Allgemeine Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

Anlegen eines neuen Mandanten

Programmaufruf

• ADDISON-Menü | Neuer Mandant
• Schaltfläche in der Schnellstartleiste
• Tastatur: Strg + N

Programmzweck

Über den Mandantenneuanlagedialog werden Mandanten mit ihren grundsätzlichen Eigenschaften (Mandantentyp und Projekte) angelegt.

Mandantennummer

Die Mandantennummer kann manuell erfasst oder automatisch ermittelt werden.

• Die manuelle Erfassung erfolgt im Feld Mandantennummer. Die Nummer darf maximal 7-stellig sein.
• Die automatische Ermittlung erfolgt über die Schaltfläche nächste freie Nr.

Nächste freie Nummer

Bei automatischer Ermittlung der nächsten freien Nummer wird wie folgt vorgegangen:

• Sofern das Feld Mandantennummer leer ist, wird die nächste freie Nummer ab 10000 gesucht (nicht ab Nummer 1). Der Grund dafür ist, dass der Debitorennummernkreis in der Fibu i.d.R. bei 10000 beginnt.
• Ist bei Anklicken der Schaltfläche nächste freie Nr. im Feld Mandantennummer eine Nummer eingetragen, wird ab dieser Nummer nach der nächsten freien Nummer gesucht.

Mandantenbezeichnung

Eingabe der Mandantenbezeichnung. Diese Bezeichnung kann in den Mandantenstammdaten jederzeit geändert werden.

Vorlagenbasierte Mandantenneuanlage

Die Mandantenneuanlage kann manuell oder vorlagenbasiert erfolgen. Das bedeutet, dass Mandantentyp und Projekte manuell zugeordnet werden können oder durch Auswahl einer Mandantenvorlage vorbelegt werden. Die Vorbelegung durch eine Vorlage kann individuell geändert werden.

Vorlagenauswahl

Im linken Bereich des Dialogs werden die vorhandenen Mandantenvorlagen angezeigt. Durch Anklicken einer der Vorlagen erfolgt die Vorbelegung des Mandantentyps und der Projekte

Informationen zur Verwaltung der Mandantenvorlagen erhalten Sie in der Dokumentation Mandanten- und Institutionsverwaltung.

Mandantentyp

• Der Mandantentyp definiert, welche Projekte zur Verfügung stehen und welche Bereiche in den Mandantenstammdaten angezeigt werden (Privatbereich und/oder Unternehmen).
• Folgende Mandantentypen stehen zur Verfügung:
• Privatperson
• Einzelfirma (Privatbereich und Unternehmensbereich)
• Firma
• Betreibt der Ehegatte ein Einzelunternehmen, das unter einer anderen Steuernummer beim Finanzamt geführt wird, kann das Unternehmen nicht bei der Mandantennummer geführt werden, unter der die Steuerpflichtigen angelegt sind.

Verfügbare Projekte

• Die Projekte werden entsprechend dem gewählten Mandantentyp angezeigt. Durch Setzen bzw. Entfernen der Häkchen vor den Projekten werden die Projekte ausgewählt bzw. abgewählt.

Jahresübernahme des Abschlussprüfungsvorgangs

Allgemein

Sie haben den Vorgang der Jahresabschlussabschlussprüfung mit den gesamten Arbeitspapieren und Checklisten abgeschlossen und widmen sich nun der neuen Prüfungssaison - dem aktuellen Prüfungsjahr des Mandanten.

Programmaufruf

In der Gruppe Wirtschaftsjahr wird über die Schaltfläche ein Wechsel in ein Bilanzjahr aufgerufen.

Jahreswechsel innerhalb von ADDISON Abschluss

Innerhalb von ADDISON Abschluss muss zunächst das Geschäftsjahr vorgetragen werden.

Wählen Sie für die Jahresabschlussprüfung die Einstellung Bilanz aus.

Für einen Jahreswechsel ist es i.d.R. erforderlich, dass die Buchungen des bisherigen Geschäftsjahres journalisiert wurden.

In den Stammdaten / Firmendaten Registerkarte Grunddaten kann über die Schaltfläche Erweiterte Einstellungen… ein Check Jahreswechsel ohne Journalisierung hinterlegt werden.

Weitere Informationen zum Jahreswechsel finden Sie in der Dokumentation zu ADDISON Abschluss.

Programmaufruf

Wählen Sie den Bereich WP aus.

Über den Bereich Vorgänge erfolgt der Aufruf des Vorgangsmanagers.

Weitere Informationen zum Anlegen eines Vorgangs finden Sie im Kapitel 3.3. Anlegen des Prüfungsvorgangs

Jahreswechsel innerhalb ADDISON Wirtschaftsprüfung

In ADDISON WP stehen Sie im aktuellen Wirtschaftsjahr für die Sie die Prüfung vornehmen möchten.

Innerhalb der Registerkarte Vorgang fortsetzen können Sie über die Schaltfläche Kopie/JW einen Jahreswechsel vornehmen

Im Bestandsmanager werden Ihnen bereits angelegte Vorgänge (gefiltert nach Mitarbeiter) des Vorjahres angezeigt.

Über die Schaltfläche Jahreswechsel/Kopieren wird ein Vorgang inkl. der Checklisten und Arbeitspapiere in ein neues Wirtschaftsjahr kopiert. Im Feld Wirtschaftsjahr wird das aktuellste Jahr vorgeschlagen.

Wird ein Vorgang zweimal ins gleiche Jahr kopiert, erfolgt eine Hinweismeldung „Der Vorgang existiert bereits. Vergeben Sie einen anderen Namen“. In diesem Fall muss die Bezeichnung z.B. Prüfung des Jahresabschlusses umbenannt werden.

Für den kopierten Vorgang können die folgenden Checks und Einträge innerhalb des vorherigen Prüfungsvorgangs zurückgesetzt werden:

• Status
• Termin
• Verantwortlichen
• Planzeit

Weiterhin können die erfassten Texte für einen Prüfungsbereich zurückgesetzt werden.

Grundsätzlich werden alle Einträge zurückgesetzt und die bestehenden Arbeitspapiere (Dokumente) ins neue Wirtschaftsjahr übernommen.

Status

Übergreifender Status eines Arbeitsschritts (Prüffeld bzw. Prüfungsbereich). Zum Beispiel
Erledigt, Erledigt mit Vorbehalt, Geprüft und Nachschau.

Termin

Fertigstellungstermin eines Arbeitsschritts.

Verantwortlich

Verantwortlicher Mitarbeiter für ein Prüffeld bzw. Prüfungsbereich.

Planzeit

Geplante Zeit für ein Prüffeld bzw. Prüfungsbereich.

Texte zurücksetzen

Feststellungen für die jeweiligen Bereiche eines Prüffeldes bzw. Prüfungsbereichs.

Checklisten und Dokumente

Checklisten und Dokumente, die an das Prüffeld bzw. den Prüfungsbereich gelinkt wurden.

Nach einem Jahreswechsel werden Ihnen die geprüften Prüfungsbereiche des Vorjahres angezeigt.

Sollten Sie sich im aktuellen Jahr für andere Prüfungsschwerpunkte (Prüfungsbereiche) entscheiden, sind die bereits eingeblendeten Prüfungsbereiche zurückzusetzen.

Wählen Sie das übergeordnete Prüfungsfeld aus.

Rufen Sie über die rechte Maustaste / Bereich zuordnen den Zuordnungsdialog auf und deaktivieren Sie die bereits zugewiesenen Checklisten, Dokumente und Prüfungsbereiche.

Jahresübernahme von Prüfungsfeldern, -bereichen

Übernahme von übergreifenden Texten

Übergreifende Feststellungen zum Prüfungsziel, Prüfungshandlung etc. können in einem Dialog angezeigt und optional über die Schaltfläche Text übernehmen aus dem Vorjahr übernommen werden.

Feststellungsperson und -datum des Vorjahres müssen gelöscht und neu eingetragen werden. Dieses erfolgt über die Schaltfläche Erstellt von/am auf der Registerkarte Arbeitsschritt.

Vorjahresspalte innerhalb einer Checkliste

Innerhalb der Checklisten gibt die Vorjahresspalte Auskunft darüber, wie eine Frage im Vorjahr beantwortet wurde.

Übernahme von Arbeitspapieren (Dokumenten)

Innerhalb eines Prüffeldes bzw. Prüfungsbereichs können Dokumente aus einem Vorlagenverzeichnis oder externe Dokumente hinterlegt werden.

Die zu verwaltenden Dokumente werden unterschieden nach Handakte und Dauerakte.

Dokumente, die als Handakte gekennzeichnet sind, greifen nach einem Jahreswechsel auf die Dokumentenvorlage zurück.

Dokumente, die als Dauerakte gekennzeichnet sind, werden nach einem Jahreswechsel übernommen.

Jahreswechsel des Prüfungsberichts

Weitere Informationen zum Jahreswechsel des Prüfungsberichts finden Sie im Kapitel Prüfungsbericht.

Festschreiben des Prüfungsjahres

Festschreiben des Vorgangs (Arbeitspapiere und Checklisten)

Nach einem Jahreswechsel kann innerhalb der Registerkarte Vorgang fortsetzen über die Schaltfläche Festschreiben der gesamte Prüfungsvorgang festschrieben werden.

Mit dem Festschreiben wird gewährleistet, dass innerhalb des Prüfungsvorgangs keine Veränderungen der Arbeitspapiere und Checklisten vorgenommen werden können.

In einem Dialog wird Ihnen angezeigt, wer zu welchem Zeitpunkt den Vorgang festgeschrieben hat.

Eine Festschreibung sollte immer dann erfolgen, wenn die gesamte Prüfung abgeschlossen wurde und der Prüfungsbericht dem Mandanten ausgehändigt wurde.

Ein festgeschriebener Vorgang kann über die Schaltfläche Aufheben zurückgesetzt werden. Das Aufheben wird gleichfalls dokumentiert.

Festschreiben der importierten Fibudaten

Eine Festschreibung der importierten Finanzbuchhaltungsdaten erfolgt bereits bei der Journalisierung nach dem Datenimport.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Datenimport und Datenbereitstellung der Jahresabschlusszahlen.

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Festschreiben des Prüfungsberichts Innerhalb des Prüfungsberichts sollte nach Abschluss der Prüfung und Aushändigung an den Mandanten der Prüfungsbericht festgeschrieben werden.

Innerhalb von Microsoft Word kann das Dokument über den Menüpunkt Extras / Dokument schützen … mit einem Kennwort vor Veränderungen geschützt werden.

Über die Bilanzbar kann mit Hilfe der Checklistenverwaltung der Status auf abgeschlossen gesetzt werden.

Damit wird im Bestandsmanager Bericht ersichtlich, dass der Prüfungsbericht festgeschrieben ist.

Import von Modelldaten

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Import / Modellkontenrahmen...

Programmzweck

Nach der Neuinstallation der Finanzbuchhaltung müssen die mitgelieferten Modelldaten in die Datenbank importiert werden. Diese stehen damit allen Firmen innerhalb der Datenbank zur Verfügung.

Dieser Vorgang wird nur einmalig nach der Installation vorgenommen, wenn aktualisierte Modelldaten vorliegen. Der Vorgang muss nicht bei jeder Firmenneuanlage durchgeführt werden!

So importieren Sie die Modelldaten:

• Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen vor dem jeweiligen Kontenrahmen, um alle dafür vorliegenden Modelldaten (Bilanzschemen, Konten, Programmverbindungen...) zu importieren.
• Sollen nur bestimmte Modelldaten eines Kontenrahmens importiert werden, klicken Sie bei dem entsprechenden Kontenrahmen auf und wählen Sie aus der sich öffnenden Struktur die zu importierenden Modelldaten (z.B. Bilanzschemen) aus.
  Beim erstmaligen Import des Kontenrahmens besteht diese Möglichkeit nicht.
• Starten Sie über die Schaltfläche Importieren den Modelldatenimport.

Über den Import der Modelldaten werden die Kontenrahmen und Bilanzschemen gepflegt.

Falls diese Standardmodelldaten individuell verändert worden sind, dürfen diese bei Erhalt einer neuen Programm-DVD nicht importiert werden, da sonst die individuellen Änderungen durch die Standardmodelldaten ersetzt werden.

Sollten mandantenspezifische Bilanzschemen oder Kanzleischemen angelegt worden sein, werde diese durch einen Import nicht verändert.

Import von Bilanz-/ EÜR-Schemen

• Beim Import von Standardbilanzschemen können die zu importierenden Bestandteile ausgewählt werden.
  Folgende Bestandteile stehen hierbei zur Verfügung:
• Kontensteuerung
• Positionstexte

Kontensteuerung

Die Kontenzuordnung in den einzelnen Bilanz-/ EÜR- Schemen wird nicht importiert.

Änderungen in der Bezeichnung von Bilanzpositionen werden aktualisiert, ohne individuelle Anpassungen der Kontenzuordnung zu überschreiben.

Positionstexte

Die in den Standardschemen hinterlegten Erläuterungen werden optional importiert.

Individuell erstellte Erläuterungen werden beim Aktualisieren der Bilanzschemen durch den Import somit nicht zwingend durch die Standardtexte überschrieben.

Beim Import mit Positionstexte werden alle Positionstexte überschrieben. D. h. bestehende Texte werden gelöscht und durch Standardtexte ersetzt.

Einspielen der Arbeitspapiere

Allgemein

In Kooperation mit dem Verlag C.H. Beck wurden Arbeitspapiere für die Jahresabschlussprüfung eingebunden

Rufen Sie über die ADDISON Programmgruppe den Menüpunkt ADDISON / ADDISON Dienstprogramme / Bilanz Checklisten Setup auf und wählen Sie innerhalb der Auswahl die Komponente Jahresabschlussprüfung 4. Auflage oder Farr · Niemann · QSS aus. Die Installation der Checklisten erfordert, dass einmalig beim Setup die jeweilige CD im Laufwerk (des Servers) liegt.

Mit dem Setup der Checklisten von Farr Niemann QSS wird gleichfalls der Prüfungsbericht von Dr. Niemann als Musterberichten hinterlegt. Bei dem Werk Farr · Niemann · QSS werden die Prozesskarten innerhalb des Kanzleihandbuchs in ADDISON Kanzleihandbuch hinterlegt.

Einrichten des Benutzer Benutzerberechtigungssystems in der Kanzlei

Allgemein

Damit beim Checken eines Status in den Arbeitsschritten oder den Checklisten der Name des Anwenders dokumentiert wird, ist es erforderlich, dass der Benutzer im BBS (Benutzerberechtigungssystem) angelegt wird.

Gleichfalls ist es erforderlich, dass innerhalb von ADDISON Kanzlei die Mitarbeiter eingerichtet werden. Damit können die Planzeiten innerhalb einer Checkliste in den Planungsmanager übergeben werden.

Anlegen eines Benutzers im BBS

Rufen Sie das ADDISON System Menü auf und wählen Sie das Benutzerberechtigungssystem aus.

Der erste Aufruf (solange die Datenbank noch nicht autorisiert wurde) erfolgt ohne Eingabe von Benutzerdaten (Name und Passwort)

Nachdem die Datenbank „autorisiert“ wurde, werden die Benutzerdaten (Name und Passwort) benötigt

Nur ein sog. „Administrator“ kann die Verwaltung durchführen

Neben der reinen Verwaltung von Benutzern und Gruppen können auch sog. Reports erstellt werden (Benutzer- Gruppenliste mit Eigenschaften)

Weitere Informationen zum Anlegen eines Benutzers innerhalb von BBS entnehmen Sie bitte der Dokumentation zu ZMiS.

Anlegen eines Mitarbeiters in Kanzlei

Wählen Sie den „Mandanten“ Kanzlei aus.

Innerhalb des Bereichs Kanzlei kann über Stammdaten / Mitarbeiter über die Schaltfläche ein neuer Mitarbeiter angelegt werden.

Weitere Informationen zum Anlegen eines neuen Mitarbeiters entnehmen Sie bitte in der Dokumentation zu ADDISON Kanzlei unter dem Kapitel 3.12 Mitarbeiter.

Firmendaten | Grunddaten innerhalb von ADDISON Abschluss

Programmaufruf

Wechseln Sie in den Bereich Abschluss.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung / Registerkarte Grunddaten

Kontenrahmen

Hier ordnen Sie der Firma einen bestimmten Kontenrahmen zu. Die Konten werden aus dem Kontenrahmen automatisch übernommen, wenn das Konto in den Stammdaten (Konten verwalten) oder beim Buchen zum ersten Mal angesprochen wird.

Sie können erst dann weitere Stammdaten anlegen, wenn der Firma ein Kontenrahmen zugewiesen wurde. Vorher sind die Stammdatenprogramme ausgegraut.

Hauswährung

Die Buchhaltung kann in jeder beliebigen Währung geführt werden. Sofern die Hauswährung von EUR abweicht, werden die Programmteile Zahlungsverkehr, Umsatzsteuer und ZM nicht unterstützt.

Geschäftsjahr von/bis

Geben Sie hier den Beginn und das Ende des Geschäftsjahres an, die Buchungsperiode ist durch Auswahl des Projekts Bilanz auf 14 gesetzt.

Weitere Informationen zu den Einstellungen auf der Registerkarte Grunddaten finden Sie in der Dokumentation zu ADDISON Rechnungswesen Kapitel 3.

Firmendaten Steuern/Bilanz/Konsolidierung

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung / Registerkarte Steuern/Bilanz/Konsolidierung

Auswertungsart

Entsprechend dem zugeordneten Bilanzschema muss die jeweilige Auswertungsart gesteuert werden.

Dabei stehen folgende Auswertungsarten zur Verfügung:

• Bilanz
• Gewinnermittlung § 4 Abs. 3 EStG
• Personengesellschaft nach KapCoRiLiG
  mit Eigenkapitalcharakter / mit Fremdkapitalcharakter

Unterschiedliche Vertragsgestaltung bei einer Personengesellschaft nach KapCoRiLiG führen dazu, dass das Kapitalkonto II des Teilhafters mit Fremdkapital- oder Eigenkapitalcharakter ausgewiesen wird. Hat das Kapitalkonto II Fremdkapitalcharakter, muss der Haken im Kontrollkästchen Kapitalkto. II mit Fremdkapitalcharakter gesetzt werden.

Standard-Bilanzschema

An dieser Stelle muss für den Mandanten ein Schema zugeordnet werden.

Für Auswertungen wird das hinterlegte Schema dann automatisch vorgeschlagen.

Das Schema wird auch für andere Projekte (z.B. ADDISON Anlagenbuchhaltung) herangezogen.

Konsolidierung

Innerhalb dieses Bereichs können mehrere Mandanten zu einem konsolidierten Bestand zusammengefasst werden.

Weitere Informationen zu den Einstellungen auf der Registerkarte Grunddaten finden Sie in der Dokumentation zu ADDISON Abschluss Kapitel 5.