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Belegmanagement | Automatisierte Anlage von Kontakten

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Letzte Aktualisierung: Lesezeit 2 Minuten
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    Übersicht

    Im Belegmanagement können Kontakte automatisiert angelegt werden, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.

    Ein neuer Kontakt wird automatisch angelegt, wenn

    • die Beleganalyse keinen vorhandenen Kontakt eindeutig zuordnen konnte,
    • es keine Auswahl an möglichen Kontakten gab und
    • die aus dem Beleg ausgelesenen Daten ausreichend sicher sind.

    Ein neuer Kontakt wird außerdem angelegt, wenn Sie in der Erfassung die Funktion Kontenabgleich ausführen und kein passender Kontakt ermittelt werden konnte.

    Je nach Belegrichtung (Eingang oder Ausgang) wird das neue Konto im passenden Personenkontenbereich angelegt und erhält die nächste freie Kontonummer.

     

    Einstellung aktivieren

    Die automatische Anlage von Kontakten wird in den Firmeneinstellungen gesteuert.

    1. Öffnen Sie im Belegmanagement den Bereich Einstellungen über die Navigation links unten.
    2. Wählen Sie das Register Firmeneinstellungen und darin den Unterpunkt Automatisierung.
    3. Aktivieren Sie die Checkbox Die automatische Erstellung von Kontakten erlauben, wenn kein passender Kontakt gefunden wurde.
    4. Speichern Sie die Einstellung.

     

    #3765103: Einstellungen – Register Firmeneinstellungen, Abschnitt Automatisierung mit aktivierter Checkbox

    Bitte beachten: Bei der EÜR-Version ist diese Option standardmäßig aktiviert und kann bei Bedarf deaktiviert werden.

     

    Anzeige in Kontakte & Konten

    Automatisch angelegte Kontakte sind in der Übersicht Kontakte & Konten sichtbar und können dort überprüft und ggf. angepasst werden.

     

    #3765102: Kontakte & Konten – automatisch erstellter Kontakt mit Callouts A, B und C

     

    • (A) Das Sternensymbol kennzeichnet die automatisch angelegten Kontakte.
    • (B) Mit dem Daumen-Symbol am rechten Rand einer Zeile können Sie den Kontakt als geprüft markieren.
    • (C) Der Schnellfilter Automatisch erstellt schränkt die Ansicht gezielt auf automatisch angelegte Kontakte ein.

     

    So haben Sie jederzeit einen Überblick über automatisch erstellte Kontakte und können die Daten überprüfen und bei Bedarf anpassen. Wurde ein automatisch erstellter Kontakt bestätigt, so wird das Sternen-Symbol entfernt.

    Die Kontakte werden aber auch ohne Bestätigung im Prozess berücksichtigt.

     

    Bitte beachten: Bei der EÜR-Version (ohne OP-Verwaltung) werden diese Kontakte nicht an ADDISON/ADDISON AKTE weitergegeben. Durch das Führen von Kontakten wird die Belegorganisation sowie das Ausführen von Zahlungsmanagement und Bankabstimmung durch hinterlegen der Stammdaten, wie Zahlungskonditionen und Erfassungshilfe erleichtert.

     

    Hinweis: In Kürze steht auch die Bestätigung der automatisch angelegten Kontakte direkt im Erfassungsprozess zur Verfügung.

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