ADDISON Lohn Online | Personal und Zeiten | A1-Bescheinigung | Entsendung, Grenzgänger und Ausnahmevereinbarung beantragen und verwalten | Schnelleinstieg für Lohnabrechner:innen und Arbeitgeber

A1-Bescheinigung mit ADDISON Personal- und Zeiten 

Hinweis: Diese Funktion ist ausschließlich für Anwender der neuen Version von Personal und Zeiten verfügbar.

Ziel und Zweck der A1-Bescheinigung

Bei Auslandseinsätzen innerhalb der EU, des EWR, der Schweiz sowie des Vereinigten Königreichs sind Arbeitgeber verpflichtet nachzuweisen, nach welchem nationalen Sozialversicherungsrecht ein Arbeitnehmer versichert ist. Die A1-Bescheinigung erfüllt diese Nachweispflicht – sie muss bei Kontrollen durch Zoll oder Arbeitsinspektion vor Ort vorgelegt werden können.

Fehlt ein gültiges Dokument, drohen Bußgelder und arbeitsrechtliche Konsequenzen.

Rechtliche Grundlage

Die elektronische Antragspflicht ist in § 106 SGB IV geregelt. Seit dem 01.01.2019 sind Arbeitgeber verpflichtet, Anträge auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung ausschließlich durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen zu übermitteln.

ADDISON Personal- und Zeiten unterstützt den gesamten Prozess vollständig digital: Antragstellung, elektronischer Versand an den zuständigen Sozialversicherungsträger und Empfang der Rückmeldungen – alles in einer Oberfläche.

Welche Bescheinigungsarten stehen zur Verfügung?

In Personal und Zeiten stehen aktuell drei Bescheinigungsarten zur Verfügung:

Entsendung

Arbeitnehmer wird vorübergehend in einen anderen EU-/EWR-Staat, die Schweiz oder das Vereinigte Königreich entsandt und bleibt dem deutschen SV-Recht unterstellt. Maximale Dauer: 24 Monate. Voraussetzung: Die Person muss unmittelbar vor Entsendungsbeginn für mindestens einen Monat den deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit unterlegen haben.

Grenzgänger

Für Personen, die in einem anderen Mitgliedstaat wohnen und ihre Beschäftigung ausschließlich in Deutschland ausüben – oder die in Deutschland wohnen und arbeiten, deren Arbeitgeber- bzw. Unternehmenssitz sich jedoch in einem anderen Mitgliedstaat befindet. Mit der A1-Bescheinigung wird bescheinigt, dass die deutschen Rechtsvorschriften nach Art. 11 Abs. 3 Buchst. a als anwendbar gelten. Empfehlung: Antrag auf maximal 2 Jahre begrenzen; Verlängerung durch erneuten Antrag möglich.

Ausnahmevereinbarung

Individuelle Vereinbarung nach Art. 16 Abs. 1 VO (EG) Nr. 883/2004, bei der abweichendes SV-Recht vereinbart wird. Der Antrag wird ausschließlich an die DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland) beim GKV-Spitzenverband übermittelt. Voraussetzung: Die Person muss unmittelbar vor der Auslandsbeschäftigung für mindestens zwei Monate den deutschen Rechtsvorschriften unterlegen haben. Übliche Laufzeit: bis zu 5 Jahre; in begründeten Ausnahmefällen Verlängerung um bis zu 3 weitere Jahre möglich.

Abgrenzung der Bescheinigungsarten

Einrichtung und Aktivierung

A1-Bescheinigung aktivieren

Navigationspfad: Administration → Konfiguration → Elektronische Meldungen

Im Bereich Elektronische Meldungen finden Sie den Schalter „A1 Bescheinigung aktivieren". Nach der Aktivierung können die gewünschten Bescheinigungsarten einzeln freigeschaltet werden:

• Entsendung
• Ausnahmevereinbarung
• Grenzgänger (neu ab 01.01.2025)

Die Aktivierung erfolgt separat für den Arbeitgeber-Self-Service und den Arbeitnehmer-Self-Service.

Stammdaten hinterlegen.

Navigationspfad: Administration → Firmendaten → Tab „Zusatzangaben A1-Verfahren"

Hier werden die Stammdaten hinterlegt, die bei jeder neuen Bescheinigung automatisch vorbelegt werden.

Hinweis für Entsendungen: Mindestens eines der Felder „Umsatzanteil" oder „Beschäftigtenanteil" muss mit „Ja" beantwortet sein. Werden beide Felder mit „Nein" beantwortet, wird jeder Entsendungsantrag automatisch mit dem Ablehnungsgrund 57 (Geschäftstätigkeit des Arbeitgebers in Deutschland nicht ausreichend) abgelehnt.

Die einmalig hinterlegten Daten werden dauerhaft gespeichert und bei jedem neuen Antrag automatisch eingetragen.

Beschäftigungsstellen anlegen

Navigationspfad: Administration → Firmendaten → Tab „A1-Verfahren-Adressen"

Hier werden die Beschäftigungsstellen im Ausland angelegt. Sie stehen anschließend in Entsendungs- und Ausnahmevereinbarungsformularen als Auswahlmöglichkeit zur Verfügung. Bestehende Beschäftigungsstellen werden einmalig bei der Aktivierung übergeben.

Versendung eines A1-Antrags

Bescheinigungen erstellen und verwalten

Das Szenario Bescheinigungen enthält den Bereich A1 Bescheinigung mit zwei Tabs:

• Neue Arbeitnehmerbescheinigung erstellen – Anlage eines neuen Antrags
• A1-Bescheinigungen anzeigen (Archiv) – Übersicht aller Anträge, Entwürfe und Rückmeldungen

Neue Bescheinigung erstellen

1. Tab „Neue Arbeitnehmerbescheinigung erstellen" öffnen und Arbeitnehmer auswählen.
2. A1-Bescheinigungsart auswählen (Entsendung, Grenzgänger oder Ausnahmevereinbarung).
3. Pflichtfelder gemäß der gewählten Bescheinigungsart ausfüllen.
4. Abschließend als Entwurf speichern oder den A1-Antrag versenden.

Nach dem Versand erhält der Arbeitgeber automatisch eine Antragsbestätigung (Quittierung des Kommunikationsservers gemäß § 96 Abs. 1 Satz 3 SGB IV). Diese kann dem Arbeitnehmer als Nachweis über die Antragstellung zugänglich gemacht werden.

Rückmeldungen des Trägers

Nachdem ein Antrag übermittelt wurde, antwortet der zuständige Träger in der Regel innerhalb von wenigen Arbeitstagen mit einer Rückmeldung.

Eingehende Rückmeldungen erscheinen auch als Aufgaben in der Aufgabenliste des Arbeitgebers und im Archiv – Anträge verwalten

Die Übersicht zeigt Status, Art des Antrags, Arbeitnehmerdaten, Einsatzort und -zeitraum sowie das Versand- bzw. Erstellungsdatum. Aktionen sind direkt über Icons aufrufbar:

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht mit Antragsdetails, Rückmeldedaten des Trägers, PDF-Vorschau und Verarbeitungsbestätigung.

Stornierung eines Antrags

Eine Stornierung ist erforderlich, wenn ein bereits versendeter Antrag zurückgezogen werden soll – z. B. bei Änderung des Einsatzzeitraums oder fehlerhaften Angaben.

Stornierung durchführen

1. Im Archiv den betreffenden Antrag suchen.
2. Mülleimer-Icon (versendeter Antrag) klicken und Bestätigungsdialog bestätigen.
3. Bei Anträgen auf Ausnahmevereinbarung (DVKA) muss zusätzlich ein Stornogrund ausgewählt werden:

1. Der Antrag erhält den Status „Storniert" und die Bestätigung erscheint im Archiv und Meldecenter.

Wichtige Hinweise zur Stornierung

Achtung: Eine Stornierung kann nicht rückgängig gemacht werden.

• Hat der Träger bereits eine Rückmeldung (Genehmigung oder Ablehnung) übermittelt, kann dieser die Rückmeldung nach Eingang der Stornierung seinerseits ebenfalls stornieren.
• Bei einer Stornierung der A1-Rückmeldung Genehmigung wird das ursprüngliche PDF nicht erneut übertragen.
• Wurde ein Antrag wegen fehlerhafter Angaben storniert, ist ein neuer Antrag mit den richtigen Angaben separat zu übermitteln. Nutzen Sie hierfür die Kopierfunktion (Zwei-Blätter-Icon) als Vorlage.
• Wurde ein Antrag an eine unzuständige Stelle gesendet, ist keine Stornierung erforderlich: Die unzuständige Stelle lehnt automatisch ab. Den korrekten Antrag einfach direkt an die zuständige Stelle übermitteln.

Arbeitnehmer-Self-Service

Antrag durch den Arbeitnehmer

In ADDISON OneClick steht im Bereich „Meine Bescheinigungen" die Schaltfläche „A1-Bescheinigung beantragen" zur Verfügung, sofern der Arbeitnehmer-Self-Service aktiviert ist. Der Arbeitnehmer erfasst seine Anforderung mit folgenden Angaben:

• Antragstyp
• Antragszeitraum
• Angaben zur Beschäftigungsstelle in Deutschland

Die Anforderung wird zur Prüfung und Freigabe an den Arbeitgeber weitergeleitet. Der Arbeitnehmer erhält keine automatische Versandbestätigung – erst nach Bearbeitung und Versand durch den Arbeitgeber.

Verarbeitung durch den Arbeitgeber

Nach Eingang einer Anforderung wird automatisch eine Aufgabe in der Aufgabenliste des Arbeitgebers erstellt. Über das Bildschirm-Icon springen Sie direkt ins vorausgefüllte Formular. Der Arbeitgeber prüft die Angaben, ergänzt fehlende Pflichtfelder und versendet den Antrag elektronisch.

Eingehende Träger-Rückmeldungen erscheinen ebenfalls als Aufgaben in der Aufgabenliste.

Dokumente für den Arbeitnehmer

Die genehmigte A1-Bescheinigung (PDF/A) muss dem Arbeitnehmer unverzüglich und unverändert zugänglich gemacht werden. Alle relevanten Dokumente stehen dem Arbeitnehmer über folgende Wege zur Verfügung:

• ADDISON Direkt → „Meine Lohndokumente"
• Arbeitnehmer-Self-Service → „Meine Mitarbeiterdaten" → „Meine Lohndokumente"
• Lohnordner des Arbeitnehmers im Szenario Arbeitnehmer

Fehlerbehandlung

Ablehnungen erscheinen mit Ablehnungsgrund im Archiv und im Meldecenter. 

Ablehnungsgründe Entsendung

Ablehnungsgründe Grenzgänger

Ablehnungsgründe Ausnahmevereinbarung

Zusammenfassung

Die A1-Bescheinigung in ADDISON Personal- und Zeiten ermöglicht eine rechtssichere, vollständig digitale Abwicklung des Nachweisverfahrens gemäß § 106 SGB IV für Auslandseinsätze in der EU, dem EWR, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich. Die drei verfügbaren Bescheinigungsarten – Entsendung, Grenzgänger (neu ab 01.01.2025) und Ausnahmevereinbarung – decken die wesentlichen Szenarien der grenzüberschreitenden Beschäftigung ab. Der Arbeitnehmer-Self-Service steht für die drei genannten Antragsarten zur Verfügung und bildet gemeinsam mit dem Archiv und dem Meldecenter die Grundlage für eine revisionssichere Dokumentation gegenüber in- und ausländischen Behörden.