Belegmanagement | Automatische Zuordnung in der Bankabstimmung

Überblick

Bei der Bankabstimmung prüft das Belegmanagement automatisch, ob die Umsätze aus importierten Kontoauszügen vorhandenen Belegen zugeordnet werden können. Dazu werden Rechnungsmerkmale mit den Umsatzinformationen abgeglichen und alle passenden Belege klassifiziert. Das Ergebnis ist entweder eine sichere automatische Zuordnung oder eine Vorauswahl, die der Nutzer prüfen und bestätigen kann.

 

Ablauf der automatischen Zuordnung

Die automatische Zuordnung läuft in drei Schritten ab:

1. Kandidatensuche: Beim Import von Kontoauszügen werden für jeden enthaltenen Umsatz alle Belege gesucht, die als Treffer in Frage kommen.
2. Merkmalabgleich: Für jeden gefundenen Beleg wird geprüft, welche Rechnungsmerkmale – z. B. Belegreferenz, Betrag und Geschäftspartner – mit den Umsatzinformationen übereinstimmen.
3. Klassifizierung: Auf Basis des Abgleichs werden die gefundenen Belege bewertet und in sichere oder wahrscheinliche Treffer eingeteilt.

Ein mögliches Matching der Umsätze findet nicht nur beim Import von Kontoauszügen statt, sondern auch beim Import und Update von Belegen.

 

Klassifizierung

Aus der Bewertung ergeben sich zwei Gruppen:

Sichere Treffer werden automatisch zugeordnet und auf den Status Abgestimmt gesetzt. Voraussetzung ist, dass sowohl die Belegreferenz als auch der Betrag eindeutig übereinstimmen.

Wahrscheinliche Treffer werden nur zugeordnet, wenn kein sicherer Treffer vorhanden ist. Der Status bleibt auf Zuordnung prüfen – der Nutzer muss die Zuordnung manuell bestätigen. Ein wahrscheinlicher Treffer liegt vor, wenn:

• Geschäftspartner und Betrag gefunden wurden, die Belegreferenz aber nicht geprüft werden konnte, oder
• die Belegreferenz übereinstimmt, der Betrag jedoch einen Unterschied aufweist.

Lässt sich weder über die Belegreferenz noch über den Betrag eine ausreichende Übereinstimmung feststellen, erfolgt keine automatische Zuordnung. Wurde der Geschäftspartner anhand des Umsatzes jedoch erkannt, werden dessen offene Rechnungen in der Bankabstimmung als mögliche Auswahl angezeigt. Der Nutzer kann aus dieser Vorauswahl den passenden Beleg wählen und die Zuordnung manuell bestätigen.

 

Skonto

Beim automatischen Abgleich werden Skonto-Beträge aus drei verschiedenen Quellen berücksichtigt. Ein Beleg kann dadurch auch dann zugeordnet werden, wenn der überwiesene Betrag vom Rechnungsbetrag abweicht.

Skonto auf dem Beleg und auf dem Konto wirken als starke Kriterien: Es wird geprüft, ob der Bankumsatz dem Bruttobetrag abzüglich des Skontos entspricht, und ob das Buchungsdatum innerhalb der Skontofrist liegt. Bei E-Rechnungen werden die Felder auf dem Beleg automatisch befüllt. Für Konten können mehrere Zahlungskonditionsstaffeln hinterlegt werden; alle Staffeln werden geprüft.

Die Allgemeine Skonto-Toleranz greift unabhängig von Beleg- oder Kontokonditionen. Sie legt einen allgemeinen Prozentsatz und einen optionalen Maximalbetrag fest, bis zu dem eine Zahlungsabweichung als Skonto akzeptiert wird. Zusätzlich werden die Skontotoleranztage berücksichtigt.

Quelle	Wo hinterlegen
Skonto auf dem Beleg	Beleg → Register Zahlungsinformationen → Felder Skonto und Skonto bis
Skonto am Kontakt	Kontotakte & Konten → Kontakt → Register Zahlungsbedingungen → Skontotage und Skontoprozentsatz
Allgemeine Skonto-Toleranz	Einstellungen → Bankabstimmung → Abschnitt Skonto-Regeln

 

Hinweis: Die Skonto-Prüfung gilt nur bei Unterzahlung. Ist der Bankumsatz höher als der Belegbetrag, entfällt sie. Verbleibende Differenzen lassen sich in der Bankabstimmung über die Schaltfläche „Restbetrag als Skonto übernehmen" manuell als Skonto verbuchen.

 

Sammelzahlungen

Ein Bankumsatz kann mehreren Belegen gleichzeitig zugeordnet werden. Zunächst wird geprüft, ob der Umsatz einem einzelnen Beleg entspricht. Bleibt danach ein Restbetrag, werden Beleg-Kombinationen gesucht, deren Summe zum Umsatz passt.

Skonto wird bei Sammelzahlungen für jeden Beleg der Gruppe einzeln berücksichtigt. Maßgeblich ist, ob die Summe der jeweiligen Nettobeträge nach Skonto dem Umsatzbetrag entspricht.

Eine automatische Zuordnung erfolgt nur, wenn die Gruppe eindeutig ist — also kein Beleg gleichzeitig zu mehreren möglichen Kombinationen passt.

Bei DATEV-Importen werden zusätzlich gesplittete Buchungssätze berücksichtigt: Belegzeilen, die dieselbe Belegnummer teilen und in Summe exakt einem Bankumsatz entsprechen, werden als Sammelzahlung erkannt und automatisch zugeordnet.

 

Warum wurde ein Beleg nicht zugeordnet?

Wenn eine automatische Zuordnung ausbleibt, können folgende Ursachen vorliegen:

• Die Belegreferenz war im Beleg nicht vorhanden oder konnte nicht erkannt werden.
• Die Belegreferenz war im Verwendungszweck des Umsatzes nicht vorhanden oder konnte dort nicht erkannt werden.
• Der Betrag weicht zu stark ab und liegt außerhalb der Skonto-Toleranz.
• Kein passender Geschäftspartner wurde gefunden.
• Bei Sammelzahlungen: Die Belegkombination ist mehrdeutig, weil ein Beleg zu mehreren möglichen Gruppen passt.
• Der Beleg wurde noch nicht importiert oder befindet sich in einem Status, der eine Zuordnung ausschließt.

In diesen Fällen kann die Zuordnung manuell vorgenommen werden.

 

Hinweis: Wurde ein Geschäftspartner anhand des Umsatzes erkannt, werden dessen offene Rechnungen in der Bankabstimmung als Vorauswahl angezeigt. Auf diese Weise lässt sich die Zuordnung auch ohne automatischen Treffer schnell und gezielt vornehmen, ohne alle Belege manuell durchsuchen zu müssen.