ADDISON Lohn Online | ADDISON SBS Lohn | Die neue Version von Personal und Zeiten: Schnelleinstieg für Mandanten

Was ändert sich in Personal und Zeiten nach der Migration? 

Abrechnung vorbereiten

Übersicht 

Personal und Zeiten startet mit der Übersicht. Hier werden alle wichtigen Informationen in Form von Kacheln angezeigt. 

Die Anzeige der Kacheln ist abhängig davon, welche Funktionen durch Ihren Steuerberater | Lohnabrechner aktiviert wurden. In den folgenden Abschnitten gehen wir näher auf die einzelnen Kacheln und deren Funktionen ein.  

• Bearbeitungsmonat 

In dieser Kachel wird der jeweils aktuelle Bearbeitungsmonat angezeigt.   

• Offene Aufgaben 

In der Kachel Offene Aufgaben wird die Anzahl der Aufgaben mit dem Status Offen angezeigt. Durch Klicken auf die Kachel gelangen Sie in das Szenario Aufgabenliste, in dem die Aufgaben in einer Liste dargestellt werden. Sofern diese durch Ihren Steuerberater | Lohnabrechner aktiviert wurde.

• Erfassungsstatus 

Hier wird der Bearbeitungsstatus der Arbeitnehmer angezeigt. Mit dem Link Arbeitnehmerübersicht öffnen können Sie in die Übersicht im Szenario Arbeitnehmer springen. 

•  Weitere Hilfe und Videos 

Durch Klicken auf die einzelnen Symbole wird die ADDISON Online-Hilfe zum jeweiligen Thema geöffnet. 

• Aktuelle eDokumente und Abwesenheiten

Zeigt im aktuellen Monat neue eDokumente und Abwesenheiten an. Öffnet die Navigation durch einen Klick auf eDokumente oder Abwesenheiten. Sofern diese durch Ihren Steuerberater | Lohnabrechner aktiviert wurden.

• Zeiterfassung 

Die Kachel wird angezeigt, wenn die Zeiterfassung in der Administration | Lizenz & Konfiguration durch Ihren Steuerberater | Lohnabrechner aktiviert wurde. Durch Klicken auf die angezeigten Symbole bzw. Text erfolgt die Navigation in bestimmte Programmteile: 

Offene Hinweise: Navigation in die Zeiterfassung | Hinweise und Warnungen, gefiltert auf offene Hinweise 

Nicht konfiguriert: Navigation in die Administration | Arbeitnehmereinstellungen um weitere Arbeitnehmer zu konfigurieren

Erfasste Zeiten: Navigation in die Zeiterfassung | Alle erfassten Zeiten Änderungen von Zeiterfassungs-Daten 

• Aktuelle Ereignisse

In dieser Kachel werden auftretende aktuelle Ereignisse angezeigt, die ab dem jeweiligen Bearbeitungsmonat anstehen. Dies kann ein Geburtstag, Jubiläum sein.

Die Navigation erfolgt hier in das jeweilige Arbeitnehmerszenario.   

Aufgabenliste 

In der Aufgabenliste werden bestimmte Aufgaben, die entweder systemseitig oder manuell vom Benutzer erstellt worden sind, angezeigt. 

Die Aufgaben sind nützliche Erinnerungsstützen, weisen aber auch auf Sachverhalte hin, die wiederum Aktionen des Benutzers erfordern. 

Die Aufgabenliste zeigt beim Start immer alle Aufgabentypen an, darüber hinaus alle Aufgaben mit Status Offen und In Bearbeitung. Der Benutzer kann die Anzeige anpassen durch Änderung der Einstellung in den beiden Filtern Aufgabentyp und Status der Aufgabe. 

Weiterhin kann auf den Monat, in dem die Aufgabe ansteht bzw. das Erstelldatum der Aufgabe gefiltert werden. 

Innerhalb der Übersicht ist es möglich, durch Aktivieren der Checkbox in der jeweiligen Zeile mehrere Aufgaben gleichzeitig als erledigt zu markieren bzw. zu löschen (Löschen ist nicht möglich, wenn die Aufgabe systemseitig erstellt wurde).  

Das Hinzufügen von Aufgaben erfolgt über die Schaltfläche +Hinzufügen.

Zunächst muss im Feld Aufgabenbereich festgelegt werden, wen die Aufgabe betrifft. Zur Auswahl stehen die beiden Optionen Arbeitnehmer und Firmendaten. 

Falls die Option Arbeitnehmer ausgewählt wurde, wird ein weiteres Feld Betrifft sichtbar, in dem der Arbeitnehmer ausgewählt werden muss. Die Arbeitnehmersuche ist möglich durch Eingabe der Personalnummer, falls bekannt oder des Namens. Durch Klicken auf das Fernglas oberhalb des Feldes wird die erweiterte Mitarbeitersuche gestartet, mit der die Auswahl des Arbeitnehmers noch einfacher möglich ist. 

Im Feld Status der Aufgabe wird der jeweilige Bearbeitungsstatus der Aufgabe festgelegt. 

Weiterhin muss der Monat, in dem die Aufgabe erledigt werden soll, ausgewählt werden. 

Im Feld Bezeichnung kann die Aufgabe beschrieben werden. 

Über das Dreipunktemenü können Sie diese Liste als PDF drucken oder zu Excel exportieren.

Datenquellen prüfen

• Übersicht Datenquellen

Zeigt Ihnen die in der Administration | Integrationen aktivierten externen Datenquellen an. Dies sind meist Partnersysteme die externe Lohndaten für einen Import zu Personal und Zeiten anbieten. Beispiel: Addison CSV Import, Clocko:do als externe Zeiterfassung von Stundenlohndaten.

• Durch Klicken auf die jeweilige Kachel öffnen Sie die entsprechende Funktion um einen Import zu starten. Seit ADDISON Direkt werden die internen Funktionen wie das übernehmen von Daten aus der Zeiterfassung, Addison CSV und dem Arbeitszeitmodell hierüber aufgerufen.

Daten importieren

• Einzelimport für eingelesene Daten im ADDISON Lohn CSV Format

Beleghub

• Durch die Neuintegration des Beleghubs (Vorher Berlegupload) aus ADDISON Direkt in Personal und Zeiten haben Sie jetzt die Möglichkeit Dateien direkt z.B. als PDF abzulegen. Diese starten Sie durch den blauen Button Lohn/Gehalt übermitteln. Ihr Steuerberater |Lohnabrechner bekommt das neue Dokument ins seinem Beleghub Bereich angezeigt. Diese können bereits mit einer bekannten Zuordnung oder ohne Zuordnung angelegt worden sein. Belege können auch über die mobile App ADDISON Direkt Scan direkt von Ihnen erfasst und in den Bereich Lohn/Gehalt übertragen werden.

Stellt Ihnen hier Steuerberater | Lohnabrechner ein neues Dokument bereits, werden Sie über die Glocke informiert, sobald neue oder weitere Dokumente in der Kachel Von meiner Kanzlei hochgeladen wurden.

Die hellblaue Zeile über der Kachel Personalwesen ermöglicht es dem Mandanten sich direkt in die Ansicht des Beleghubs einzuloggen und dort für den StB Dokumente hoch zuladen oder zu bearbeiten zu können. Möchte der Mandant das Dokument für den StB in der Kachel Dokumente sehen, muss das Dokument über den Button Lohn/Gehalt übermitteln angeklickt werden.

Neue ungelesene Dokumente werden durch einen roten Punkt vor jeder Zeile dargestellt. Auch hier sind weitere Bearbeitungsmöglichkeiten vorhanden. Es steht ebenfalls die Funktion In Beleghub kopieren zur Verfügung. 

Arbeitnehmer 

Im Szenario Arbeitnehmer werden in der Standardübersicht alle vorhandenen Arbeitnehmer angezeigt. 

Die Ansicht ist auf alle aktiven und zukünftigen Arbeitnehmer gefiltert (Filter Beschäftigungstatus). 

Weiterhin können die Filter Übergeordnete Zuordnung, Vorgesetzter und Mitarbeitergruppen genutzt werden, um die Details der Team- und Organisationsstruktur, Mitarbeitergruppen in der Übersicht abzubilden. Bitte beachten Sie, dass diese beiden Filter nur vorhanden sind, wenn die entsprechende Funktion durch Ihren Steuerberater | Lohnabrechner aktiviert wurde. 

Über das Monitor-Icon können die Details des jeweiligen Arbeitnehmers schnell geöffnet werden. 

Im Drei-Punkte-Menü rechts neben der Schaltfläche +Hinzufügen und Bearbeitungsstatus festlegen besteht die Möglichkeit, die jeweils angezeigte Übersicht als Excel- oder PDF-Datei auszugeben. Ebenso kann der gesamte Bearbeitungsstatus für die Arbeitnehmer festgelegt werden.

Die Übersicht kann individuell zusammen gestellt und angepasst werden. Spalten können durch verschieben mit dem Mausfocus nach rechts oder links verschoben werden. Über Änderungen verwerfen, wird der ursprüngliche Standard wieder hergestellt.

Durch das Aktivieren der Checkbox in der jeweiligen Zeile werden, je nachdem, ob der Arbeitnehmer bereits in ADDISON SBS Lohn übernommen wurde, im unteren Bereich der Übersicht verschiedene Aktionen sichtbar: 

Arbeitnehmer stornieren: Arbeitnehmer für die noch keine Sozialversicherungsmeldung übermittelt wurde, können so lange gelöscht werden, sofern diese noch nicht in ADDISON SBS Lohn übernommen und angelegt wurden.

Bearbeitungsstatus festlegen: In dem mit dieser Aktion geöffneten Overlay kann der Bearbeitungsstatus für die Bereiche Stammdaten, Vergütungsdaten und variable Daten separat festgelegt werden, weiterhin kann ein übergreifender Gesamtstatus gesetzt werden. 

Der Bearbeitungsstatus kann auch per Multiselektion für mehrere bzw. alle Arbeitnehmer gleichzeitig geändert werden. 

• Hinzufügen weiterer Arbeitnehmer 

Über die Schaltfläche +Hinzufügen können Sie Daten für neue Arbeitnehmer erfassen. Im Overlay müssen die mit einem roten Stern gekennzeichneten Pflichtfelder ausgefüllt werden. 

Hinweis: Ist Ihre Firma Sofortmeldepflichtig ändert sich die Erfassung. Sollte die Funktion Arbeitnehmer Onboarding durch Ihren Steuerberater | Lohnabrechner aktiviert sein, entscheiden Sie selbst, ob der Arbeitnehmer direkt per E-Mail Adresse eingeladen oder die Sofortmeldungen und Arbeitnehmerdaten erstellt werden. Arbeitnehmer Onboarding

• Nach dem Speichern wird die Onboarding Einladung dem Arbeitnehmer per E-Mail zugestellt. Dieser kann dann selbst den kompletten Onboarding Prozess wie Stammdaten, Bankverbindung, SV und Steuerinformationen erfassen. Ein Prüfdatum beim Erstellen der Einladung wird Ihnen im Dashboard bei überschreiten des Datums angezeigt
• Ebenso wird die Sofortmeldung an die Rentenversicherung versandt und dem Entgeltabrechnungsprogramm bereit gestellt.

Arbeitnehmer bearbeiten 

Durch Klicken auf einen der Arbeitnehmer in der Liste werden weitere Details im rechten Bereich angezeigt, wie z.B. die Pers-Nr., Eintrittsdatum und Bearbeitungsmonat sowie Arbeitszeitmodell, ggf. ein Vorgesetzter oder ob der Arbeitnehmer einer Mitarbeitergruppe zugewiesen wurde.

Weiterhin werden die 5 zuletzt erfassten Abwesenheiten des Bearbeitungsmonats, neue und unvollständige eDokumente und offene Hinweise, die aus der Zeiterfassung resultieren, in einer separaten Tabelle angezeigt. Aus jeder der Tabellen ist die Navigation in das jeweilige Szenario innerhalb des Arbeitnehmers über die Schaltfläche Alle anzeigen möglich. 

Im unteren Bereich der Details werden diverse Schaltflächen angezeigt: 

Bearbeiten: Durch Klicken auf diese Schaltfläche gelangen Sie in die Übersicht des Arbeitnehmer-Szenarios. 

Bearbeitung abschließen: Damit kann der Bearbeitungsstatus des Arbeitnehmers in Abgeschlossen geändert werden. 

Abwesenheit hinzufügen: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Dialog zum Erfassen von Abwesenheiten geöffnet. 

Änderung hinzufügen: Mit dieser Schaltfläche wird der Dialog zum Erfassen von Änderungen gestartet. 

Übersicht im Arbeitnehmer-Szenario 

Mit der Schaltfläche Bearbeiten in den im vorherigen Abschnitt beschriebenen Details können Sie die Übersicht im Arbeitnehmer-Szenario öffnen. 

Hier werden bestimmte Informationen, die sich ausschließlich auf den zuvor ausgewählten Arbeitnehmer beziehen, in Form von Kacheln angezeigt. Diese können Sie direkt öffnen und ggf. ändern.

• Arbeitnehmerinformation
• Notizen
• Zuletzt geänderten Daten
• Zeiterfassung (sofern aktiviert)
• Abwesenheiten (sofern aktiviert)
• eDokumente (sofern aktiviert)
• Meldungen

Durch Klicken auf die Schaltfläche Bearbeitung abschließen kann der Status des Arbeitnehmers geändert werden. 

Hinweis: Erst wenn alle Arbeitnehmer durch den Button Bearbeitungsstaus festlegen oder manuell einzeln abgeschlossen sind, erhält Ihr Steuerberater | Lohnabrechner eine Information, dass die Bearbeitung abgeschlossen ist. Ansicht Steuerberater | Lohnabrechner:

• Arbeitnehmerinformation

Sie sehen in dieser Kachel den Beschäftigungsstatus des Arbeitnehmers, Beschäftigt als,  den Bearbeitungsstatus und die für den Arbeitnehmer erfassten Aufgaben. 

Klicken Sie auf Bearbeitungsstatus, um den Status der Stammdaten, Vergütungsdaten und variablen Daten bzw. den gesamten Bearbeitungsstatus zu ändern.

Über Offene Aufgaben können Sie in die Aufgabenliste, gefiltert auf den Arbeitnehmer, springen. 

• Notizen 

Hier werden ggfs. vorhandene Abrechnungsnotizen angezeigt. 

•  Zuletzt geänderte Daten

Ändert ein Arbeitnehmer im Arbeitnehmer Self-Service Login eigene Daten, werden hier die fünf letzten Änderungen der persönlichen Daten, der Adresse, der Krankenversicherung, der Bankverbindung, der Kontaktdaten und dem Profilbild angezeigt. Über den Link Änderungen anzeigen erfolgt in den Arbeitnehmer unter dem Bereich Änderungen. Die Änderungen werden Ihnen unter Stammdaten und Wiederkehrende Entgeltbestandteile angezeigt.

• Zeiterfassung 

Hier werden, je nach Status des Arbeitnehmers hinsichtlich der Zeiterfassung, diverse Informationen angezeigt. 

Ist ein Arbeitnehmer nicht über die Administration | Arbeitnehmereinstellungen für die Zeiterfassung konfiguriert, besteht über die Funktion Nicht konfiguriert, die Möglichkeit diesen zu konfigurieren.

Offene Hinweise: Hinweise und Warnungen aus der Zeiterfassung, Navigation in die Listenansicht Hinweise. 

Nicht konfiguriert: Overlay für die Änderung der Arbeitnehmereinstellungen wird geöffnet. 

Monatsübersicht: Navigation in die Listenansicht Monatsübersicht. 

• Abwesenheiten 

In dieser Kachel werden die fünf zuletzt erfassten Abwesenheiten, die im laufenden Bearbeitungsmonat liegen, angezeigt. 

Über die Schaltfläche Neue Abwesenheit hinzufügen wird ein Overlay geöffnet, in dem weitere Abwesenheiten für den Arbeitnehmer erfasst werden können. 

Mit dem Link Abwesenheiten anzeigen können Sie in die Übersicht der Abwesenheiten des Arbeitnehmers springen. Angezeigt werden standardmäßig immer die Abwesenheiten der letzten drei Monate. 

• eDokumente 

In der Kachel eDokumente sehen Sie die fünf zuletzt bearbeiteten eDokumente des Arbeitnehmers. Mit dem Link Alle anzeigen gelangen Sie in die Listenansicht, in der Sie die Dokumente bearbeiten und weitere hochladen können. 

Navigation innerhalb des Arbeitnehmers

Auf die Übersicht sind wir im vorherigen Abschnitt bereits eingegangen. Die weiteren Bereiche werden hier ausführlicher erläutert. 

• Stammdaten
• Arbeitnehmer
• Sozialversicherung
• Kinder
• Lohnsteuer
• Vergütung und Arbeitszeit
• Einstellungen

In diesem Bereich können Stammdaten hinzugefügt und geändert werden. Beim Speichern der Daten werden Validierungen ausgeführt. 

Validierungsfehler und weitere Hinweise sowie Informationen werden im rechten Bereich dargestellt.   

• Vergütungen 

Erfassen und ändern Sie hier die Vergütungsbestandteile des Arbeitnehmers. 

Sie können regelmäßig wiederkehrende Entgeltbestandteile, wie z.B. laufendes Gehalt oder VWL-Verträge sowie variable Entgeltbestandteile, wie beispielsweise Urlaubsgeld, Prämien usw. erfassen. Der Transferstatus zeigt Ihnen an, ob die Daten bereits zu ADDISON SBS Lohn importiert wurden. Die Spalte Herkunft erläutert den Ursprung, ob manuell erfasst, durch einen externen Import, über den CSV Import oder z.B. der Schnellerfassung.

• Variable Daten

Das Hinzufügen von variablen Entgeltbestandteilen erfolgt durch Klicken auf die gleichnamige Schaltfläche. Im Seitenbereich, der mit der Schaltfläche geöffnet wird, können die erforderlichen Daten eingetragen werden. Klicken in einer Zeile auf die Checkbox  können Sie den Datensatz löschen oder siehe Kapitel Variable Daten, diese wenn bereits in ADDISON SBS Lohn übertragen und quittiert, den Transferstatus zurück setzen. Dies ermöglicht ihnen einen neuen Import über das Nachrichtencenter.

Nachdem die Eingabe mit +Hinzufügen bestätigt wurde, wird der erstellte Entgeltbestandteil in der Liste angezeigt:

Ist im Arbeitnehmer unter Vergütung und Arbeitszeit kein Stundenlohn für einen korrekte Berechnung erfasst, Sie jedoch eine Stundenlohnart erfassen möchten, können Sie über die Funktion Individueller Stundenlohn diesen eingeben. Pflegen Sie bei Bedarf den Stundenlohn in P&Z ein. Ein Abgleich zu ADDISON SBS Lohn erfolgt nicht.

• eDokumente 

Alle für den Arbeitnehmer hochgeladenen eDokumente aus dem Menü Neue eDokumente prüfen werden in dieser Ansicht angezeigt. 

Mit der Schaltfläche Dokument hochladen können neue Dokumente hochgeladen werden.

• Abwesenheiten

Neue Arbeitnehmer Abwesenheiten können Sie über den +Hinzufügen Button erfassen. Welche Abwesenheiten Sie, die Arbeitnehmer zur Auswahl angezeigt bekommen, hängt von den Einstellungen Ihres Steuerberater | Lohnabrechner ab. Dies gilt auch für die Anzeigen in den mobilen Apps Lohnordner und Mein Berater. Verschiedene Abwesenheiten werden nach Geschlecht angezeigt. So kann z.B. die Abwesenheit Mutterschutz nicht für ein männliches Geschlecht angelegt werden. Sie können nachträglich Werte ändern und in der Seitenansicht Rückmeldungen der Krankenkasse für die Arbeitnehmer anzeigen und per PDF drucken lassen.

Im Register eAU-Bescheinigungen können Sie die eAU-Rückmeldungen der Krankenkassen für die Arbeitnehmer einsehen. Sie können hier in der Seitenansicht über Details Rückmeldungen sich diese anzeigen und diese per PDF bei Bedarf drucken lassen.

• Lohnordner 

Lohndokumente, die aus ADDISON SBS Lohn hochgeladen wurden, werden in dieser Ansicht angezeigt. 

Durch einen Klick auf die Zeile des jeweiligen Dokuments können Sie die Vorschau öffnen. Der Klick in die Checkbox ermöglicht Ihnen das Herunterladen einer Entgeltabrechnung. 

• Zeiterfassung 

In den Ansichten Hinweise, Tagesübersicht und Monatsübersicht werden die für den ausgewählten Arbeitnehmer ermittelten Hinweise und Warnungen im Status Offen sowie die gebuchten Zeiten des jeweiligen Bearbeitungsmonats pro Tag und als Monatsübersicht für je ein Jahr angezeigt. 

• Änderungen 

Alle Änderungen des laufenden Monats von Personalstammdaten, wiederkehrenden Entgeltbestandteilen, die von Ihnen, Ihrem Steuerberater | Lohnabrechner oder Arbeitnehmer über die mobilen Apps vorgenommen wurden, werden in dieser Liste angezeigt. In der Spalte Geändert von sehen Sie wer diese Änderung veranlasst hat.

• Meldecenter

Im Meldecenter des Arbeitnehmers sehen Sie z.B. bei neuen Arbeitnehmern bei einer Sofortmeldepflicht die erstellte Meldung. Diese kann durch anklicken auf mehrere Details aufgerufen werden.

Sie können die Meldebescheinigung herunterladen bzw. ausdrucken und Ihren Arbeitnehmern zukommen lassen. Über die Register Historie und Meldungsinhalt erhalten sie weitere Informationen.

Variable Daten 

In diesem Bereich können variable Entgeltbestandteile Arbeitnehmer übergreifend erfasst werden. 

Für das Erstellen der Daten werden zwei Möglichkeiten angeboten: 

• Hinzufügen
• Schnellerfassung

Das Hinzufügen von variablen Entgeltbestandteilen erfolgt durch Klicken auf die gleichnamige Schaltfläche. Diese Art der Erfassung ist sinnvoll, wenn nur für einen einzelnen Arbeitnehmer ein variabler Entgeltbestandteil erfasst werden soll. Im Seitenbereich, der mit der Schaltfläche geöffnet wird, können die erforderlichen Daten eingetragen werden:  

Nachdem die Eingabe mit Hinzufügen bestätigt wurde, wird der erstellte Entgeltbestandteil in der Liste angezeigt: 

Die Funktion Arbeitsstunden übernehmen und Arbeitszeitmodell bietet sich an, wenn ein bestimmter Entgeltbestandteil für mehr als einen Arbeitnehmer erfasst werden soll. Sie finden diese im Menü Übersicht Datenquellen 

• Schnellerfassung

Über das Dreipunktemenü finden Sie die Schnellerfassung. Diese bietet den Vorteil, dass Sie für einzelne oder alle Personalnummern Entgeltbestandteile wie z.B. nicht fixes Urlaubsentgelt, vorgeschriebene Urlaubstage, Prämien erfassen können ohne einzeln jeden Arbeitnehmer zu öffnen.

Nachdem die Eingaben mit Weiter bestätigt wurden, kann die Zusammenfassung auf einer weiteren Seite des Wizards überprüft werden: 

Mit der Schaltfläche Variable Daten erstellen werden die Daten übernommen und in der Liste angezeigt: 

Sollen Arbeitsstunden aus der Zeiterfassung übernommen werden, um variable Daten zu erstellen (z.B. Stundenlohn für Stundenlohnempfänger), können Sie diese durch Aufruf der Kachel Zeiterfassung im Menü Übersicht Datenquellen übernehmen: 

• Hinweis: Voraussetzung auch hier ist das Aktivieren durch Ihren Steuerberater | Lohnabrechner der Funktion: Übernahme von Arbeitszeiten in variable Daten. 

In einem Wizard können die erforderlichen Daten eingegeben werden: 

Möglich ist auch hier die Auswahl eines bzw. mehrerer Arbeitnehmer oder es werden mit der Option Alle sämtliche Arbeitnehmer, für die Zeiterfassung erforderlich ist, variable Daten erstellt. Als Art der Übertragung erfassen Sie einen manuellen Zeitraum (Ausnahme: Beim ersten Verwenden dieser Option muss ein Stichtag angegeben werden, ab dem erstmalig Arbeitsstunden übertragen werden). Dieser darf nicht vor dem Monat liegen, welcher Ihr Steuerberater | Lohnabrechner für Sie als Start des Beginns in der Administration | Konfiguration eingetragen hat.

In der Übersicht ist in der Spalte Herkunft erkennbar, dass die Daten auf Basis der Zeiterfassung erstellt worden sind. Falls die Soll-Stunden aus dem Arbeitszeitmodell für die Erstellung der variablen Daten herangezogen werden sollen, kann dafür die Kachel Arbeitszeitmodell verwendet werden: 

• Hier werden Sie ebenfalls durch einen Wizzard geführt. Dieser ermöglicht Ihnen einzelne, mehrere oder alle Arbeitnehmer auszuwählen.

• Spalte Transferstatus 

In dieser Spalte wird ein grüner Haken angezeigt, sobald Ihr Steuerberater | Lohnabrechner die Daten in ADDISON SBS Lohn übernommen hat. Durch die Checkbox am Anfang jeder Zeile können Sie erfasste Daten einzeln oder in Summe löschen und neu erfassen.

Abwesenheiten 

In diesem Szenario werden sämtliche Abwesenheiten erfasst und angezeigt. Im Panel Übersicht werden alle erstellten Abwesenheiten angezeigt. Der Filter Zeitraum ist hierbei standardmäßig auf die letzten 3 Monate eingestellt. Die Übersicht kann durch diverse Filter angepasst werden. Im Suchfeld ist die Suche nach Nachname, Vorname und Pers-Nr. möglich. 

Mit der Schaltfläche +Hinzufügen wird eine Auswahl der Abwesenheiten geöffnet, die zuvor Ihr Steuerberater | Lohnabrechner für Sie aktiviert hat. 

Mit der Abwesenheit Krankheit (Krankheit mit oder ohne ärztliches Attest) kann der eAU-Abruf gestartet werden. 

Durch Aktivieren der Checkboxen vor jeder Zeile werden zwei weitere Schaltflächen sichtbar, mit denen Abwesenheiten als gelesen bzw. ungelesen markiert werden, sowie der eAU-Abfrage-Status AU als erledigt gekennzeichnet werden kann. 

Im Panel eAU-Bescheinigungen werden die gesendeten Abfragen sowie die Rückmeldungen angezeigt: 

Neue eDokumente prüfen 

Im Bereich Neue eDokumente prüfen können in verschiedenen Listen Dokumente und Entgeltunterlagen für die jeweiligen Arbeitnehmer hochgeladen, bearbeitet und archiviert werden, sofern diese von Ihren Steuerberater | Lohnabrechner aktiviert worden sind. Durch einen Klick auf ein eDokument werden im rechten Seitenbereich zusätzliche Details zur Bearbeitung eingeblendet. 

• Neu und unvollständig 

In dieser Liste werden Dokumente, die vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer hochgeladen wurden, deren Daten aber noch nicht vollständig sind, angezeigt. Durch Klicken auf die jeweilige Zeile wird ein Seitenbereich geöffnet, in dem die fehlenden Angaben ergänzt werden können. Mit dem Mülleimer-Icon am Ende jeder Zeile kann ein Dokument schnell gelöscht werden. 

Weiterhin können Sie in dieser Liste über die gleichnamige Schaltfläche Dokumente hochladen. 

Durch das Aktivieren der Checkbox vor den einzelnen Zeilen werden zwei weitere Schaltflächen sichtbar: 

Mit der Schaltfläche Herunterladen können Dokumente heruntergeladen und lokal gespeichert werden. Die Schaltfläche Dokumententyp und Kategorie zuweisen ermöglicht eine schnelle Bearbeitung der beiden Merkmale für mehrere Dokumente gleichzeitig. 

• Bearbeitet und abgelegt 

Hier werden Dokumente angezeigt, die Ihr Steuerberater | Lohnabrechner bereits bearbeitet hat. Unter bestimmten Voraussetzungen können Dokumente archiviert werden, entweder über das angezeigte Icon in der Zeile oder über die Schaltfläche im Seitenbereich. 

• Archiviert 

Archivierte Dokumente werden hier angezeigt, die Archivierung kann über die Zeile durch Anklicken der Checkbox der jeweiligen Zeile oder die Schaltfläche im Seitenbereich wieder aufgehoben werden. 

• Änderungen prüfen und freigeben

Mit der Funktion Änderungen prüfen und freigeben erhalten Sie über den aktuellen Bearbeitungsmonat einen komplette Übersicht der Daten die geändert wurden. Sie sehen den Transferstatus der Auskunft gibt, ob der jeweilige Datensatz bereits zum ADDISON SBS Lohn übertragen wurde. Ebenso steuern Sie manuell Ihren Bearbeitungsstatus, ob Sie den Arbeitnehmer geprüft und freigegeben möchten.

Die betrifft: 

• neue Arbeitnehmer
• Stammdaten
• Wiederkehrende Entgeltbestandteile
• Variable Daten
• Abwesenheiten

Personal

eDokumente

Im Szenario eDokumente werden in den beiden Panels Bearbeitet und abgelegt und Archiviert die Übersicht aller Arbeitnehmer und eDokumente angezeigt. Durch eine Suchfunktion können Sie diese einschränken. Weitere Filtermöglichkeiten auf den Dokumententyp, Kategorie, Prüfungsrelevant, Zeitraum und Bereitgestellt am sind möglich. Innerhalb der Liste stehen Ihnen Suchfunktionen für Bezeichnung, Pers.-Nr. Arbeitnehmer Beschreibung zur Verfügung.

Durch Aktivieren der Checkbox vor den Zeilen in der Liste werden die beiden Schaltflächen Herunterladen und Ins Archiv verschieben angezeigt. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Ein archiviertes Dokument wird automatisch in das Panel Archiviert verschoben. Es kann jederzeit wieder aus dem Archivstatus in das Panel Bearbeitet und abgelegt zurück verschoben werden.

Durch einen Klick auf eine Zeile öffnet sich rechts die Detailansicht. Dort können Sie Änderungen vornehmen, haben eine Vorschau und Druckmöglichkeit. Ebenso wird Ihnen im weiteren Register eine Historie aller Änderungen nach Benutzer angezeigt. 

Der Pfeil rechts neben Speichern, ermöglicht Ihnen ebenfalls das Dokument in das Archiv zu verschieben oder zu löschen.

Die Archivierung aufheben 

Zeiterfassung 

Im Szenario Zeiterfassung können in den beiden Panels Hinweise und Warnungen und Alle erfassten Zeiten sowie in der Monatsübersicht je Arbeitnehmer alle Zeitbuchungen angezeigt und bearbeitet werden. Weiterhin ist es möglich, Hinweise, die aufgrund von Zeitbuchungen ermittelt wurden, wie z.B. die Nichteinhaltung von gesetzlichen Pausenregelungen, zu prüfen und zu bearbeiten. 

• Hinweise und Warnungen 

Hinweise und Warnungen, die auf Basis der Zeitbuchungen ermittelt wurden, werden in dieser Liste angezeigt. Die Liste kann auf den Zeitraum, den Status (Offen/Erledigt) sowie auf eine bzw. mehrere bestimmte Hinweise/Warnungen gefiltert werden. 

Innerhalb der Spalten Pers.-Nr. und Arbeitnehmer ist eine Suche möglich. 

Durch Aktivieren der Checkbox vor den Zeilen in der Liste werden die beiden Schaltflächen Als offen markieren und Als erledigt markieren angezeigt. So kann der Status bei mehreren Hinweisen gleichzeitig geändert werden. 

Durch Klicken auf eine Zeile wird der Seitenbereich geöffnet: 

Unter Erfasste Zeiten können vorhandene Zeitbuchungen geändert werden, falls notwendig. Weiterhin werden hier alle am jeweiligen Tag vorhandenen Hinweise noch einmal dargestellt. 

Weiterhin können Notizen und die Historie der Zeitbuchungen in den jeweiligen Panels erfasst bzw. geprüft werden. 

• Alle erfassten Zeiten 

Diese Liste bietet einen Überblick über die Soll-Zeiten lt. Arbeitszeitmodell, die erfassten oder ermittelten Ist-Zeiten aus der Zeiterfassung sowie evtl. vorhandene Differenzen (Über- bzw. Minusstunden). Es werden weiterhin die Arbeitszeit, Abwesenheitsdauer, Feiertagsstunden sowie Pausenzeiten angezeigt. Darüber hinaus ist erkennbar, ob Hinweise/Warnungen und Abwesenheiten vorhanden sind und, ob die Zeiterfassung am jeweils aktuellen Tag aktiv ist. 

Über die Schaltflächen PDF und Excel können die Inhalte der Übersicht im jeweiligen Dateiformat ausgegeben werden. 

Standardmäßig wird die Liste immer vom Monatsbeginn bis zum aktuellen Tag angezeigt, weiterhin kann der Filter Status der Zeiterfassung nach Bedarf geändert werden. 

Der Seitenbereich wird durch das Klicken auf eine Zeile geöffnet: 

Hier werden die in der Liste angezeigten Werte detailliert dargestellt. Mit der Schaltfläche Tagesübersicht anzeigen wird eine weitere Übersicht geöffnet: 

Alle Werte, die in der Liste Alle erfassten Zeiten kumuliert vorhanden sind, werden in dieser Liste je Kalendertag angezeigt. Als Standard-Zeitraum wird immer der aktuelle Monat (NICHT Bearbeitungsmonat des Mandanten) dargestellt. 

Auch in dieser Liste kann ein Seitenbereich für jeden einzelnen Tag geöffnet werden, in dem eine weitere Bearbeitung möglich ist. 

Auswertungen

Im Szenario Auswertungen stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten für statistische Angaben und Arbeitnehmerinformationen zur Verfügung.

• Stammdaten wie Adresslisten oder Geburtstagslisten
• Eine Mitarbeiterstruktur nach Geschlechtern
• Firmenzugehörigkeiten und Durchschnittsalter der Arbeitnehmer
• Max. 8 Berufsgruppenschlüssel können angezeigt werden. Alle weiteren sind unter Sonstige zu finden. 

Beispiel: Geburtstagsliste

Lohndokumente

Im Szenario Lohndokumente stehen Ihnen zwei Register zur Auswahl. Im ersten Panel Firma können über Ordner anlegen/Einfügung firmenindividuelle Arbeitgeberdokumente aus ADDISON SBS Lohn hochgeladen werden. Alternativ können auch über den Button Einfügen Dokumente für die Firma hochgeladen werden. Ein Klick in eine Dokumentenzeile öffnet im unteren Arbeitsbereich weitere Funktionen.

Über das Dreipunkte Menü rechts unten stehen Ihnen verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten zu Verfügung.

Im zweiten Register Arbeitnehmer werden Ihnen je Arbeitnehmer Lohndokumente die durch ADDISON SBS Lohn hochgeladen werden, angezeigt.

Durch einen Klick auf die Zeile eines Arbeitnehmers wird der Lohnordner des Arbeitnehmers aufgerufen. Es werden alle Lohndokumente je nach Filtereinstellungen absteigend angezeigt. Sie können diese durch einen weiteren Klick in die Checkbox eines PDF's herunterladen, löschen bzw. mit einem Klick in ein PDF, wird Ihnen eine Vorschau und weitere Detailhinweise angezeigt.

Entgeltabrechnung Vorschau

Archiv 

Das Archiv bietet einen ausführlichen Überblick über die Erfassung neuer Arbeitnehmer, Änderungen im Personalstamm, Änderungen in den variablen Vergütungsdaten und den Festvergütungsdaten sowie den Abwesenheiten für vergangene Monate. 

Beim Öffnen des Szenarios wird zunächst die Übersicht über alle vorhandenen abgerechneten Bearbeitungsmonate angezeigt. Der neueste Bearbeitungsmonat ist immer der Monat, der aus ADDISON SBS Lohn durch einen Upload nach dem Monatswechsel zu Personal und Zeiten hochgeladen wurde. 

Hinweis: Die Änderungen des aktuellen Bearbeitungsmonats können in der Übersicht im Arbeitnehmerszenario Änderungen angezeigt werden (siehe Abschnitt oben). 

Durch Klicken auf eine Zeile wird eine weitere Übersicht angezeigt, in der die Arbeitnehmer aufgeführt sind. Je Arbeitnehmer wird in einer separaten Spalte die Anzahl der Änderungen in den einzelnen Bereichen angezeigt. Über den Navigationspfad erkennen Sie welcher Archivmonat geöffnet wurde.

Das Klicken auf die einzelnen Zeilen der Übersicht, erfolgt die Navigation in die Personalstammdaten. Dort können die Details im Bereich Änderungen für Stammdaten und Wiederkehrende Entgeltbestandteile der Archivmonat angezeigt werden. Werden die weiteren Szenarien aus dem linken Seitenbereich angeklickt, erfolgt ebenfalls die Navigation in die jeweiligen Bereiche der Personalstammdaten. 

Meldecenter 

Im Meldecenter werden Meldungen der bislang in Personal und Zeiten implementierten Meldeverfahren (Sofortmeldung, DSVV, eAU) in verschiedenen Listen angezeigt. 

• Die Liste Versandbereit beinhaltet Meldungen, die erstellt wurden, aber noch nicht gesendet werden können, weil z.B. der erlaubte Meldezeitpunkt aufgrund einer einzuhaltenden Frist noch nicht erreicht ist
• In der Liste Gesendet werden alle Meldungen angezeigt, die bereits versendet wurden, für die jedoch noch keine endgültige Verarbeitungsbestätigung vorliegt.
• Empfangene Rückmeldungen werden in der gleichnamigen Liste angezeigt, weiterhin werden gesendete Meldungen, für die eine Rückmeldung empfangen wurde, in diese Liste übernommen.
• In der Liste Abgeschlossen werden Meldungen dargestellt, für die Verarbeitungsbestätigungen vorliegen.
• Fehlerhafte Meldungen werden in der gleichnamigen Liste angezeigt.   

Administration 

Hier können Sie unter Konfiguration weitere Register für Gesetzliche Feiertage | Kostenstellen/Träger | Lohnarten | Arbeitnehmer Onboarding (wenn aktiviert) einsehen.

Hier haben Sie hier die Möglichkeit, die gesetzlichen Feiertage (abhängig vom Bundesland der Firma bzw. Betriebsstätte) zu deaktivieren oder aktivieren. In einem weiteren Panel werden die vorhandenen Kostenstellen/-träger angezeigt. Im Panel Lohnarten sehen Sie die für diesen Mandanten verwendeten Lohnarten, weiterhin können hier Lohnarten hinzugefügt werden. Das Panel Arbeitnehmer Onboarding ist nur sichtbar, wenn Ihr Steuerberater | Lohnabrechner diese Funktion aktiviert hat. 

Im Bereich Arbeitszeitmodell werden die vorhandenen Arbeitszeitmodelle angezeigt. Mit +Hinzufügen können neue Arbeitszeitmodelle angelegt werden. Im Panel Zuweisung Arbeitszeitmodell wird angezeigt, welche Arbeitszeitmodelle den jeweiligen Arbeitnehmern zugewiesen sind.

In den Arbeitnehmereinstellungen sehen Sie in einer Übersicht die Einstellungen, die sich auf die Zeiterfassung beziehen. Die Einstellungen können jeweils angepasst und geändert werden. Weiterhin können in diesem Szenario die Einstellungen zur Team- und Organisationsstruktur vorgenommen werden. Sofern aktiviert.

Durch das Anklicken der Checkbox in einer Zeile können Sie weitere Arbeitnehmereinstellungen ändern oder einem oder mehreren Arbeitnehmern einen Vorgesetzten zuweisen. Sofern Ihr Steuerberater | Lohnabrechner die Funktion Teams und Organisationsstruktur für Sie aktiviert hat.

Unter Integration werden API-Partnerverbindungen von möglichen externen Partnern angezeigt und können mit einem Klick in die selbige Zeile aktiviert/deaktiviert werden. Bitte beachten Sie, dass externe API-Partnerverbindungen eigene Kostenmodelle haben. Im Register Upload-Protokoll werden automatisierte Upload für die Partner hr works und Personio angezeigt. Ist ein Partnersystem aktiviert kann es durch einen Klick auf die Zeile konfiguriert werden. Es sind weitere Eingaben der Login Parameter und das Verknüpfen von Arbeitnehmern aus dem Fremdsystem zu Personal und Zeiten notwendig.

In den Firmendaten Details und Betriebsstätten werden die entsprechenden Felder aus dem ADDISON SBS Lohn read-only als reine Information dargestellt. 

Im Bereich Firmendaten werden Ihnen aus ADDISON SBS Lohn div. Informationen zur Sozialversicherung, Ansprechpartner, Dienstleister angezeigt. Ebenso werden die in ADDISON SBS Lohn erfasste Betriebsstätten angezeigt. Diese können individuell bei einer Arbeitnehmer Neuanlage bzw. in den Personalstamm-daten ausgewählt werden.

Im Bereich Historie werden alle Änderungen der Bereiche 

• eDokumente
• Zeiterfassung
• Arbeitnehmereinstellungen
• Firmendaten 

angezeigt. Die Ansicht kann auf die jeweiligen Bereiche mit dem Filter Aktion, Betrifft, und Geändert am gefiltert werden.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Änderungen in einer Detailansicht.