ADDISON Lohn Online | eDokumente: Schnelleinstieg für Lohnabrechner und Steuerkanzleien mit ADDISON SBS Lohn

Voraussetzungen und Aktivierung

eDokumente in ADDISON Lohn Online aktivieren

Die Aktivierung erfolgt in ADDISON SBS Lohn.

Firmenstamm öffnen

1. Öffnen Sie den Firmenstamm.
2. Wechseln Sie zu Basis → Seite 4.
3. Klicken Sie auf Konfiguration ADDISON Lohn Online.

eDokumente aktivieren

1. Wechseln Sie zu Konfiguration → Lizenz & Konfiguration.
2. Aktivieren Sie die Option eDokumente.
3. Speichern Sie die Änderungen.

Erweiterter Upload-Modus

Optional kann der Erweiterte Upload-Modus aktiviert werden.

Wirkung des erweiterten Upload-Modus

Der erweiterte Upload-Modus betrifft ausschließlich den Arbeitgeber (Mandanten).

Bei aktiviertem erweiterten Upload-Modus muss der Arbeitgeber bereits beim Hochladen zusätzliche Angaben erfassen, beispielsweise:

• Dokumententyp
• Kategorie
• Beschreibung
• Zeitraum
• Prüfungsrelevanz

Dadurch können eDokumente bereits beim Upload besser klassifiziert werden.

Hinweis: Der erweiterte Upload-Modus hat keine Auswirkungen auf den Arbeitnehmer Self-Service. Für Arbeitnehmer ändert sich das Upload-Verhalten nicht.

Arbeitnehmer Self-Service für eDokumente freischalten

Damit Arbeitnehmer eigene eDokumente hochladen können:

1. Wechseln Sie zu Konfiguration → Arbeitnehmereinstellungen.
2. Aktivieren Sie die Funktion eDokumente.
3. Speichern Sie die Einstellungen.

Hinweis: Nur bei aktivierter Self-Service-Funktion können Arbeitnehmer eDokumente selbst bereitstellen und einsehen.

Verwaltung der eDokumente-Konfiguration

Die Administration erfolgt über:

• Konfiguration → eDokument-Typen
• Konfiguration → eDokument-Kategorien
• Konfiguration → Änderungen in eDokumente

eDokument-Typen verwalten

Übersicht

Unter Konfiguration → eDokument-Typen verwalten Sie sämtliche verfügbaren Dokumententypen.

Über die Such- und Filterfunktionen können Dokumententypen nach folgenden Kriterien gefunden werden:

• Dokumententyp
• Art
• Prüfungsrelevanz

Arten von Dokumententypen

Beispiele für System-Dokumententypen

• Arbeitsvertrag
• Altersteilzeit
• Krankenversicherungs-Nachweise
• Pfändungen
• Elterneigenschaft
• Immatrikulation

Neuen Dokumententyp anlegen

1. Öffnen Sie Konfiguration → eDokument-Typen.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Pflichtangaben

• Dokumententyp
• Art
• Kategorie
• Sichtbarkeit

Optionale Angaben

• Beschreibung
• Prüfungsrelevanz

Prüfungsrelevanz

Folgende Werte stehen zur Verfügung:

• Ja
• Nein
• Nicht ausgewählt

Sichtbarkeit

Über die Sichtbarkeit legen Sie fest, welche Benutzergruppen auf eDokumente dieses Typs zugreifen dürfen:

• Lohnabrechner
• Arbeitgeber
• Arbeitnehmer

eDokument-Kategorien verwalten

Übersicht

Unter Konfiguration → eDokument-Kategorien werden Kategorien gepflegt, denen Dokumententypen zugeordnet werden.

Die Übersicht bietet:

• Suche nach Kategorien
• Filterung nach Art
• Sortierung der Kategorien

Arten von Kategorien

Beispiele für System-Kategorien

• Beschäftigung
• Bescheinigung
• Verträge
• Handakte/AN-Unterschrift
• Kinderbetreuungskosten

Neue Kategorie anlegen

1. Öffnen Sie Konfiguration → eDokument-Kategorien.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Pflichtangaben

• Kategorie
• Art

Optionale Angaben

• Beschreibung

Anschließend kann die Kategorie bei neuen Dokumententypen verwendet werden.

Änderungen in eDokumente

Unter Konfiguration → Änderungen in eDokumente werden sämtliche Änderungen an der eDokumente-Konfiguration protokolliert.

Folgende Informationen stehen zur Verfügung:

• Aktion
• Änderung für
• Geändert von
• Geändert am

Damit können Anpassungen an Dokumententypen, Kategorien und Einstellungen nachvollzogen werden.

Arbeiten mit eDokumenten

Die neue eDokumente-Oberfläche erreichen Sie über:

Personal → eDokumente

oder über

Abrechnung vorbereiten → Neue eDokumente prüfen

Neue eDokumente prüfen

Im Bereich Neue eDokumente prüfen werden eDokumente angezeigt, die von Arbeitgebern, Arbeitnehmern oder dem Lohnabrechner hochgeladen wurden und noch geprüft bzw. bearbeitet werden müssen.

Hier können Sie:

• eDokumente prüfen
• Dokumententypen zuweisen
• Kategorien festlegen
• Prüfungsrelevanz festlegen
• eDokumente für die weitere Verarbeitung vorbereiten
• eDokumente archivieren
• eDokumente löschen

eDokumente hochladen

Auch der Lohnabrechner bzw. die Steuerkanzlei kann direkt im Bereich Neue eDokumente prüfen eigene eDokumente hochladen.

So laden Sie ein eDokument hoch

1. Öffnen Sie den Bereich Neue eDokumente prüfen.
2. Klicken Sie auf Dokument hochladen.
3. Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf:
   • Dokumententyp
   • Kategorie
   • Beschreibung
   • Prüfungsrelevanz
   • Zeitraum
5. Speichern Sie das eDokument.

Das hochgeladene eDokument wird anschließend in der eDokumente-Verwaltung bereitgestellt und kann weiterbearbeitet, archiviert oder für die Lohnabrechnung verwendet werden.

Hinweis: eDokumente, die vom Lohnabrechner hochgeladen werden, bleiben standardmäßig auch für den Lohnabrechner sichtbar. Dadurch ist sichergestellt, dass die eDokumente bei Rückfragen, Prüfungen oder späteren Bearbeitungen weiterhin eingesehen und verwaltet werden können.

Bearbeitet und abgelegt

Nach erfolgreicher Bearbeitung befinden sich die eDokumente in der Registerkarte Bearbeitet und abgelegt.

Hier finden Sie alle aktiv verwendeten und bereits verarbeiteten eDokumente.

Suche und Filter

Suche

Suche nach:

• Bezeichnung
• Beschreibung

Filter

• Dokumententyp
• Kategorie
• Prüfungsrelevanz
• Zeitraum
• Bereitgestellt am

Verfügbare Informationen

Je eDokument werden unter anderem angezeigt:

• Bezeichnung
• Dokumententyp
• Kategorie
• Personalnummer
• Arbeitnehmer
• Beschreibung
• Prüfungsrelevanz
• Zeitraum
• Bereitgestellt am

Verfügbare Aktionen

eDokument öffnen

eDokument anzeigen und prüfen.

Archivieren

Abgeschlossene eDokumente können direkt ins Archiv verschoben werden.

Löschen

Nicht mehr benötigte eDokumente können gelöscht werden.

Herunterladen

Einzelne oder mehrere eDokumente können heruntergeladen werden.

Archivierte eDokumente

Die Registerkarte Archiviert enthält eDokumente, die nicht mehr aktiv bearbeitet werden.

Archivierte eDokumente bleiben für Nachweise, Rückfragen und Prüfungen verfügbar.

Funktionen im Archiv

Suche und Filter

Mögliche Filter:

• Dokumententyp
• Kategorie
• Prüfungsrelevanz
• Zeitraum
• Bereitgestellt am

Archivierung aufheben

Archivierte eDokumente können wieder nach Bearbeitet und abgelegt verschoben werden.

Herunterladen

Einzelne oder mehrere eDokumente können heruntergeladen werden.

Löschen

Nicht mehr benötigte eDokumente können dauerhaft gelöscht werden.

Dokumente aus ADDISON SBS Lohn öffnen

Die Bearbeitung der eDokumente ist weiterhin direkt aus ADDISON SBS Lohn möglich.

Aus dem Firmenstamm

1. Öffnen Sie den Firmenstamm.
2. Wechseln Sie in den Bereich Dokumente.
3. Klicken Sie auf das eDokumente-Symbol.

ADDISON Lohn Online wird mit den eDokumenten des jeweiligen Mandanten geöffnet.

Aus dem Personalstamm

1. Öffnen Sie den gewünschten Arbeitnehmer.
2. Klicken Sie auf das eDokumente-Symbol.

Die eDokumentenliste wird automatisch auf den ausgewählten Arbeitnehmer gefiltert.

Benutzerrechte und Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit eines eDokuments kann auf folgende Benutzergruppen eingeschränkt werden:

• Lohnabrechner
• Arbeitgeber
• Arbeitnehmer

Wichtig: Wird ein eDokument vom Lohnabrechner hochgeladen, sollte die Sichtbarkeit für den Lohnabrechner bestehen bleiben. Andernfalls könnte der Ersteller später nicht mehr auf sein eigenes eDokument zugreifen. Dies würde die Nachvollziehbarkeit, Bearbeitung und Prüfung des eDokuments erschweren.

Best Practices

• Verwenden Sie aussagekräftige Dokumententypen.
• Ordnen Sie eDokumente klaren Kategorien zu.
• Kennzeichnen Sie relevante eDokumente über die Prüfungsrelevanz.
• Archivieren Sie abgeschlossene eDokumente regelmäßig.
• Überprüfen Sie die Sichtbarkeitseinstellungen regelmäßig.
• Nutzen Sie den erweiterten Upload-Modus für Arbeitgeber, um eDokumente bereits beim Hochladen strukturiert zu erfassen.

Zusammenfassung

Mit den eDokumenten in ADDISON Lohn Online können Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Lohnabrechner eDokumente zentral verwalten.

Die Lösung ermöglicht:

• eDokumente hochzuladen und bereitzustellen
• Dokumententypen und Kategorien individuell zu konfigurieren
• prüfungsrelevante eDokumente gezielt zu kennzeichnen
• Benutzerrechte und Sichtbarkeiten zu steuern
• eDokumente direkt für die Lohnabrechnung zu verwenden
• eDokumente revisionssicher zu archivieren und wiederherzustellen

Durch die direkte Integration in ADDISON SBS Lohn stehen alle relevanten eDokumente dort zur Verfügung, wo sie für die Lohnabrechnung benötigt werden.