ADDISON Lohn Online | Umstellungsablauf für die neue Version: Personal und Zeiten
Umstellungsablauf ADDISON Personal und Zeiten (neue Version)
Die Umstellung besteht aus mehreren Schritten. In Personal und Zeiten und im ADDISON SBS Lohn. Die Umstellung wird sobald Sie den nächsten Monatswechsel in der Firma zu Personal und Zeiten (alte Version) hochladen, gestartet. D.h. für die Firma wird ab diesem Zeitpunkt in der ADDISON Online Übersicht der Umstellungsstatus mit "Aktivierung erfolgreich" = grün angezeigt.
Die Arbeitnehmer werden beim Mandanten ab diesem Zeitpunkt so lange gesperrt sein, bis Sie als Steuerberater/Lohnabrechner die Umstellung in SBS abgeschlossen haben. Ihr Mandant sieht nun bereits die neue Version von Personal und Zeiten. Es erfolgt eine interne Teilsperre von Funktionen in Personal und Zeiten. Dies wird dem Mandaten in den betroffenen Funktionen als Hinweistext eingeblendet. Ebenso ist ein weiterer manueller Upload über das Menü ADDISON Lohn Online Upload ID 933 zu Personal und Zeiten nicht mehr möglich.
Ablauf der Umstellung in ADDISON SBS Lohn im Detail
Empfehlung zur Vorbereitung und detaillierte Umstellung
Um einen möglichst reibungslosen Übergang auf Personal und Zeiten (neue Version) zu ermöglichen, empfehlen wir Ihnen dringend eine frühzeitige Prüfung der Voraussetzungen. Im Firmenstamm (ID 119) | Register Basis | Seite 4 finden Sie dazu die Schaltfläche Voraussetzungen prüfen. Dieser kann jeder Zeit gestartet werden und hat keine direkten Auswirkungen bis die Umstellung gestartet wurde.
Einrichtung und Umstellung
Mit dem nächsten Monatsabschluss der Firma wird die eigentliche Umstellung gestartet. Diese beginnt in Personal und Zeiten zuerst. Nach der Einrichtung von Personal und Zeiten (neuer Version) kann es mehrere Stunden dauern, bis der Einrichtungsstatus im Firmenstamm (ID 119) | Register Basis | Seite 4 aktualisiert wird. Auch wenn die Umstellung online bereits abgeschlossen ist, kann die Bearbeitung bzw. Abrechnung der Firma erst fortgesetzt werden, nachdem der Einrichtungsstatus aus ADDISON SBS Lohn erfolgreich hochgeladen wurde.
Umstellungsablauf
Für eine erfolgreiche Umstellung ist insbesondere erforderlich, dass das entsprechende Online Update installiert wurde.
Mit dem Upload der Daten eines neuen Monats (durchführen des Monatswechsels) wird automatisch geprüft, ob die Voraussetzungen für die Umstellung erfüllt sind. Ob eine Firma für die Umstellung vorgesehen ist, erkennen Sie dann a.) am Firmenstamm-Feld Einrichtungsstatus (ID 119; FI 797). Sobald für eine Firma die Umstellung eingeplant ist, wird in diesem Feld der Status Umstellung ausstehend angezeigt. Im Nachrichtencenter erhalten Sie b.) eine Information, sobald für eine Firma die Migration angefordert wurde.
Durchführung der Umstellung
Kann die Umstellung wegen fehlerhafter Stammdaten nicht automatisch durchgeführt werden, erhalten Sie eine Benachrichtigung im Nachrichtencenter, dass der Upload nicht möglich war. Nach der Korrektur der Daten s.o. im Firmenstammfeld erfolgt kein automatischer Upload mehr. Bei einer Fehlermeldung können Sie über den blauen Pfeil im Nachrichtencenter jederzeit das Protokoll einsehen. Nach der Fehlerbehebung kann der Upload über den grünen Pfeil oder ID 933 ADDISON Lohn Online Upload erneut gestartet werden.
Abschluss der Umstellung
Nach dem Monatswechsel werden die Daten in Personal und Zeiten verarbeitet und übernommen. Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, ist die Umstellung beendet und die Firma arbeitet mit ADDISON Lohn Online - Personal und Zeiten (neue Version). Dies erkennen Sie im Firmenstammfeld Einrichtungsstatus (ID 119; FI 797) = PuZ 2.0 erfolgreich.
ADDISON SBS Lohn Nachrichtencenter
Sobald die Meldung „Migration ist angefordert“ im Nachrichtencenter angezeigt wird, können Sie im Firmenstamm mit der Prüfung der Voraussetzungen für eine vollständige Umstellung beginnen, wenn Sie dies nicht zuvor bereits erledigt haben.
ADDISON SBS Lohn Firmenstamm
Öffnen Sie den Firmenstamm | Basis | Seite 4 und klicken Sie auf den Button Voraussetzungen prüfen, um den Prüflauf zu starten. Der Prüflauf ermittelt, ob alle Voraussetzungen für das Senden der Daten erfüllt sind, und weist auf fehlende oder fehlerhafte Angaben hin.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass wenn die Voraussetzungen prüfen gestartet werden, müssen Sie die angezeigten Fehler korrigieren um weiter abrechnen zu können. Dies erfordert ggf. einen gewissen Zeitaufwand wenn Sie z.B. Beitragsnachweise erstellen müssen und zuvor die Funktion Voraussetzungen prüfen anklicken.
Mögliche Prüfergebnisse sind beispielsweise:
- Lohnarten, die in Personal und Zeiten keiner Verwendung zugeordnet sind
- Festbeträge ohne erforderliches Beginn Datum
- VWL-Verträge, deren Vertragsnummern in ADDISON SBS Lohn und Personal und Zeiten nicht übereinstimmen
- Mehr als drei aus ADDISON SBS Lohn übernommene VWL-Verträge
- Sind keine Korrekturen notwendig, wurde s.o. der Datenupload zu Personal und Zeiten automatisch gestartet.
- Wurden Fehler gefunden und Korrekturen von fehlerhaften Daten berichtigt, starten Sie über das Menü ADDISON Lohn Online Upload ID 933 einen manuellen Upload zu Personal und Zeiten.
- Diesen Upload können Sie im Nachrichtencenter für die jeweiligen Firmen einsehen. Er sollte erfolgreich hochgeladen worden sein.
ADDISON SBS Lohn Personal und Zeiten (alte Version)
Hinweis: ADDISON SBS Lohn Postkorb Icon
Die Funktion des Postkorb Icons hat nur für noch nicht migrierte Firmen in der alten Version von Personal und Zeiten weiterhin Bedeutung. Bei bereits migrierten Firmen, werden neue Arbeitnehmer, geänderte Arbeitnehmer, variable Daten usw. ausschließlich über das Nachrichtencenter bzw. im Personalstamm importiert. Sofortmeldungen werden im Nachrichtencenter nicht mehr separat angezeigt. Ist der Arbeitnehmer Sofortmeldepflichtig wird durch den Import des Arbeitnehmers (Neu) ein X in der zu importierenden Zeile angezeigt. Die Sofortmeldung wird wie bisher auch, über das im ADDISON SBS Lohn DEÜV Aufbau SV-Meldung ID 221 und SV-Meldelisten ID 222 angezeigt. In Personal und Zeiten finden Sie die Sofortmeldung im Menü Meldecenter.
