Belegmanagement | Automatischer Abruf, Übertragung an und Import in ADDISON/ADDISON AKTE
Im Belegmanagement können Abrufe von Daten und auch die Übertragung von Daten an ADDISON/ADDISON AKTE automatisiert werden.
Einstellungen im Belegmanagement
Automatischer Abruf je Datenquelle (sevdesk oder GetMyInvoices) aktivieren
Für die Datenquellen sevdesk und GetMyInvoices kann der Abruf und auch die Übertragung der Daten automatisiert erfolgen.
- Rufen Sie unter Einstellungen | externe Datenquellen die externe Datenquelle auf.
- Aktivieren Sie die Option Automatischer Abruf externer Datenquellen auf dem Register Zugangsdaten.
- Legen Sie das Abrufintervall fest.
- Legen Sie fest, ab welchem Belegdatum Belege abgerufen werden sollen.
- Alternativ oder additiv können Sie das Erstellt-Datum der Belege ebenfalls als Abruf-Kriterium festlegen.
- Speichern Sie die Einstellungen für die Seite.
Mit dieser Einstellung werden nun alle zum Abrufzeitpunkt vorhandenen Belege der jeweiligen Datenquelle abgerufen.
Bitte beachten Sie bei sevdesk: Diese Funktion ruft nur Aus- und Eingangsbelege, jedoch keine Zahlungen ab.
Für die jeweiligen Abrufintervalle gilt:
- Täglich = jeden Tag in den ersten 6 Stunden
- Wöchentlich = sonntags in den ersten 6 Stunden
- Monatlich = Monatserster in den ersten 6 Stunden (Standard)
Hinweis: Trotz automatischem Abruf können Daten jederzeit auch manuell abgerufen werden.
Einstellung zu automatischen Übertragung an ADDISON/ADDISON AKTE
Sollen die Daten direkt zur Weiterverarbeitung an ADDISON/ADDISON AKTE weiter übertragen werden, ist diese Einstellung aktiv zu halten. Im Standard ist diese Einstellung aktiviert.
Generelle Einstellung zur automatischen Übertragung:
- Rufen Sie Einstellungen | Erweiterte Einstellungen auf.
- Aktivieren Sie die Option Übertragungsbereite Belege an die Finanzbuchhaltung senden.
- Speichern Sie die Einstellungen für diese Seite.
Mit dieser Einstellung werden alle zum Abrufzeitpunkt vorhandenen Belege und Zahlungen der jeweiligen Datenquelle an den ADDISON/ADDISON AKTE übermittelt und dort zum Import bereitgestellt. Unabhängig davon, ob diese manuell oder per automatischem Datenabruf bereitgestellt wurden.
Einstellung zur direkten Übertragung nach Import bzw. manuellem Upload
Für Datenquellen mit der Übertragungsart Übermittlung oder Import kann direkt nach der ersten Übermittlung bzw. des ersten manuellen Importes einer Datenquelle definiert werden, dass die übertragungsbereiten Daten dieser Datenquelle künftig direkt nach Verarbeitung und Import an ADDISON/ADDISON AKTE übertragen werden sollen.
Dafür ist die Option Automatische Übertragung an ADDISON/ADDISON AKTE direkt nach Eingang der Daten für jede Datenquelle zu aktivieren.
Diese Option finden Sie für die jeweiligen Datenquellen - nachdem diese nach erstmaligem Import automatisch eingetragen wurde - unter Einstellungen | externe Datenquellen.
Klicken Sie auf die Datenquelle und aktivieren Sie die Option auf dem Register Grunddaten .
Speichern Sie anschließend die vorgenommene Änderung.
Bei der nächsten Übermittlung bzw. beim nächsten manuellen Import werden die Daten dann direkt im Anschluss an ADDISON/ADDISON AKTE übertragen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, diese Einstellung ist nur für ausgewählte Datenquellen mit der Übertragungsart Übermittlung oder Import verfügbar. Daten der Datenquellen der Übertragungsart Abruf oder Datenquellen, welche Belege einzeln übermitteln, werden weiterhin bei aktiviertem nächtlichen Abruf und aktivierter automatischer Übertragung automatisch an ADDISON/ADDISON AKTE übermittelt.
In ADDISON und ADDISON AKTE importieren Sie anschließend die Daten dann in Ihre jeweilige Software (Aufruf Dokumentation ADDISON Direkt Belegmanagement im jeweiligen Programm).
Import der Daten in ADDISON/ADDISON AKTE
ADDISON Software
- Rufen Sie für den Import den Bereich Rechnungswesen | Erfassung | Weitere | Datenübernahme |Portal |Belegmanagement auf.
- Markieren Sie unter Offene Belegdaten den entsprechenden Eintrag und starten Sie den Import. Bei Bedarf können Sie über Vorschau die zu importierenden Daten vorab einsehen.
Hinweis: Bitte überprüfen Sie ggf. das Fehlerprotokoll.
- Kontrollieren Sie die Buchungen im neu angelegten Buchungsstapel und nehmen Sie ggf. Anpassungen vor. Auffällige Buchungen werden wie folg markiert:
Alternativ kann auch dieser Import automatisiert erfolgen. Aktivieren Sie dafür die entsprechende Checkbox unter Liste mit den Einträgen.
ADDISON AKTE (tse:nit / cs:Plus)
Sind Belege und Buchungen in ADDISON AKTE aus dem ADDISON Direkt Belegmanagement eingetroffen, wird im Dokument Postkorb eine Nachricht der Art Fibu und mit der Beschreibung Belegregister erstellt. Sie übernehmen diese wie folgt:
- Öffnen Sie das Dokument Buchungsliste in der Jahresakte. Ggf. wird der Dialog Buchungen aus 'ADDISON Direkt' dabei bereits automatisch geöffnet. Sofern dies nicht der Fall ist wählen Sie im Menü Bearbeiten den Eintrag Buchungen aus 'ADDISON Direkt' aus.
- Markieren Sie im Listenbereich gezielt den gewünschten Eintrag Belegregister oder übernehmen Sie alle Listen-Einträge in einem Zug, indem Sie ohne Markierung direkt auf die Schaltfläche Übernehmen klicken.
- Kontrollieren Sie die übernommenen Buchungssätze in der Buchungsliste. Auffällige Buchungen sind im Listenbereich in der ersten Spalte mit einem gelben oder roten Symbol (z.B. Rechnungen mit Auslandsbezug) gekennzeichnet. Diese Buchungssätze erhalten das interne Kennzeichen in Ordnung/geprüft, indem Sie diese mit einem Doppelklick in die Buchungssatzkorrektur nehmen und anschließend in der Buchungserfassung auf die Schaltfläche Korrektur klicken.
Belegbild
Vorhandene Dokumente werden im Standard aus dem Portal mit übertragen und in SBA/Docuware bzw. in der Verzeichnisstruktur mit archiviert. Bei jeder Buchung wird das Dokument mit angezeigt.
Für E-Rechnungen wird im Standard derzeit nur der Link mit Verweis auf das Belegmanagement mitgegeben. Im Belegmanagement in den Erweiterten Eintellungen können dafür aber bei Bedarf abweichende Einstellungen vorgenommen werden.