rechnungen werden u.U. bei der Rechnungserstellung über Microsoft Word nicht korrekt dargestellt. Solche Darstellungsprobleme können auftreten, wenn Microsoft-Word Befehle nicht schnell genug verarbeiten kann. Für diesen Fall aktivieren Sie die Option langsamer Rechnungsdruck. Die Rechnungserstellung wird somit etwas verzögert vorgenommen.

Diese Option hat nur Auswirkung in Verbindung mit dem Rechnungsdruck über Microsoft Word.

Manueller Einzeldruck

Wird diese Option gesetzt, wird nach dem Speichern der Rechnung und vor dem Drucken das Word-Dokument am Bildschirm angezeigt. Die Rechnung kann bei Bedarf überarbeitet werden (z.B. Seitenumbrüche usw.). Der Druck ist manuell zu starten.

Wichtig: Diese Option gilt nicht für den Sammelrechnungsdruck.

Sie hat nur Auswirkung in Verbindung mit dem Rechnungsdruck über Microsoft Word.

Bitte Beträge nur im Honorarbildschirm ändern. Ein Ändern der Beträge in der Rechnung wird nicht in der Kanzlei-organisation berücksichtigt.

Ist die Option manueller Einzeldruck gesetzt, wird das Dokument als Word-Dokument (DOC) abgelegt. Die Option Word-Rechnung als PDF ablegen sowie die Option Archivieren können dann nicht ausgewählt werden (sind ausgegraut).

Hinweis: Zur automatischen Versendung an ADDISON Direkt ist ein PDF-Dokument notwendig.

Word- Rechnungen als PDF ablegen (empfohlen)

Ist diese Option gesetzt, werden Rechnungen statt im Word-Format (DOC) im PDF-Format gespeichert. Bei Neuinstallationen ist der Haken standardmäßig gesetzt.

Die Optionen Word-Rechnung als PDF ablegen und manueller Einzeldruck schließen sich gegenseitig aus, sodass beim manuellen Einzeldruck die Option Word-Rechnung als PDF ablegen (empfohlen) nicht gesetzt werden kann (ist ausgegraut).

Zeitnachweis bei Rechnungsdruck

Diese Option bewirkt, dass direkt mit der Honorarschreibung standardmäßig der Zeitnachweis zur Rechnung erstellt wird. Dabei werden die Einstellungen der Auswertung Zeitnachweis Auswertungen / Rechnungen / Zeitnachweis im Bereich Andrucken berücksichtigt. Diese Option steht beim Sammeldruck nicht zur Verfügung.

Diese Voreinstellung kann beim Rechnungsdruck in der Honorarschreibung noch geändert werden.

Andruck Rechnungsnummer ohne Jahreszahl (nicht empfohlen)

Der Rechnungsnummer wird im Normalfall die Jahreszahl vorangestellt. Ist diese Option gesetzt, entfällt diese. Eine Aktivierung dieser Funktion wird nicht empfohlen, da die spätere Anzeige in der Kanzlei-Rechnungsapp für den Mandanten unübersichtlicher wird und bei späteren Datenexporten und -importen eine Identifizierung der Rechnung anhand der Belegnummer nicht möglich ist.

Wird die Jahreszahl angedruckt so wird diese auch bei der Debitorensollstellung und im Rechnungsausgangsbuch berücksichtigt.

Stornorechnung drucken

Ist diese Option gesetzt, wird beim Stornieren einer Rechnung, diese Rechnung, egal ob das Original mit Word oder PDF erstellt wurde, zusätzlich im PDF-Format mit einem Wasserzeichen quer über der Rechnung „Stornorechnung“ gespeichert.

Hintergrund: Bislang wurden, wenn Rechnungen nicht korrekt waren, diese im Original zurückverlangt. Sofern ein elektronischer Versand der Rechnungen erfolgt, gibt es keine Originale mehr. Daher müssen "falsche" Rechnungen jetzt durch Stornorechnungen mit nachweisbarem Zugang erstellt werden.

Leistungsdatum je Rechnungsposition

Durch das Setzen dieser Option wird das Leistungsdatum pro Rechnungsposition gedruckt. Der Druck erfolgt unterhalb der Tätigkeitsbezeichnung.

Leistungsdatum

Der Andruck des Leistungsdatums auf der Rechnung kann in zwei Darstellungen erfolgen:

• TT.MM.JJJJ
• MM.JJJJ

Die eingestellte Darstellung wird für den Rechnungsdruck verwendet.

USt-ID-Nummer Steuernummer

Die Felder USt-ID-Nummer und Steuernummer werden für den Andruck auf den Rechnungen verwendet.

Fällig in Tagen

Im Zahlungsvermerk auf der Rechnung kann ein Fälligkeitsdatum angedruckt werden. Zur Ermittlung des Fälligkeitsdatums wird zum Rechnungsdatum die Frist im Feld Fällig in Tagen addiert.

Soll das Fälligkeitsdatum im Zahlungsvermerk dargestellt werden, ist dies in den Texten für die Zahlungsvermerke zu definieren.

Für die Berechnung des Fälligkeitsdatums kann je nach Zahlungsart - Rechnung oder Lastschrift - der Wert des entsprechenden Feldes Fällig in Tagen herangezogen werden.

Standard-Auftrag für Sofort-Fakturierung

Hier wird die Nummer eines Musterauftrages eingetragen, der keine Abrechnungspositionen enthält. Dies ist nur notwendig, wenn mit der Sofort-Fakturierung gearbeitet wird.

Registerkarte Rechnungstexte

Programmzweck

Auf der Registerkarte Rechnungstexte werden Texte erfasst, die für den Rechnungsdruck verwendet werden:

Text für Vorauszahlungen

Der Text für Vorauszahlungen wird bei der Fakturierung von Vorauszahlungspositionen in der Tabellenspalte Gegenstandswert Einzelgebühr dargestellt. Hier empfiehlt es sich für Angehörige der steuerberatenden Berufe, aufgrund der Formvorschriften des §9 Abs. 2 StBVV, einen Hinweis auf §8 StBVV zu erfassen.

Text für Pauschalen

Der Text für Pauschalen wird bei Abrechnungspositionen, die als Pauschalen gekennzeichnet sind, in der Spalte Gegenstandswert auf Rechnungen gedruckt.

Text für Auslagen

Der Text für Auslagen wird unter folgenden Voraussetzungen zur Abrechnungsposition auf der Rechnung angedruckt:

Bei der Abrechnungsposition werden Auslagen fakturiert.

Bei den Druckoptionen ist die Option Summierung der Postpauschale/Auslagen gesetzt Fakturierung / Honorarschreibung – Schaltfläche Drucken - Schaltfläche Optionen.

Ist die Option Summierung der Postpauschale/Auslagen nicht gesetzt, werden die bei den Auslagen erfassten Texte auf der Rechnung angedruckt.

Text für Postpauschalen

Der Text für Postpauschalen wird beim Andruck der Postpauschale auf der Rechnung verwendet.

Text für Geschäftsreisen

Der Text für Geschäftsreisen wird unter der Abrechnungsposition auf der Rechnung angedruckt, zu den Reisekosten fakturiert werden.

Text für §13b UStG

Der Text für §13b UStG wird unter der Verwendung der gleichnamigen Option innerhalb der Mandantenstammdaten auf der Rechnung angedruckt.

Zahlungsvermerk für Abbuchung, für Rechnung, Rechnung ohne Überweisungsträger und für Gutschrift

Die Zahlungsvermerke werden je nach Rechnungsart (Rechnung oder Rechnungskorrektur) und Zahlungsart (Einzugsermächtigung oder Rechnung) verwendet.

In den Texten für Zahlungsvermerke können Variablen erfasst werden, die bei Rechnungserstellung mit Werten gefüllt werden.

Ist kein Text im Zahlungsvermerk bei Rechnung ohne Überweisungsträger hinterlegt, wird der Text des Feldes „Zahlungsvermerk für Rechnungen“ verwendet.

Variablen für Zahlungsvermerk

Die Variablen für Zahlungsvermerke müssen in {geschweiften Klammern} erfasst werden. Für Zahlungsvermerke existieren folgende Variablen:

Variable

Beschreibung

{BLZ}

Bankleitzahl der Bankverbindung für die Einzugsermächtigung

{BankName}

Bankname der Bankverbindung für die Einzugsermächtigung

{KontoNr}

Kontonummer der Bankverbindung für die Einzugsermächtigung

{BIC}

Business Identifier Code

{IBAN}

International Bank Account Number

{GlaeubigerIDKanzlei}

Gläubiger-Identifikationsnummer der Kanzlei

{MandatsReferenz}

Mandatsreferenz des Mandanten

{FaelligAm}

Fälligkeitsdatum

{RechnungEndbetrag}

Andruck Rechnungsendbetrag

Vorlauftext und Nachlauftext

Erfasste Vorlauf- und Nachlauftexte werden auf der Rechnung angedruckt.

Vorlauf- und Nachlauftext können in den Druckoptionen für eine Rechnung individuell angepasst werden Fakturierung / Honorarschreibung – Schaltfläche Drucken - Schaltfläche Optionen).

Rechnungstitel und Gutschriftstitel

Die Felder Rechnungstitel und Gutschriftstitel werden für den Andruck des Betreffs auf den Rechnungen bzw. Rechnungskorrekturen (Gutschriften) verwendet.

Registerkarte USt/Konten

Programmzweck

Die Registerkarte USt/Konten beinhaltet die Erlöskontensteuerung und ist Voraussetzung für eine korrekte Rechnungsschreibung und für die Übergabe der Daten der Kanzleirechnungen an das Kanzlei-Rechnungswesen (Debitorensollstellung). Dazu sind Gültigkeitsperioden der Umsatzsteuer mit jeweiligem Umsatzsteuersatz und getrennt und in einer Baumstruktur unterhalb davon Daten zur zugehörigen Kontierung zu erfassen.

Zu jeder USt-Gültigkeit, bspw. ab 1.1.2021 19%, können eingerückt Erlöskontensteuerungssätze mit eigener Kontierungs-Gültigkeit angelegt werden. Erlöskontensteuerungssätze definieren auf welchen Konten die Rechnungsdaten im Rahmen der Debitorensollstellung übergeben werden.

Standard-Erlöskontensteuerungssätze legen Umsatzsteuerschlüssel und Umsatzsteuerkonto für eine Kontierungs-Gültigkeit fest. Diese Werte gelten dann ebenso für weitere vom Standard abweichende individuelle Erlöskontensteuerungssätze mit gleicher Gültigkeit.

Die oben angegebenen Kontensteuerungen sind Beispiele für Sollversteuerer-Kanzleien im SKR03 bzw. SKR04 sein. Für Ist-Versteuerer werden folgende abweichende USt-Konten empfohlen:

• USt nicht fällig 16% SKR03 / SKR04: 1765 / 3815
• USt nicht fällig 19% SKR03 / SKR04: 1766 / 3816

Unterscheidung nach Umsatzsteuersätzen

Erlöskontensteuerungssätze können je Umsatzsteuersatz auf folgenden drei Reitern hinterlegt werden:

• Allgemeiner USt-Satz
• Ermäßigter USt-Satz
• Ohne USt-Satz

Ob der Regelsteuersatz (Allgemeiner USt-Satz) Anwendung findet, der Ermäßigte oder eine Position ganz ohne Umsatzsteuer behandelt werden soll, wird in den Tätigkeitsstammdaten hinterlegt: Kanzlei | Stammdaten / Tätigkeiten | Feld MwSt.

Die dort hinterlegten Daten der Erlöskontensteuerung werden bei Rechnungsschreibung und Debitorensollstellung berücksichtigt.

Logik der Erlöskontensteuerung

Der Ablauf zur Ermittlung der passenden der Erlöskonten und Umsatzsteuerwerte ist wie folgt:

• Das Rechnungsdatum ist relevant für die Buchungsperiode in der Finanzbuchhaltung.
• Anhand des Rechnungsdatums wird daher die passende USt-Gültigkeit im Reiter USt/Konten der Kanzleioptionen ermittelt.
• Weist eine Rechnungsposition einer Rechnung einen bestimmtes Leistungsdatum auf, so wird zunächst anhand des Rechnungsdatums die USt-Gültigkeit bestimmt und anschließend anhand des Leistungsdatums die zugehörige Kontierungsgültigkeit mit USt-Schlüssel, USt-Konto und Erlöskonten.
• Für jede Kontierungsgültigkeit muss es einen Erlöskontensteuerungssatz vom Typ Standard geben. Erweiterte Erlöskontensteuerungssätze - die bei Bedarf für eine Gültigkeit hinzugefügt werden können - haben einen Tätigkeitsschlüssel und/oder einen Mandantenschlüssel und weisen ausgegraut die USt-Werte des Standardsatzes auf.
• Tätigkeitsindividuelle Erlöskontensteuerungssätze gehen vor Standard-Erlöskontensteuerungssätze. Mandantenindividuelle Erlöskontensteuerungssätze gehen vor Tätigkeitsindividuellen Erlöskontensteuerungssätzen.
• Sofern im erweiterten Erlöskontensteuerungssatz kein Auslagen- oder Vorauszahlungs-Erlöskonto eingetragen ist, wird das entsprechende Konto des Standardsatzes verwendet.
• Ist für eine Rechnungs-, Leistungsdatum-Kombination keine Kontierungsgültigkeit vorhanden, wird im Rahmen der Debitorensollstellung auf Konto 9999 gebucht.

Neuanlage Umsatzsteuerperiode

Um Änderungen beim USt-Satz in ADDISON abbilden zu können, werden ein Gültig ab Datum und ein Prozentsatz benötigt.

Diese können über das Symbol (Schaltfläche Neuanlage USt-Periode) erfasst werden.

Neuanlage Kontierung (Erlöskontensteuerungssatz)

Für die Weitergabe der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung werden noch weitere Informationen benötigt.

Diese können über das Symbol (Schaltfläche Neuanlage Kontierung) erfasst werden.

Standard-USt-/-Erlöskontensteuerung

Der erste Datensatz zu einem USt-Gültigkeitsdatum ist immer ein Erlöskontensteuerungssatz vom Typ Standard. Eine weitere Kontierungsgültigkeit und damit ein neuer Standard-Erlöskontensteuerungssatz wird erzeugt, indem bei Kontierungs-Neuanlage eines ein neues Datum eingegeben wird. Im Standard kann kein Mandanten- oder Tätigkeitsschlüssel eingetragen werden.

• USt-Steuerschlüssel

Sofern die Mandantennummer der Kanzlei-Fibu bereits erfasst wurde, kann der USt-Schlüssel aus der Finanzbuchhaltung der Kanzlei übernommen werden. Die Mandantennummer der Kanzlei-Fibu wird auf der Registerkarte Buchhaltung im Feld Fibu-Nr. der Kanzlei eingetragen.

• USt-Konto

Das Umsatzsteuerkonto muss eingetragen werden. Je nach Versteuerungsart sind unterschiedliche Konten einzutragen:

1. Bei Soll-Versteuerung ist das normale Umsatzsteuerkonto einzutragen.

• Bei Ist-Versteuerung ist das Konto noch nicht fällige Umsatzsteuer einzutragen.

• Erlöskonto, Auslagen-Erlöskonto und Vorauszahlungs-Erlöskonto

Es sind die Erlöskonten zu erfassen, die in der Kanzlei-Finanzbuchhaltung für die verschiedenen Erlöse bebucht werden sollen.

Erweiterte USt-/ Erlöskontensteuerung

Jeder weitere Erlöskontensteuerungssatz zu einer bestehenden Kontierungsgültigkeit ist eine erweiterte Erlöskontensteuerung. Das bedeutet, dass Mandanten- und/oder Tätigkeitsschlüssel eingetragen werden können. Die können wiederum im Mandantenstamm sowie in den Tätigkeiten bzw. Auswertungsgruppen hinterlegt werden.

In einem Datensatz zur erweiterten Erlöskontensteuerung können die Felder USt-Steuerschlüssel und USt-Konto nicht bearbeitet werden, da diese Daten vom Standardsatz übernommen werden.

Kopierfunktion für erweiterte Erlöskontensteuerungssätze

Mit dem Kopieren-Symbol innerhalb der Erlöskontensteuerung (Kanzlei | Stammdaten | Kanzleidaten | Optionen | Reiter USt/Konten) können erweiterte Erlöskontensteuerungssätze auf eine andere, zuvor angelegte Kontierungsgültigkeit kopiert werden.

Erweiterte (individuelle) Erlöskontensteuerungssätze haben einen Mandanten- und/oder einen Tätigkeitsschlüssel und beziehen Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerkonto vom Standard-Erlöskontensteuerungssatz mit gleicher Kontierungsgültigkeit.

Für Rechnungsschreibung ab Januar 2021 bspw. ist eine neue Umsatzsteuergültigkeit mit 19 % anzulegen. Für die Debitorensollstellung sind anschließend hierzu Standard-Erlöskontensteuerungssätze anzulegen. Bereits bestehende erweiterte Erlöskontensteuerungsätze können nun mit einem Klick auf die Schaltfläche Kopieren auf eine neue Kontierungsgültigkeit übertragen werden. Dazu öffnet sich der Dialog Kopie Kontierung der jeweils die neuste mögliche Gültigkeit, USt-Schlüssel und USt-Konto vom zugehörigen Standardsatz sowie die übrigen Werte vom Original vorbelegt.

• Hierarchie der Erlöskontensteuerung

Bei mehreren Erlöskontensteuerungssätzen innerhalb einer Gültigkeit, braucht es eine Festlegung, welcher Satz wann Anwendung findet.

Die Erlöskonten-Schlüsselung ist daher hierarchisch gegliedert. An erster Stelle steht der Mandant. Ist beim Mandanten kein Erlöskontenschlüssel hinterlegt, wird geprüft, ob der Tätigkeit ein Erlöskontenschlüssel zugeordnet wurde. Ist hier auch kein Schlüssel zugeordnet, wird die Auswertungsgruppe geprüft. Wurde nirgendwo ein Erlöskonten-Schlüssel hinterlegt, wird das Standardkonto genutzt. Es gilt somit folgende Hierarchie der Erlöskontensteuerung:

• Mandantenschlüssel
  im Mandantenstamm | Allgemeine Daten | Kanzleiverbindung hinterlegt

• Tätigkeitsschlüssel
  an Tätigkeit (Kanzlei | Stammdaten | Tätigkeiten) hinterlegt

• Tätigkeitsschlüssel
  an Auswertungsgruppe (Kanzlei | Stammdaten | Tätigkeiten | Auswertungsgruppe) hinterlegt

• Standard-Erlöskontensteuerungssatz

Differenzenkonto Debitoren

Das Differenzenkonto Debitoren aus der Kanzlei-Fibu ist einzutragen.

Auf dieses Konto wird zugegriffen, wenn in den Mandantenstammdaten eine Debitorennummer die kleiner als 5 Stellen ist.

Bestand halbfertig und Bestandsveränderung

In ADDISON Kanzleiorganisation können die in Bearbeitung befindlichen Aufträge (halbfertige Aufträge) bewertet werden. Diese Bewertung kann an die Kanzlei-Fibu übergeben werden. Bei der Übergabe in die Finanzbuchhaltung werden die Konten Bestand halbfertig und Bestandsveränderung bebucht.

Zur Bewertung halbfertiger Aufträge ist zusätzlich notwendig, Bewertungssätze anzulegen. Die Bewertungssätze werden bei den Auswertungsgruppen in der Spalte Kosten eingetragen Stammdaten / Tätigkeiten – Fernglas beim Feld Auswertungsgruppe.

Registerkarte Buchhaltung

Programmzweck

Auf der Registerkarte Buchhaltung werden Steuerungen für die Umsatzsteuer und die Debitorensollstellung (Fibu-Anbindung) angelegt:

Debitorensollstellung

Die Debitorensollstellung kann auf verschiedene Arten und für unterschiedliche Systeme durchgeführt werden:

• Addison:
  Die Debitorensollstellung wird unmittelbar in der Kanzlei-Fibu verbucht.

• Adimp_Kanzlei.csv (neues Dateiformat):
  Die Debitorensollstellung erfolgt in eine Datei (Adimp_Kanzlei.csv), die anschließend manuell in die Kanzlei-Fibu importiert werden kann. Eine Beschreibung liefert die Datei adkanz.cfg (ADDISON-Installationsverzeichnis \Import\kanzlei)

• Datev pro, LaDatus (fibu.dat) und fbs.dat:
  Debitorensollstellung über Zwischendatei in eine Fremdbuchhaltung.

• Altes Dateiformat:
  Die Debitorensollstellung erfolgt in eine Datei (winfib.asc), die in die Kanzlei-Fibu importiert werden muss.

Fibu Nr. der Kanzlei

Im Feld Fibu Nr. der Kanzlei ist die Mandantennummer der Kanzlei-Fibu einzutragen. Die Mandantennummer der Kanzlei-Fibu wird für die Verbindung zwischen ADDISON Kanzleiorganisation und ADDISON Finanzbuchhaltung benötigt.

Ist keine Fibu-Nr. eingetragen, kommt bei

• Debitoren-Sollstellung

• Stornierung

• Gutschrift und

• Zahlungsverkehr

ein Hinweis über die fehlende Fibu-Nummer.

Eine Mandantennummer darf nicht eingetragen werden, wenn die eigene Kanzleibuchhaltung nicht auf dieser Datenbank angelegt ist. Da es sonst bei Stammdatenänderungen im Mandantenstamm zu Hinweisen wie „Mandant NNN nicht gefunden, die Kanzlei-Fibu kann nicht geladen werden“ kommt.

Zwischenkonto LaDatus - Debitorensollstellung Kanzlei-Rewe

Um die Debitorensollstellung korrekt für Kanzlei-Rewe erstellen zu können, muss die Buchung über ein Zwischenkonto erfolgen.

Bei der Debitorensollstellung für Kanzlei-Rewe dürfen in einer Rechnung keine Rechnungspositionen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gedruckt werden. In diesen Fällen ist die Buchungsübergabe nicht korrekt.

Verzeichnis Debitorensollstellung

Im angegebenen Verzeichnis werden die Buchungsdaten gespeichert, die bei der Debitorensollstellung erzeugt werden.

Verzeichnis Zahlungsverkehr

Im angegebenen Verzeichnis werden die Buchungsdaten (OP-Ausgleichsbuchungen) gespeichert, die beim Zahlungsverkehr erzeugt werden. Sofern kein Verzeichnis angegeben ist, wird das Verzeichnis Debitorensollstellung verwendet.

Verwendungszweck als Buchungstext

Mit dieser Option wird bei der Debitorensollstellung der Verwendungszweck als Buchungstext übergeben.

Der Verwendungszweck ist der Text, der auch beim Zahlungsverkehr verwendet wird.

Zahlungsverkehr mit automatischen Buchungssätzen

Mit dieser Option werden beim Zahlungsverkehr die offenen Posten automatisch ausgebucht und auf das Fibu-Verrechnungskonto gebucht.

Debitorennummer in Kost2 übernehmen

Ist diese Option gesetzt, wird bei der Debitorensollstellung das Feld Kost2 mit der Debitorennummer des jeweiligen Mandanten belegt.

Somit können auf einfache Weise die Ist-Werte für eine Mandantenerlösplanung im Modul ADDISON-Controlling bereitgestellt werden.

Fälligkeitsdatum an Fibu übergeben

Mit dieser Option wird das bei Rechnungserstellung berechnete Fälligkeitsdatum bei der Debitorensollstellung an die Kanzlei-Fibu übergeben.

Ist die Option Fälligkeitsdatum an Fibu übergeben nicht gesetzt, wird die Fälligkeitsberechnung in der Fibu mit der beim Debitorenkonto angelegten Zahlungskondition durchgeführt.

Rechnung nach Debitorensollstellung für Zahlungsverkehr anzeigen

Ist diese Option nicht gesetzt, werden Rechnungen, die in die Kanzlei-Fibu übergeben worden sind, auch im Kanzlei-Zahlungsverkehr als erledigt gekennzeichnet. Die Rechnungen sind auch dann für den Zahlungsverkehr in ADDISON Kanzleiorganisation als erledigt gekennzeichnet, wenn noch kein Zahlungsverkehr durchgeführt wurde.

Ist die Option gesetzt, werden Rechnungen, die in die Kanzlei-Fibu übergeben wurden und für die der Zahlungsverkehr noch nicht durchgeführt wurde, für den Zahlungsverkehr in ADDISON Kanzleiorganisation angezeigt.

Überweisung mit Bankdaten des Mandanten

Es können beim Zahlungsverkehr Überweisungsträger für Mandanten erstellt werden, die der Rechnung beigelegt werden. Wenn diese Option gesetzt ist, wird die Bankverbindung des Mandanten auf der Überweisung mit angedruckt.

Nach Aktivieren der o.g. Option wird bei Erstellung der Überweisungen über das Menü Fakturierung / Freigabe Zahlungsverkehr automatisch die erste Bankverbindung des Mandanten aus dem Mandantenstamm in den Überweisungsträger eingetragen.

Sofern eine andere als die erste Bankverbindung des Mandanten auf der Überweisung angedruckt werden soll, kann dies im Auftrag eingestellt werden:

• Klicken Sie das Menü Aufträge / Aufträge bearbeiten an.

• Wählen Sie den zu bearbeitenden Mandanten aus.

• Doppelklicken Sie den zu ändernden Auftrag.

• Wählen Sie Zahlungsart Rechnung aus.

• Wählen Sie eine der angezeigten Bankverbindungen aus.

Sofern für Mandanten keine Bankverbindung im Mandantenstamm erfasst ist, wird der Überweisungsträger weiterhin ohne die Bankverbindung des Mandanten erstellt.

Vorauszahlungen als angefordert verbuchen

Wenn die Kanzlei umsatzsteuerlich die Sollversteueurng anwendet und Vorauszahlungsrechnungen erstellt, kann diese Option genutzt werden, um die Umsatzsteuer auf Vorauszahlungen erst bei Zahlungseingang fällig zu stellen.

Wichtig: Bei Verwendung der Option Vorauszahlungen als angefordert verbuchen sind ein paar Besonderheiten und Einschränkungen zu beachten.

• Die Option ist nur verfügbar, wenn eine Kanzlei-Finanzbuchhaltung im Feld Fibu Nr. der Kanzlei angegeben ist.

• Vorauszahlungen werden im Rahmen der Debitorensollstellung nicht auf das in der Erlöskontensteuerung hinterlegte Vorauszahlungskonto gebucht, sondern auf ein im Rechnungswesen zu hinterlegendes Angefordert-Konto.

• Der Dialog Anzahlungsumbuchungen im Rechnungswesen ist über folgende Menüfolge aufzurufen: Rechnungswesen | Stammdaten | Firmendaten | Finanzbuchhaltung | Reiter Steuern/ Bilanz/ Konsolidierung | Anzahlungen. Erfolgt dann der Zahlungseingang, wird eine automatische Buchung mit Umsatzsteuer auf das Erhalten/Geleistet-Konto durchgeführt

Werden ADDISON Kanzleiorganisation und ADDISON Finanzbuchhaltung auf getrennten Systemen verwaltet und somit die Übergabe der Buchungen über die Adimp_Kanzlei-Ausgabe genutzt, müssen folgende Voraussetzungen und Einstellungen beachtet werden:

• auf dem System mit ADDISON Kanzleiorganisation muss eine ADDISON-Finanzbuchhaltung mit den entsprechenden Stammdaten angelegt sein.

• bei Import der Buchungen auf dem System mit ADDISON Finanzbuchhaltung muss die Konfigurationsdatei adkanz.cfg angegeben werden. Die Datei befindet sich im ADDISON-Installationsverzeichnis unter Import/kanzlei.

• bei Import der Buchungen auf dem System mit ADDISON Finanzbuchhaltung muss die Konfigurationsdatei winkanz.cfg angegeben werden. Die Datei befindet sich im ADDISON-Installationsverzeichnis unter import/fibu (altes Dateiformat).

Neben den angegebenen Einstellungen sind u.U. noch weitere Einstellungen in der Finanzbuchhaltung vorzunehmen. Detaillierte Informationen entnehmen Sie der Programmdokumentation ADDISON Finanzbuchhaltung.

Registerkarte Auslagen

Programmzweck

Auf der Registerkarte Auslagen werden Steuerungen für Reisekosten, Postpauschalen, Währung und Mindestgebühr angelegt. Die Standardwerte lt. StBVV sind auf der Registerkarte Auslagen angelegt:

Währung

Die erfasste Währung wird für die Rechnungserstellung verwendet.

Mindestgebühr

Die Mindestgebühr nach § 3 StBVV wird bei der Abrechnungsposition geprüft. Sofern die ermittelte Gebühr geringer ist als die Mindestgebühr, wird die Mindestgebühr verwendet.

Die Prüfung auf Mindestgebühr kann je Tätigkeit in den Tätigkeitsstammdaten gesteuert werden. Stammdaten / Tätigkeiten – Option Mindestgebühr prüfen.

Dokumentenpauschale

Der Wert für die Dokumentenpauschale ergibt sich nach § 17 StBVV und dem RVG.

Postpauschale in %, Postpauschale maximal

Grunddaten für die Berechnung der Postpauschale. Die Rahmendaten nach § 16 StBVV sind standardmäßig angelegt.

Km-Geld pro km, Tagegeld bis 4, bis 8 und über 8 Stunden

Grunddaten für die Berechnung der Reisekosten. Die Rahmendaten für Geschäftsreisen nach § 18 StBVV sind standardmäßig angelegt.

Registerkarte Arbeitszeiten

Programmzweck

Im Bereich Kanzlei | Stammdaten | Kanzleidaten | Optionen | Arbeitszeiten können die Standardarbeitszeiten der Kanzlei ebenso verwaltet werden wie kanzleiinterne freie Tage.

Kanzleiarbeitszeit

Die Daten zur täglichen Sollarbeitszeit gelten kanzleiweit für alle Mitarbeiter und können bei Bedarf je Mitarbeiter geändert werden.

Übersicht Feiertage

Im unteren Bereich der Registerkarte werden die für das eingestellte Bundesland der Kanzlei gesetzlich festgelegten Feiertage angezeigt und zudem optional erfasste kanzleiinterne freie Tage.

Kanzleiinterne freie Tage verwalten

Über die Schaltfläche Bearbeiten öffnet sich der Dialog Kanzleiinterne freie Tage verwalten. Hierüber können über die gesetzlichen Feiertage hinausgehende kanzleiweite freie Tage verwaltet werden. Vorschläge wie bspw. Heiligabend oder Silvester sind grau hinterlegt und können durch Aktivieren des Kontrollkästchens aktiv gesetzt werden.

Weitere freie Tage der Kanzlei wie bspw. aufgrund eines Betriebsausflugs können über die Schaltfläche Neu angelegt werden.

Wie gesetzliche Feiertage auch werden aktive kanzleiinterne freie Tage in der Übersicht Feiertage angezeigt und bei Kanzleiauswertungen entsprechend berücksichtigt.

Registerkarte Im-/Export

Vorerfassung Außenstellen

Weitere Informationen zur Leistungserfassung für Außenstellen und den dafür notwendigen Export und Import finden Sie im Benutzerhandbuch ADDISON Kanzleiorganisation – Leistungserfassung für Außenstellen.

Registerkarte Factoring

Programmzweck

Auf der Registerkarte Factoring werden Steuerungen für die Schnittstelle zu Factoring mit unseren Factoring-Partnern eingegeben:

Factoring-Anbieter

Auswahl des Factoring-Partners.

Kundennummer

Eingabe der von Factoring-Partner erteilten Kundennummer.

Rechnungsdruck extern

Sofern der Rechnungsdruck durch den Factoring-Partner unterstützt wird und von diesem vorgenommen wird, ist die Option Rechnungsdruck extern zu setzen. Ist die Option aktiviert, wird bei Rechnungen mit Zahlungsart Factoring keine Rechnung gedruckt. In ADDISON Kanzleiorganisation wird jedoch eine Rechnungsnummer vergeben, die Rechnungspositionen als fakturiert gekennzeichnet und die Rechnung im Rechnungsausgangsbuch eingetragen. Die Rechnung wird dabei im Standardablageverzeichnis zusätzlich abgelegt.

Da die Factoring-Partner nur PDF-Rechnungen weiterverarbeiten, ist die Option Word-Rechnungen als PDF ablegen zu aktivieren (vgl. Kapitel 2.4.2 Registerkarte Fakturierung).

Factoringvermerk auf Rechnung

Bei Rechnungen, für die Factoring durchgeführt wird, wird statt dem Zahlungsvermerk der Factoringvermerk angedruckt. Den genauen Wortlaut des Factoringvermerks erhalten Sie vom Factoring-Partner.

Datenübertragung

Eingabe von Benutzername, Passwort und FTP-Adresse für die FTP-Übertragung. Diese Daten erhalten Sie vom Factoring-Partner.

Dateiausgabe/Datenbereitstellung

Die Option SEPA-Mandat übermitteln ist nur sichtbar, wenn die StB|VS als Factoring-Anbieter ausgewählt ist. Ist die Option gesetzt, wird neben den Stammdaten des Mandanten und den Rechnungsdaten zusätzlich das erste gültige SEPA-Mandat, abhängig vom Empfänger (Steuerpflichtiger/Unternehmen) an die StB|VS übermittelt.

Eingabe des lokalen Ablagepfads zum Datenaustausch mit dem Factoring-Partner. Die Eingabe ist für den externen Rechnungsdruck zwingend erforderlich.

Registerkarte Angebote

Programmzweck

Mit diesem Programmteil ist es möglich, Angebote auf Basis der vorhandenen Musteraufträge aus der Kanzleiorganisation zusammenzustellen, mit Texten zu versehen, zu drucken und zu verwalten.

Einstellen des Angebotsformulars

Die Formulare werden über den Office Manager angelegt und bearbeitet. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation für den Office Manager.

Unterdrücken der Spalten

Steuert die Unterdrückung beim Andruck folgender Spalten:

• Zeitraum

• Gegenstandswert

• Zehntelsatz

• Gebührentabelle

Hier sollte die Auswahl der Spalten so erfolgen, wie der Druck im Normalfall aussehen soll.

Die Einstellung kann in den Druckoptionen beim Angebot noch beeinflusst werden. Diese Einstellung wird dann aber nicht gespeichert.

Steuerung des Positionsbereichs

Die einzelnen Angebotspositionen werden, wie bei der Rechnung, in eine Tabelle eingefügt. Sollte diese Tabelle über 2 Seiten gehen, kann hier die Anzahl der Zeilen, die auf die erste Seite und auf die Folgeseite passen, angegeben werden.

Leerzeilen zwischen den Positionen bedeutet, dass zwischen den einzelnen Angebotspositionen eine bestimmte Anzahl von Leerzeilen gedruckt werden.

Gültigkeitsdauer von Angeboten in Tagen

Innerhalb des Angebotes kann ein Platzhalter für die Dauer, an die sich die Kanzlei an das Angebot gebunden fühlt, eingegeben werden.

Standardfach für Anschreiben

Ist das Fach, in welchem im Office Manager die Angebote abgelegt werden sollen

Die Beschreibung zum Bearbeiten von Angeboten finden Sie in der Dokumentation ADDISON Angebotserstellung.

Kanzleistruktur

Programmzweck Kanzleistruktur

Im Bereich Kanzlei / Stammdaten / Kanzleidaten / Schaltfläche Struktur wird die Struktur der Kanzlei festgelegt/abgebildet. Es können Standorte und innerhalb der Standorte Teams gebildet werden:

Rechnungsnummernkreise

Bei der Ersteinrichtung müssen Rechnungsnummernkreise vorgegeben werden, auch wenn Sie mit einem einzigen Standort arbeiten.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei mehreren Standorten unterschiedliche Nummernkreise verwenden müssen.

Standort

Beachten Sie, dass die Kanzleistammdaten und die Daten des ersten Standortes identisch sind, da die Kanzlei gleichzeitig der Hauptstandort ist.

Das Anlegen, Bearbeiten und Löschen erfolgt über die Symbole in der Liste der Standorte.

Über das Symbol Neu können Sie einen neuen Standort anlegen. Hier kann zusätzlich die USt-IDNr. des Standortes eingegeben werden. Die USt-IDNr. des Hauptstandortes finden Sie in den Kanzleioptionen.

Über das Symbol Bearbeiten können Sie die Daten des ausgewählten Standortes ändern.

Über das Symbol Löschen können Sie den ausgewählten Standort löschen. Diese Funktion wird aktuell nicht unterstützt.

Der Hauptstandort kann nicht gelöscht werden.

Standortbezogene Fibu-Nummer der Kanzlei

Anwender, die die Buchhaltung der Standorte in einem anderen Mandanten als dem Kanzleimandanten führen, tragen hier die Mandanten-Nr. des Fibu-Mandanten ein. Die in den Standort-Stammdaten hinterlegte Fibu-Nr. wird bei der weiteren Bearbeitung vorbelegt, so dass Kanzlei Fibu Nr. nicht jedes Mal manuell geändert werden muss.

Die Vorbelegung der Fibu-Nr. des Standorts wurde in folgenden Programmteilen berücksichtigt:

• Honorarschreibung

• Debitorensollstellung

• Freigabe Zahlungsverkehr

• Storno

• Gutschrift

• Anbindung Controlling

Rechnungsnummer von ... bis...

Werden Rechnungen an den einzelnen Standorten geschrieben, so erfassen Sie hier die Rechnungsnummernkreise der Standorte.

Vor die Rechnungsnummer wird standardmäßig die Jahreszahl gesetzt. Die Unterdrückung der Jahreszahl vor der Rechnungsnummer kann über die Kanzleioptionen | Fakturierung | Druckaufbereitung RechnungsNr ohne Jahreszahl erfolgen.

Team

In der Liste werden die Teams angezeigt, die zum ausgewählten Standort gehören. In den Mitarbeiterstammdaten können die Mitarbeiter einem Team zugeordnet werden.

Zuordnung der Mandanten zu Niederlassungen und Teams:

Die Mandanten können Niederlassungen und Teams zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt im Mandantenstamm über den Hauptansprechpartner. Der Mandant ist dann der Niederlassung des Hauptansprechpartners zugeordnet.

Mehrere Kanzleien

Mit ADDISON-Kanzleiorganisation für Windows können mehrere Kanzleien bearbeitet werden.

Wählen Sie zur Anlage einer neuen Kanzlei das ADDISON-Menü / neuer Mandant. Dieser Mandant muss als Kanzleimandant gekennzeichnet werden. Dies erfolgt durch Anklicken des Projektbereichs Kanzleiorganisation in der Projektverwaltung des ADDISON-CRM.

Die Neuanlage ist auch durch Anklicken des Projektbereichs Kanzleiorganisation direkt in der Mandantenneuanlage möglich.

Wichtig: Bitte verwenden Sie für die einzelnen Kanzleien unterschiedliche Rechnungsnummernkreise!

Nach Anklicken des Projektbereichs Kanzleiorganisation muss entweder eine bestehende Kanzlei oder eine neue Kanzlei zugeordnet werden. Dies erfolgt über einen Kanzleiauswahl-dialog, der automatisch geöffnet wird.

Eine neue Kanzlei wird hier nur mit Adressdaten angelegt. Beim ersten Aufruf der neuen Kanzlei im Kanzleimandanten erfolgt der Import der für die Kanzlei relevanten Stammdaten über den Kanzleineuanlage-Dialog wie bisher.

Kanzleiwechsel/Standortwechsel

Der Wechsel zu einer anderen Kanzlei erfolgt über die Mandantenauswahl in der Schnellstartleiste.

Ein Standortwechsel kann über den Bereich Kanzlei / Menü Standort erfolgen. Falls Sie mehrere Standorte verwalten, werden Ihnen diese angezeigt. Wählen Sie hier den entsprechenden Standort aus, den Sie bearbeiten möchten.

Auswahl Kanzlei

In der Liste werden alle angelegten Kanzleien und Mandanten angezeigt. Hier können Sie die gewünschte Kanzlei auswählen und ggf. zuvor die Liste nach Kanzleien filtern.

Standort

In der Liste werden alle Standorte zur ausgewählten Kanzlei angezeigt. Hier können Sie zum gewünschten Standort wechseln.

ADDISON Online

Hier können Sie den Standortnamen für die Organisationseinheiten in ADDISON Online angeben.

Gebührentabellen nach der StBVV

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Stammdaten / Gebührentabellen

Programmzweck

Mit diesem Programmteil können die verschiedenen Gebührentabellen nach der StBVV gepflegt werden. Diese werden im Rahmen der Programmpflege den aktuellen Gegebenheiten angepasst. Sollte jedoch eine Gebühr geändert werden, können Sie die Veränderung selbst vornehmen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit individuelle Tabellen anzulegen.

Es stehen Ihnen die entsprechenden Tabellen gemäß der Steuerberatungsvergütungsverordnung (StBVV) zur Verfügung:

• Tabelle A: Beratungstabelle

• Tabelle B: Abschlusstabelle

• Tabelle C: Buchführungstabelle

• Tabelle D: Buchführungs- und Abschlusstabelle
  für land- und forstwirtschaftliche Betriebe

• D Teil A

• D Teil B

• RVG

Die Tabelle E (Rechtsbehelfstabelle) steht nur für Zeiträume vor dem 01.07.2020 zur Verfügung.

Import der Gebührentabellen

Bei der Systemeinrichtung und bei der Programmpflege können Sie über die Importfunktion die Gebührentabellen einlesen. Bitte beachten Sie die Importreihenfolge. Die Gebührentabellen müssen vor dem Import von Tätigkeiten und Musteraufträgen importiert werden.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche für Import, um die Tabellen zu importieren. Für den Import steht Ihnen im Pfad: Installationsverzeichnis\Software\Import\kanzlei die Datei tab_2025.asc und tab_RVG_2025.asc zur Verfügung.

Tätigkeiten aktualisieren Bei manuellem Import von Gebührentabellen ist es notwendig, die neue Tabelle an bestehende Tätigkeiten zu verknüpfen. Hierzu steht im Menü die Funktion Tätigkeiten aktualisieren zur Verfügung.

Die Funktion aktualisiert nur Tätigkeiten der aktiv ausgewählten Tabelle.

Tätigkeiten nach der StBVV

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Kanzlei / Stammdaten / Tätigkeiten

Programmzweck

Für die Auftragsbearbeitung, die Leistungserfassung und die Rechnungsschreibung stehen Tätigkeiten der Steuerberatervergütungsverordnung zur Verfügung.

Update – Tätigkeiten

Durch Anklicken der Schaltfläche ist ein evtl. Update der Tätigkeiten möglich:

In diesem Dialog können Sie einstellen, ob die neuen und geänderten Tätigkeiten mit 4-stelligen oder 6-stelligen Nummern und ggf. mit Postpauschale importiert werden sollen. Außerdem kann noch gewählt werden, ob der Rechnungstext, sowie der Fakturier- und Vorgangsrhythmus mit übernommen werden soll.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit der direkten Auswahl der Tätigkeiten, die importiert werden sollen: Nur die Tätigkeiten werden importiert, bei denen in der Spalte OK das Häkchen gesetzt ist. Sofern Tätigkeiten individuell geändert wurden oder nicht verwendet werden sollen, können diese Tätigkeiten somit vom Update ausgeschlossen werden.

Es werden alle Werte der im Zielsystem vorhandenen Tätigkeiten überschrieben, die in der Updatedatei enthalten sind. Mit dieser Funktion kann auch das Feld Postpauschale in vorhandenen Tätigkeiten verändert werden.

Nachträglicher Import der Tätigkeiten

Bei der Kanzleineuanlage werden Tätigkeiten schon automatisch angelegt.

Für eine evtl. Programmpflege können Sie über die Importfunktion die Tätigkeiten nachträglich in das Programm einlesen.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche für Import, um die Tätigkeiten zu importieren.

Für den Import stehen im Pfad**: Installationsverzeichnis\ \Software\Import\kanzlei** die Dateien taet4.asc, taedatev.asc, taet6.asc und taetRVG4.asc bzw. taetRVG6.asc zur Verfügung.

In den Dateien mit dem Zusatz pp sind alle Tätigkeiten mit Postpauschale gesteuert.

Die Datei taetwp.asc enthält zusätzlich Wirtschaftsprüfertätigkeiten.

Wichtig: Bitte entweder die 4-stelligen oder die 6-stelligen Tätigkeiten importieren.

Tätigkeitsnummern

Die Datei taet6.asc und taetRVG6.asc enthält Tätigkeiten mit sechsstelligen Nummern. Die Nummern orientieren sich an den Paragraphen der StBVV, z.B. 240101 = § 24 Abs.1 Nr. 1 Einkommensteuer-erklärung.

Die Datei taedatev.asc und taet4pp.asc sowie taetRVG4.asc beinhalten die 4-stelligen Tätigkeitsnummern.

Anlegen und ändern von Tätigkeiten

In diesem Programmteil werden die vorhandenen Tätigkeiten gepflegt oder um weitere ergänzt.

Beachten Sie bitte, dass die Änderung vorhandener Tätigkeiten sehr diszipliniert durchgeführt werden muss. So kann die falsche Pflege des Feldes 10tel/20tel oder der Betragsfelder, bei Tätigkeiten nach Zeitgebühr dazu führen, dass diese dann falsch abgerechnet werden:

Nummer

Hier wird die Nummer der Tätigkeit erfasst. Nach dem Speichern kann die Nummer nicht mehr verändert werden.

Tätigkeiten, Leistungsarten und Sammeltätigkeiten liegen in einem Nummernkreis, d.h. Sammeltätigkeit, Leistungsart und Tätigkeit können nicht die gleiche Nummer haben.

Inaktiv Ist eine Tätigkeit als inaktiv gekennzeichnet, so steht diese Tätigkeit nicht mehr zur Auftragsneuanlage zur Verfügung. In vorhandenen Aufträgen kann die Tätigkeit weiterhin abgerechnet werden. Die Tätigkeit ist hier individuell zu beenden. Bei Auswertungen sind inaktive Tätigkeiten weiterhin enthalten, um die historischen Werte vollständig abbilden zu können.

Kurzbezeichnung

Erfassen Sie hier die Kurzbezeichnung der Tätigkeit. Beachten Sie, dass die Kurzbezeichnung in der Suchhilfe erscheint.

Rechnungstext Platzhalter

Hier wird der Text erfasst, der auf den Rechnungen gedruckt wird. Bitte beachten Sie bei der Änderung Rechnungstext, dass Zeilenschaltungen bei mehrzeiligem Text mit STRG + RETURN erzeugt werden. Dieser Text wird bei der Rechnungsschreibung vorgeschlagen und kann dort noch geändert werden.

Bei der Tätigkeit 270104 steht im Rechnungstext der Platzhalter {Bezeichnung}. Bei der Rechnungsschreibung wird automatisch die Bezeichnung der Anlage V aus der Einkommensteuererklärung übernommen.

Abrechnungsart

Zu jeder Tätigkeit ist zu erfassen, nach welcher Berechnungsart die Fakturierung erfolgen soll. Es stehen die nachfolgenden Berechnungsarten zur Verfügung:

• Wertgebühr: Berechnung nach Gebührentabelle

• Zeitgebühr: Berechnung nach Stunden * Stundensatz

• Festbetrag: Pauschalvereinbarung

Diese Position kann in der Rechnungsschreibung auch mit minus eingegeben werden (für evtl. Gutschriftbeträge, die keiner geschriebenen Rechnung zuzuordnen sind).

• Verrechnungssatz: Berechnung nach Stück * Stückpreis

Wichtig: Die Änderung der Abrechnungsart ist nach dem Speichern nicht mehr möglich!!

Fakturierrhythmus / Vorgangsrhythmus

Bei der Anlage dieser Tätigkeit als Auftragsposition bei einem Mandanten werden die Daten aus Fakturierrhythmus und Vorgangsrhythmus als Vorschlag in der Auftragsposition eingestellt.

USt.

Wählen Sie hier aus, mit welchem Umsatzsteuersatz die Tätigkeit abgerechnet werden soll. Es stehen Ihnen voller Satz, halber Satz und keine USt. zur Verfügung. Vorgeschlagen wird immer voller Satz. Für die Berechnung der Umsatzsteuer wird auf die Rahmendaten aus den Kanzleioptionen zurückgegriffen.

Erlöskonten Schlüssel

Der Erlösschlüssel wird automatisch in (Klammer) angezeigt, wenn bei den Auswertungsgruppen ein Erlösschlüssel eingegeben wurde. Wird ein Erlösschlüssel manuell erfasst oder über das Fernglas ausgewählt, so hat diese Eingabe Vorrang. Wurde weder ein Erlösschlüssel erfasst noch in der Auswertungsgruppe hinterlegt, wird das Standarderlöskonto angezeigt.

Beschreibung zu den erweiterten Erlöskonten siehe Erloes.doc.

Erlöskonto

Das zu dem Erlöskontenschlüssel zugehörige Erlöskonto wird hier angezeigt.

Die Buchung auf dieses Erlöskonto erfolgt automatisch, wenn eine Debitorensollstellung durchgeführt wird.

Auswertungsgruppen

Für Statistiken und die Bewertung halbfertiger Aufträge.

Mit Hilfe der Auswertungsgruppen können Tätigkeiten für statistische Zwecke zusammengefasst werden.

Auswählen und zuordnen von Auswertungsgruppen

Jede Tätigkeit kann einer Auswertungsgruppe zugeordnet werden. Klicken Sie das Symbol zur Suche der Auswertungsgruppen an. Im folgenden Dialog kann eine Auswertungsgruppe markiert und ausgewählt werden:

Anlegen von Auswertungsgruppen

Eine neue Auswertungsgruppe kann im Suchdialog über das Symbol .

Bezeichnung: Die Auswertungsgruppen werden nach dem Alphabet angezeigt.

Kosten: Für die Bewertung halbfertiger Aufträge wird der Kostensatz (Mitarbeiterstundensatz) herangezogen, der bei den Auswertungsgruppen hinterlegt ist. Dieser Satz gilt für die Bewertung aller Tätigkeiten, die einer Auswertungsgruppe zugeordnet sind. Bei der Auswertungsgruppe kann dieser Satz angelegt und geändert werden (So wird's gemacht: Stamm-daten | Mitarbeiter | Stundensätze für Auswertungsgruppen).

Erlösschlüssel: Der Erlösschlüssel wird allen Tätigkeiten mit diesem Erlösschlüssel zugeordnet.

Rechnungspriorität

Die Rechnungspriorität ist für die Reihenfolge des Andruckes der Tätigkeiten auf der Rechnung verantwortlich. Innerhalb eines Auftrages werden die Tätigkeiten in der Reihenfolge der Rechnungsprioritäten ausgegeben.

Haben mehrere Tätigkeiten die gleiche Rechnungspriorität, so ist die Nummer der Tätigkeit ausschlaggebend für die Reihenfolge.

Mindestgebühr prüfen

Hier wird festgelegt, ob bei der Rechnungsschreibung die Mindestgebühr aus den Kanzleioptionen geprüft werden soll.

Postpauschale

Dieses Feld muss markiert sein, wenn für diese Tätigkeit eine Post- und Fernmeldepauschale nach § 16 StBVV berechnet werden soll. Ist in den Optionen der Kanzleistammdaten Pauschale einmal pro Rechnung angekreuzt, erfolgt die Berechnung nur bis zum Maximalbetrag aus den Kanzleioptionen.

Wichtig: Die Postpauschale auf Vorauszahlungen und Pauschalrechnungen wirkt nur, wenn dieser Check gesetzt ist.

Die Option in der einzelnen Tätigkeit steht über den Kanzleioptionen der Registerkarte Fakturierung.

Fristbehaftet

Ist diese Option gesetzt, wird die Tätigkeit bei der Prüfung zur Erstellung der Fristverlängerungen berücksichtigt.

Die Tätigkeit muss zusätzlich als Wertgebühr gesteuert sein und eine Steuerformel muss vergeben werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Postbuch und Fristenkontrolle.

Vorgang fertig stellen

Ist diese Option gesetzt, wird mit der Fakturierung der Rechnungsposition, der Status des dazugehörigen Vorganges automatisch auf fertig gestellt gesetzt. Diese Option kann beim Auftrag und bei der Fakturierung mandantenindividuell geändert werden.

Weiterberechnung deaktivieren

Mit dieser Option können alle Tätigkeiten mit ADDISON Direkt-Formel (z.Zt. 690001-690099) für eine Weiterberechnung aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Durchlaufender Posten

Mit dieser Option wird eine Tätigkeit als sogenannter Durchlaufender Posten in der Rechnung ausgewiesen.

Steuerfreie Tätigkeit

Mit dieser Option wird eine Tätigkeit in der Rechnung als steuerfrei ausgewiesen.

Hierbei ist die Angabe der entsprechenden Befreiungsvorschrift in einem separaten Textfeld notwendig.

Tätigkeiten nach Wertgebühr: von Gebühr, bis Gebühr

Hier wird der maßgebliche Gebührenrahmen erfasst.

Der Gebührenrahmen ist laut StBVV schon in der Importdatei richtig hinterlegt.

Tabelle

Hier erfolgt die Zuordnung der maßgeblichen Gebührentabelle. Sie können hier aus allen angelegten Gebührentabellen auswählen.

MindestGGW

Mindestgegenstandswert für die Tätigkeit.

Formel für GGW

Aus den ADDISON Programmen werden die Gegenstandswerte übernommen. Wählen Sie hier aus, welcher Gegenstandswert zur Berechnung dieser Tätigkeit herangezogen werden soll.

Gebührenvorschlag

Dieses Feld hat Vorschlagscharakter. Bei der Bearbeitung der Aufträge für den Mandanten oder beim Erstellen der Rechnung wird dieser Vorschlag angezeigt und kann überschrieben werden.

Tätigkeiten nach Zeitgebühr: von Gebühr, bis Gebühr

Hier wird der maßgebliche Gebührenrahmen für die Tätigkeit erfasst:

Mitarbeiter und Mitarbeiterstunden können optional mit auf der Rechnung angedruckt werden, dazu ist der Check Leistungsnachweis zu setzen.

Tätigkeiten nach Festbetrag

Erfassen Sie hier, mit welchem Betrag die Tätigkeit abgerechnet werden soll. Er kann bei der Bearbeitung der Aufträge für den Mandanten oder beim Erstellen der Rechnung überschrieben werden, ggf. für Erstattungen auch negativ erfasst werden.

Tätigkeiten nach Verrechnungssatz: Einheit

Hier wählen Sie aus, welche Einheit für diese Tätigkeit gilt. Sie können zwischen KM und Stück auswählen. Die Einheit Stück wird vorgeschlagen:

Kopieren von Tätigkeiten

Mit diesem Symbol können Sie Tätigkeiten kopieren und als Basis für neu anzulegende Tätigkeiten verwenden.

Es können alle Felder geändert werden, sie müssen lediglich eine eigene Tätigkeitsnummer vergeben.

Leistungsarten

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Stammdaten / Leistungsarten

Programmzweck

Die Leistungsarten dienen zur Differenzierung der Leistungserfassung. Die Leistungsarten haben zwei Funktionen:

• Kanzleizeiten

• Untertätigkeiten zu den Tätigkeiten

Erfassung der nicht berechenbaren Zeiten, der Kanzleizeiten

Die Kanzleizeiten dienen in der Leistungserfassung zur Erfassung von Zeiten, die nicht weiter verrechnet werden können (Weiterbildung, Ablage, Urlaub, Krankheit usw.), ordnen Sie der Leistungsart keine Tätigkeit zu.

Folgende Tätigkeiten können bei der Kanzleineuanlage schon automatisch angelegt werden:

• 900 Allgemeine Kanzleiverwaltung

• 910 Mitarbeiterbesprechung

• 920 interner EDV-Aufwand

• 930 Literaturablage

• 940 Fort- und Weiterbildung

• 950 Urlaub

• 960 Krankheit

Nachträglicher Import der nicht berechenbaren Zeiten Programmaufruf

Für den nachträglichen Import der Leistungsarten gehen Sie bitte wie folgt vor:

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Stammdaten / Leistungsarten.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche für Import, um die Leistungsarten zu importieren. Für den Import steht Ihnen im Pfad: Installationsverzeichnis\Software\Import\kanzlei die Datei Learten.asc zur Verfügung.

Unterteilung der Tätigkeiten

Sie können eine Tätigkeit (z.B. Finanzbuchhaltung) in Untertätigkeiten (=Leistungsarten) aufteilen, um eine bessere Übersicht der geleisteten Arbeiten zu erhalten, wie z.B.:

• Tätigkeit: Finanzbuchhaltung

• Leistungsarten:

  • sortieren,
  • Belegeingabe (Kontieren),
  • kopieren

• Vorgehensweise:
  Legen Sie eine Leistungsart (z.B. sortieren) an und ordnen Sie diese den Tätigkeiten (z.B. Finanzbuchhaltung) zu. Sie können eine Leistungsart mehreren Tätigkeiten zuordnen.
  Markieren Sie dazu die Tätigkeit, die Sie mit obiger Untertätigkeit unterteilen wollen und übernehmen Sie diese mit der Funktion in Ausgewählte Tätigkeiten.

Nummer

Hier wird die Nummer der Leistungsart erfasst. Nach dem Speichern kann die Nummer nicht mehr verändert werden. Tätigkeiten, Leistungsarten und Sammeltätigkeiten liegen in einem Nummernkreis, d.h. Leistungsart, Sammeltätigkeit und Tätigkeit können nicht die gleiche Nummer haben.

Bescheidarten

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Stammdaten / Fristen und Bescheide / Bescheidarten

Nachträglicher Import der Bescheidarten

Die Bescheidarten können schon mit der Kanzleineuanlage automatisch angelegt werden. Beim nachträglichen Import gehen sie wie folgt vor.

Über das Symbol (für Import) wird der Dialog Importieren von Bescheidarten geöffnet.

Mit der Auswahl und dem Start der Datei bescheid.csv werden Bescheidarten, Steuerarten, Bescheidabgleichspositionen und Vorauszahlungsarten importiert.

Im Einzelnen sind das:

• bsart.csv (Bescheidarten)

• steuart.csv (Steuerarten)

• babgl.csv (Bescheidabgleichspositionen)

• vzart.csv (Vorauszahlungsarten)

Musteraufträge

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Stammdaten / Musteraufträge

Programmzweck

Anlegen, importieren und bearbeiten von Musteraufträgen.

Die Musteraufträge dienen zur einfachen Auftragsanlage beim Mandanten und können sehr einfach den individuellen Bedürfnissen der Kanzlei angepasst werden:

Musteraufträge aktualisieren

Über die Schaltfläche Musteraufträge aktualisieren kann das aktuelle Update der Musteraufträge manuell gestartet werden.

Nachträglicher Import der Musteraufträge

Bei der Systemeinrichtung und bei der Programmpflege können Sie über die Importfunktion die Musteraufträge einlesen. Bitte beachten Sie die Importreihenfolge. Die Gebührentabellen und Tätigkeiten müssen vor dem Import Musteraufträgen importiert werden.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche für Import, um die Musteraufträge zu importieren. Für den Import steht Ihnen im Pfad: Installationsverzeichnis\Software\Import\kanzlei die Datei muster.asc für 6-stellige Tätigkeiten zur Verfügung. Die Datei must_dtv.asc beinhaltet die 4-stellige Tätigkeiten.

Neuanlage / Änderung

Der Musterauftrag kann beliebigen Aufträgen zugeordnet werden, das heißt auch, dass verschiedene Musteraufträge derselben Auftragsnummer zugeordnet werden. So können, wenn es gewünscht wird, z.B. die verschiedene Bilanzformen in einen Auftrag der Kanzlei geführt werden:

Unterscheidung bei Musteraufträgen

Legen Sie sich verschiedene Musteraufträge um unterschiedliche Abrechnungsmöglichkeiten zu nutzen.

Unterscheiden Sie z.B. nach Jahresabschluss Einzelfirma und Jahresabschluss Kapitalgesellschaft, da bei den verschiedenen Gesellschaftsformen unterschiedliche Steuererklärungen zu erstellen und damit abzurechnen sind.

Musterauftragsposition Anlegen/bearbeiten

Schon in der Musterauftragsposition können kanzleispezifische Merkmale wie Rechnungstext, Fakturier- und Vorgangsrhythmus, Vorgangsbeginn und -ende sowie die Option für sofort erfolgswirksame Vorauszahlung berücksichtigt werden:

Haupttätigkeit

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Stammdaten / Haupttätigkeiten definieren

Programmzweck

Tätigkeiten können zu Haupttätigkeiten bestimmt werden.

Die Haupttätigkeiten werden für die Auswertungen Kennzahlen, Terminarbeiten und Terminarbeiten Einzelauflistung benötigt. Des Weiteren werden die Haupttätigkeiten bei der Verknüpfung der Auftragsposition zu Vorgängen und beim automatischen Kopieren der Erlösaufteilung verwendet.

Über die den Haupttätigkeiten zugeordneten Auswertungsgruppen wird die Anzahl z.B. für die Finanzbuchhaltungen, Bilanzen, Löhne ermittelt.

Je Auswertungsgruppe sollte nur eine Haupttätigkeit definiert werden, damit die Anzahl für die Auswertungen korrekt ermittelt wird.

Verwaltung Haupttätigkeit

Mitarbeiter

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Stammdaten / Mitarbeiter

Programmzweck

Anlegen und bearbeiten von Mitarbeiterdaten:

Mitarbeiterstammdaten

BBS-Benutzer

Der Mitarbeiter ist zwingend mit seinem BBS-Benutzer zu verknüpfen. Hierbei werden der Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse Benutzer aus dem Benutzerberechtigungssystem übertragen und automatisch erfasst. Wird in den Stammdaten der Name korrigiert, wird dies wiederum in den BBS-Benutzer rückübertragen, sofern es sich um den an ADDISON Online übertragenen Mitarbeiter handelt (grüner Haken hinter der Nummer).

Die Zuordnung mit dem BBS-Benutzer ist je Kanzleiorganisation nur einmalig und endgültig vorzunehmen. Eine falsche Zuordnung kann nicht wieder rückgängig gemacht werden.

Wird ein BBS-User einem Mitarbeiter in einer weiteren Kanzleiorganisation ein weiteres Mal zugeordnet, kommt folgender Hinweis:

Die Zuordnung ermöglicht u. a. die Leistungserfassung, ist auch für den Planungs- und Vorgangsmanager, im Post- und Fristenkontrollbuch und im Themenmanager relevant.

Mitarbeiteradressdaten

Mitarbeiternummer, Name, Vorname, E-Mail Benutzer (wird aus dem Benutzerberechtigungssystem (BBS) gezogen) sowie der Kurzname, Straße, PLZ, Ort, Telefonnummern und ggf. abweichende E-Mail.

Hier werden die Daten des Mitarbeiters erfasst. Beim Kurznamen beachten Sie bitte, dass die Suchhilfe nach dem Kurznamen sortiert aufbereitet wird.

Bei Telefon tragen Sie bitte die Kurzwahl bzw. die Telefonnummer dienstlich des Mitarbeiters ein. Diese Telefonnummer kann innerhalb der Finanzbuchhaltung bei den Mahnungen mit angedruckt werden.

Ein grüner Haken hinter der Mitarbeiternummer kennzeichnet ein zur Verfügung stellen dieser hier verwalteten Mitarbeiterdaten für ADDISON Online. Voraussetzung dafür ist ein eindeutig zugeordneter BBS-User.

Team

Jeder Mitarbeiter kann einem Team zugeordnet werden. Die Anlage der Teams erfolgt in der Kanzleistruktur.

Die Zuordnung des Mitarbeiters erfolgt über das Symbol .

Kostenstelle

Sie können jeden Mitarbeiter einer Kostenstelle zuordnen. Die Standardkostenstelle kann in der Leistungserfassung geändert werden. Die Kostenstelle wird bei der Schnittstelle zur Kostenrechnung genutzt. Die Übergabe in die Kostenrechnung erfolgt über die Debitorensollstellung.

Die Kostenstelle kann über das Fernglas ausgewählt werden, sofern das Projekt ADDISON Controlling bei der Mandantennummer der Kanzlei angelegt ist.

Geburtstag

Tragen Sie hier das Geburtsdatum des Mitarbeiters ein. Über Auswertungen Kanzleilisten kann eine Geburtstagsliste erstellt werden.

Eintrittsdatum, Austrittsdatum

Erfassen Sie das Eintrittsdatum und Austrittsdatum der Mitarbeiter.

Die ausgeschiedenen Mitarbeiter werden in den verschiedenen Programmpunkten wie Leistungserfassung, Planungsmanager nicht mehr angezeigt.

Urlaub

Dieses Feld hat nur informativen Charakter.

Stundensätze für Auswertungsgruppen

Für jede Auswertungsgruppe können Stundensätze festgelegt werden. In Standard-Stundensätze werden die Stundensätze eingetragen, die für alle Auswertungsgruppen herangezogen werden, in denen keine anderen Stundensätze definiert wurden. Bei den Auswertungsgruppen für die Standard-Stundensätze gelten sollen, darf keine Eingabe vorgenommen werden. Auswertungsgruppen können bei den Tätigkeiten angelegt werden.

Der interne Stundensatz wird zur Bewertung der Auftragskosten sowie der teilfertigen Arbeiten in der Auftragsbearbeitung herangezogen. Der externe Stundensatz ist der zur Berechnung von Zeitgebühren üblicherweise anzusetzende Stundensatz. Dieser Satz ist gleichzeitig die Grundlage für die Nachkalkulation des Sollumsatzes.

Stundensatz intern

Dies ist der Stundensatz, mit dem der Mitarbeiter intern abgerechnet wird (Gehalt + Urlaub + Sozialkosten / Stundenzahl). Er dient im Auftragswesen zur Ermittlung der Kosten. Weiterhin wird er bei der Ermittlung des Wertes der unfertigen Arbeiten der Kanzlei sowie bei diversen Mitarbeiter-Statistiken als Bewertungsgrundlage herangezogen.

Stundensatz extern

Der externe Stundensatz ist ein Bewertungsmaßstab für alle erbrachten Leistungen. Der externe Stundensatz ist der Sollwert, der pro Stunde erwirtschaftet werden soll. Er ist also eine "unternehmerische Messlatte".

Stundensatz kalkulatorisch

Dieses Feld wird derzeit nicht genutzt.

Stundensatzberechnung

Zur Stundensatzermittlung steht folgendes Schema zur Verfügung:

Wochenarbeitszeit

Die Wochenarbeitszeit wird für die Leistungsanalyse herangezogen. Die Stundensätze und die Wochenarbeitszeit gelten für festgelegte Zeiträume. Sie werden in der Tabelle erfasst und gelten bis zum nächsten eingetragenen Datum.

In der Spalte planbar % ist der Prozentsatz einzutragen, den der Mitarbeiter durchschnittlich mit Tätigkeiten für den Mandanten verbringt. Der Prozentsatz wird für die Berechnung der verfügbaren Zeit im Planungsmanager verwendet.

Die Wochenarbeitszeit für den Mitarbeiter kann aus dem Kanzleistamm übernommen werden, wenn für den Mitarbeiter die allgemeinen Arbeitszeiten gelten. Diese Vorgabewerte können beim Mitarbeiter noch abgeändert werden. Siehe Kanzleioptionen Arbeitszeiten.

Die Stundensätze und die Wochenarbeitszeit gelten für festgelegte Zeiträume. Sie werden in der Tabelle erfasst und gelten bis zum nächsten eingetragenen Datum.

Mitarbeiterbild

Hier kann ein Bild des Mitarbeiters angezeigt werden.

Über das Symbol kann ein Bild eingelesen werden. Beim Mitarbeiterbild muss es sich um eine Datei im BMP-Format (Bitmap) handeln.

Mitarbeiter-Übertragung verwalten

Informationen zur Synchronisation der Mitarbeiter mit ADDISON Online erhalten Sie [../Portal/ADDISON_ADDISON Direkt.docx im Benutzerhandbuch ADDISON Direkt im Kapitel 5.2.8 Mitarbeiter-Übertragung verwalten]. Weitere Informationen zur Bearbeitung der Bildschirmansicht erhalten Sie im Benutzerhandbuch ADDISON Software Bedienung der Oberfläche im Kapitel Bildschirmauswertungen (DevExpress)

Stammdatendruck

Programmaufruf Stammdatendruck

Die verschiedenen Auswertungen zu den Stammdaten finden Sie unter dem Menüpunkt Auswertungen / Kanzleistammdaten.

Dort stehen folgende Listen zu den Stammdaten zur Verfügung:

Mandantengruppen verwalten

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Stammdaten / Mandantengruppen verwalten. Voraussetzung ist das in BBS im Projekt ZMiS das Attribut Mandantengruppen verwalten gesetzt ist.

Programmzweck

Anlegen und Verwalten von Mandantengruppen

Auswertungen werden immer je Mandanten erstellt. Oftmals ist es aber interessant, nicht jeden Mandanten „gesondert“ zu betrachten, sondern im Rahmen einer Mandantengruppe, die sich z. B. aus allen Firmen, die der Mandant hat, zusammensetzt.

Weitere Anwendungsbeispiele:

Grundstücksgemeinschaften zusammen mit den jeweiligen Einkommensteuererklärungen der Beteiligten.

GbR zusammen mit den jeweiligen Einkommensteuererklärungen der Beteiligten.

Zusammenfassung aller Familienmitglieder für die jeweils eine Einkommensteuererklärung erstellt wird.

Damit kann z. B. in der ABC Analyse optional die Mandantengruppe mit den anderen Mandanten verglichen werden. Auch die Rentabilität der gesamten Mandantengruppe kann sehr einfach betrachtet werden.

Über die Schaltfläche Neu kann eine Mandantengruppe erfasst werden. Ein Mandant kann nur einer Mandantengruppe zugeordnet werden:

Anzeige Mandanten

Beim Mandantengruppen verwalten werden den Mitarbeitern alle Mandanten angezeigt. Auch wenn für den Mitarbeiter Mandanten in BBS gesperrt sind.

Datenaustausch von Kanzleistammdaten

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Stammdaten / Datenaustausch / Import bzw. Export

Programmzweck

Für Kanzleistammdaten besteht eine Import- und Exportfunktion. Das bedeutet, dass Kanzleidaten aus einer Kanzlei ausgegeben und in eine andere Kanzlei (ggf. in einer anderen Datenbank) importiert werden können.

Folgende Kanzleidaten können ex- und importiert werden:

• Mitarbeiterstammdaten

• Tätigkeitsstammdaten

• Leistungsarten

• Musteraufträge

• Aufträge der Mandanten (mit Auftragspositionen)

Umfang des Datenexports

Grundsätzlich werden alle o.g. Stammdaten exportiert.

Die einzige Einschränkung gibt es bei den Leistungsarten:

Die Zuordnung von Leistungsarten zu Tätigkeiten wird nicht exportiert (Verwendung von Leistungsarten als Untertätigkeiten). Diese Zuordnung muss nach dem Import manuell durchgeführt werden.

Des Weiteren kann bei den Auftragsstammdaten der Export optional ohne ausgeschiedene Mandanten und beendete Auftragspositionen erfolgen.

Verzeichnis der Datenausgabe

Die Datenausgabe wird in das im Feld Pfad im jeweiligen Bereich angegebene Verzeichnis durchgeführt.

Durchführung des Exports bzw. Imports

Der Ex- bzw. Import des jeweiligen Bereichs wird durch Anklicken der Schaltfläche Exportieren bzw. Importieren im jeweiligen Bereich durchgeführt.

Umschlüsselungen bei Import

Beim Import können automatisiert Umschlüsselungen erfolgen, sofern in der Ziel-Kanzlei andere Nummern verwendet werden als in der Quell-Kanzlei. Folgende Umschlüsselungen sind möglich:

• Mitarbeiternummer

• Tätigkeitsnummer

• Auftragsnummer (beim Mandanten)

• Musterauftragsnummer

Die gewünschten Umschlüsselungen müssen in der Datei import.cfg eingetragen werden. Diese Datei legen Sie ggf. über den Editor an.

Damit die Umschlüsselungen beim Import berücksichtigt werden, muss die Datei import.cfg im gleichen Verzeichnis gespeichert werden wie die Importdateien.

Aufbau der Umschlüsselungsdatei import.cfg

Für jeden Umschlüsselungsbereich legen Sie einen eigenen Abschnitt an. In diesen Abschnitten werden dann die um zu schlüsselnden Nummern eingetragen.

Folgende Abschnitte sind möglich:

• [Mitarbeiter]
  → zur Änderung von Mitarbeiternummern

• [Tätigkeiten]
  → zur Änderung von Tätigkeitsnummern

• [Aufträge]
  → zur Änderung von Auftragsnummern

• [Musteraufträge]
  → zur Änderung von Musterauftragsnummern

In jedem Abschnitt erfolgt die Zuordnung der jeweils zu ändernden Nummern nach folgendem Schema:

bisherige Nummer=neue Nummer

Beispiel für Umschlüsselungen

Folgende Umschlüsselungen sollen gesteuert werden:

• Im Bereich Mitarbeiter Änderung der Nummer 101 auf 301 und 102 auf 402.

• Im Bereich Tätigkeiten Änderung der Nummer 330101 auf 730101.

• Im Bereich Aufträge Änderung der Nummer 1 auf 10 und 2 auf 20.

• Im Bereich Musteraufträge Änderung der Nummer 10 auf 1000 und 20 auf 2000.

Aufbau der import.cfg - Lösung:

[Mitarbeiter]
101=301
102=402

[Tätigkeiten]
330101=730101

[Aufträge]
1=10
2=20

[Musteraufträge]
10=1000
20=2000

Kosten-Neuberechnung

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Extras / Neuberechnung Kosten

Programmzweck

Wird innerhalb der Auswertungen bemerkt, dass bei Mitarbeitern der Stundensatz versehentlich verkehrt eingegeben worden war, kann dies automatisch berichtigt werden.

Innerhalb der Stammdaten wird der Stundensatz des Mitarbeiters berichtigt.

Neuberechnung Kosten

Eingabe der Mitarbeiternummer von - bis. Bestätigen mit OK. Die Kosten der eingegebenen Mitarbeiter werden aufgrund der berichtigten Stundensätze neu errechnet.

Dateiausgabe Debitoren

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Extras / Dateiausgabe Debitoren

Programmzweck Dateiausgabe Debitoren

Damit können die Debitorenadressen in die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Bei der Debitorenausgabe wird eine ADIMP_kanzlei.csv erzeugt, die in der Regel im

ADDISON/Programmpfad/Import/kanzlei abgelegt wird. Diese Übergabe wird nicht automatisch gemacht, sondern muss in der Fibu über Erfassung / weitere / Datenübernahme / ADDISON Import-Treiber, importiert werden:

Massenänderung Auftragsbestand

Programmaufruf

Die Funktion ist über Extras / Massenänderung Auftragsbestand aufzurufen.

Programmzweck

Mit dieser Funktion können

• Tätigkeitstexte (Kurzbezeichnung und Rechnungstext)

• Rechnungsprioritäten

• Vorgang fertig stellen automatisch und

• Gebührenvorschlag

• sofort erfolgswirksame Vorauszahlungen

• Vorauszahlungen für den letzten Monat des Fakturierzeitraums erstellen

• Tätigkeit beginnt am

• Tätigkeit endet am

• Vorgangsvorlage

• Vorgangsbeginn

• Vorgangsende

in allen schon angelegten Auftrags- und Abrechnungspositionen geändert werden.

Massenänderung für eine Tätigkeitsnummer

Tätigkeitsnummer von – bis

Geben Sie hier die Tätigkeitsnummern ein, für die Änderungen durchgeführt werden sollen.

Im linken Teil des Bildschirms werden die Informationen angezeigt, die in der entsprechenden Tätigkeit enthalten sind.

Im rechten Teil des Bildschirms können Sie die gewünschten Änderungen eingeben.

Für jede Änderungszeile muss mit der Option JA bestätigt werden.

Änderungen nur in Auftragspositionen

Die hier ausgewählten Änderungen wirken sich nur auf die Auftragspositionen aus.

• Vorauszahlungen sind sofort erfolgswirksam

• Vorauszahlungen für den letzten Monat des Fakturierzeitraums erstellen

• Tätigkeit beginnt am

• Tätigkeit endet am

• Vorgangsvorlage

• Vorgangsbeginn

• Vorgangsende

Jede Änderung, die greifen soll, muss auch hier mit dem Check Ja gesetzt werden.

Mandant von - bis

Die Änderungen können für einen bestimmten Mandantenkreis durchgeführt werden.

Auftrag von – bis

Einschränkung auf einen bestimmten Auftrag möglich.

Laufende Nummer von - bis

Einschränkung auf eine bestimmte laufende Nummer möglich.

Aktualisieren in

Einschränkung der Aktualisierung auf „nur“ Auftrags- oder Rechnungspositionen.

OK

Startet den Änderungslauf

Tätigkeitsnummern konvertieren

Programmaufruf

Die Funktion ist über Extras / Tätigkeitsnummern konvertieren aufzurufen.

Programmzweck

Mit dieser Funktion ist es möglich, die Nummern aller Tätigkeiten, von z.B. 3-stelligen auf 4- oder 6-stellige Nummern zu ändern.

Voraussetzung

Voraussetzung ist, dass in BBS das Recht "Tätigkeitsnummern konvertieren" im Projekt Kanzlei gesetzt ist.

Nach Aufruf kann gewählt werden, in welche Nummern geändert werden soll z.B. zu 6-stelligen Nummern.

Es werden die Nummern alt und neu angezeigt. Tätigkeitsnummern, die im neuen Nummernkreis nicht vorhanden sind, können unter Nummer neu eingetragen werden.

Über das Symbol wird die Konvertierung gestartet. Es werden alle Tätigkeitsnummern, Auftrags- und Abrechnungspositionen geändert.

ADDISON-Optionen

Programmaufruf

Die Funktion ist über ADDISON Menü / ADDISON-Optionen aufzurufen.

Programmzweck

In diesem Dialog können verschiedene Programmeinstellungen vorgenommen werden.

ADDISON Kanzleiorganisation

ADDISON Direkt

Grundeinstellung der Weiterberechnung der ADDISON Direkt-Apps an Mandanten. Die Einstellung kann mandantenindividuell oder in Abhängigkeit der Tätigkeit deaktiviert werden.

ADDISON Kanzleiorganisation - Rechnungsdruck Übergreifend

Ist diese Option aktiviert,

• wird bei jedem Rechnungsdruck das Standard Vorlagen-Verzeichnis verwendet.

• werden abweichende Einstellungen im Auftrag übersteuert.

• ist es nicht mehr möglich, in den Optionen des Druckvorlaufdialogs der Rechnungsschreibung ein Vorlagen-Verzeichnis zu bestimmen.

Benutzerspezifisch

Benutzerbezogen kann ein Rechnungsdrucker definiert werden. Der Standarddrucker ist vorbelegt. Ändert man diesen auf einen speziellen Drucker ab, so erfolgt die Ausgabe der Rechnung auf diesem Drucker. Dies gilt generell, für den Einzeldruck, den Sammeldruck und die Erstellung von Gutschriften.