Prüfungsbericht

Prüfungsbericht

Allgemein

Wenn Sie Bilanzberichte erstellen, werden die Werte und Bezeichnungen der einzelnen Bilanzpositionen und sonstige Daten, wie z.B. die Anschrift oder die Steuernummer, aus den entsprechenden ADDISON- Projekten in bereits bestehende Word Dokumente (DOC-Dateien) eingefügt. Dies geschieht über eine Standard-Schnittstelle von Windows, dem sog. DDE-Server und Word-Makroprogrammen.

In den Dokumenten des Bilanzberichts befinden sich Platzhalter, welche die entsprechenden Werte aufnehmen. Das Layout der Bilanzreinschrift wird ebenfalls über Word Dokumente gesteuert. Anschließend wird die aufbereitete Bilanz individuell je Mandant in einer neuen Dokumentendatei (DOC-Datei) abgespeichert.

Für die Erstellung des Bilanzberichts ist eine Microsoft Word Version ab Word 2000 erforderlich.

Verwalten der Berichte Bestandsmanager Berichte

Über den Bestandsmanager haben Sie die Möglichkeit, bestehende Berichte aufzurufen, neue Berichte über die Schaltfläche Neuer Bericht zu erstellen oder den Jahreswechsel für einen bereits erstellen Bericht durchzuführen.

Musterprüfungsbericht

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Auswertungen | Bericht

Über die Schaltfläche wird der Berichtsmanager aufgerufen.

Über die Schaltfläche Neuer Bericht | Muster wird die Berichtsauswahl aufgerufen

Berichtsbez.

Unter Berichtsbezeichnung kann eine individuelle Bezeichnung eingeben werden, die im Bestandsmanager erscheint.

Wird nichts eingegeben, erscheint „Bilanzbericht und Erstelldatum“. Für einen Mandanten können pro Wirtschaftsjahr mehrere Berichte erstellt werden – z.B. Berichte für den Mandanten, Finanzamt, Bank etc.

Die ADDISON Mustervorlagen müssen bei einem Update nicht neu importiert werden um ggf. auf dem neuesten Stand zu sein. Dies geschieht beim erstmaligen Start (nach Update) des Berichtsmanagers.

Über die Schaltfläche Sortierung... können die Mustervorlagen in einer gewünschten Reihenfolge sortiert werden.

Wirtschaftsjahr

Auswahl des Wirtschaftsjahres, welches für den Bericht verwendet werden soll.

Abgrenzung

Festlegen des Zeitraums, bis zu welcher Buchungsperiode die Werte in den Jahresabschluss einfließen sollen (z.B. bei Zwischenbilanz). Standardmäßig fließen alle vorhandenen Buchungsperioden ein.

Auswertungskreis

Unabhängig vom aktuell gültigen Auswertungskreis kann dem Bilanzbericht ein anderer Auswertungskreis hinterlegt werden. Der Bericht wird dann mit den Werten des entsprechenden Auswertungskreises gefüllt.

Konsolidierung ausschalten

Diese Option muss gesetzt werden, wenn keine Konsolidierung durchgeführt werden soll. Ansonsten werden die in den Stammdaten hinterlegten Tochterunternehmen konsolidiert.

Bericht in „Wir-Form“

Ist der Haken gesetzt, wird der Bilanzbericht in der Wir-Form erstellt, d.h. es werden alle Textalternativen in der Ich-Form automatisch ausgeblendet.

Ist der Haken nicht gesetzt, erfolgt die Erstellung in der Ich-Form.

Keine Vorjahre

Ausdruck des Berichts generell ohne Vorjahr. Die Einstellung gilt für:

• Bilanz/ GuV
• Kontennachweis
• Erläuterungsteil

Ist für den Mandanten kein Vorjahr vorhanden, wird automatisch die Vorjahresspalte ausgeblendet. Der Haken im Kontrollkästchen Keine Vorjahre muss somit nicht gesetzt werden.

Kopf/ Fußzeilenverwaltung

Ist diese Option gesetzt, kann jedem Einzeldokument eine beliebige Kopfzeile zugeordnet werden.

Das Entfernen dieser Option bewirkt, dass die Kopf- und Fußzeilen, die evtl. in den Einzeldokumenten vorhanden sind, verwendet werden.

Bilanzschema

Auswahlmöglichkeit, um ein Bilanzschema zu hinterlegen, das vom Standard - Schema des Firmenstammes abweicht. Über die Schaltfläche Standard setzen wird wieder auf das Standard – Schema zugegriffen.

Währung

Für den Bilanzbericht kann eine abweichende Währung hinterlegt werden. Wird nichts ausgewählt, wird die Währung aus dem Firmenstamm verwendet.

Erstellen...

Die ausgewählte Mustervorlage wird erstellt. Über das Kontrollkästchen Word öffnen kann entschieden werden, ob Word direkt geöffnet werden soll oder der Bericht erst beim erstmaligen Öffnen aus dem Bestandsmanager endgültig erstellt wird.

Beim Erstellen wird eine steuer.doc mit den ausgewählten Dokumentenbestandteilen in der folgende Verzeichnisstruktur angelegt:

LW: \ ZMIS | CMS | Berichte | Mandantennummer | BeginnPeriode-Wirtschaftsjahr | lfd. Berichtsnummer

Berichte definieren...

Über die Schaltfläche Berichte definieren gelangen Sie zur Auswertungsdefinition, die es ermöglicht, Berichte individuell anzupassen.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu ADDISON Abschluss.

als Musterbericht…

Über die Schaltfläche als Musterbericht… kann ein neu definierter Bericht als Musterbericht gespeichert werden.

Erstellen des Word- Bilanzberichtes

Nachdem im Berichtsmanager Erstellen ausgewählt (Word öffnen ist gesetzt) bzw. ein noch nicht endgültig erstellter Bericht über den Bestandsmanager geöffnet wurde, wird Word gestartet und eine steuer.doc erstellt.

Der Bericht enthält jetzt noch nicht die Daten des Mandanten.

Aktualisierung

Über die Bilanzsymbolleiste in Microsoft Word, die nach der Erstellung der steuer.doc erscheint, kann über die Aktualisierungsfunktion der Bericht mit den Daten des Mandanten aktualisiert werden.

Unter Microsoft Office 2007 erfolgt die Aktualisierung innerhalb des Bereichs ADDISON über die Schaltfläche .

Microsoft Word wird jetzt minimiert und ein Infodialog erscheint. In diesem ist ersichtlich, welche Platzhalter des Berichtes gerade aktualisiert werden.

Wenn alle Platzhalter aktualisiert sind, wird die steuer.doc abgespeichert und Word wieder vergrößert. Auf dem Bildschirm erscheint jetzt eine Checkliste zum aktuellen Bericht.

Weitere Informationen zur Bilanzsymbolleiste und den weiteren Funktionalitäten in Word finden Sie in der Dokumentation zu ADDISON Abschluss.

Eigene Variablen

Unter Eigene Variablen werden alle im Dokument verwendeten Variablen (Platzhalter) aufgeführt. Hier können jetzt entsprechende Werte hinterlegt werden, die bei der nächsten Aktualisierung automatisch über das Füllen der Platzhalter im Dokument erscheinen.

Für die Erfassung von Werten ist die entsprechende Variable auszuwählen, der Wert im Listenfeld zu erfassen und die Schaltfläche Übernehmen zu betätigen.

Informationen

Weiterhin erhalten Sie in diesem Dialog Informationen zu den verwendeten Standard- und Data Warehouseansichten und eine Übersicht zu den Berichtsaktionen (Erstellung, ...) im Bereich Aktionen.

Status

In dieser Listenauswahl kann ein Status hinterlegt werden in welcher Phase sich der Bericht befindet; z.B. in Bearbeitung oder nach Beendigung aller manuellen Formatierungen kann der Status auf geprüft gesetzt werden.

Abschnittsverwaltung innerhalb eines bestehenden Berichts

Innerhalb der Berichtsbar kann über das - Symbol die Abschnittsverwaltung aufgerufen werden.

Unter Microsoft Office 2007 erfolgt die Aktualisierung innerhalb des Bereichs ADDISON | Abschnittsverwaltung.

Jeder Abschnitt eines neuen Berichts hat einen Namen. In der Abschnittsverwaltung kann über die Schaltfläche Gehe zu in den entsprechenden Abschnitt gesprungen werden.

Über die Funktion Abschnitt löschen können so einfach Abschnitte eines Bilanzberichtes gelöscht werden.

Zwischen zwei Abschnitten kann ein beliebiges Dokument eingefügt werden. Dazu wird der Cursor auf das Dokument positioniert, nach dem das entsprechende Dokument eingefügt werden soll.

Es muss ein Abschnittsname für das einzufügende Dokument vergeben werden. Über die Dateiauswahl wird das einzufügende Dokument gewählt.

Über die die Schaltfläche Neue Version holen kann automatische die neuste Version eines Dokuments geholt werden.

Dokumentenoptionen

Über die Dokumentenoptionen können individuelle Einstellungen für den Bilanzbericht vorgenommen werden.

Die Einstellungen können in der steuer.doc, die als Grundlage für neue Berichte dient, hinterlegt werden und sind somit bei jedem Bericht schon vorhanden.

Anpassen von Erläuterungstexten

Innerhalb von ADDISON Abschluss kann über den Menüpunkt Infos | Bilanz- / EÜR Info bei Mandantenspezifisches Bilanzschemen über die Schaltfläche Zusammensetzung die Kontensalden der ausgewählten Position über die Entwicklung von 5 Jahren angezeigt werden.

Innerhalb dieses Programmpunktes können die Kontenzusammensetzungen für den Erläuterungsteil individuell angepasst werden.

Über Doppelklick auf das jeweilige Konto wird in die Kontenblattinfo verzweigt.

Anpassen von Positionen für den Erläuterungsteil

• Für den Erläuterungsteil können die folgenden Einstellungen vorgenommen werden:
• Aufteilung von Konten (Unterkonten)
• Untergliederung von Konten
• Verdichtung von Konten
• Sortierung von Konten
• Änderung von Kontobezeichnungen

Voraussetzungen

• Die aufgeführten Funktionen sind nur bei mandantenspezifischen Schemen möglich. Bei Standard- oder Kanzleischemen stehen nur die Druck - und Vorschau - Funktion zur Verfügung.
• Der Bearbeitungsmodus muss aktiviert sein.

Aufteilung von Konten (Unterkonten Neuanlage)

Über die Schaltfläche Unterkonto kann das ausgewählte Konto zur detaillierten Darstellung von Teilbeträgen innerhalb einer Position unterteilt werden.

Bezeichnung

Bezeichnung für das Unterkonto

Kontowerte

Kontowerte für das ausgewählte Konto über einen Zeitraum von 5 Jahren

zu verteilen

Noch zu verteilende Beträge (schon angelegte Unterkonten werden berücksichtigt)

Prozent

Prozentsatz für die prozentuale Verteilung der Kontowerte

So teilen Sie ein Konto in Unterkonten auf:

• Markieren Sie das aufzuteilende Konto und drücken die Schaltfläche Unterkonto...

1. Hinterlegen Sie die Bezeichnung für das erste Unterkonto.

2. Erfassen Sie in den jeweiligen Geschäftsjahren den entsprechenden Teilbetrag oder teilen Sie die Kontowerte prozentual auf.

3. Sollen weitere Unterkonten angelegt werden, bestätigen Sie die Eingaben über OK und Neu... und verfahren nach der Vorgehensweise 2. und 3.

4. Nach Abschluss der Aufteilung drücken Sie OK.

Restbeträge

Nicht aufgeteilte Beträge werden automatisch in einem Restunterkonto eingestellt.

Erläuterungen

Innerhalb der Erläuterungen werden die einzelnen Unterkonten für das „eigentliche Konto“ bei der Zusammensetzung aufgelistet.

Untergliederung von Konten (Programmaufruf)

Über die Schaltfläche Verdichten können Konten innerhalb einer Position zusammengefasst und als untergliederte Position dargestellt werden.

Bezeichnung

Bezeichnung für die untergliederte Position

Kontowerte

Kontowerte für die untergliederte Position entsprechend den aktuell ausgewählten Konten über einen Zeitraum von 5 Jahren

Verdichtete Anzeige

Hierüber erfolgt die Steuerung, ob bei der untergliederten Position die einzelnen Konten aufgelistet oder nur diese angedruckt werden sollen.

So fassen Sie Konten zu einer untergliederten Position zusammen:

• Drücken Sie die Schaltfläche Verdichten.

• Hinterlegen Sie die Bezeichnung für die untergliederte Position. Der Haken im Kontrollkästchen verdichtete Anzeige darf nicht gesetzt sein.

2. Übernehmen Sie die Konten, die in der untergliederten Position zusammengefasst werden sollen, mittels der einzelnen Schaltflächen oder Doppelklick.

3. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK. Die Konten innerhalb der untergliederten Position werden durch eine Zwischenüberschrift und eine Zwischensumme getrennt. Die Konten werden einzeln innerhalb der untergliederten Position ausgewiesen. Die Zwischenüberschriften werden mit einem gekennzeichnet.

Erläuterungen

Innerhalb der Erläuterungen werden die untergliederten Positionen durch eine Zwischenüberschrift und eine Zwischensumme dargestellt.

Verdichtung von Konten (Programmaufruf)

Über die Schaltfläche Verdichten können Konten innerhalb einer Position verdichtet werden.

Bezeichnung

Bezeichnung für die verdichtete Position.

Kontowerte

Kontowerte für die verdichtete Position, entsprechend den aktuell ausgewählten Konten, über einen Zeitraum von 5 Jahren.

Verdichtete Anzeige

Hierüber erfolgt die Steuerung, ob bei der untergliederten Position die einzelnen Konten aufgelistet oder nur diese ausgedruckt werden soll.

So verdichten Sie Konten:

• Drücken Sie die Schaltfläche Verdichten.

• Hinterlegen Sie die Bezeichnung für die verdichtete Position und setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen verdichtete Anzeige.

2. Übernehmen Sie die Konten, die in der verdichteten Position verdichtet werden sollen mittels der Schaltfläche Übernehmen oder Doppelklick.

3. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK. Die Verdichtungsüberschriften werden mit einem gekennzeichnet.

Erläuterungen

In den Erläuterungen werden die Konten innerhalb der verdichteten Position nicht einzeln ausgewiesen.

Versionsvergleich mit Vorjahresbericht

Allgemein

Über die Microsoft Word – Funktion besteht die Möglichkeit Berichte des aktuellen Jahres mit denen des Vorjahres zu vergleichen.

Vorgehensweise

Rufen Sie innerhalb von ADDISON Abschluss über den Menüpunkt Auswertungen | Bilanzbericht… den aktuellen Bericht auf.

In Microsoft Word wählen Sie jetzt den Menüpunkt Extras | Dokumente vergleichen und zusammenführen … aus.

Der Bericht, der für einen Vergleich herangezogen werden soll, befindet sich unter dem folgenden Pfad:

ZMiS / CMS / Berichte / Mandantennummer / Wirtschaftsjahr / Berichtsversion / Steuer.doc

Über die Schaltfläche Ausführen werden die Berichte miteinander verglichen und die vorgenommenen Änderungen angezeigt.