Personal und Zeiten | Aufgabenliste: Anleitung für Arbeitgeber

Aufgabenliste

Die Aufgabenliste im Bereich Personal und Zeiten bietet eine zentrale Übersicht aller offenen und in Bearbeitung befindlichen Aufgaben. Sie ermöglicht das Filtern, Bearbeiten und Verwalten von Aufgaben.

Filteroptionen:

Mithilfe der Filter können Aufgaben gezielt eingegrenzt werden:

Arbeitnehmer: Filtert nach bestimmten Mitarbeitern.
Aufgabentyp: Filtert nach dem Typ der Aufgabe.
Status der Aufgabe: Standardmäßig sind die Status Offen und In Bearbeitung ausgewählt.
Monat: Filtert nach dem Monat, für den die Aufgabe vorgesehen ist.
Erstellt am: Filtert nach dem Erstellungsdatum.

Schaltflächen

Schaltfläche 1 „Hinzufügen“: Ermöglicht das Anlegen neuer Aufgaben.
Schaltfläche 2 „…“ (Weitere Aktionen): Ermöglicht den Export der Aufgabenliste als PDF- oder Excel-Datei.
Schaltfläche 3 „Zahnrad“ (Einstellungen): Ermöglicht die Anpassung der Anzeige- und Listeneinstellungen.

Die Tabelle zeigt alle Aufgaben mit folgenden Spalten:

Checkbox: Zum Auswählen einzelner oder mehrerer Aufgaben.
Aufgabe: Name der Aufgabe
Aufgabentyp: Kennzeichnung des Aufgabentyps
- Zu erledigen (blau)
- Hinweis (orange)
- Überprüfen (rot)
Status der Aufgabe: Zeigt den aktuellen Status:
- OFFEN (blau)
- IN BEARBEITUNG (grün)
- ABGESCHLOSSEN (grau)
Betrifft: Bezieht sich auf den Mandanten oder Mitarbeiter.
Monat: Monat, in dem die Aufgabe erledigt werden soll.
Erstellt von: Benutzer, der die Aufgabe erstellt hat.
Erstellt am: Datum und Uhrzeit der Erstellung.

Wenn Aufgaben ausgewählt sind, erscheinen folgende Optionen:

Auswahl aufheben
Als erledigt markieren
Löschen
Anzeige der Anzahl ausgewählter Datensätze (z. B. „4 DATENSÄTZE AUSGEWÄHLT“).

Wie werden Aufgaben erstellt?

Neue Aufgabe anlegen

Klicken Sie oben rechts auf die blaue Schaltfläche „+ Hinzufügen“.
Es öffnet sich rechts ein Detailbereich mit Eingabefeldern.

Pflichtfelder ausfüllen

Im Detailbereich müssen folgende Felder ausgefüllt werden (mit * gekennzeichnet):

Aufgabenbereich: Wählen Sie den Bereich, z. B. Arbeitnehmer oder Firmendaten.
Betrifft: Wird nur angezeigt, wenn zuvor als Aufgabenbereich Arbeitnehmer ausgewählt wurde. Wählen Sie hier den Arbeitnehmer aus.
Aufgabentyp: Auswahl zwischen Zu erledigen, Hinweis oder Überprüfen.
Status der Aufgabe: Wählen Sie den Status, z. B. Offen oder In Bearbeitung. Die Anzahl offener Aufgaben wird in der Übersicht in der gleichnamigen Kachel angezeigt (siehe Screenshot: Aufgabenliste in ADDISON Lohn Online).
Monat: Wählen Sie den Monat, für den die Aufgabe gilt.
Aufgabe: Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung der Aufgabe ein.

Systemseitig erstellte Aufgaben

Aufgaben werden automatisch erstellt, sobald bestimmte Daten einen Handlungsbedarf auslösen.
Beispielsweise kann – abhängig von der Konfiguration – eine Aufgabe systemseitig generiert werden, wenn Arbeitsstunden oder Sollstunden in die variablen Daten übernommen werden müssen.

Beispiel für die Bearbeitung von Aufgaben

Arbeitnehmerbezogene Aufgabe erstellen

Sie möchten einem Arbeitnehmer im Juli Urlaubsgeld auszahlen und sich eine Erinnerung dafür anlegen.

Klicken Sie auf „+ Hinzufügen“, um den Seitenbereich zu öffnen.
Wählen Sie im Feld Aufgabenbereich die Option Arbeitnehmer.
Im Feld Betrifft wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus.
Setzen Sie im Feld Aufgabe den Wert Zu erledigen.
Wählen Sie im Feld Status der Aufgabe die Option Offen.
Legen Sie im Feld Monat den Zeitraum fest, z. B. August 2026.
Erfassen Sie im Feld Bezeichnung die Aufgabe, z. B. „Urlaubsgeld auszahlen im August 2026“.
Speichern Sie die Eingaben.

Die Aufgabe erscheint nun in der Übersicht. Über das Monitor-Symbol (1) oder die Details (2 and 3) im Seitenbereich können Sie direkt in die Personalstammdaten wechseln, um die Zahlung zu erfassen.

Firmendatenbezogene Aufgabe erstellen

Ebenso wie bei arbeitnehmerbezogenen Aufgaben können auch firmendatenbezogene Aufgaben neu erstellt werden. Angelegte Aufgaben lassen sich anschließend über das Monitor-Symbol (1) oder die Detailansicht (2 und 3) öffnen, prüfen, bearbeiten und abschließen.

Systemseitig erstellte Aufgaben

Systemseitig erstellte Aufgaben können, ebenso wie manuell angelegte Aufgaben, über das Monitor-Symbol (1) oder die Detailansicht (2 und 3) geöffnet, geprüft, bearbeitet und abgeschlossen werden.