Belegmanagement | Regelanlage und Verwaltung der Bankabstimmung

Übersicht

Regeln in der Bankabstimmung gelten für beleglose Kontoumsätze — also für Umsätze, denen kein Beleg im Belegmanagement zugeordnet ist wie z. B. Daueraufträge, Miete, Versicherungen. Eine gespeicherte Regel wird bei jedem Import automatisch auf passende Umsätze angewendet. Die Reihenfolge der Regeln bestimmt deren Abarbeitungsreihenfolge.

Regeln können

• direkt aus dem Abstimmprozess angelegt und direkt angewendet werden oder
• alternativ besteht auch die Möglichkeit, Regeln in der Regelverwaltung anzulegen und dort auch zu editieren.

 

Hinweis: Ein Import von Regeln ist derzeit noch nicht möglich.

 

 

Anlegen von Regeln im Abstimmprozess

Der häufigste Weg, eine Regel anzulegen, ist direkt im Abstimmprozess: Wird ein belegloser Umsatz manuell einem Konto zugeordnet, kann diese Zuordnung als Regel gespeichert werden. Beim nächsten Import wird die Regel automatisch auf gleichartige Umsätze angewendet.

In der Beleg- und Buchungszuordnung kann über Erfassung ohne Beleg über das Register Erfassung mit Regel direkt aus dem Kontoumsatz heraus eine neue Regel angelegt werden. Dafür sind

• Name und Gültigkeitsdauer zu zu vergeben,
• die Bedingungen für die Regelanwendung festzulegen
• sowie die die ausführenden Aktionen bei Anwendung zu definieren.

 

 

(1) Regelname und Gültigkeit Die Regelanlage beginnt mit der Vergabe einer Bezeichnung für die Regel. Optional kann ein Ablaufdatum vergeben werden. Ohne Ablaufdatum wird die Regel unbefristet ausgeführt.

(2) Bedingungen Im Abschnitt Wenn folgende Bedingungen eintreten wird festgelegt, bei welchen Umsätzen die Regel greift. Die Felder werden weitestgehend aus dem aktuellen Kontoumsatz vorausgefüllt und können angepasst oder ergänzt werden. Mindestens ein Kriterium ist zu aktivieren. Nur aktivierte Bedingungen werden bei der Regelprüfung berücksichtigt.

 

Hinweis: Derzeit besteht keine Möglichkeit, Platzhalter oder Variablen zu verwenden.

 

(3) Aktionen Im Abschnitt Dann sollen folgende Aktionen ausgeführt werden wird definiert, wie die Regel auszuführen ist, wenn die Bedingungen der Regel zutreffen und diese angewendet wird. Dabei sind mindestens der Betrag und ein Buchungstext zu definieren.

• Umsatzstatus setzen — legt fest, ob der Umsatz nach Regelanwendung automatisch als zugeordnet gilt oder noch manuell bestätigt werden muss
• Betrag — der zuzuordnende Betrag kann fest eingetragen oder wenn variabel über Aktivieren der Checkbox automatisch vom Kontoumsatz übernommen werden. Das eingegebene Vorzeichen wird dabei beibehalten, sodass sich auch gemischte Vorzeichen innerhalb eines Umsatzes abbilden lassen, zum Beispiel bei Sammelabrechnungen mit Erlösen und einbehaltenen Gebühren
• Buchungstext — Text, der der Buchung mitgegeben wird. Über die Checkbox Verwendungszweck übernehmen kann stattdessen der variable Verwendungszweck des jeweiligen Bankumsatzes dynamisch übernommen werden; zu lange Texte werden dabei automatisch auf die maximal zulässige Länge gekürzt
• Sachkonto und Steuersatz — können über eine Auswahl definiert werden
• Belegnummern — werden mit der Kontoauszugsnummer befüllt, falls nicht erfasst

 

Hinweis: Wird das Sachkonto nicht zugewiesen, so wird bei Erstellung der Zahlungsbuchungen wie üblich das Sachkonten-Differenzenkonto verwendet.

 

(4) Notiz Optional kann eine Notiz zur Regel hinterlegt werden.

(5) Regel auf bereits vorhandene Umsätze anwenden Ist diese Option aktiviert, wird die Regel sofort auf bereits importierte, noch nicht zugeordnete Umsätze angewendet. Andernfalls greift sie erst ab dem nächsten Import.

(6) Regel speichern und anwenden Mit Regel speichern und anwenden wird die Regel gespeichert und auf den aktuellen Kontoumsatz angewendet. Über Eingaben zurücksetzen lassen sich alle Felder leeren, über Abbrechen wird der Dialog ohne Speichern geschlossen.

 

Hinweis: Auch ohne das Speichern als Regel kann eine einmalige Zuordnung vorgenommen werden. Diese Zuordnung gilt dann nur für den aktuellen Umsatz und erzeugt keine wieder verwendbare Regel.

 

Weitere Ausführungen zum Aufruf der Regelanlage übe die Beleg- und Buchungszuordnung unter Belegmanagement | Arbeiten mit der Bankabstimmung

 

 

Anlegen von Regeln in der Regeverwaltung

Zusätzlich können Regeln auch unabhängig vom Abstimmprozess direkt in der Regelverwaltung angelegt werden — etwa um eine Regel vorab einzurichten, bevor der erste passende Umsatz eingeht.

 

 

1. Öffnen Sie unter Einstellungen | Firmeneinstellungen | Bankabstimmung | Umsatzbasierte Regeln die Regelverwaltung über Aufruf der Regelverwaltung.
2. Klicken Sie auf Neue Regel erstellen.
3. Füllen Sie die Felder auf der rechten Seite wie im vorherigen Kapitel beschrieben aus.

 

 

4. Klicken Sie auf Speichern. Die Regel erscheint in der Tabelle auf der linken Seite und wird ab dem nächsten Import angewendet.

5. Bei Bedarf kann nach dem Speichern die Regel auch direkt angewendet werden. Dabei werden alle bisher nicht zugeordneten Umsätze geprüft.

Hinweis: Eine Regel ohne Namen kann nicht gespeichert werden.

 

Regeln verwalten

Die Regelverwaltung bietet eine tabellarische Übersicht aller angelegten Regeln auf der linken Seiten.

 

 

A - Suche und Filter Über die Filter im oberen Bereich lässt sich vor allem bei einer großen Anzahl an Regeln komfortabel nach gewünschten Regeln suchen.

B - Reihenfolge Die Reihenfolge der Regeln bestimmt, in welcher Abfolge sie beim Import auf Umsätze geprüft werden. Die erste zutreffende Regel wird angewendet. Die Reihenfolge kann per Drag & Drop über den ☰-Greifpunkt angepasst werden.

C - Regel einsehen und ändern Mit Klick auf eine Zeile werden die Details der gewählten Regel im rechten Bereich angezeigt und können bei Bedarf angepasst werden.

D - Status Der Status zeigt an, ob eine Regel ausgeführt wird oder nicht. Der Status kann nach Klick auf die Regel oben rechts mit dem Schieberegler angepasst werden.

E - Zuletzt Zeigt das Datum an, zu welchem eine Regel zuletzt angewendet worden ist.

F - Tooltip Bearbeitung Bei Fahren mit der Maus über das Info-Symbol direkt hinter der Regel-Nummer auf der rechten Seiten wird angezeigt wann und von wem die Regel angelegt bzw. das letzte Mal geändert worden ist.

G - Regel löschen Über das Mülleimer-Symbol kann eine Regel gelöscht werden. Das Löschen einer Regel ist direkt und dauerhaft. Vor dem Löschen erscheint eine Bestätigungsabfrage.

H - Alle Regeln jetzt anwenden Mit dieser Link-Aktion können alle Regeln direkt auf nicht zugeordnete Umsätze angewendet werden.

I - Liste speichern Wurden Änderungen an der Liste vorgenommen (Löschen ausgenommen) so sind diese vor dem Verlassen der Regelverwaltung zu speichern.

 

Bitte beachten Sie: Auf der Seite auf welcher zuerst Änderungen vorgenommen wurden (Liste oder Regel) wird der entsprechende Speicher-Button aktiv. Möchten Sie die Änderungen nicht speichern und Anpassungen auf der anderen Seite vornehmen, setzen Sie zunächst die Änderungen zurück.