E-Rechnung - FAQ
Allgemeine Themen zur E-Rechnung
| Was ist eine E-Rechnung? | Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung, die den klassischen Papierbeleg ersetzt. Dabei wird die Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, um sie automatisiert zu verarbeiten. |
| Was gilt ab wann für wen? | Die E-Rechnungsverpflichtung besteht seit dem 01.01.2025 für alle Unternehmen, wenn Leistungsgeber und Leistungsempfänger in Deutschland ansässig (Sitz, Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in DE) sind. Das bedeutet, dass ab dem …
(aktualisiert am 07.03.2025) |
| Welche Formate sind zugelassen? | Zugelassene Formate sind die X-Rechnung und das ZUGFeRD/Factur-X. In Deutschland sind grundsätzlich alle maschinell auslesbaren Formate (u. a. EDI) auch über 2028 hinweg erlaubt. Anforderung ist aber, dass diese Formate alle anhand der EN 16931 interoperabel sein müssen und dass der Empfänger seine Zustimmung zum Empfang einer solchen Rechnung gegeben hat. |
| Was ist die EN 16931? | Die EN 16931 ist der europäische Standard für E-Rechnungen, der festlegt, welche Daten und Formate für eine maschinenlesbare, strukturierte Rechnung innerhalb der EU erforderlich sind. Ziel ist es, die digitale Rechnungsverarbeitung zu vereinheitlichen und grenzüberschreitende Kompatibilität zu gewährleisten. |
| Was ist eine X-Rechnung? | Die X-Rechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das auf den europäischen Standard EN 16931 abgestimmt ist und eine maschinenlesbare xml-Struktur verwendet. Sie ermöglicht die direkte, automatisierte Weiterverarbeitung von Rechnungsdaten, da alle Informationen standardisiert hinterlegt sind. Die X-Rechnung ist mit der Nutzung der Leitweg-ID das Pflichtrechnungsformat bei der Rechnungsstellung an Behörden. Die KoSIT, die den Standard der X-Rechnung vorgibt, hat den Standard angepasst, sodass nun auch dieses Rechnungsformat im Austausch zwischen Unternehmen (ohne den Einsatz einer Leitweg-ID) genutzt werden kann. |
| Was ist eine Leitweg-ID? | Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die in Deutschland verwendet wird, um elektronische Rechnungen an den korrekten öffentlichen Auftraggeber zuzustellen. |
| Was ist die KoSIT? | Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) ist eine zentrale Institution in Deutschland, die IT-Standards für die öffentliche Verwaltung entwickelt und betreut. Sie fördert die Interoperabilität und Sicherheit beim Datenaustausch. Zu den von ihr betreuten Standards gehören unter anderem die X-Rechnung. |
| Was ist ein ZUGFeRD / Factur-X? | ZUGFeRD und Factur-X sind standardisierte Formate für elektronische Rechnungen, die eine PDF mit eingebetteten XML-Daten kombinieren. Sie ermöglichen eine maschinenlesbare und gleichzeitig menschlich lesbare Rechnung. ZUGFeRD ist in Deutschland, Factur-X in Frankreich weiter verbreitet. |
| Was ist ein E-Rechnungsnetzwerk? | Ein E-Rechnungsnetzwerk ist eine Plattform oder ein System, das den sicheren Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen ermöglicht. Es standardisiert Formate und Übertragungswege, um den Rechnungsversand und -empfang effizient und automatisiert abzuwickeln. Das bekannteste Beispiel ist das Peppol-Netzwerk. |
| Was ist Peppol? | Peppol bezeichnet eine Webservice-basierte Infrastruktur zur sicheren Übermittlung von Daten, insbesondere im Kontext der elektronischen Beschaffung. Die in Brüssel ansässige gemeinnützige Organisation OpenPEPPOL AISBL entwickelt und betreibt diese dauerhaft. Ziel von OpenPEPPOL ist es, die Nutzung von elektronischen Beschaffungsprozessen durch öffentliche Verwaltungen in Europa unter Einsatz der Peppol-Spezifikationen zu fördern. |
| Was ist eine Peppol ID? | Der Peppol Participant Identifier (Peppol-Participant-ID) dient im Peppol-Netzwerk dazu, einen Teilnehmer eindeutig zu identifizieren, vergleichbar mit einer Umsatzsteuer-ID oder einer IBAN beim Online-Banking. Dabei wird zwischen der Sender-ID (Rechnungssteller) und der Receiver-ID (Rechnungsempfänger) unterschieden. |
| Warum benötige ich ein E-Rechnungsnetzwerk? | Ein E-Rechnungsnetzwerk ermöglicht es, Rechnungen digital, schnell und sicher auszutauschen, wodurch Unternehmen Kosten sparen, Fehler reduzieren und gesetzliche Anforderungen einhalten können. E-Rechnungsnetzwerke werden vor allem im länderübergreifenden Austausch genutzt: Dabei werden die nationalen Anforderungen an das Format und den Übermittlungsweg durch das Netzwerk erfüllt. |
| Was sind sogenannte Kleinbetragsrechnungen? | Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von weniger als 250€ betragen. Diese sind, u.a. neben Rechnungen für Fahrausweise und B2C-Rechnungen, von der E-Rechnungsverpflichtung ausgeschlossen. |
Rechnungsempfang
| Wie kann ich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten? | Mit dem ADDISON OneClick Beleg- und Dateiupload können Sie E-Rechnungen empfangen, visualisieren und an SMART Connect oder Scannen-Buchen-Archivieren übermitteln. Mit SMART Connect erfolgt die maschinelle Weiterverarbeitung, Validierung, Vorerfassung, Buchung, Archivierung und automatische Weiterleitung an die Steuerkanzlei. |
| Wo kann ich meine empfangenen E-Rechnungen revisionssicher archivieren? | Mit der ADDISON SMART Connect Box, Scannen-Buchen-Archivieren oder unserem Partner DocuWare können Sie der gesetzlich geforderten Methode zur langfristigen und unveränderbaren Aufbewahrung von Rechnungsdokumenten nachkommen. Dabei erfolgt die GoBD-konforme Ablage der E-Rechnungen neben anderen Rechnungsarten vollständig und unverfälscht und können jederzeit bei Bedarf vorgelegt werden. |
Rechnungsversand
| Wie kann ich als Unternehmen E-Rechnungen erstellen und versenden? | Das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen wird aktuell von sehr vielen Rechnungsstellungslösungen umgesetzt. Fragen Sie im ersten Schritt bei Ihrem bestehenden Lösungsanbieter nach, bis wann die E-Rechnungsfunktionalität implementiert wird. Sollte diese Funktionalität nicht implementiert werden, so raten wir Ihnen im Laufe des Jahres 2025/2026 eine neue Rechnungsstellungslösung einzuführen. Excel und Word können keine E-Rechnungen erzeugen. In ADDISON OneClick implementieren wir eine einfache E-Rechnungsschreibung. Auch unsere Premium- und Schnittstellenpartner setzen die E-Rechnungsversandverpflichtung um und können E-Rechnungen erstellen und versenden.
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| Welche Übermittlungswege gibt es? | Für die Übermittlung von E-Rechnungen sind unter anderem der Versand per E-Mail, der Download aus einem Unternehmensportal oder die Übertragung über dedizierte private und öffentliche E-Rechnungsnetzwerke. |
Was ist B2Brouter? Wie kann ich es buchen? Was kostet es? | B2Brouter bietet eine Plattform über die E-Rechnungen und andere Dokumententypen elektronisch per Netzwerkübertragung im eigenen E-Rechnungsnetzwerk oder über weitere angebundene private und öffentlichen Netzwerke (u.a. Peppol) übermittelt werden können. Außerdem bietet die Plattform die Nutzung der eigenen oder der integrierten B2Brouter-Rechnungsschreibung. Die Nutzung von B2Brouter in Verbindung mit der automatischen Dateiübertragung nach ADDISON SMART Connect wird voraussichtlich ab Ende März 2025 zur Verfügung stehen. Dann kann eine Kanzlei B2Brouter über den OneClick Konfigurator B2Brouter aktivieren und der Mandant kann infolgedessen über den OneClick Konfigurator per SSO-Schnittstelle mit B2Brouter einen Vertrag abschließen. Es gibt drei verschiedene Pakete: Professional (110€ pro Jahr), Business (300€ pro Jahr) und Enterprise (Preis je nach Menge und Art der Transaktionen). (aktualisiert am 07.03.2025) |
| Müssen E-Rechnungen auch an Privatmandate gesendet werden? | Nein, die E-Rechnungsverpflichtung besteht nur im B2B-Segment (Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen). Im B2C-Segment (Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Privatperson) besteht keine E-Rechnungsverpflichtung. |
Kanzleirechnungen
| Wie kann ich als Kanzlei E-Rechnungen erstellen und versenden? | Sie haben bereits heute in ADDISON und AKTE die Möglichkeit, Rechnungen im XRechnungsformat zu erstellen. Wir erweitern unsere Lösung um weitere wesentliche Punkte. Unter anderem:
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