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Häufige Fragen zum Beleghub-Upload per E-Mail
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Belege, die ich per E-Mail sende, kommen nicht an. Was kann ich tun?
Bitte warten Sie einige Minuten, da die Verarbeitung zeitverzögert stattfindet. Wenn Sie nach 30 Minuten keine Antwort-E-Mail bekommen haben sollten, prüfen Sie, ob sich die Antwort-E-Mail in Ihrem Spam-Ordner befindet. Prüfen Sie außerdem die E-Mail-Adresse auf korrekte Schreibweise, sowohl des Benutzercodes als auch des Kategorienamens.
Welche Dateiformate sind erlaubt?
Sie können die gleichen Dateiformate übermitteln, die Sie auch im Beleghub hochladen können. Die erlaubten Dateiformate werden durch Ihren Steuerberater festgelegt. In dem Dialogfenster, in dem Sie Ihre E-Mail-Adresse abrufen, sind diese Dateiformate aufgelistet.
Bitte beachten Sie, dass manche E-Mail-Server zusätzliche Sicherheitsrichtlinien implementieren und bestimmte Dateiformate verbieten. Wenden Sie sich zu weiteren Informationen an den Systemadministrator Ihres Unternehmens.
Wie ist die E-Mail-Adresse aufgebaut?
Die E-Mail-Adresse besteht aus Ihrem individuellen Nutzercode sowie dem Namen der Beleg-Kategorie, getrennt durch ein Pluszeichen (+). Der Nutzercode ist für alle Beleg-Kategorien identisch.
Wenn Ihr Benutzercode zum Beispiel „a1b1c3“ wäre, würde Ihre E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen [email protected] lauten. Ausgangsrechnungen würden Sie senden an [email protected]
Der Kategorienname enthält Umlaute oder Sonderzeichen, die in E-Mail-Adressen nicht erlaubt sind. Kann ich Belege an diese Kategorie trotzdem per E-Mail senden?
Ja. Rufen Sie die E-Mail-Adresse aus dem Beleghub ab. Dort erscheint der E-Mail-kompatible Name der Kategorie.
Darf ich meine E-Mail-Adresse weitergeben?
Nein. Bitte teilen Sie die E-Mail-Adresse nicht mit Dritten, da diese dann Belege in Ihr Benutzerkonto übertragen könnten.
Teilen Sie die Adresse auch nicht mit Kollegen in Ihrem Unternehmen. Ihre Kollegen haben einen anderen persönlichen Benutzercode. Belege, die an Ihre E-Mail-Adresse gesendet werden, sind auch nur für Sie im Beleghub sichtbar, jedoch nicht für Ihre Kollegen.
Falls die Adresse von unbefugten Dritten verwendet wird, können wir Ihnen einen neuen Benutzercode generieren.
Können meine Lieferanten Rechnungen direkt an die E-Mail-Adresse meines Rechnungseingangs senden?
Nein. Bitte geben Sie die E-Mail-Adresse nicht an Ihre Lieferanten weiter.
Der Beleghub gewährleistet nicht die Aufbewahrungs- und Nachweispflichten für Rechnungen. Archivieren Sie daher Rechnungen unbedingt auch in Ihrem eigenen System.
Zudem kann Ihr persönlicher Benutzercode bei unbefugter Nutzung neu erstellt werden. In diesem Fall müssten Sie alle Lieferanten über die geänderte E-Mail-Adresse informieren.
Wir empfehlen stattdessen, eine Weiterleitungsregel in Ihrer E-Mail-Software zu konfigurieren, mit der z.B. Rechnungen an Ihre Rechnungseingangs-Adresse (z.B. [email protected]) automatisch an den Beleghub weitergeleitet werden.
Im Beleghub erscheinen Belege, die ich nicht versendet habe. Was kann ich tun?
Möglicherweise haben unbefugte Dritte E-Mails an Ihre Adresse gesendet. Bitte wenden Sie sich an den Support. Wir werden Ihnen einen neuen Benutzercode erstellen.
Was passiert mit dem Text meiner E-Mail?
Der Beleghub verwendet ausschließlich Anhänge der E-Mail. Der E-Mail-Text wird ignoriert und nicht gespeichert.
Was passiert mit Bildern und Logos in meiner E-Mail-Signatur?
Logos und Grafiken aus der E-Mail-Signatur werden als solche erkannt und ignoriert. Sie erscheinen nicht im Beleghub.
nützliche Ressourcen
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