Benutzerdaten im Mandantenportal verwalten

Overview

In Benutzerdaten verwalten passen Sie Benutzerprofile an und legen fest, welche Dokumente ein Benutzer sehen darf. Sie müssen beim betreffenden Mandanten mit einer Administratorrolle angemeldet sein. Wählen Sie zuerst den passenden Benutzertyp und anschließend das Profil aus, das Sie bearbeiten möchten.

Steps

Benutzer und Profil auswählen

1. Öffnen Sie im Bereich Einstellungen die App Benutzerdaten verwalten.
2. Wählen Sie den passenden Tab:
   • Portalbenutzer: Benutzer, die in der Regel im direkten Austausch mit der Steuerkanzlei stehen.
   • Arbeitnehmer: Benutzer, die das Portal beispielsweise für Lohndokumente nutzen.
3. Klappen Sie den gewünschten Benutzer über das Pfeilsymbol neben seinem Namen auf.
4. Klicken Sie auf den Profileintrag, den Sie bearbeiten möchten, zum Beispiel Portalbenutzerzugriff oder Zugriff als Arbeitnehmer.

Benutzer mit beiden Zugriffstypen erscheinen in beiden Tabs.

Den Zugriff auf Apps steuern Sie im geöffneten Profil über den Tab Berechtigungen.

Profil aktivieren, deaktivieren oder benennen

1. Öffnen Sie im Profil den Tab Einstellungen.
2. Setzen oder entfernen Sie die Auswahl bei Benutzerprofil aktiv, um das Profil zu aktivieren oder zu deaktivieren.
3. Wenn Sie die Profilbezeichnung ändern möchten, tragen Sie den gewünschten Namen unter Profilbezeichnung ein.
4. Wenn Sie die Deaktivierung für einen künftigen Stichtag planen möchten, verwenden Sie Geplante Deaktivierung.
5. Klicken Sie auf Mitarbeiterzugriff speichern.

Empfängeradresse für Benachrichtigungen wählen

1. Öffnen Sie im Profil den Tab Einstellungen.
2. Öffnen Sie E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen.
3. Wählen Sie aus Benutzerkonto oder die Einstellung für eine alternative Adresse.
4. Nur bei einer alternativen Adresse: Tragen Sie die gewünschte Empfängeradresse in E-Mail-Adresse ein.
5. Klicken Sie auf Mitarbeiterzugriff speichern.

Aus Benutzerkonto verwendet die E-Mail-Adresse, mit der sich der Benutzer anmeldet. Eine alternative Adresse wird für Benachrichtigungen verwendet.

Dokumentzugriff festlegen

Berichtskreise bestimmen, welche Dokumente ein Benutzer sehen darf. Ein Dokument ist einem Berichtskreis zugeordnet. Benutzer mit dem entsprechenden Berichtskreis können das Dokument sehen.

1. Öffnen Sie im Profil den Tab Berichtskreise.
2. Wählen Sie den passenden Umfang:
   • Alle Dokumente umfasst alle anderen Berichtskreise.
   • Alle geschäftlichen Dokumente umfasst Dokumente außerhalb der Berichtskreise Privat und Vertraulich.
   • Einzelne Berichtskreise geben bestimmte Dokumentbereiche frei. Lohnabrechnung betrifft beispielsweise Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen.
3. Entfernen Sie bei Bedarf unerwünschte Sammeloptionen oder Einzelfreigaben.
4. Aktivieren Sie die gewünschte Gesamtoption oder die benötigten einzelnen Berichtskreise.
5. Klicken Sie auf Speichern.

An Alle erhält jeder Portalbenutzer. Dieser Berichtskreis bleibt auch bei der Auswahl einzelner Bereiche immer aktiv.

Zugangsdaten erneut bereitstellen

Wenn ein Benutzer erneut Zugangsdaten benötigt, können Sie ihn erneut einladen. Im Dialog Nutzer erneut einladen stehen diese Wege zur Verfügung:

• Einladungscode per E-Mail senden: Sendet den Einladungscode per E-Mail.
• Zugangsdaten herunterladen: Stellt die Zugangsdaten als PDF bereit.

Der Einladungslink ist 30 Tage gültig.

1. Schließen Sie bei geöffnetem Profildialog den Dialog über das Kreuzsymbol oben rechts.
2. Klicken Sie am rechten Ende der betreffenden Benutzerzeile auf das Papierflieger-Symbol.
3. Aktivieren Sie die gewünschte Bereitstellungsoption und deaktivieren Sie nicht gewünschte Optionen.
4. Nur beim Versand per E-Mail: Prüfen Sie die angezeigte Empfängeradresse.
5. Klicken Sie auf Einladung senden.

Expected outcome

Das ausgewählte Benutzerprofil erhält die gespeicherten Einstellungen. Die festgelegten Berichtskreise bestimmen, welche Dokumente der Benutzer sehen kann. Bei einer erneuten Einladung erhält der Benutzer den Einladungscode per E-Mail oder die bereitgestellten Zugangsdaten als PDF.

Troubleshooting

Symptom	Lösung
Ein Benutzer oder Profil ist nicht sichtbar.	Prüfen Sie, ob Sie den richtigen Tab für Portalbenutzer oder Arbeitnehmer ausgewählt und den Benutzer aufgeklappt haben.
Ein Benutzer sieht ein erwartetes Dokument nicht.	Prüfen Sie die Berichtskreise und ob eine Sammeloption den Zugriff einschränkt.
Eine alternative E-Mail-Adresse erhält keine Benachrichtigungen.	Prüfen Sie, ob die Adresse korrekt eingetragen ist und speichern Sie die Profileinstellungen.
Zugangsdaten kommen nicht an.	Prüfen Sie die Empfängeradresse oder stellen Sie die Zugangsdaten als PDF bereit.