ADDISON Lohn Online | Personio Integration | Arbeitgeber Self-Service

Mit der Integration von Personio in ADDISON Lohn Online stellen wir Ihnen eine einfache und komfortable Möglichkeit zur Verfügung, mit der lohnabrechnungsrelevante Dokumente automatisiert in das Arbeitnehmerportal von Personio bereitgestellt werden können. 

Wie Sie die neuen Funktionen bedienen und die Integration für Ihre Arbeitnehmer einrichten können, zeigen wir Ihnen in diesem Schnelleinstieg.   

Die Aktivierung des Arbeitnehmer Self-Services in Personal und Zeiten ist hierfür nicht erforderlich.

Für die Anbindung von Schnittstellenpartnern, die mobile Sofortmelde-App, die mobile App Mobile Reports und den Belegmanager (Windows) gibt es Besonderheiten, die für Sie hier zusammengestellt sind.         

Integration konfigurieren   

Grundeinstellungen vornehmen (vorzunehmen durch den Lohnsachbearbeiter) 

Voraussetzung ist, dass über den Lohnsachbearbeiter Login die Konfiguration die Schnittstelle zu Personio aktiviert wird (dies ist NICHT über den Service-Login möglich).   

Zugangsdaten hinterlegen (vorzunehmen durch den Mandant/Arbeitgeber) 

Um die Personio Integration nutzen zu können müssen Sie die API-Zugangsdaten, welche Sie Ihrem Personio Administrationsbereich entnehmen, in Personal und Zeiten hinterlegen. 

Wählen Sie in der Navigation auf der linken Seite den Punkt Administration aus und navigieren Sie anschließend über die nun sichtbare Zusatznavigation in den Bereich Integrationen. 

Das System zeigt Ihnen ihr Partnersystem Personio. Es wird angezeigt, dass Personio für Sie aktiviert ist. 

Nun müssen Sie Personio konfigurieren.   

Nach der Konfiguration von Personio sollte in Spalte  "Status der Schnittstelle"  die Schnittstelle als ´konfiguriert' angezeigt sein. 

Konfiguration: 

Klicken Sie auf Personio, um in die Konfigurationsansicht für Personio zu navigieren.   

In die Felder Client ID sowie API Secret tragen Sie bitte die entsprechenden Werte aus dem Personio Administrationsbereich ein und klicken auf die Schaltfläche API-Secret überprüfen.     

Nach dem Klick auf die Schaltfläche API Secret überprüfen kommen automatisch drei weitere Felder.   

Im Feld Bereitstellung der Daten am (Tag) tragen Sie bitte den Tag des Monats ein, an welchem die Lohndokumente automatisiert an Personio übertragen werden sollen. Tragen Sie beispielweise eine 30 ein, wird am 30. eines jeden Monats um 01:30 Uhr ein Upload aller noch nicht hochgeladenen Lohndokumente vorgenommen. Hat ein Monat keine 30 Tage (z.B. Februar) wird der Upload am letzten Tag des Monats durchgeführt. 

Dokumente die erst nach dem eingetragenen Tag um 01:30 Uhr bereitgestellt werden, würden erst zum nächsten Stichtag zu Personio gesendet werden. 

Im Auswahlmenü des Feldes Ziel Dokumentkategorie, haben Sie die Möglichkeit die individuellen Ordner in die die Dokumente abgelegt werden sollen, auszuwählen.  Dokumentkategorien aktualisieren  

Sollten Sie eine neue, individuelle Dokumentenkategorie angelegt haben, können Sie die Auswahlliste über die Schaltfläche "Dokumentenkategorie neu laden" aktualisieren.   

Im Feld Gesellschaft haben Sie die Möglichkeit eine Untergesellschaft auszuwählen um dann nur die Mitarbeiter zuordnen zu können, die zur ausgewählten Gesellschaft gehört. 

Klicken Sie zum Abschluss den Speichern-Button am Seitenende. 

Nach dem Speichern der Änderungen werden Sie automatisch in den Schritt Arbeitnehmer zuordnen weitergeleitet. 

Wichtiger Hinweis: In Personio müssen für die API Zugangsdaten mindestens die Zugriffsrechte "Mitarbeitenden lese + bearbeiten" sowie "Dokumente lesen + bearbeiten" gesetzt sein. Außerdem müssen die Attribute "Vorname (bürgerlich)", "Nachname (bürgerlich)", "Name (bürgerlich)", Email, Status und Anstelldatum im Bereich "Lesbare Mitarbeitendenattribute" ausgewählt sein.   

Arbeitnehmer zuordnen 

Um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die Lohndokumente erhält, die für Ihn bestimmt sind, müssen die in Personio bekannten Arbeitnehmer den Arbeitnehmern in Personal und Zeiten zugeordnet werden.   

Um die Zuordnung vorzunehmen, finden Sie im Bereich Arbeitnehmer zuordnen eine Übersicht aller in Personio existierenden Arbeitnehmer die zum Zeitpunkt der Einrichtung aktiv sind. 

Um eine Zuordnung vorzunehmen, klicken Sie auf den Mitarbeiter, den Sie zuordnen möchten, wodurch sich der rechte Seitenbereich öffnet. 

In diesem Seitenbereich können Sie über das Feld Arbeitnehmerauswahl Ihre Arbeitnehmer innerhalb von Personal und Zeiten durchsuchen und entsprechend auswählen. 

Die Zuordnung wird durch einen Klick auf Speichern bestätigt.   

Sie haben zusätzlich auch die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter automatisch zuordnen zu lassen.

Dafür finden Sie im Bereich "Arbeitnehmer zuordnen" den Button "Automatische Zuordnung".   

Durch Drücken des Buttons "Automatische Zuordnung" werden die Mitarbeiter aus Personio automatisch den Mitarbeitern aus Personal und Zeiten zugeordnet.

Die automatische Zuordnung basiert auf der in Personio hinterlegten Addison Personalnummer und/oder dem in Personio hinterlegten Geburtsdatum der Mitarbeiter.   

Der Upload wird für jeden zugeordneten Mitarbeiter zum konfigurierten Stichtag durchgeführt. Für nicht zugordnete Mitarbeiter wird kein Upload ausgeführt.

 Dokumente die nach Personio hochgeladen wurden, können nur in Personio gelöscht werden. Das trennen von Arbeitnehmern in der Arbeitnehmerzuordnung entfernt keine Dokumente aus Personio.   

Prüfen des Aktivierungsstatus pro Mitarbeiter 

Ob Personio für einen spezifischen Mitarbeiter aktiviert ist oder nicht können Sie auch über die Arbeitnehmerliste prüfen. 

Navigieren Sie hierzu in der Navigationsleiste links in den Bereich Arbeitnehmer und öffnen Sie durch einen Klick auf die Zeile des gewünschten Mitarbeiters den Seitenbereich zu diesem. 

Im rechten Seitenbereich navigieren Sie nun in die Ansicht Integrationen in der Sie alle für Ihren Mandanten aktivierten Integrationen mit dem zugehörigen Status für diesen Mitarbeiter sehen können. 

Initialer Upload von Dokumenten

Um ein initales Set an Dokumenten hochzuladen, können Sie nach dem Zuordnen der Mitarbeiter, dieses über die Schaltfläche Synchronisation starten 

Nach einem Klick öffnet sich nun ein neues Fenster, in welchem Sie den Zeitraum für die initial zu synchronisierenden/hoch zu ladenen Dokumente auswählen können. 

Wählen Sie hier entsprechend den gewünschten Zeitraum und klicken Sie die Synchronisation starten Schaltfläche am unteren Ende des Fensters.   

Das System sendet nun alle noch nicht hochgeladenen Dokumente, für alle zugeordneten Mitarbeiter zu Personio.   

Hinweis: Der tatsächliche Upload der Dokumente wird im Hintergrund ausgeführt und kann je nach Anzahl der Dokumente bis zu einer Stunde dauern. 

Upload kontrollieren / manuell hochladen 

Übersicht pro Arbeitnehmer   

Um zu überprüfen welche Lohndokumente zu Personio hochgeladen wurden, navigieren Sie in den Bereich Arbeitnehmer und wählen dort den Arbeitnehmer, für welchen Sie den Uploadstatus überprüfen wollen durch einen Klick auf die Zeile des Mitarbeiters.

Wechseln Sie nun über die zusätzliche linke Navigationszeile von der Übersicht in den Lohnordner Ihres Mitarbeiters.   

Innerhalb des Lohnordners können Sie nun die Listenansicht über die dafür vorgesehene Schaltfläche von Überblick auf Dokumenten Status umstellen. 

Nun sehen Sie pro Lohndokument einen Status sowie in der letzten Spalte das Datum der Bereitstellung.   

Folgende Status sind verfügbar: 

• Nicht Bereitgestellt
• Bereitgestellt
• Bereitstellen fehlgeschlagen 

Manueller Upload pro Arbeitnehmer 

Sie haben für jedes Dokument auch die Möglichkeit dieses manuell nochmals an Personio zu senden.   

Selektieren Sie hierfür über die Checkbox am Anfang der Zeile die Dokumente, die Sie hochladen möchten und klicken Sie anschließend 

auf den Button Zum Partnersystem hochladen.

Die Dokumente werden jetzt an Personio übertragen und sollten innerhalb der nächsten Minuten für Ihren Arbeitnehmer sichtbar sein. 

Über die Funktion können Sie auch als Hochgeladen markierte Dokumente noch einmal an Personio senden. 

Sollen alle noch nicht hochgeladenen Dokumente (Status Nicht hochgeladen oder Hochladen fehlgeschlagen) für einen Mitarbeiter sofort an Personio gesendet werden, können Sie dies im Bereich Übersicht durch einen Klick auf die Schaltfläche Personio durchführen.