Personal und Zeiten | Datenaustauschverfahren zum Nachweis der Elterneigenschaft und Anzahl der Kinder: Schnelleinstieg für Mandanten

Für den Nachweis der Elterneigenschaft und die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder für die Beitragsberechnung zur Pflegeversicherung wird zum 01. Juli 2025 ein digitales Verfahren eingeführt. Für den Arbeitgeber ist damit eine neue Meldeverpflichtung verbunden. 

Zum Start des Verfahrens werden alle Arbeitnehmer, die zu diesem Zeitpunkt meldepflichtig sind, registriert, d.h. für diese Arbeitnehmer wird eine Anmeldung erstellt und gesendet. 

Um den Verlauf von Meldungen künftig besser darstellen zu können, wurde das Meldecenter überarbeitet und aus dem Menüpunkt Erweiterte Funktionen herausgenommen. 

Welche Arbeitnehmer sind meldepflichtig?

Arbeitnehmer, für die zum Meldezeitpunkt eine Beitragspflicht in der Pflegeversicherung besteht, sind grundsätzlich meldepflichtig. Dies gilt auch für Versorgungsbezugsempfänger, die beitragspflichtig in der Pflegeversicherung sind.    

Wann erfolgt die Anmeldung? 

Lt. Verfahrensbeschreibung muss die Anmeldung innerhalb von 7 Tagen nach dem Eintritt erfolgen. Sobald die Daten bei einer Arbeitnehmer-Neuanlage mit den zuvor genannten Kriterien gespeichert werden, wird eine Anmeldung erstellt und gesendet.  Bitte beachten Sie, dass Anmeldungen, wenn das Eintrittsdatum in der Zukunft liegt, erst beim Erreichen des Bearbeitungsmonats erstellt werden.   

Was geschieht nach der Anmeldung? 

Nach der erfolgreichen Anmeldung und damit Abfrage nach den aktuell gültigen Kinderdaten erfolgt eine Rückmeldung, die Informationen über die Elterneigenschaft und die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder enthält. Mit der Anmeldung wird gleichzeitig ein Abonnement eingerichtet, so dass bei Änderungen der Kinderdaten pro-aktive Rückmeldungen empfangen werden können.   

Wann muss eine Abmeldung erfolgen? 

Die Abmeldung bzw. Kündigung des Abonnements erfolgt, sobald die Beitragspflicht in der Pflegeversicherung endet. Dies kann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen austritt oder das Arbeitsverhältnis von einer beitragspflichtigen in eine beitragsfreie Beschäftigung geändert wird. Weiterhin muss eine Abmeldung erfolgen beim Wechsel des Abrechnungsprogramms, bei einer Betriebsaufgabe und wenn sich die bisher gültigen Identifikationsmerkmale ändern. Eine zu Unrecht erfolgte Anmeldung muss ebenfalls durch eine Abmeldung rückgängig gemacht werden, da im Verfahren keine Stornierungen vorgesehen sind. Eine Abmeldung beendet gleichzeitig das Abonnement.   

Umsetzung im Programm 

Anhand von Beispielen zeigen wir Ihnen in den folgenden Abschnitten, wie das neue Meldeverfahren in Personal und Zeiten umgesetzt wurde.   

Erfassen eines neuen Arbeitnehmers in Personal und Zeiten mit Eintrittsdatum im jeweils aktuellen Bearbeitungsmonat 

Beide Arbeitnehmerinnen wurden mit Eintrittsdatum im März 2025 neu angelegt, aktueller Bearbeitungsmonat in Personal und Zeiten ist ebenfalls März 2025. 

Die Arbeitnehmerin Annemarie Schlegel wurde mit Eintrittsdatum 01.03.2025 am 21.03.2025 angelegt, die DaBPV-Anmeldung wurde mit Anfrage-Datum 01.03.2025, also dem Eintrittsdatum, das zu diesem Zeitpunkt bereits in der Vergangenheit liegt, erstellt. 

Im Meldecenter werden die gesendeten Meldungen in der gleichnamigen Liste angezeigt.

Die Arbeitnehmerin Klara Einfacher wurde mit Eintrittsdatum 27.03.2025 am 20.03.2025 angelegt. 

Die DaBPV-Anmeldung wird mit Abfrage-Datum=Tagesdatum, in diesem Fall dem 20.03.2025 erstellt und sofort gesendet.

Anmeldungen werden, wenn das Eintrittsdatum nach dem Tagesdatum, jedoch im aktuellen Bearbeitungsmonat liegt, grundsätzlich mit dem Abfrage-Datum=Tagesdatum erstellt.   

Verarbeiten von Rückmeldungen nach der Anmeldung 

Als Reaktion auf die erfolgreiche Anmeldung erfolgt eine Rückmeldung. Diese enthält Angaben über das Bestehen der Elterneigenschaft, das Datum, ab dem diese abrechenbar ist und über anzurechnende Kinder mit dem Datum der Anrechenbarkeit. Die Rückmeldungen werden im Meldecenter in der Liste Rückmeldung angezeigt: 

In den Personalstammdaten werden die Angaben aus der Rückmeldung im Bereich Kinder angezeigt: 

Im oberen Bereich zeigt ein Hinweisfeld die Anzahl der im aktuellen Bearbeitungsmonat berücksichtigungsfähigen Kinder an. Über den darunterliegenden Link kann ein Overlay geöffnet werden, das Informationen zur Elterneigenschaft und zu den gemeldeten Kindern bereitstellt.

Im unteren Bereich können Kinder, die über das Verfahren nicht abgebildet werden (z.B. im Ausland lebende anrechnungsfähige Kinder) manuell in einer separaten Tabelle hinzugefügt werden. Dafür klicken Sie bitte auf den Link +Hinzufügen und öffnen somit dieses Overlay und erfassen die notwendigen Angaben. Soll das Kind bei der Ermittlung des Pflegeversicherungsbeitrags berücksichtigt werden, muss die Checkbox Relevant für Berechnung Pflegeversicherung aktiviert werden. 

Nach dem Speichern durch Klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen werden die Angaben über das manuell erfasste Kind in der Tabelle Manuell erfasste Kinder angezeigt, weiterhin wird die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder im Hinweisfeld um das manuell hinzugefügte Kind aktualisiert: 

Anzeige des DaBPV-Status im Szenario Arbeitnehmer

Die Übersicht wurde um die Spalte DaBPV-Status ergänzt. Diese Information hilft Ihnen dabei, den aktuellen Status im Meldeverfahren auf einen Blick zu erfassen.

Zusätzlich zur Anzeige steht Ihnen ein Filter zur Verfügung, mit dem Sie gezielt nach Mitarbeitern mit einem bestimmten DaBPV-Status suchen können. So behalten Sie auch bei größeren Mandanten den Überblick über den Meldeverlauf.

Im Seitenbereich der Mitarbeiterübersicht wird der DaBPV-Status zusätzlich im Bereich Personalstammdaten dargestellt. So können Sie auch bei der Detailansicht eines Mitarbeiters direkt erkennen, ob eine bestätigte Anmeldung oder Abmeldung vorliegt.

In der Übersicht der jeweiligen Mitarbeiter wird der Status ebenfalls angezeigt.

Abmeldung eines Arbeitnehmers bzw. Beendigung des Abonnements durch das Bundeszentralamt für Steuern 

Tritt ein Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus oder endet die Beitragspflicht in der Pflegeversicherung, wird automatisch eine Abmeldung erstellt. 

Beispiele: 

Bei der Arbeitnehmerin Veronika Schulter wird als Austrittsdatum der 31.03.2025 eingegeben, aktueller Bearbeitungsmonat ist März 2025. Es wird anschließend eine Abmeldung erstellt und versendet: 

 Auch eine Änderung des Beitragsgruppenschlüssels kann zu einer Abmeldung führen. Bei der Arbeitnehmerin Klara Einfacher wird im Bearbeitungsmonat April 2025 in Personal und Zeiten die Art der Krankenversicherung von Gesetzlich versichert in Privat/Anderweitig versichert geändert. Da sich durch diese Änderung der Beitragsgruppenschlüssel ändert, wird eine Abmeldung erstellt: 

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) kann Abonnements proaktiv kündigen. In solchen Fällen erfolgt automatisch eine Abmeldung der betroffenen Arbeitnehmer.

Dieser Rückmeldungstyp wird im Meldecenter in der Liste Rückmeldung angezeigt:

Zusätzlich wird eine Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste erstellt.

Über das Monitor-Symbol in der Übersicht oder die Schaltfläche „Details anzeigen“ im Seitenbereich gelangen Sie direkt in die Übersicht des jeweiligen Arbeitnehmer-Szenarios.

Dort können Sie manuell erforderliche Anpassungen vornehmen – beispielsweise die Erfassung eines Austrittsdatums.

Sonderfall der Abfrage rückwirkender Zeiträume 

Wenn für einen Arbeitnehmer bereits ein Abonnement eingerichtet wurde, jedoch für einen Zeitraum, der vor dem ersten Abrechnungsmonat liegt, Informationen über die Elterneigenschaft und zu berücksichtigende Kinder benötigt werden, muss dieser Zeitraum separat abgefragt werden. 

WICHTIG:

Bei der historischen Abfrage im DaBPV-Verfahren ist es möglich, mehrere Monate gleichzeitig abzufragen. Es ist nicht erforderlich, jeden Monat einzeln auszuwählen oder abzufragen. Die Abfrage kann für einen zusammenhängenden Zeitraum erfolgen.

Beispiel: 

Die Arbeitnehmerin Clara Wagner tritt zum 01.04.2025 ins Unternehmen ein, mit der Anmeldung am 11.04.2025 wurde das Abonnement eingerichtet. Da die Arbeitnehmerin tatsächlich aber schon zum 01.03.2025 eingestellt wurde, muss das Eintrittsdatum geändert werden. Für den Zeitraum vom 01.03.-31.03.2025 sollen nun ebenfalls die Elterneigenschaft sowie die zu berücksichtigenden Kinder angefragt werden. Im Bereich Kinder (Arbeitnehmer | Personalstammdaten | Kinder) kann über den Link Abfrage rückwirkender Zeiträume eine solche Anfrage erstellt werden. 

 Durch Klicken auf den Link wird ein Overlay geöffnet, in dem Beginn und Ende des abzufragenden Zeitraums angegeben werden:

Bei dem beschriebenen Beispiel wird als Beginn der 01.03.2025, als Ende der 31.03.2025 ausgewählt, da ab 01.04.2025 bereits eine Rückmeldung über die Elterneigenschaft und die zu berücksichtigenden Kinder vorliegt. Im Meldecenter wird diese Abfrage anschließend in der Liste Gesendet angezeigt: 

Als Antwort auf die Abfrage erfolgt eine Rückmeldung, die im Meldecenter in der gleichnamigen Liste angezeigt wird, darüber hinaus wird programmseitig eine Aufgabe erstellt, die in der Aufgabenliste angezeigt wird.

Umgang mit abgewiesenen Meldungen 

In bestimmten Fällen kann es zur Abweisung von DaBPV-Meldungen kommen. Diese Meldungen werden im Meldecenter in der Liste Fehlerhaft angezeigt. Weiterhin wird in der Aufgabenliste eine automatisch generierte Aufgabe angezeigt, die näher über den Grund der Abweisung informiert und auch darüber, wie weiter vorzugehen ist. 

Beispiel: 

Für den neuen Arbeitnehmer Dieter Landhaus wurde zum 01.04.2025 eine Anmeldung erstellt. Da die Steuer-ID in der Anmeldung nicht korrekt war, kommt es zur Abweisung.  In der Aufgabenliste wird folgende Aufgabe angezeigt: 

 Mit der Schaltfläche Details anzeigen im Splitview der Aufgabe wird eine ausführliche Information angezeigt: 

Die korrekte Steuer-ID kann dann, sobald sie vorliegt in Personal und Zeiten bzw. ADDISON Lohn und Gehalt eingegeben werden, damit eine korrekte Anmeldung erstellt werden kann.