ADDISON Lohn Online | Aktivierung der Benutzerverwaltung in Personal und Zeiten

🧭 Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung ermöglicht es Ihnen, Benutzer und deren Zugriffsrechte anzulegen, zu verwalten und Verantwortungsbereiche zu definieren. Sie können einzelne oder mehrere Arbeitnehmer in einer Mitarbeitergruppe einen Benutzer zugewiesen werden.

Sie finden die Funktion unter:

Menü → Administration → Benutzerverwaltung

Durch den Button Benutzerverwaltung aktivieren, aktivieren Sie die Benutzerverwaltung für Ihren Mandanten. Die Deaktivierung ist nachträglich nicht mehr möglich.

Sollte diese noch nicht aktiviert sein, wird Ihnen im Register Funktionsrechte ein Hinweis eingeblendet.

📌 1. Übersicht: Benutzerverwaltung

In der Benutzerübersicht werden Ihnen alle Portalbenutzer*/Kanzleisachbearbeiter, die für Ihren Mandanten angelegt wurden, angezeigt.
Die Tabelle zeigt u. a.:

• Anmeldename
• Name / Nachname
• Zugriffsebene
• Details (Funktionen & Berechtigungen)
• Benutzerprofil (aktive & deaktiverte Portalbenutzer)
• Mitarbeitergruppen (wenn über die Konfiguration diese aktiviert, angelegt und verknüpft sind) Mitarbeitergruppen

Es stehen Ihnen drei Filtertypen für Mitarbeitergruppen, Status und Benutzerprofil zur Verfügung. Sortierfunktionen für Anmeldenamen, Namen, Nachnamen und Felder zur Eingabe von Suchwörtern.

📝 2. Detailansicht eines Benutzers

Wenn Sie auf einen Benutzer in der Übersicht mit Ihrem Mauszeiger über das Schloss Symbol fahren, wird Ihnen ein Detailpanel eingeblendet. Es zeigt die aktuell zugewiesenen Profilrechte:

Beispiel:

• Stammdaten: voller Zugriff
• Wiederkehrende Entgeltbestandteile: voller Zugriff
• Variable Daten: voller Zugriff
• Lohn­dokumente: voller Zugriff
• Abwesenheiten: voller Zugriff
• eDokumente: voller Zugriff
• Zeiterfassung: voller Zugriff
• Bescheinigungen: voller Zugriff
• Meldecenter: voller Zugriff
• Administration: voller Zugriff

Sie erkennen sofort, welche Berechtigungen dieser Benutzer aktuell besitzt.

Wird durch einen Klick ein Anmeldename ausgewählt, erscheint rechts ein Detailbereich.

👉 In diesem Detailfenster sehen Sie alle Funktionsrechte des Profils wie z.B. ob die Zugriffsebene ggf. komplett gesperrt ist oder
„eDokumente: voller Zugriff“, „Variable Daten: voller Zugriff“, „Zeiterfassung: voller Zugriff“ usw.

✅ 2.1 Aktionen

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

• Zugriffsebene setzen
• Funktionsrechte verwalten
• Benutzer Mitarbeitergruppen zuordnen
• Arbeitnehmer im Verantwortungsbereich anzeigen

🔐 3. Funktionsrechte

Dieses Register legt fest, welche Funktionen ein Benutzer verwenden darf.

3.1 Zugriffs­ebene wählen

Im Feld „Zugriffsebene wählen“ stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Voller Zugriff
• Individueller Zugriff
• Nur Lesen
• Kein Zugriff

Bei „Voller Zugriff“ werden automatisch alle Funktionsbereiche freigeschaltet.

3.2 Funktionsrechte

Die Funktionsrechte lassen sich einzeln konfigurieren (bei „Individueller Zugriff“):

• Stammdaten
• Wiederkehrende Entgeltbestandteile
• Variable Daten
• Lohndokumente
• Abwesenheiten
• eDokumente
• Zeiterfassung
• Bescheinigungen
• Meldecenter
• Administration

Jeder Bereich kann eingestellt werden auf:

• „Voller Zugriff“
• "individueller Zugriff"
• „Nur Lesen“
• „Kein Zugriff“

👥 4. Mitarbeitergruppen

Auswahl von Mitarbeitergruppen erfolgt über das Register Benutzer

Dieser Dialog erlaubt das Festlegen, auf welche Arbeitnehmer der Benutzer zugreifen darf.

Beispiele:

• Gehaltsempfänger
• Geschäftsführer
• Stundenlohnempfänger

Eine Gruppe kann einzeln angehakt werden.

✔ Hinweis

Die Auswahl der Mitarbeitergruppen beeinflusst, welche Arbeitnehmer im nächsten Register angezeigt werden.

🧩4.1. Benutzerprofil öffnen

Sie haben zwei Möglichkeiten einem Benutzer eine oder mehrere Mitarbeitergruppen zuzuordnen. Wählen Sie in der Liste einen Benutzer aus.
Auf der rechten Seite öffnet sich der Benutzer‑Detailbereich mit folgenden Reitern:

1. Funktionsrechte
2. Benutzer
3. Arbeitnehmer im Verantwortungsbereich

✅ Vorgehen

1. 👤 Wählen Sie den Benutzer in der Benutzerverwaltung aus
2. ➕ Klicken Sie auf Mitarbeitergruppe zuordnen
3. ☑️ Aktivieren Sie die gewünschten Mitarbeitergruppen
4. 💾 Bestätigen Sie die Auswahl mit Speichern

Sie können auch eine oder mehrere Checkboxen in je einer Benutzerzeile anklicken oder wählen "Alle" aus. Am unteren Rand der Liste wird Ihnen dann ein weiterer Button "Mitarbeitergruppen zuordnen" eingeblendet. Durch diese Zuweisung können Sie eine oder mehrere Mitarbeitergruppen einem oder mehreren Benutzern zuweisen.

Hinweis

🔒 Ein Benutzer kann nur Arbeitnehmer einsehen oder bearbeiten, die einer ihm zugeordneten Mitarbeitergruppe angehören. Nicht zugeordnete Mitarbeitergruppen sind für den Benutzer nicht sichtbar. 

Wichtig: Weitere Zuordnung müssen in der Teams- und Organisationsstruktur vorgenommen werden, wenn z.B. ein Arbeitnehmer einem Vorgesetzten zugewiesen sind der einer Mitarbeitergruppe dieses Benutzers angehört.

📄 5. Arbeitnehmer im Verantwortungsbereich

Dieses Register zeigt alle Arbeitnehmer an, auf die der Benutzer, basierend auf den gewählten Mitarbeitergruppen, Zugriff erhält.

Die Tabelle enthält Informationen zu:

• Pers.-Nr.
• Name

Ein Informationstext weist darauf hin:

„Diese Liste zeigt alle Arbeitnehmer an, auf die Sie über die gewählten Mitarbeitergruppen Zugriff haben.“

Damit sehen Sie welche Arbeitnehmer, welchem Benutzer zugewiesen ist.

🎯 6. Zusammenfassung

Die Benutzerverwaltung ermöglicht:

• Verwaltung aller Benutzer des Mandanten
• Vergabe granularer Funktionsberechtigungen
• Zuordnung von Mitarbeitergruppen
• Anzeige aller Arbeitnehmer, auf die ein Benutzer Zugriff erhält
• Transparente Detailansicht der Funktionsrechte

Damit ist sichergestellt, dass jeder Benutzer nur die Funktionen und Mitarbeiter sieht, die seinem Verantwortungsbereich entsprechen.

Generelles

Übergreifende Benutzerrechte werden beachtet. Dies betrifft z.B. Summierungen in der Dashboard-Übersicht, wenn für div. Arbeitnehmer oder Funktionen kein oder ein Zugriff besteht. Beispiel: 

• Die Zeiterfassung ist für eine Gruppe Mitarbeiter eines Benutzers nicht im zugelassen. In der Übersicht werden diese Arbeitnehmer nicht in der Kachel Zeiterfassung summiert.
• Ein Arbeitnehmer ist in einer Gruppe Mitarbeiter nicht zugelassen, die normalerweise eine automatische erstellte Systemaufgabe für das Empfangen von PUEG-Rückmeldungen erhalten würde. In der Übersicht würde die Aufgabe nicht angezeigt werden.
• Die Variablen Daten sind für eine Mitarbeitergruppe nicht im Zugriff. Die einmalig erstellte Aufgabe zur Übernahme von Arbeits-/Sollstunden in variable Daten wird nicht angezeigt.

Benutzerverwaltung - Mitarbeitergruppen

• Ist die Benutzerverwaltung nicht aktiviert, haben Sie wie gewohnt die Möglichkeit in den Mitarbeitergruppen Ihre Benutzer hinzuzufügen. Das Register ist nicht ausgeblendet.

• Ist die Benutzerverwaltung aktiviert, haben Sie ab diesem Zeitpunkt keine Möglichkeit mehr, Benutzer zu den Mitarbeitergruppen hinzuzufügen. Das Register ist ausgeblendet. 

👉 Sie haben dann über die oben beschriebene Möglichkeit, die Mitarbeitergruppen in der Benutzerverwaltung Ihren Benutzern zuzuordnen.

💡Hinweise & Tipps

• Änderungen an Benutzerrechten wirken sich unmittelbar auf die Sichtbarkeit und Nutzbarkeit der Self-Service Portale aus.
• Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Funktionen erhalten.
• Bei Fragen oder Problemen steht Ihnen unser TAA Support Team gerne zur Verfügung.