Addison Lohn Online | Vorgesetztenverwaltung | Vorgesetzte in Personal und Zeiten verwalten
Überblick
In der Vorgesetztenverwaltung bestimmen Sie, welche Arbeitnehmer in Personal und Zeiten als Vorgesetzte arbeiten. Sie laden einen Arbeitnehmer per E-Mail als Vorgesetzten ein und ordnen ihm anschließend Mitarbeiter zu. Die Funktion finden Sie unter Administration → Vorgesetztenverwaltung. Die Anleitung richtet sich an Steuerberater und Administratoren, die Vorgesetzte in Personal und Zeiten verwalten.
Was ist neu?
Bisher wurde ein Mitarbeiter nur dadurch zum Vorgesetzten, dass er anderen Mitarbeitern als Vorgesetzter zugewiesen wurde. Ein Portalzugang musste separat angelegt und vom Vorgesetzten selbst mit seinem Mitarbeiterprofil verknüpft werden. Das war aufwändig und scheiterte oft.
Jetzt gilt:
- Sie legen Vorgesetzte bewusst und zentral in der Vorgesetztenverwaltung an.
- Das Portalprofil wird automatisch erstellt.
- Die Einladung geht automatisch an die E-Mail-Adresse, die Sie auswählen.
- Beim Login erkennt das System den Vorgesetzten und zeigt ihm nur die Mitarbeiter in seinem Verantwortungsbereich.
Die Vorgesetztenliste im Überblick
Die Vorgesetztenverwaltung finden Sie im Bereich Administration. Dort sehen Sie alle Vorgesetzten Ihres Mandanten.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Pers.-Nr. | Personalnummer des Mitarbeiters |
| Name | Name des Vorgesetzten |
| Adresse, an die die Portaleinladung gesendet wird | |
| Zuständigkeit | Anzahl der zugeordneten Mitarbeiter |
| Benutzerprofil | Status des Portalzugangs (siehe unten) |
Suchen und filtern: Über die Suche finden Sie Vorgesetzte nach Personalnummer oder Name. Filter gibt es für Benutzerprofil (Status), Zuständigkeit (Mit Mitarbeiter / Ohne Mitarbeiter) und Einladung gültig bis.
Details: Ein Klick auf eine Zeile öffnet rechts die Detailansicht Angaben zum Vorgesetzten. Sie zeigt Stammdaten, Account, Einladungsdatum, Gültigkeit der Einladung, die zugeordneten Mitarbeiter und die verfügbaren Aktionen.
Status des Portalzugangs
| Status | Bedeutung | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| Einladung erforderlich | Es gibt noch keine gültige Einladung. | Einladen |
| Einladung ausstehend | Die Einladung wurde versendet, aber noch nicht angenommen. | Bei Bedarf Erneute Einladung senden |
| Aktiv | Der Vorgesetzte kann sich im Portal anmelden. | Mitarbeiter verwalten |
| Inaktiv | Das Portalprofil ist nicht nutzbar. | Prüfen und ggf. neu einladen |
Bestehende Vorgesetzte (Migration)
Wer bisher implizit als Vorgesetzter geführt wurde, wird automatisch in die neue Liste übernommen. Bereits vorhandene Profilverknüpfungen werden mitgenommen, sodass diese Vorgesetzten weiterarbeiten können. Prüfen Sie nach der Umstellung die Spalte Benutzerprofil. Bei Vorgesetzten mit dem Status Einladung erforderlich senden Sie einfach eine Einladung.
Voraussetzungen
- Sie sind in Personal und Zeiten angemeldet und dürfen die Administration nutzen.
- Der Arbeitnehmer, den Sie zum Vorgesetzten ernennen möchten, ist als Mitarbeiter angelegt.
- Sie kennen die E-Mail-Adresse, an die die Einladung zum Portal gesendet werden soll.
Schritte
1. Administration öffnen
Wählen Sie im Menü links unten (1) Administration.
2. Vorgesetztenverwaltung öffnen
Wählen Sie in der Navigation der Administration (2) Vorgesetztenverwaltung.
3. Vorgesetzten hinzufügen
Wählen Sie (3) Vorgesetzten hinzufügen. Die Liste zeigt die bereits angelegten Vorgesetzten mit Personalnummer, Name und E-Mail-Adresse.
4. Erweiterte Suche öffnen
Im Dialog Vorgesetzten hinzufügen wählen Sie den Mitarbeiter, den Sie zum Vorgesetzten ernennen möchten. Geben Sie den Namen im Feld Mitarbeiter suchen ein oder öffnen Sie über das Symbol (4) Erweiterte Suche die Mitarbeiterliste.
5. Mitarbeiter auswählen
Wählen Sie in der Liste den gewünschten Mitarbeiter aus, hier (5) Martha Fritz.
6. E-Mail-Adresse eingeben
Der Mitarbeiter wird im Feld Arbeitnehmer übernommen. Klicken Sie in das Feld (6) E-Mail-Adresse eingeben. An diese Adresse wird die Einladung zum Portal gesendet. Sie können eine hinterlegte Adresse (geschäftlich oder privat) auswählen oder eine neue E-Mail-Adresse eingeben.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Vorgesetzten ein.
7. Speichern-Optionen öffnen
Klicken Sie auf den Pfeil (1) neben der Schaltfläche Speichern und zuordnen.
8. Speichern und zuordnen wählen
Wählen Sie (2) Speichern und zuordnen. Alternativ steht die Option Speichern zur Verfügung.
Es öffnet sich die Seite Mitarbeiter zuordnen für den neuen Vorgesetzten.
Das System erledigt dabei automatisch:
- Es legt das Portalprofil des Vorgesetzten an.
- Es speichert die Verknüpfung zum Mitarbeiter.
- Es sendet die Einladung an die gewählte E-Mail-Adresse.
Der Fortschritt wird angezeigt: „Vorgesetzter wird hinzugefügt…" und danach „Vorgesetzter wurde hinzugefügt".
Hat der Mitarbeiter schon einen Zugang zum Arbeitnehmer-Self-Service (ESS)? Das erkennt das System und zeigt im Dialog einen Hinweis:
| Situation | Was passiert |
|---|---|
| Der Mitarbeiter hat einen ESS-Zugang. | Sein ESS-Zugang bleibt unverändert. Es wird zusätzlich ein Vorgesetztenprofil angelegt und eingeladen. Beide Zugänge bestehen parallel. |
| Es existiert bereits ein Vorgesetztenprofil, das noch nicht aktiviert wurde. | Das Profil wird wiederverwendet und die Einladung erneut versendet. |
| Es existiert bereits ein aktives Vorgesetztenprofil. | Das Profil wird direkt wiederverwendet. Es wird keine neue Einladung gesendet, eine E-Mail-Adresse ist nicht nötig. |
9. Mitarbeiter filtern
Die Seite listet alle Mitarbeiter mit ihrem derzeitigen Vorgesetzten und dem Zuordnungsstatus. Mit den Filtern grenzen Sie die Liste ein. Klicken Sie auf (3) Alle unter Vorgesetzter.
Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste im Bereich (4), z. B. Kein Vorgesetzter oder den Namen eines Vorgesetzten.
Klicken Sie auf (5) Alle unter Übergeordnete Zuordnung.
Wählen Sie im Bereich (6) Ja oder Nein.
10. Mitarbeiter auswählen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen (7) vor dem Mitarbeiter, den Sie dem Vorgesetzten zuordnen möchten, hier Liselotte Schuster.
Unter der Liste erscheint die Anzahl der ausgewählten Datensätze mit den Schaltflächen Zuordnen und Zuordnung entfernen. Klicken Sie auf (7) Zuordnen.
11. Zuordnung bestätigen
Bestätigen Sie die Frage „Möchten Sie die ausgewählten Mitarbeiter diesem Vorgesetzten zuordnen?" mit (7) Ja.
12. Ergebnis in der Zuordnung prüfen
In der Spalte Derzeitiger Vorgesetzter steht jetzt (8) Fritz, Martha.
Die Spalte Zuordnung zeigt (9) Direkt zugewiesen. Je Mitarbeiter sehen Sie den derzeitigen Vorgesetzten und einen der Zuordnungsstatus Direkt zugewiesen, Indirekt zugewiesen, Nicht zugewiesen oder Ein anderer Vorgesetzter.
13. Zurück zur Vorgesetztenverwaltung
Klicken Sie im Pfad oben auf (9) Vorgesetztenverwaltung.
14. Mitarbeiter später zuordnen oder Zuordnung entfernen
Der Vorgesetzte sieht im Portal nur die Mitarbeiter, die ihm zugeordnet sind. Sie können die Zuordnung jederzeit auf zwei Wegen pflegen:
- In der Vorgesetztenverwaltung: Wählen Sie den Vorgesetzten und klicken Sie in der Detailansicht auf Mitarbeiter zuweisen. Wählen Sie in der Liste Mitarbeiter zuordnen die gewünschten Mitarbeiter aus und klicken Sie auf Zuordnen. Zum Aufheben verwenden Sie Zuordnung entfernen.
- In der Mitarbeiterliste: Über die bekannte Sammelaktion zum Zuweisen eines Vorgesetzten.
Beide Wege ändern dieselben Daten. Ein Mitarbeiter kann immer nur einem Vorgesetzten zugeordnet sein.
Klicken Sie in der Vorgesetztenliste auf den Vorgesetzten. Rechts öffnet sich die Detailansicht mit den Reitern (11) Angaben zum Vorgesetzten und Mitarbeiter im Verantwortungsbereich.
Der Reiter Mitarbeiter im Verantwortungsbereich listet die zugeordneten Mitarbeiter, hier (12) Schuster, Liselotte.
Um weitere Mitarbeiter zuzuordnen, klicken Sie unten in der Detailansicht auf (17) Mitarbeiter zuweisen. Es öffnet sich die Seite Mitarbeiter zuordnen. Das weitere Vorgehen entspricht den Schritten 9 bis 11.
15. Einladung versenden oder erneut senden
Beide Aktionen finden Sie in der Detailansicht des Vorgesetzten unten rechts.
- Einladen: Für Vorgesetzte mit dem Status Einladung erforderlich.
- Erneute Einladung: Für Vorgesetzte mit dem Status Einladung ausstehend, zum Beispiel wenn die E-Mail nicht angekommen oder die Einladung abgelaufen ist. In der Detailansicht sehen Sie das Einladungsdatum und Einladung gültig bis.
So senden Sie die Einladung erneut:
- Öffnen Sie das Aktionsmenü über den Pfeil (14) neben der Schaltfläche Erneute Einladung.
- Wählen Sie (15) Erneute Einladung. Das Menü enthält außerdem Vorgesetztenrolle entfernen.
- Prüfen Sie im Dialog Erneute Einladung den Arbeitnehmer, die Option (15) Vorhandenes Profil verwenden und die E-Mail Adresse. Die gespeicherte Adresse ist vorausgewählt.
- Klicken Sie auf (17) Erneute Einladung.
16. Der Vorgesetzte meldet sich an
Der Vorgesetzte öffnet die Einladungs-E-Mail und schließt die Registrierung ab. Danach steht sein Status auf Aktiv. Er muss keine Profile verknüpfen. Beim Login erkennt das System ihn über das gespeicherte Portalprofil und zeigt ihm nur die Mitarbeiter seines Verantwortungsbereichs.
17. Vorgesetztenrolle entfernen
- Wählen Sie den Vorgesetzten in der Liste.
- Klicken Sie in der Detailansicht unten rechts auf (26) Vorgesetztenrolle entfernen. Bei Vorgesetzten mit ausstehender Einladung finden Sie die Aktion im Aktionsmenü neben der Schaltfläche Erneute Einladung.
- Lesen Sie im Dialog Vorgesetztenrolle entfernen den Hinweis (27).
- Bestätigen Sie mit (28) Vorgesetztenrolle entfernen.
Wichtig: Das Entfernen der Vorgesetztenrolle beendet den Zugriff auf Personal und Zeiten nicht automatisch. Ist in der Zugriffsrechte-App weiterhin die Option Zugriff erlaubt aktiviert, kann sich der Benutzer anmelden und alle Mitarbeiter sehen, nicht nur die bisher zugeordneten. Wenn Sie den Zugriff beenden möchten, deaktivieren Sie für diesen Benutzer die Option Zugriff erlaubt. Wird die Vorgesetztenrolle später erneut hinzugefügt, müssen Sie den Zugriff in der Zugriffsrechte-App manuell wieder freigeben.
Dabei passiert Folgendes:
- Der Mitarbeiter bleibt als Mitarbeiter bestehen. Seine Stammdaten ändern sich nicht.
- Er ist danach kein Vorgesetzter mehr.
- Die ihm zugeordneten Mitarbeiter sind keinem anderen Vorgesetzten zugeordnet. Ordnen Sie sie bei Bedarf neu zu.
- Der Portalzugang als Vorgesetzter geht dauerhaft verloren. Soll die Person später wieder Vorgesetzter sein, fügen Sie sie erneut hinzu.
Ergebnis
Der neue Vorgesetzte erscheint in der Liste der Vorgesetztenverwaltung, hier (10) Fritz, Martha mit der eingegebenen E-Mail-Adresse. Die Einladung zum Portal geht an diese Adresse. Sobald der Vorgesetzte die Einladung annimmt, steht sein Benutzerprofil auf Aktiv.
Fehlerbehebung
| Symptom | Lösung |
|---|---|
| Der Mitarbeiter fehlt im Dialog Vorgesetzten hinzufügen. | Öffnen Sie über das Symbol Erweiterte Suche die vollständige Mitarbeiterliste und wählen Sie den Mitarbeiter dort aus. |
| Die Schaltflächen Zuordnen und Zuordnung entfernen fehlen. | Sie erscheinen erst, wenn Sie mindestens einen Mitarbeiter über das Kontrollkästchen ausgewählt haben. |
| Ein Mitarbeiter hat den Status Ein anderer Vorgesetzter. | Er ist bereits einem Vorgesetzten zugeordnet. Der Name steht in der Spalte Derzeitiger Vorgesetzter. |
| Eine Zuordnung ist nicht zu sehen. | Prüfen Sie, ob die Filter Vorgesetzter und Übergeordnete Zuordnung auf Alle stehen. |
| Der Vorgesetzte hat die Einladung nicht erhalten. | Prüfen Sie die E-Mail-Adresse und den Spam-Ordner. Senden Sie dann über Erneute Einladung eine neue Einladung. |
| Der Vorgesetzte sieht beim Login keine Mitarbeiter oder bekommt eine Fehlermeldung. | Prüfen Sie, ob Mitarbeiter zugeordnet sind (Spalte Zuständigkeit). Erscheint die Meldung „Für diesen Login wurde kein aktives Vorgesetztenprofil gefunden", ist der Login keinem aktiven Vorgesetzten zugeordnet. Prüfen Sie den Status in der Vorgesetztenliste und laden Sie bei Bedarf neu ein. |
| Die Einladung konnte nicht gesendet werden. | Versuchen Sie es später erneut. Besteht das Problem weiter, wenden Sie sich an den Support. |
Tipps für den Alltag
- Nutzen Sie die Vorgesetztenliste als zentrale Übersicht, wer Vorgesetztenzugriff hat.
- Filtern Sie regelmäßig nach Einladung erforderlich und Einladung ausstehend.
- Filtern Sie nach Ohne Mitarbeiter, um Vorgesetzte ohne Verantwortungsbereich zu finden.
- Hinterlegen Sie eine zuverlässige, persönliche E-Mail-Adresse, denn an diese geht die Einladung.
Häufige Fragen
Wird jeder, dem ich Mitarbeiter unterstelle, automatisch Vorgesetzter?
Nein. Vorgesetzte müssen Sie ausdrücklich über Vorgesetzten hinzufügen anlegen.
Muss der Vorgesetzte sein Profil selbst verknüpfen?
Nein. Das Portalprofil wird automatisch angelegt und verknüpft.
Kann ein Mitarbeiter ESS-Zugang und Vorgesetztenzugang gleichzeitig haben?
Ja. Beide Profile bestehen parallel, der ESS-Zugang bleibt unverändert.
Kann ein Mitarbeiter mehreren Vorgesetzten zugeordnet sein?
Nein, immer nur einem.
Was passiert mit dem Mitarbeiter, wenn ich die Vorgesetztenrolle entferne?
Er bleibt unverändert bestehen. Nur die Vorgesetztenrolle und der Portalzugang als Vorgesetzter entfallen.