ADDISON Lohn Online | Wie richte ich Arbeitszeitmodelle ein? Schnelleinstieg für Lohnabrechner und Arbeitgeber
Wofür werden Arbeitszeitmodelle benötigt?
Arbeitszeitmodelle bilden die Grundlage für die zeitliche Struktur von Arbeitsverhältnissen. Sie definieren, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten Mitarbeitende arbeiten sollen.
Diese Modelle sind essenziell für die Zeiterfassung, da sie die Soll-Arbeitszeiten vorgeben und damit die Basis für die Bewertung von Abwesenheiten, Überstunden oder Feiertagen schaffen.
Hinweis: Sie können die Zeiterfassung auch ohne Arbeitszeitmodelle nutzen. Aktivieren Sie dafür die Einstellung Zeiterfassung ohne Arbeitszeitmodelle (Administration | Konfiguration -> Lizenz & Konfiguration).
Durch die korrekte Einrichtung und Zuweisung von Arbeitszeitmodellen wird sichergestellt, dass die variablen Daten systematisch und regelkonform erzeugt werden – was nicht nur die Zeiterfassung, sondern auch die nachgelagerten Prozesse wie Abrechnung und Auswertungen deutlich vereinfacht.
Nach der Aktivierung von ADDISON Lohn Online bzw. Personal und Zeiten stehen im Bereich „Administration“ die im folgenden Screenshot dargestellten Arbeitszeitmodelle zur Verfügung. Diese Modelle können bei Bedarf direkt übernommen oder individuell angepasst werden. Sollten darüber hinaus weitere Arbeitszeitmodelle benötigt werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, eigene Modelle neu anzulegen.
Das Arbeitszeitmodell im Überblick
Allgemeine Daten
In diesem Abschnitt definieren Sie die Nummer und die Bezeichnung des Arbeitszeitmodells. Beide Angaben sind verpflichtend und werden in der Übersicht der Arbeitszeitmodelle angezeigt.
Über das Feld „Gültig ab“ legen Sie fest, ab wann das Arbeitszeitmodell erstmals zur Anwendung kommt. Auch dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Falls das Modell nur für einen bestimmten Zeitraum gelten soll, können Sie im Feld „Gültig bis“ ein Enddatum festlegen.
Das Feld „Lohnarten-Nr. für Arbeitsstunden“ ist ebenfalls obligatorisch. Die hier hinterlegte Lohnart wird zur Erstellung der variablen Daten verwendet. Optional können Sie im Feld „Lohnarten-Nr. für Feiertagsstunden“ eine zusätzliche Lohnart angeben, mit der Feiertagsstunden separat erfasst werden.
Durch Aktivieren der Checkbox „Als Hauptarbeitszeitmodell zuweisen“ legen Sie fest, dass dieses Arbeitszeitmodell bei allen neuen Arbeitnehmeranlagen in Personal und Zeiten automatisch zugewiesen wird.
Die Checkbox „Regelmäßige tägliche Arbeitszeit < 10 h“ bewirkt, dass bei Verwendung der Zeiterfassung keine Prüfung auf eine tägliche Arbeitszeit von mehr als 10 Stunden erfolgt. Wenn die Zeiterfassung nicht genutzt wird, hat diese Einstellung keine Relevanz.
Mit Aktivierung der Checkbox „Genaue Beginn- und Endezeiten“ werden im Abschnitt Wochenarbeitszeit zusätzliche Felder eingeblendet, auf die wir später im Detail eingehen.
Die Checkbox „Automatischer Abzug von Pausen“ kann nur aktiviert werden, wenn zuvor die Option „Genaue Beginn- und Endezeiten“ ausgewählt wurde. Auch diese Funktion wird im weiteren Verlauf näher erläutert.
Wochenarbeitszeit
In diesem Abschnitt können Sie die täglichen Arbeitsstunden festlegen.
Wenn Sie die Zeiterfassung so nutzen möchten, dass Arbeitnehmer ihre Ist-Stunden ausschließlich durch aktives Starten und Beenden der Arbeitszeit erfassen, genügt es, die Arbeitsstunden pro Tag zu hinterlegen. Eine detaillierte Zeitplanung ist in diesem Fall nicht erforderlich.
Durch Aktivieren der Checkbox „Genaue Beginn- und Endezeiten“ werden im Abschnitt Wochenarbeitszeit die zusätzlichen Eingabefelder Beginn, Ende und Anwesenheitsstunden eingeblendet.
Um die Beginn- und Endezeiten festzulegen, wählen Sie die gewünschte Uhrzeit aus der Liste aus oder passen Sie diese individuell nach Bedarf an.
Bitte speichern Sie Ihre Eingabe in jeder Zeile über die gleichnamige Schaltfläche, um die Änderungen zu übernehmen.
Durch Aktivieren der Checkbox „Automatischer Abzug von Pausen“ werden weitere Eingabefelder freigeschaltet. In diesen Feldern können Sie festlegen, nach wie vielen Stunden Arbeitszeit die erste bzw. zweite Pause beginnen soll und wie lange diese jeweils dauern.
Die eingegebenen Werte wirken sich direkt auf die Felder „Anwesenheitsstunden“ und „Arbeitsstunden“ im Abschnitt Wochenarbeitszeit aus.
Wie kann man ein neues Arbeitszeitmodell anlegen?
Mit einem Klick auf die Schaltfläche „+Hinzufügen“ in der Übersicht öffnen Sie die Eingabemaske zur Erstellung eines neuen Arbeitszeitmodells.
Erfassen Sie dort die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Felder und konfigurieren Sie ein Arbeitszeitmodell, das optimal auf Ihre individuellen Anforderungen abgestimmt ist.
Wie werden Arbeitszeitmodell den Arbeitnehmern zugewiesen?
Die Zuweisung von Arbeitszeitmodellen kann an verschiedenen Stellen innerhalb von Personal und Zeiten erfolgen.
Wenn ein Arbeitszeitmodell als Hauptarbeitszeitmodell definiert wurde, wird es bei der Neuanlage von Arbeitnehmern automatisch zugewiesen.
Zusätzlich können Arbeitszeitmodelle im Szenario „Arbeitszeitmodell“ über das Panel „Zuweisung Arbeitszeitmodell“ zugewiesen werden – entweder individuell für einzelne Arbeitnehmer oder per Mehrfachselektion für mehrere Arbeitnehmer gleichzeitig.
Markieren Sie dazu einen oder mehrere Arbeitnehmer in der Übersicht und klicken Sie auf die Schaltfläche „Arbeitszeitmodell zuweisen“.
Es öffnet sich ein Overlay, in dem Sie das gewünschte Arbeitszeitmodell auswählen können. Mit einem Klick auf „Speichern“ wird das Modell dem bzw. den zuvor ausgewählten Arbeitnehmer(n) zugewiesen.
Um eine bestehende Zuweisung zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Zuweisung des Arbeitszeitmodells aufheben“.
Auch im Szenario „Arbeitnehmereinstellungen“ können Arbeitszeitmodelle zugewiesen werden – vorausgesetzt, die Funktion Zeiterfassung wurde zuvor in der Konfiguration aktiviert.
Die Zuweisung kann entweder direkt im Seitenbereich erfolgen oder über die Einzel- bzw. Mehrfachselektion in der Übersicht.
Darüber hinaus können Arbeitszeitmodelle im Szenario „Arbeitnehmer“ direkt in den Personalstammdaten unter dem Bereich „Vergütung und Arbeitszeit“ zugewiesen werden. Dies ermöglicht eine präzise und automatisierte Berücksichtigung der Arbeitszeitregelungen bei der Lohnabrechnung und Zeitwirtschaft.
Bild 15
Bitte beachten Sie, dass derzeit keine Synchronisation der Arbeitszeitmodelle zwischen Personal und Zeiten und ADDISON Lohn und Gehalt erfolgt.