Personal und Zeiten | eDokumente: Schnelleinstieg für Arbeitgeber (Mandanten)

ADDISON Lohn Online | eDokumente für Arbeitgeber (Mandanten)

Überblick

Mit der Funktion eDokumente können Sie als Arbeitgeber Dokumente digital mit Ihrer Steuerkanzlei austauschen. Sie können eDokumente hochladen, bearbeiten, verwalten, archivieren und jederzeit wieder auf bereits bereitgestellte Unterlagen zugreifen.

Die eDokumente stehen Ihrer Steuerkanzlei unmittelbar nach der Bereitstellung zur Verfügung und können direkt für die Lohnabrechnung verarbeitet werden.

Voraussetzungen

Die Funktion steht zur Verfügung, wenn Ihre Steuerkanzlei die Nutzung von eDokumenten für Ihren Mandanten aktiviert hat.

Abhängig von den Einstellungen Ihrer Steuerkanzlei können Sie:

• eDokumente hochladen
• eDokumente bearbeiten
• eDokumente archivieren
• eDokumente wiederherstellen
• die Bearbeitungshistorie einsehen

Anmeldung im Arbeitgeberportal

1. Melden Sie sich im ADDISON Direkt Arbeitgeberportal an.
2. Öffnen Sie den Bereich Personal und Zeiten verwalten.

Anschließend gelangen Sie zur Anwendung Personal und Zeiten.

eDokumente öffnen

Sie können eDokumente auf zwei Wegen aufrufen:

Über Personal

Wählen Sie im linken Menü:

Personal → eDokumente

Hier erhalten Sie einen Überblick über alle verfügbaren eDokumente.

Über Abrechnung vorbereiten

Wählen Sie im linken Menü:

Abrechnung vorbereiten → Neue eDokumente prüfen

Hier werden neue oder noch unvollständige eDokumente angezeigt.

Aufbau der eDokumente-Verwaltung

Die eDokumente sind in drei Registerkarten unterteilt:

Neu und unvollständig

Enthält neu hochgeladene eDokumente, die noch bearbeitet oder vervollständigt werden müssen.

Bearbeitet und abgelegt

Enthält bereits bearbeitete und abgelegte eDokumente.

Archiviert

Enthält archivierte eDokumente, die nicht mehr aktiv bearbeitet werden.

Neue eDokumente prüfen

Die Registerkarte Neu und unvollständig bietet eine strukturierte Übersicht aller neu hochgeladenen eDokumente.

Hier können Sie:

• neue eDokumente hochladen
• eDokumente bearbeiten
• Dokumentdetails ergänzen
• eDokumente suchen und filtern
• die Historie eines eDokuments einsehen

Suche und Filter

Zur besseren Übersicht stehen verschiedene Such- und Filtermöglichkeiten zur Verfügung.

Suche

Über das Suchfeld „Suche (Bezeichnung, Beschreibung ...)“ können Sie gezielt nach eDokumenten suchen.

Filter

Folgende Filter stehen zur Verfügung:

• Dokumententyp
• Kategorie
• Bereitgestellt am

Zusätzlich können die Spalten sortiert werden.

eDokumente hochladen

Neue eDokumente laden Sie direkt über die Registerkarte Neu und unvollständig hoch.

So laden Sie ein eDokument hoch

1. Klicken Sie auf Dokument hochladen.
2. Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
3. Das eDokument wird hochgeladen und in der Liste angezeigt.
4. Ergänzen Sie die erforderlichen Angaben.
5. Speichern Sie das eDokument.

Nach dem Speichern steht das eDokument Ihrer Steuerkanzlei zur Verfügung.

Zulässige Dateiformate

Folgende Dateiformate werden unterstützt:

PDF

• PDF-Dateien

Bilddateien

• JPG / JPEG
• PNG
• BMP
• TIF / TIFF

Hinweis: PDF-Formulare oder PDFs mit eingebetteten Skripten werden unter Umständen nicht unterstützt. Sollte ein PDF nicht akzeptiert werden, speichern Sie das Dokument erneut über einen PDF-Drucker.

Dateigröße und Mehrfach-Upload

• Es können mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden.
• Die maximale Dateigröße beträgt 30 MB pro Datei.

Vorschau von eDokumenten

Nach dem Upload wird das eDokument in einer Vorschau angezeigt.

In der Vorschau können Sie:

• mehrseitige Dokumente durchblättern
• einzelne Seiten auswählen
• zoomen
• Dokumente herunterladen
• Dokumente drucken

Dokumentdetails erfassen

Nach dem Hochladen ergänzen Sie die Details des eDokuments.

Pflichtfelder sind durch einen roten Stern (*) gekennzeichnet.

Im Standard-Modus sind folgende Felder verfügbar:

Pflichtfelder:
- Mitarbeiterauswahl
- Bezeichnung
- Sichtbarkeit des Dokuments
- Dokument sichtbar für Arbeitnehmer (Ja/Nein)

Optionale Felder (unter "Zusätzliche Informationen"):
- Dokumententyp
- Kategorie
- Gültig ab / Gültig bis

Der Bereich "Zusätzliche Informationen" ist standardmäßig eingeklappt und kann über einen Toggle aufgeklappt werden.

Dokument hochladen – Erweiterter Upload-Modus

Wurde vom Steuerberater der "Erweiterte Upload-Modus für Arbeitgeber" aktiviert, erweitert sich das Pflichtfeld-Set:

Pflichtfelder im Erweiterten Modus:
- Mitarbeiterauswahl
- Bezeichnung
- Dokumententyp
- Sichtbarkeit des Dokuments
- Dokument sichtbar für Arbeitnehmer
- Prüfungsrelevant

Arbeitnehmerauswahl

Ordnen Sie das eDokument einem Arbeitnehmer zu.

Bezeichnung

Die Bezeichnung wird automatisch aus dem Dateinamen übernommen und kann bei Bedarf angepasst werden.

Dokumententyp

Wählen Sie bei Bedarf einen passenden Dokumententyp aus.

Beispiele:

• Arbeitsvertrag
• Bescheinigung
• Krankenversicherungs-Nachweis
• Pfändung
• Elterneigenschaft

Kategorie

Nach Auswahl eines Dokumententyps wird diese automatisch einer Kategorie zugeordnet.

Beispiele:

• Beschäftigung
• Bescheinigung
• Sachbezug
• Verträge

Weitere verfügbare Kategorien können durch Ihre Steuerkanzlei bereitgestellt werden.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Legen Sie fest, ob das eDokument für die Lohnabrechnung relevant ist.

Je nach Konfiguration stehen unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

Sichtbarkeit des Dokuments

Legen Sie fest, wer das eDokument sehen darf.

Mögliche Benutzergruppen:

• Arbeitgeber
• Arbeitnehmer
• Lohnabrechner

Mehrfachauswahlen sind möglich.

Empfehlung: Lassen Sie die Sichtbarkeit für den Lohnabrechner aktiviert, damit Ihre Steuerkanzlei das eDokument bearbeiten und verarbeiten kann.

Prüfungsrelevant

Kennzeichnen Sie eDokumente bei Bedarf als prüfungsrelevant.

Zeitraum

Für prüfungsrelevante Sachverhalte muss ein Zeitraum angegeben werden. 

Gültig ab / Gültig bis

Optional können Gültigkeitszeiträume erfasst werden.

Beschreibung

Nutzen Sie die Beschreibung für ergänzende Informationen oder Hinweise an die Steuerkanzlei.

Erweiterter Upload-Modus

Hat Ihre Steuerkanzlei den Erweiterten Upload-Modus aktiviert, stehen zusätzliche Felder zur Verfügung.

Hierzu gehören beispielsweise:

• Dokumententyp
• Kategorie
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Prüfungsrelevant
• Zeitraum

Dadurch können eDokumente bereits beim Hochladen detaillierter klassifiziert werden.

Hinweis: Der Erweiterte Upload-Modus wird durch Ihre Steuerkanzlei mandantenbezogen aktiviert.

Historie

Für jedes eDokument steht die Registerkarte Historie zur Verfügung.

Hier können Sie nachvollziehen:

• wann das eDokument bereitgestellt wurde
• wann Änderungen vorgenommen wurden
• welche Felder geändert wurden
• welcher Wert geändert wurde
• wer die Änderung durchgeführt hat

Die Historie ermöglicht eine vollständige Nachverfolgbarkeit aller Bearbeitungsschritte.

Bearbeitet und abgelegt

Die Registerkarte Bearbeitet und abgelegt enthält alle erfolgreich bearbeiteten und abgelegten eDokumente.

Hier können Sie bereits verarbeitete eDokumente einsehen und verwalten.

Suche und Filter

Suche

Suche nach:

• Bezeichnung
• Beschreibung

Filter

• Dokumententyp
• Kategorie
• Bereitgestellt am

Verfügbare Aktionen

Für ausgewählte eDokumente stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Herunterladen
• Archivieren
• Auswahl aufheben

Mehrere eDokumente können gleichzeitig ausgewählt werden.

Archivierte eDokumente

Die Registerkarte Archiviert enthält alle archivierten eDokumente. Dokumente können über das Detailpanel archiviert werden.

Archivierte eDokumente werden nicht mehr aktiv bearbeitet, bleiben jedoch jederzeit verfügbar.

Suche und Filter

Suche

Suche nach:

• Bezeichnung
• Beschreibung

Filter

• Kategorie
• Bereitgestellt am

Verfügbare Aktionen

Für archivierte eDokumente stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Herunterladen
• Archivierung aufheben
• Auswahl aufheben

Wird die Archivierung aufgehoben, erscheint das eDokument wieder in der Registerkarte Bearbeitet und abgelegt.

Best Practices

• Verwenden Sie aussagekräftige Bezeichnungen.
• Ordnen Sie eDokumente möglichst dem richtigen Arbeitnehmer zu.
• Wählen Sie den passenden Dokumententyp aus.
• Nutzen Sie die Beschreibung für zusätzliche Informationen.
• Prüfen Sie die Sichtbarkeitseinstellungen vor dem Speichern.
• Halten Sie die Sichtbarkeit für den Lohnabrechner aktiv, damit Ihre Steuerkanzlei das eDokument bearbeiten kann.
• Archivieren Sie abgeschlossene eDokumente regelmäßig.

Häufige Fragen

Wer kann eDokumente hochladen?

Je nach Konfiguration können eDokumente hochgeladen werden von:

• Arbeitgebern
• Arbeitnehmern
• Lohnabrechnern

Kann ich bereits hochgeladene eDokumente ändern?

Ja. Sofern die entsprechenden Berechtigungen vorliegen, können Angaben zum eDokument nachträglich angepasst werden.

Kann ich nachvollziehen, wer Änderungen vorgenommen hat?

Ja. Sämtliche Änderungen werden in der Registerkarte Historie dokumentiert.

Kann ich mehrere eDokumente gleichzeitig verwalten?

Ja. Über die Registerkarten Neu und unvollständig, Bearbeitet und abgelegt und Archiviert können mehrere eDokumente gleichzeitig ausgewählt und verwaltet werden.