Kanzleirechnungen abrufen und verwalten

Kanzleirechnungen abrufen und verwalten

In ADDISON Direkt können Sie Rechnungen Ihrer Kanzlei ansehen, herunterladen und für die Buchhaltung in den Beleghub kopieren. Bereits bearbeitete Rechnungen können Sie als gelesen markieren oder archivieren.

Dieser Ablauf gilt für Mandanten, deren Kanzlei Rechnungen in der App „Kanzleirechnungen“ bereitstellt. Die App erscheint automatisch, sobald die Kanzlei die erste Rechnung übermittelt hat. Sie benötigen Zugriff auf die App und auf den Berichtskreis für Kanzleirechnungen, also die Berechtigung für diesen Dokumenttyp.

Kanzleirechnungen öffnen

Klicken Sie auf Ihrer Startseite im Bereich „Von meiner Kanzlei“ auf die Kachel „Kanzleirechnungen“. Die Liste der übermittelten Rechnungen öffnet sich.

Nur wenn die Kachel trotz einer bereits übermittelten Rechnung fehlt: Wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei oder Ihren Mandantenadministrator, um den Zugriff auf die App freischalten zu lassen.

Nur wenn die App vorhanden ist, aber Rechnungen fehlen: Neben den Filtern kann eine fehlende Berechtigung für den Berichtskreis die Ursache sein. Lassen Sie diese Berechtigung durch Ihre Steuerkanzlei oder Ihren Mandantenadministrator prüfen und gegebenenfalls aktivieren.

Eine Rechnung ansehen

Die Ansichten bieten Ihnen unterschiedliche Zugänge zur Rechnung:

• „Belegbild“: Sie sehen die Rechnung wie in der PDF-Datei.
• „Übersicht“: Sie sehen die strukturierten Rechnungsdaten, etwa Rechnungsdatum, Beträge und Positionen.
• „Informationen“: Sie sehen ergänzende Angaben, etwa Adressen, Lieferinformationen und Vertragsdaten.
• „Anhänge“: Bei einer Rechnung mit einem XML-Anhang finden Sie hier die beigefügte Datei. XML enthält die maschinenlesbaren Rechnungsdaten.

1. Klicken Sie in der Liste auf den Namen der gewünschten Rechnung.
2. Wählen Sie oben in der Detailansicht die passende Ansicht.

Die Visualisierung der XML-Rechnungsdaten dient der besseren Lesbarkeit. Verbindlich sind die Inhalte des strukturierten XML-Rechnungsdatensatzes.

Rechnungsdatei herunterladen oder drucken

• Herunterladen: Klicken Sie auf das Symbol mit dem Pfeil nach unten über einer Linie (1).
• Drucken: Klicken Sie auf das Drucker-Symbol (2).

Alternativ finden Sie „Herunterladen“ im Dreipunkt-Menü (⋮) unten rechts in der Detailansicht.

Mehrere Rechnungen herunterladen: Markieren Sie die gewünschten Rechnungen über die Kontrollkästchen links in der Liste. Klicken Sie anschließend in der unteren Aktionsleiste auf „Herunterladen“.

Rechnungen für die Buchhaltung kopieren

Mit „In Beleghub kopieren“ übernehmen Sie Kopien der Rechnungen in den Beleghub zur weiteren buchhalterischen Verarbeitung. Wählen Sie dafür die passende Zielkategorie.

1. Markieren Sie die gewünschten Rechnungen über die Kontrollkästchen links in der Liste.
2. Klicken Sie in der unteren Aktionsleiste auf „In Beleghub kopieren“.
3. Wählen Sie im Dialog unter „Kategorie:“ die passende Kategorie (1).
4. Klicken Sie im Dialog auf „In Beleghub kopieren“ (2).

Nach erfolgreichem Kopieren erscheint die Meldung „Dateien wurden in den Beleghub kopiert.“

Rechnungen als gelesen markieren oder archivieren

Wählen Sie die Aktion nach Ihrem Bearbeitungsziel:

• „Als gelesen markieren“: Sie kennzeichnen die ausgewählten Rechnungen als gelesen.
• „Ausblenden (archivieren)“: Sie blenden die ausgewählten Rechnungen aus der aktiven Liste aus.

1. Markieren Sie die gewünschten Rechnungen über die Kontrollkästchen links in der Liste.
2. Klicken Sie in der unteren Aktionsleiste auf die gewünschte Aktion.

Nur wenn Sie gelesene Rechnungen wieder als ungelesen kennzeichnen möchten: Wählen Sie diese Rechnungen aus und klicken Sie auf „Als ungelesen markieren“.

Gelesene oder archivierte Rechnungen wiederfinden

Über den Filter „Status“ können Sie gezielt bereits bearbeitete Rechnungen anzeigen:

• „Gelesen“: Sie zeigen als gelesen markierte Rechnungen an.
• „Archiviert“: Sie zeigen archivierte Rechnungen an.
• „Archiv einbeziehen“: Sie zeigen sämtliche Rechnungen an – gelesene, ungelesene und archivierte.

1. Öffnen Sie oben links den Filter „Status“.
2. Wählen Sie die für Ihre Suche passende Option.

E-Mail-Benachrichtigungen nutzen

Über den Eingang neuer Rechnungen können Sie per E-Mail informiert werden. Wenn diese Benachrichtigungen ausbleiben, können Sie sie in der App „Benachrichtigungseinstellungen“ konfigurieren.