Belegmanagement | Belege erfassen — Der Erfassungs-Workflow
Übersicht
Der Erfassungs-Workflow Belege erfassen bündelt alle Schritte zur Prüfung und Bearbeitung von Belegen.
Der Workflow gliedert sich in drei Steps:
- Erfassung: Alle Belege, die noch zu prüfen sind oder mit unvollständigen Buchungsdaten eingeliefert wurden.
- Vorerfasst: Vollständig erfasste Belege, die noch nicht an die Finanzbuchhaltung übertragen wurden oder noch nicht verbucht sind.
- In der Buchhaltung: Belege, die sich bereits in der Finanzbuchhaltung befinden. Angezeigt werden alle Belege der vergangenen 15 Monate.
Wichtig - In diesem Workflow werden die Belege nach ihrem Erfassungs-Status angezeigt und einsortiert.
Hinweis: Zahlungsbuchungen und nicht editierbare Importe im DATEV-Format werden in diesem Workflow nicht angezeigt.
Workflow-Step: Erfassung
Was wird angezeigt?
Hier werden alle zu bearbeitenden Belege bereitgestellt. Darunter fallen:
- Belege mit unvollständigen Buchungsdaten - Belegnummer, Belegdatum oder Betrag fehlen oder sind 0 - aus allen Vorsystemen. Bei einem Abruf oder Import solcher Belege erfolgt eine Benachrichtigung in ADDISON/ADDISON AKTE.
- Zur Erfassung bereitgestellte Belege nach dem Import aus externen Vorsystemen.
- Im Belegmanagement hinzugefügte Belege, da die Funktion zum Hinzufügen von Belegen direkt auf diesem Step verfügbar ist.
Hinweis: Die Bearbeitung der Belegdaten in der Erfassungsmaske ist ausschließlich auf dem Step „Erfassung" möglich.
Welche Funktionen gibt es?
Neuen Beleg erfassen: Ermöglicht das Hinzufügen eines oder mehrerer neuer Belege.
Erfassung für Auswahl abschließen: Schließt die Erfassung für die ausgewählten Belege ab und stellt diese für die Weiterverarbeitung bereit.
Dokumente ablegen: Verschiebt ausgewählte Belege in die Ablage.
Kontenabgleich: Öffnet den Kontenabgleich für die ausgewählten Belege.
Beleg-Bearbeitung öffnen: Öffnet die Beleg-Bearbeitung für die selektierte Auswahl.
Löschen: Löscht ausgewählte Belege, wenn die erforderlichen Berechtigungen vorliegen.
Wie können Belege nach dem Import zur Erfassung bereitgestellt werden?
Über die datenquellenspezifische Option Belege nach dem Import zur Erfassung bereitstellen können Belege externer Datenquellen nach dem Import direkt auf dem Step Erfassung bereitgestellt werden.
Hinweis: Diese Funktion steht nur für ausgewählte Datenquellen zur Verfügung. Importe im DATEV-Format sind davon ausgenommen.
Hinweis: In den nachfolgenden Steps ist die Erfassungsmaske gesperrt. Ausgenommen sind Zahlungsinformationen, die in allen Steps bearbeitbar sind.
Workflow-Step: Vorerfasst
Was wird angezeigt?
Hier werden alle Belege angezeigt, die vollständig vorerfasst oder als gem. Einstellungen als solche definiert wurden und welche noch nicht an die Finanzbuchhaltung übertragen oder verbucht worden sind.
Hinweis: Beim Wechsel von der hybriden Buchungserfassung auf eine andere Buchungserfassung, für die eine Belegübertragung vorgesehen ist, sind die Belege zunächst vom Step „Vorerfasst" auf den Step „Erfassung" zurückzusetzen.
Welche Funktionen gibt es?
Dokumente ablegen: Verschiebt ausgewählte Belege in die Ablage.
Zurück auf Erfassung: Setzt ausgewählte Belege zurück auf den Step Erfassung, damit diese erneut bearbeitet werden können.
Löschen: Löscht ausgewählte Belege, wenn die erforderlichen Berechtigungen vorliegen.
Workflow-Step: In der Buchhaltung
Was wird angezeigt?
Hier werden alle Belege angezeigt, die sich aktuell in der Buchhaltung von ADDISON/ADDISON AKTE befinden.
Es werden ausschließlich Belege der vergangenen 15 Monate berücksichtigt.
Welche Funktionen gibt es?
Auf diesem Step stehen keine Aktionen zur Verfügung. Der Step dient ausschließlich der Übersicht.
Exportmöglichkeit
Excel- und PDF-Export
In allen Workflow-Steps ist es möglich, einen Excel- oder PDF-Export der aktuell gefilterten und sortierten Ansicht über Weitere Funktionen vorzunehmen.