Datei zur E-Signatur freigeben und Signaturprozess durchführen

Anleitung: Datei zur E-Signatur freigeben und Signaturprozess durchführen

Wechseln Sie in den Bereich „eSignatur-Vorbereitung“.
Laden Sie die gewünschte Datei hoch:
- Klicken Sie rechts auf „Einfügen“ oder
- Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Fenster.
- Alternativ können Sie Dateien direkt aus Ihrer On-Premise-Anwendung hochladen.
Nach dem Hochladen klicken Sie im rechten Bereich auf „Signieren lassen“.
Es öffnet sich der Dialog zur Signaturvorbereitung.

Im Dialog wählen Sie aus, ob Sie eine einfache oder fortgeschrittene Signatur verwenden möchten:
- Einfache Signatur: Niedrigster Standard, geeignet für Dokumente mit geringem Haftungsrisiko. Login per E-Mail erforderlich.
- Fortgeschrittene Signatur: Höhere Beweiskraft, benötigt ein 2-Faktor-Anmeldeverfahren (z.B. SMS oder registrierte Faktoren). Für viele Vertragsarten geeignet. Login per E-Mail erforderlich.
Wählen Sie den gewünschten Signaturtyp aus und klicken Sie auf „Weiter“.

Im nächsten Dialog wählen Sie aus, wer signieren soll:
- Teilnehmer können auf der Kanzleiseite oder Mandantenseite sein.
- Wenn Sie selbst signieren möchten, klicken Sie auf „Ich signiere“.
- Ihr Name erscheint dann direkt auf der Kanzleiseite.
Wählen Sie auf der Mandantenseite ebenfalls aus, wer signieren soll.
Nutzer ohne E-Mail-Adresse werden angezeigt, können aber nicht ausgewählt werden.
Sie können die Textsuche verwenden, um die Liste zu filtern.
Weitere Signierende können über „Weiteren Signierenden hinzufügen“ ausgewählt werden.

Wenn sie die Fortgeschrittene Signatur verwenden, werden sie gegebenenfalls aufgefordert, die Telefonnummern der Nutzer einzugeben. Dies ist nicht notwendig bei Nutzern, die bereits eine andere Art der 2-Faktor-Authentifizierung eingerichtet haben.
Die Telefonnummer muss im internationalen Format eingegeben werden (z.B. mit +49 für Deutschland).

Optional können Sie ein Datum angeben, zu dem spätestens signiert werden soll.
Sie können eine Anmerkung hinterlegen, die die Signierenden während des Prozesses sehen (Textfeld für Notizen).
Zudem sehen Sie hier nocheinmal:
- Wer die Datei signieren soll.
- Welche Beweiskraft die Signatur hat
Klicken Sie nun auf „Signaturanforderungen verschicken“.

Nach dem Klick auf „eSignatur-Anforderung“ öffnet sich in einem neuen Tab ein Bildschirm.
Für jeden Signierenden können Sie Name, Datum und ein Feld für die Unterschrift einfügen.
Diese Felder finden Sie auf der rechten Seite des Bildschirms.
Suchen Sie die Stelle im Dokument, an der signiert werden soll, und ziehen Sie die Felder per Drag & Drop an die gewünschte Position.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Person, die signieren soll.
Klicken Sie anschließend auf „Fertigstellen“.

Sie werden zurück auf die Seite der eSignatur-Vorbereitung geleitet.
Es erscheint ein Hinweis-Tab, dass die Datei nun in die Dokumente-App verschoben wurde und zum Signieren bereitsteht.
Die Signierenden Mandanten werden per E-Mail über die anstehende Signatur informiert.