Belegmanagement | Arbeiten mit der Bankabstimmung

Übersicht

Das Menü Bankabstimmung ist in die Bereiche Abstimmung & Übergabe und Einzelabstimmung unterteilt. Dieser Artikel beschreibt zunächst den kontoauszugsbasierten Bereich Abstimmung & Übergabe; die umsatzbasierte Einzelabstimmung wird im gleichnamigen Abschnitt am Ende dieses Artikels erläutert.

Beim Öffnen von Abstimmung & Übergabe werden alle im Belegmanagement importierten Kontoauszüge entsprechend ihrem aktuellen Bearbeitungsstand im Bankabstimmungs-Workflow angezeigt. Über die drei Register kann zwischen den Steps In Abstimmung, In der Buchhaltung und Archiviert gewechselt werden. Die Zahl im Register zeigt jeweils die Anzahl der Kontoauszüge in diesem Step an.

 

 

Je Workflow-Step stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung. Eine Bearbeitung der Umsätze ist nur bis zur Übergabe möglich. Auf den folgenden Workflow-Steps können die bearbeiteten Kontoauszüge und -umsätze nur eingesehen, nicht aber bearbeitet werden.

Optional kann bei kollaborativer Zusammenarbeit von Mandant und Kanzlei ein zusätzlicher Workflow-Step Prüfung durch Kanzlei aktiviert werden, auf dem nach Übergabe der Kontoauszüge durch den Mandanten, die Kanzleimitarbeitenden diese vor finaler Übergabe an die Finanzbuchhaltung nochmals prüfen und freigeben können.

Sie aktiveren diesen zusätzlichen Workflow-Step mit Aktivierung von Kontoauszüge vor Übergabe durch Kanzlei prüfen unter Einstellungen | Firmeneinstellungen | Bankabstimmung | Einstellungen.

 

 

Vorgehensweise in der Bankabstimmung

Die Kontoumsätze werden in Form von Kontoauszügen aus dem Online-Banking an das Belegmanagement übergeben. Während des Importvorgangs findet bereits die automatische Zuordnung von Belegen und Anwendung vorhandener Regeln statt.

Nach dem Import der Kontoauszüge finden Sie diese in der Bankabstimmung auf dem Register In Abstimmung. Hier erfolgt nun die Prüfung und ggf. manuelle Bearbeitung der bereits vorgenommenen Zuordnungen sowie der noch offenen Kontoumsätze.

Nach erfolgreicher Prüfung und Bearbeitung erfolgt die Übergabe der Kontoumsätze immer je Kontoauszug an die Kanzlei. Dabei werden aus den abgestimmten Kontoumsätzen Zahlungsbuchungen erstellt und übertragen.

 

Bitte beachten Sie: Die Bearbeitung und Übergabe der Kontoumsätze erfolgt stets je Kontoauszug.

 

Einen detaillierten Überblick über den gesamten Ablauf bietet der Artikel Belegmanagement | Bankabstimmung Vorgehensweise.

 

 

Kontoauszüge verwalten

In der Bankabstimmung werden die aus dem Online-Banking übergebenen Kontoumsätze zunächst in Kontoauszügen gruppiert auf dem Register In Abstimmung angezeigt. Unterschiedliche Filter und Funktionen unterstützen dabei, die Prüfung und Bearbeitung der Kontoumsatzdaten effizient durchzuführen.

 

 

(A) Status Die Kontoauszüge erhalten je nach Zustand einen Bearbeitungsstatus. Je nach Step variieren die möglichen Status. Auf dem Step "In Abstimmung " sind diese Status verfügbar.

• ABGESTIMMT (grün) — alle Kontoumsätze sind zugeordnet, der Kontoauszug ist bereit zur Übergabe
• OFFEN (orange) — es gibt noch offene, nicht zugeordnete Kontoumsätze
• IN BEARBEITUNG (blau) - dieser Kontoauszug befindet sich derzeit noch in der Analyse und kann noch nicht bearbeitet werden

(B) Offene Umsätze Die Spalte Offene Umsätze zeigt, wie viele Kontoumsätze des Kontoauszugs noch keiner Buchung oder keinem Beleg zugeordnet sind. Rot hervorgehobene Werte in der Spalte Summe Differenzen weisen auf den Gesamtbetrag der noch zuzuordnenden Differenzbeträge hin.

(C) Filter Über die Filter oberhalb der Liste kann die Anzeige gezielt eingeschränkt werden.

(D) Sammelaktionen Über die Checkboxen können ein oder mehrere Kontoauszüge ausgewählt werden, um eine der verfügbaren Sammelaktionen gezielt auszuführen. Bei aktiver Auswahl erscheint am unteren Bildschirmrand eine Aktionsleiste mit folgenden Optionen:

• Ausgewählte Kontoauszüge an Kanzlei übergeben — übergibt die markierten Kontoauszüge in die Buchhaltung. Sind dabei noch nicht alle Kontoauszüge auf "Abgestimmt" gesetzt, erscheint eine entsprechende Abfrage.
• Status der ausgewählten Auszüge auf Abgestimmt setzen — markiert die Auswahl manuell als abgestimmt
• Kontoauszug löschen — entfernt die ausgewählten Kontoauszüge. Diese Funktion steht nur bis zur Übergabe zur Verfügung.

(E) Alle Kontoauszüge übergeben Die Schaltfläche Alle Kontoauszüge an Kanzlei übergeben oben rechts übergibt alle Kontoauszüge unabhängig ihres Bearbeitungsstatus an die Kanzlei. Sind dabei noch nicht alle Kontoauszüge auf "Abgestimmt" gesetzt, erscheint eine entsprechende Abfrage.

(F) Kontoumsätze anzeigen Mit einem Klick auf einen Kontoauszug öffnen Sie die Ansicht der darin enthaltenen Kontoumsätze.

 

Kontoumsätze - Zuordnungen prüfen und anpassen

Ein Klick auf einen Kontoauszug öffnet die enthaltenen Kontoumsätze. Hier werden die beim Import automatisch vorgenommenen Zuordnungen geprüft, angepasst und fehlende Zuordnungen ergänzt.

 

Hinweis: Alternativ können die Kontoumsätze - losgelöst vom Kontoauszug - über die Einzelabstimmung bearbeitet werden. In der Einzelabstimmung stehen die gleichen Funktionen zur Verfügung.

 

Für die Bearbeitung stehen folgende Ansichten und Funktionen zur Verfügung:

• Die Listenansicht — zeigt alle Kontoumsätze des Kontoauszugs mit Status, Zuordnungsart und Differenz. Über Schnellaktionen lassen sich die wichtigsten Funktionen direkt aus der Liste aufrufen
• Die Detailansicht — öffnet sich beim Klick auf einen Kontoumsatz und zeigt die Zuordnungsübersicht zusammen mit dem Belegbild der aktuell selektierten Zuordnung
• Abstimmung Einzelbeleg — ermöglicht die Feinanpassung einer einzelnen Zuordnung: Betrag, Skonto, Grund und Notiz
• Die Beleg- und Buchungszuordnung — vollständige Zuordnungsansicht zum Suchen, Hinzufügen und Verwalten aller Zuordnungen eines Kontoumsatzes

 

Innerhalb der Beleg- und Buchungszuordnung stehen folgende Einzelfunktionen zur Verfügung:

• Belege suchen — systemseitige Vorschläge oder gezielte Suche nach passenden Belegen
• Neuen Beleg hinzufügen — Beleg direkt in der Bankabstimmung hochladen, ohne in den Erfassungs-Workflow zu wechseln
• Neue Erfassung ohne Beleg — Buchungserfassung für Umsätze ohne zugehörigen Beleg, z. B. Bankgebühren oder Überträge
• Erfassung mit Regel — wiederkehrende Umsatzätze über eine Regel automatisch zuordnen lassen

 

Die Listenansicht

Mit einem Klick auf einen Kontoauszug öffnet sich die Listenansicht der enthaltenen Kontoumsätze. In der Kopfzeile sind die wichtigsten Eckdaten des Kontoauszugs auf einen Blick sichtbar. Darunter werden alle Kontoumsätze des Abrufzeitraums mit ihrem jeweiligen Zuordnungsstatus angezeigt.

 

 

(A) Rahmendaten des Kontoauszugs Die Kopfzeile zeigt die Rahmendaten des aktuell geöffneten Kontoauszugs: Bankverbindung, Abrufnummer, Zeitraum, Anfangssaldo, Endsaldo sowie den aktuellen Bearbeitungsstatus.

(B) Filter Über die Filter Status, Zeitraum, Umsatz, Art und Merkmale lässt sich die Anzeige der Kontoumsätze gezielt einschränken, um beispielsweise auf alle noch offenen Umsätze, auf Umsätze nach einer bestimmten Zuordnungsart oder auf bestimmte Merkmale einzuschränken.

 

Bitte beachten: Mit dem Filter Merkmale ist es derzeit nicht möglich, nach dem Vorhandensein von Differenzenkonten zu filtern.

 

(C) Status des Kontoumsatzes Über den Status eines Kontoumsatzes erkennt man direkt, wie weit dieser bereits bearbeitet wurde und ob noch ein Handlungsbedarf besteht.

• ZUGEORDNET (grün) — der Umsatz ist einem Beleg oder einer Buchung zugeordnet und wurde systemseitig oder manuell bestätigt.
• ZUORDNUNG PRÜFEN (blau) — der Umsatz wurde automatisch zugeordnet, die Zuordnung sollte jedoch manuell geprüft und bestätigt werden.
• OHNE ZUORDNUNG (orange) — für diesen Umsatz wurde keine Zuordnung gefunden.

(D) Art Anhand der Zuordnungsart kann direkt abgelesen werden, wie die Zuordnung zustande gekommen ist. Die Zuordnung erfolgt beim Import in dieser Reihenfolge:

• Zuordnung von aus dem Belegmanagement bezahlten Belegen
• Anwendung bereits vorhandener Regeln
• Zuordnung aufgrund automatischen Abgleiches mit vorhandenem Belegbestand unter Berücksichtigung von hinterlegten Toleranzen
• Anwendung von Auffangkonten (wenn aktiviert)
• Manuelle Zuordnung über den Restbestand

(E) Merkmale Die Spalte Merkmale zeigt über Icons auf einen Blick wichtige Eigenschaften des Kontoumsatzes und seiner Zuordnung an:

• Beleg verknüpft
• Differenzkonto verwendet
• Buchungsnotiz vorhanden
• Privater Beleg/Umsatz (nur in der EÜR-Version).

(F) Differenz Die Spalte Differenz zeigt den noch nicht zugeordneten Restbetrag eines Kontoumsatzes. Rot angezeigte Beträge weisen auf eine offene Differenz hin, die noch bearbeitet werden sollte.

(G) Schnellaktionen Über die Schnellaktionen am Ende jeder Zeile lassen sich die wichtigsten Funktionen der Beleg- und Buchungszuordnung direkt für den jeweiligen Kontoumsatz aufrufen, ohne die Listenansicht verlassen zu müssen. Welche Aktionen angeboten werden, hängt vom aktuellen Zustand des Umsatzes ab.

• Status auf Zugeordnet setzen — bestätigt eine vorhandene Zuordnung und setzt den Status auf Zugeordnet.
• Passende Belege anzeigen — zeigt direkt Belege an, die aufgrund von Übereinstimmungen als mögliche Zuordnung in Frage kommen.
• Belege suchen — öffnet die Belegsuche, um manuell einen passenden Beleg zu finden und zuzuordnen.
• Neuen Beleg hinzufügen — öffnet die Erfassung in der Bankabstimmung, um direkt einen neuen Beleg für diesen Umsatz hochzuladen, ohne dafür in den Erfassungs-Workflow zu wechseln.
• Regel erstellen — öffnet die Regelanlage, um auf Basis dieses Umsatzes direkt eine neue Regel zu erfassen und anzuwenden.
• Hinzufügen und Bearbeiten — öffnet allgemein die Beleg- und Buchungszuordnung für diesen Umsatz.

(H) Kontoauszug an Kanzlei übergeben Die Schaltfläche Kontoauszug an Kanzlei übergeben übergibt den aktuell geöffneten Kontoauszug an die Kanzlei. Sind noch nicht alle Kontoumsätze abgestimmt, erscheint eine Abfrage.

(I) Umsatz Mit einem Klick auf einen Kontoumsatz öffnen Sie die Detailansicht mit Belegvorschau des jeweiligen Kontoumsatzes.

 

Die Detailansicht

Mit einem Klick auf einen Kontoumsatz öffnet sich die Detailansicht des jeweiligen Kontoumsatzes. Die Detailansicht ist zweigeteilt: im rechten Bereich die Zuordnungsübersicht des Kontoumsatzes und links davon wird das Belegbild (wenn vorhanden) der selektierten Zuordnung angezeigt.

 

(A) Kontoumsatz-Kopfbereich Der obere Bereich der rechten Seite zeigt die Rahmendaten des aktuell geöffneten Kontoumsatzes an. Zusätzlich sind der Ausgabe/Einnahmebetrag, der zugeordneter Betrag und die verbleibende Differenz auf einen Blick sichtbar.

(B) Belege und Buchungen Die Liste Belege und Buchungen zeigt alle dem Kontoumsatz bereits zugeordneten Belege oder Buchungen mit ihren Original-Beträgen, der aktuellen Zuordnung, einem eventuellen Skonto sowie ggf. einem verbleibenden Restbetrag an. In der Spalte Buchung wird dabei je nach Buchungsmodell das Personenkonto oder bei EÜR-Mandanten das Gegenkonto der Zuordnung angezeigt; bei Aufteilungsbuchungen werden mehrere Konten berücksichtigt und bei Bedarf vollständig über einen Tooltip angezeigt. Diese Darstellung ist für regelbasierte Zuordnungen und Zuordnungen ohne Belegbezug einheitlich.

(C) Zugeordnete Einträge Jede Zeile in der Liste entspricht einem zugeordneten Beleg oder einer Buchung. Mehrere Einträge sind möglich, wenn ein Kontoumsatz auf mehrere Belege aufgeteilt wird. Durch Anklicken der jeweiligen Einträge kann das Belegbild gewechselt werden.

(D) Bearbeiten und Löschen Über die Symbole am Ende jeder Zuordnungszeile lässt sich die Zuordnung bearbeiten -> siehe Abstimmung Einzelbeleg oder entfernen.

(E) Hinzufügen und Bearbeiten Der Link Hinzufügen und Bearbeiten öffnet die Beleg- und Buchungszuordnung, in der weitere Belege gesucht, hinzugefügt oder Erfassungen ohne Beleg durchgeführt werden können.

 

Tip: Öffnet man die Beleg- und Buchungszuordnung über diesen Link, kann dort basierend auf der aktuellen Listselektion durch diese Umsätze geblättert und diese somit nacheinander abgearbeitet werden.

 

(F) Notiz hinzufügen Über den Link Notiz hinzufügen kann direkt am Kontoumsatz eine zusätzliche Information hinterlegt werden. Diese Notiz wird bei der Übergabe an die Kanzlei als Buchungsnotiz übernommen. Befindet sich der Umsatz in einem schreibgeschützten Zustand, bleibt das Feld weiterhin nicht bearbeitbar.

(G) Navigation Die Pfeiltasten am unteren Rand der Detailansicht navigieren zum vorherigen oder nächsten Kontoumsatz, ohne in die Listenansicht zurückzukehren.

(H) Speichern und Bestätigen Über Bestätigen wird die aktuelle Zuordnung final gespeichert und der Status des Kontoumsatzes auf Zugeordnet gesetzt. Bestätigen und weiter speichert und springt direkt zum nächsten Kontoumsatz. Über Speichern wird hingegen der aktuelle Bearbeitungsstand gesichert, ohne die abschließende Bestätigungslogik auszulösen — es erfolgt weder eine automatische Ausgleichsbuchung für Restbeträge noch eine Differenzwarnung. Sind noch Beträge offen, wechselt der Status dabei auf Zuordnung prüfen.

(I) Fenstersteuerung Die Symbole oben rechts ermöglichen es, die Detailansicht in einem separaten Fenster zu öffnen, sie zu maximieren oder zu schließen.

 

Tip: Fahren Sie bei automatischer oder regelbasierter Zuordnung über das Icon in der Liste und in einem Tooltip wird angezeigt, aufgrund welcher Kriterien und zu welchem Zeitpunkt die Zuordnung bzw. Regelanwendung erfolgt ist. Diese Informationen bleiben auch erhalten, wenn Sie die Zuordnung nachträglich bearbeiten.

 

 

Abstimmung Einzelbeleg

Der Dialog Abstimmung Einzelbeleg öffnet sich mit Klick auf das Stiftsymbol bei einer bestehenden Zuordnung. Hierüber kann der zugeordnete Betrag angepasst, Skonto erfasst, ein Grund für eine Differenz angegeben oder eine Notiz für die Kanzlei hinterlegt werden.

 

 

(A) Belegdaten und Zuordnung Der obere Bereich zeigt die Stammdaten des Belegs sowie die Zuordnungsinformationen.

(B) Zuordnung Im Feld Zuordnung wird der Betrag eingetragen, der diesem Kontoumsatz für den Beleg zugeordnet wird. Der Wert kann manuell angepasst werden, um Teilzahlungen abzubilden.

(C) Skonto Über die Felder Skonto in % und Skontobetrag lässt sich ein Skontoabzug erfassen. Beide Felder sind miteinander verknüpft — eine Eingabe in einem Feld berechnet den anderen Wert automatisch.

(D) Grund Über das Auswahlmenü Grund kann angegeben werden, warum ein Restbetrag verbleibt. Verfügbare Optionen sind:

• Teilzahlung — der Beleg wird nur teilweise durch diesen Umsatz gedeckt.
• Klärung Kanzlei — die Differenz muss durch die Kanzlei geklärt werden.
• Mahngebühr — die Differenz resultiert aus einer Mahngebühr.
• Kosten Zahlungsverkehr — die Differenz entstand durch Bankgebühren oder ähnliche Kosten.

(E) Restbetrag als Skonto übernehmen Mit dieser Option wird der verbleibende Restbetrag automatisch als Skonto übernommen.

(F) Notiz für die Kanzlei Im Textfeld Notiz für die Kanzlei kann ein freier Kommentar hinterlegt werden, der bei der Übergabe an die Kanzlei in der Buchungsnotiz angezeigt wird.

Hinweis: Ist für den zugehörigen Kontoumsatz bereits eine Notiz auf Umsatzebene hinterlegt, wird bei einer zusätzlichen Notiz auf dieser Einzelzuordnungsebene die hier erfasste Notiz bevorzugt in die Buchungsnotiz übernommen.

 

Bearbeiten manueller und regelbasierter Zuordnungen

Bei Zuordnungen, die manuell erfasst oder durch eine Regel erzeugt wurden, öffnet das Stiftsymbol (1) anstelle der Abstimmung Einzelbeleg direkt den Dialog für das Editieren von „Buchungen ohne Beleg" (2).

 

 

Dort lassen sich Felder wie Buchungstext, Gegenkonto, Steuersatz, Belegfeld 1/2 und die Buchungsnotiz korrigieren, ohne die Zuordnung löschen und neu erfassen zu müssen.

Tipp: Änderungen an einer regelbasierten Zuordnung wirken sich nur auf den aktuellen Umsatz aus und verändern nicht die zugrunde liegende Regel in der Regelverwaltung.

 

 

Die Beleg- und Buchungszuordnung

Übersicht

Die Beleg- und Buchungszuordnung öffnet sich als Vollbildansicht. Auf der linken Seite werden der Kontoumsatz und die bereits zugeordneten Belege und Buchungen angezeigt, auf der rechten Seite ist das Belegbild der aktuell selektierten Zuordnung sichtbar.

 

 

(A) Kontoumsatz Im Kopfbereich werden die Rahmendaten des aktuell geöffneten Kontoumsatzes, der zugeordnete Betrag und die verbleibende Differenz angezeigt. Dieser Bereich wird über alle Funktionen und Ansichten der Beleg- und Buchungszuordnung konstant an dieser Stelle angezeigt. Die verbleibende Differenz wird stets aktualisiert und zeigt an, welcher Restbetrag noch /zuzuordnen oder auszugleichen ist.

(B) Zugeordnete Belege und Buchungen Die Liste im unteren Bereich zeigt alle dem Kontoumsatz bereits zugeordneten Belege und Buchungen. In der Spalte Buchung wird dabei je nach Buchungsmodell das Personenkonto oder bei EÜR-Mandanten das Gegenkonto der Zuordnung angezeigt; bei Aufteilungsbuchungen werden mehrere Konten berücksichtigt und bei Bedarf vollständig über einen Tooltip angezeigt. Diese Darstellung ist für regelbasierte Zuordnungen und Zuordnungen ohne Belegbezug einheitlich.

(C) Belegbild Rechts wird das Belegbild des aktuell selektierten Eintrags angezeigt. Ein Klick auf einen Eintrag wechselt das Belegbild auf der rechten Seite.

(D) Bearbeiten und Löschen Über die Symbole am Ende jeder Zuordnungszeile lässt sich eine Zuordnung bearbeiten (siehe Abstimmung Einzelbeleg oder Bearbeiten manueller und regelbasierter Zuordnungen) oder entfernen.

(E) Aktionen Über die Schaltflächen oberhalb der Liste können weitere Zuordnungen hinzugefügt werden:

• Belege suchen — öffnet die Belegsuche, um einen passenden Beleg zu finden und zuzuordnen.
• Neuen Beleg hinzufügen — lädt einen neuen Beleg direkt in der Bankabstimmung hoch, ohne in den Erfassungs-Workflow zu wechseln.
• Neue Erfassung ohne Beleg — legt eine Buchungserfassung ohne zugehörigen Beleg an, z. B. für Bankgebühren oder nicht belegpflichtige Umsätze.

(F) Notiz hinzufügen Auch hier steht über den Link Notiz hinzufügen die Möglichkeit zur Verfügung, eine zusätzliche Information direkt für den Kontoumsatz zu erfassen.

(G) Navigation Die Pfeiltasten am unteren Rand navigieren zum vorherigen oder nächsten Kontoumsatz.

 

Hinweis: Wird die Beleg- und Buchungszuordnung über Hinzufügen und Bearbeiten aus der Detailansicht geöffnet, entspricht die Navigation der dort aktiven Selektion — so lassen sich mehrere Umsätze nacheinander abarbeiten. Wird die Beleg- und Buchungszuordnung hingegen über eine der Schnellaktionen direkt aus der Listenansicht geöffnet besteht diese Möglichkeit nicht.

 

(H) Speichern und Bestätigen Über Bestätigen wird die aktuelle Zuordnung final gespeichert und der Status des Kontoumsatzes auf Zugeordnet gesetzt. Bestätigen und weiter bestätigt und springt direkt zum nächsten Kontoumsatz. Über Speichern hingegen wird der aktuelle Bearbeitungsstand gesichert, ohne die abschließende Bestätigungslogik auszulösen — es erfolgt weder eine automatische Ausgleichsbuchung für Restbeträge noch eine Differenzwarnung. Sind noch Beträge offen, wechselt der Status dabei auf Zuordnung prüfen.

 

Belege suchen

Über Belege suchen öffnet sich innerhalb der Beleg- und Buchungszuordnung ein Suchbereich, in dem passende Belege für den aktuellen Kontoumsatz gefunden und direkt zugeordnet werden können.

 

 

(A) Weitere passende Belege / Weitere Filter Über das Register Weitere passende Belege werden systemseitig vorgeschlagene Belege angezeigt, die aufgrund von Geschäftspartner, Betrag oder Verwendungszweck als mögliche Übereinstimmung erkannt wurden. Das Register Weitere Filter sowie das Suchfeld ermöglichen eine gezielte Suche nach Belegnummer, Konto oder Betrag.

(B) Beleg auswählen Über die Checkboxen können ein oder mehrere Belege für die Zuordnung ausgewählt werden. Ein Klick auf einen Beleg in der Liste zeigt das Belegbild rechts an.

(C) Belegdetails Das Info-Symbol öffnet weitere Details zu Zahlstatus und Konditionen des jeweiligen Beleges.

(D) Abstimmung Einzelbeleg Über das Stift-Symbol am Ende einer Zeile öffnet sich der Dialog Abstimmung Einzelbeleg. Dort lässt sich der zuzuordnende Betrag anpassen, ein Skonto erfassen, ein Grund für eine verbleibende Differenz angeben und eine Notiz für die Kanzlei hinterlegen. Weitere Details siehe Abschnitt "Abstimmung Einzelbeleg".

(E) Ausgewählte Belege zuordnen Die Schaltfläche Ausgewählte Belege zuordnen übernimmt alle markierten Belege in die Zuordnungsliste des Kontoumsatzes.

(F) Weitere Aktionen Über die Schaltflächen am unteren Rand beispielsweise bei erfolgloser Suche bei Bedarf direkt in die Erfassung gewechselt werden — entweder, um einen neuen Beleg hochzuladen oder eine Erfassung ohne Beleg anzulegen.

 

Neuen Beleg hinzufügen

Über Neuen Beleg hinzufügen lässt sich ein Beleg direkt in der Bankabstimmung erfassen und dem aktuellen Kontoumsatz zuordnen, ohne in den Erfassungs-Workflow zu wechseln.

 

 

(1) Belegart auswählen Zunächst wird die Belegart ausgewählt.

(2) Beleg hochladen Nach der Auswahl der Belegart kann die Belegdatei per Drag-and-drop oder über die Dateiauswahl hochgeladen werden. Der Beleg wird direkt analysiert bzw. bei E-Rechnungen validiert und ausgelesen und dann angelegt.

 

 

(3) Erfassungsdaten prüfen und ergänzen Die aus dem Beleg erkannten Daten werden wie auch in der Erfassung selbst direkt vorausgefüllt. Prüfen und korrigieren Sie bei Bedarf die Erfassungsfelder.

 

Hinweis: Derzeit stehen an dieser Stelle noch nicht alle der im Erfassungs-Workflow verfügbaren Funktionen zur Verfügung.

 

(4) Erfassung speichern und zuordnen Mit Erfassung speichern und zuordnen werden die Belegdaten gespeichert und dem Kontoumsatz direkt zugeordnet. Über Eingaben zurücksetzen lassen sich alle Felder leeren, über Abbrechen wird die Erfassung ohne Speichern geschlossen.

 

Bitte beachten Sie: Der Beleg wurde bereits mit dem Hochladen angelegt. An dieser Stelle werden nur noch Änderungen an den Belegdaten sowie die Zuordnung gespeichert.

 

Erfassung ohne Beleg

Über Neue Erfassung ohne Beleg lassen sich Kontoumsatze ohne zugehörigen Beleg mit Buchungsinformationen ergänzen und direkt zuordnen — zum Beispiel für Abschläge, Bankgebühren oder Überträge. Der Dialog bietet zwei Register: Einfache Erfassung für eine einmalige manuelle Buchung und Erfassung mit Regel zum Anlegen einer Regel für wiederkehrende Umsatze.

 

 

(1) Erfassungsfelder Betrag und Buchungstext sind Pflichtfelder, der Betrag wird mit dem aktuellen Differenzbetrag vorbelegt, kann aber bei Bedarf angepasst werden. Die Erfassung der weiteren Felder ist optional. Wird das Sachkonto nicht zugewiesen, so wird bei Erstellung der Zahlungsbuchungen wie üblich das Sachkonten-Differenzenkonto verwendet.

(2) Erfassung speichern und zuordnen Mit Erfassung speichern und zuordnen wird die Buchung gespeichert und dem Kontoumsatz direkt zugeordnet. Über Eingaben zurücksetzen lassen sich alle Felder leeren, über Abbrechen wird der Dialog ohne Speichern geschlossen.

 

Erfassung mit Regel

Über das Register Erfassung mit Regel lässt sich direkt aus dem Kontoumsatz heraus eine neue Regel anlegen, die wiederkehrende Umsätze künftig automatisch zuordnet. Die Übersicht aller vorhandenen Regeln ist in der Regelverwaltung aufrufbar. Dort können im Nachgang die bereits vorhandenen Regeln auch editiert oder gelöscht werden.

 

 

(1) Regelname und Gültigkeit Die Regelanlage beginnt mit der Vergabe einer Bezeichnung für die Regel. Optional kann ein Ablaufdatum vergeben werden. Ohne Ablaufdatum wird die Regel unbefristet ausgeführt.

(2) Bedingungen Im Abschnitt Wenn folgende Bedingungen eintreten, wird festgelegt, bei welchen Umsätzen die Regel greift. Die Felder werden weitestgehend aus dem aktuellen Kontoumsatz vorausgefüllt und können angepasst oder ergänzt werden. Mindestens ein Kriterium ist zu aktivieren. Nur aktivierte Bedingungen werden bei der Regelprüfung berücksichtigt.

 

Hinweis: Derzeit besteht keine Möglichkeit, Platzhalter oder Variablen zu verwenden.

 

(3) Aktionen Im Abschnitt Dann sollen folgende Aktionen ausgeführt werden wird definiert, wie die Regel auszuführen ist, wenn die Bedingungen der Regel zutreffen und diese angewendet wird. Dabei sind mindestens der Betrag und ein Buchungstext zu definieren.

• Umsatzstatus setzen — legt fest, ob der Umsatz nach Regelanwendung automatisch als zugeordnet gilt oder noch manuell bestätigt werden muss
• Betrag — der zuzuordnende Betrag kann fest eingetragen oder wenn variabel über Aktivieren der Checkbox automatisch vom Kontoumsatz übernommen werden
• Buchungstext — Text, der der Buchung mitgegeben wird. Über die Checkbox Verwendungszweck übernehmen kann stattdessen der variable Verwendungszweck des jeweiligen Bankumsatzes dynamisch übernommen werden; zu lange Texte werden dabei automatisch auf die maximal zulässige Länge gekürzt
• Sachkonto und Steuersatz — können über eine Auswahl definiert werden
• Belegnummern — werden mit der Kontoauszugsnummer befüllt, falls nicht erfasst

 

Hinweis: Wird das Sachkonto nicht zugewiesen, so wird bei Erstellung der Zahlungsbuchungen wie üblich das Sachkonten-Differenzenkonto verwendet.

 

(4) Notiz Optional kann eine Notiz zur Regel hinterlegt werden.

(5) Regel auf bereits vorhandene Umsätze anwenden Ist diese Option aktiviert, wird die Regel sofort auf bereits importierte, noch nicht zugeordnete Umsätze angewendet. Andernfalls greift sie erst ab dem nächsten Import.

(6) Regel speichern und anwenden Mit Regel speichern und anwenden wird die Regel gespeichert und auf den aktuellen Kontoumsatz angewendet. Über Eingaben zurücksetzen lassen sich alle Felder leeren, über Abbrechen wird der Dialog ohne Speichern geschlossen.

 

 

Einzelabstimmung

Neben der kontoauszugsbasierten Bearbeitung unter Abstimmung & Übergabe steht mit der Einzelabstimmung (A) ein zweiter, flexiblerer Workflow zur Verfügung: Kontoumsätze werden hier unabhängig vom jeweiligen Kontoauszug bearbeitet, zum Beispiel in einer abweichenden Sortierung.

 

 

Innerhalb der Einzelabstimmung stehen dieselben Funktionen der Beleg- und Buchungszuordnung sowie die Seitenansicht wie im Abschnitt „Kontoumsätze - Zuordnungen prüfen und anpassen" zur Verfügung. Die Übernahme nach ADDISON/ADDISON AKTE erfolgt wie gewohnt.

 

Register der Einzelabstimmung

Innerhalb der Einzelabstimmung werden die Umsätze in Registern (B) nach ihrem Status gruppiert:

• In Bearbeitung: Alle noch offenen Kontoumsätze, sortiert nach dem ältesten Datum — also Umsätze aus Kontoauszügen, die noch nicht an die Kanzlei übergeben wurden.
• In Prüfung: Umsätze, die zur Prüfung und Freigabe durch die Kanzlei adressiert sind (nur bei aktiver Einstellung Kontoauszüge vor Übergabe durch Kanzlei prüfen sichtbar).
• Historie: Umsätze bereits übergebener Kontoauszüge.

 

Bitte beachten: Die Übergabe der Kontoumsätze erfolgt weiterhin ausschließlich kontoauszugsbasiert über Abstimmung & Übergabe.

 

 

Übergabe Kontoauszüge und Kontoumsätze

Sind alle Kontoumsätze eines Kontoauszugs zugeordnet, kann der Kontoauszug zur Übergabe bereitgestellt werden. Je nach Einstellung wechselt der Status dabei automatisch auf ABGESTIMMT oder muss manuell gesetzt werden.

Eine vollständige Zuordnung aller Umsätze ist dabei nicht zwingend erforderlich: Für Kontoumsätze ohne Zuordnung wird auf Basis der Kontoauszugsdaten eine Zahlungsbuchung mit dem Differenzenkonto erstellt.

Die Übergabe erfolgt immer gesammelt je Kontoauszug. Nach der Übergabe wechselt der Kontoauszug in den Step In der Buchhaltung und kann dort nicht mehr bearbeitet werden, sofern er nicht gezielt wieder zurückgesetzt wird (siehe Abschnitt „Zurücksetzen von Kontoauszügen aus der Buchhaltung").

Die Übergabe lässt sich wie bereits auch in den obigen Abschnitten beschrieben unterschiedlich auslösen.

 

Kontoauszüge-Übersicht

In der Übersicht stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Über die Schaltfläche Alle Kontoauszüge an Kanzlei übergeben oben rechts werden alle Kontoauszüge unabhängig ihres Bearbeitungsstatus übergeben.
• Über die Sammelaktionen lassen sich gezielt einzelne Kontoauszüge markieren und über Ausgewählte Kontoauszüge an Kanzlei übergeben nur diese übergeben.

In beiden Fällen erscheint eine Abfrage, wenn Kontoauszüge noch nicht auf ABGESTIMMT gesetzt sind.

 

Kontoumsätze-Listenansicht

Ist ein Kontoauszug geöffnet, kann er direkt über die Schaltfläche Kontoauszug an Kanzlei übergeben oben rechts übergeben werden. Auch hier erscheint eine Abfrage, wenn noch nicht alle Kontoumsätze abgestimmt sind.

 

Optional: Prüfung der Kontoauszüge durch die Kanzlei

Optional kann bei kollaborativer Zusammenarbeit von Mandant und Kanzlei ein zusätzlicher Workflow-Step Prüfung durch Kanzlei aktiviert werden, auf dem nach Übergabe der Kontoauszüge durch den Mandanten, die Kanzleimitarbeitenden diese vor finaler Übergabe an die Finanzbuchhaltung nochmals prüfen und freigeben können.

 

 

Ist diese Option aktiviert, werden bei Durchführung der Übergabe auf Step "In Abstimmung" noch keine finalen Zahlungsbuchungen bereitgestellt.

Die Kontoauszüge erhalten den Status ZU PRÜFEN und werden auf dem Step Prüfung durch Kanzlei angezeigt.

Hier können die Zuordnungen eingesehen und bei Bedarf angepasst werden. Nach Bestätigen der Zuordnungen erhalten die Kontoumsätze dann den Status GEPRÜFT.

Erst bei Freigabe der Kontoauszüge über diesen Step erfolgt dann die Bereitstellung der aus den Kontoumsätzen und Zuordnungen erstellten Zahlungsbuchungen zur Weiterverarbeitung in ADDISON oder ADDISON AKTE.

Sie aktiveren diesen zusätzlichen Workflow-Step mit Aktivierung von Kontoauszüge vor Übergabe durch Kanzlei prüfen unter Einstellungen | Firmeneinstellungen | Bankabstimmung | Einstellungen.

 

In der Detailansicht eines Kontoauszugs lässt sich der Status mehrerer Bankumsätze auf diesen Step auch gleichzeitig ändern: Markieren (1) Sie die betreffenden Umsätze und nutzen Sie die Schaltflächen (2) Ausgewählte Umsätze auf Zugeordnet setzen oder Ausgewählte Umsätze auf Zuordnung prüfen setzen.

 

 

Weisen die markierten Umsätze noch Differenzen auf, weist ein Bestätigungsdialog darauf hin, bevor Ausgleichsbuchungen erzeugt werden.

 

Kontoauszüge zurück zur Abstimmung geben

Im Step Prüfung durch Kanzlei können Kanzleimitarbeitende ausgewählte Kontoauszüge über Kontoauszug zurück auf Abstimmung in den ersten Bearbeitungsschritt zurücksetzen.

Markieren (1) Sie die betreffenden Umsätze und nutzen Sie die Schaltflächen (2) Ausgewählte Kontoauszüge zurücksetzen.

 

 

Der Status des Kontoauszugs bleibt dabei zu prüfen. Bestehende Einzelzuordnungen bleiben erhalten, damit der Mandant sie ergänzen oder korrigieren kann.

 

Zurücksetzen von Kontoauszügen aus der Buchhaltung

Kanzleianwender können bereits übergebene Kontoauszüge aus dem Step In der Buchhaltung gezielt wieder in einen bearbeitbaren Zustand versetzen, etwa wenn nach der Übergabe noch Fehler festgestellt werden.

 

 

Markieren (1) Sie dazu die gewünschten Kontoauszüge und starten Sie das Zurücksetzen über die Sammelaktion Ausgewählte Kontoauszüge zurücksetzen (2). Bestätigen Sie den Hinweisdialog; über einen abschließenden Ergebnisdialog werden Sie informiert.

• Bereits erzeugte Zahlungsbuchungen werden beim Zurücksetzen automatisch gelöscht, um Dubletten zu vermeiden.
• Bestehende Beleg- und Buchungszuordnungen sowie Kontierungen innerhalb des Kontoauszugs bleiben erhalten.
• Der Zielschritt richtet sich nach den Firmeneinstellungen: Ist die Prüfung durch die Kanzlei aktiviert, wird der Auszug dorthin zurückgesetzt, andernfalls direkt in den Step In Abstimmung.

Hinweis: Ein Zurücksetzen ist nicht möglich, wenn die zugehörigen Zahlungsbuchungen bereits an ADDISON/ADDISON AKTE synchronisiert wurden. In diesem Fall müssen die Buchungen zunächst dort gelöscht und anschließend erneut synchronisiert werden.

 

Erstellung der Zahlungsbuchungen

Bei der Übergabe bzw. Freigabe der Kontoauszüge werden nun basierend auf den Kontoumsatzdaten und ihren Zuordnungen die Zahlungsbuchungen für die Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung erstellt.

Diese Zahlungsbuchungen werden entsprechend Vorgaben der Erweiterten Einstellungen | Belegverarbeitung | Buchungserfassung entweder

• für die Weiterverarbeitung über den Import in ADDISON oder ADDISON AKTE für die nächste Übertragung oder

• für die Weiterverarbeitung über die direkte (hybride) Buchungserfassung

im Übertragungs-Workflow bereitgestellt.

 

Dabei wird berücksichtigt, ob mit aktiver OP-Buchhaltung gearbeitet wird oder nicht.

 

Erstellung der Zahlungsbuchung bei aktiver OP-Verwaltung

In dieser Variante werden die Belege weiterhin wie gewohnt an die Finanzbuchhaltung zur Verbuchung übergeben. Bei Belegzuordnung zu einem Kontoumsatz wird der Zahlungsbuchung eine OP-Ausgleichsinformation mitgegeben, so dass der in der Bankabstimmung definierte OP-Ausgleich analog in der Finanzbuchhaltung direkt beim Import oder über die hybride Erfassung (ADDISON F6-OPAuslgeich) erfolgen kann. Dabei werden Skontoangaben mitberücksichtigt.

 

Bitte beachten: Damit ein OP-Ausgleich verbucht werden kann, ist es zwingend erforderlich, dass zuvor die auszugleichenden Belege in ADDISON oder ADDISON AKTE bereits verbucht worden sind. Ist dies nicht der Fall, erscheint ein entsprechender Hinweis im Importprotokoll oder während des OP-Ausgleichs in der hybriden Erfassung.

 

Bitte beachten: Ebenfalls zwingend erforderlich für einen OP-Ausgleich ist die Verwendung eines als Finanzkonto gesteuerten Sachkontos als Fibu-Konto für die jeweilige Bankverbindung.

 

Erstellung der Zahlungsbuchung bei aktiver EÜR-Version

In dieser Variante unterbleibt das eigenständige Übergeben und Verbuchen der Belege selbst. Mit der Erstellung der Zahlungsbuchung wird das im Beleg hinterlegte Sachkonto als Gegenkonto in die Zahlungsbuchung übernommen und der der Beleg wird zusammen mit der Zahlungsbuchungsbuchung übergeben.

 

Tip: In beiden Varianten werden zusammen mit der Zahlungsbuchung die Original-Daten des Kontoumsatzes mitgegeben. Diese werden in ADDISON und ADDISON AKTE wie bei bisherigen Bankimporten an den entsprechenden Stellen als Kontoauszugsinformationen angezeigt.

 

Rücksynchronisation des Offenen Posten aus ADDISON / ADDISON AKTE

Der Ausgleich von Offenen Posten in der Finanzbuchhaltung wird an das Belegmanagement zurück synchronisiert.

Direkte Rückbestätigung an das Belegmanagement

Bei Verarbeitung der Zahlungsbuchungen mit aktiver OP-Verwaltung erfolgt während der Verarbeitung der Zahlungsbuchung mit entsprechendem OP-Ausgleich direkt eine Rückbestätigung an das Belegmanagement, dass dieser Beleg nun aus der Finanzbuchhaltung als bestätigt ausgeglichen ist. Auch im anderen Fall, sollte der Ausgleichs eines Beleges wieder rückgängig gemacht werden (eingeziffert), wird ebenfalls direkt das Belegmanagement informiert und der Beleg entsprechend für weitere Zuordnungen wieder freigegeben. Dieses Verhalten wird an allen Stellen berücksichtigt, über welche Offene Posten ein- bzw. ausgeziffert werden können.

 

Erweiterte Rückmeldung über den Jobketten-Upload/Portalsynchronisation

Additiv zur direkten Rückmeldung wurde auch der Upload über die Jobkette (ADDISON) bzw. die Portalsynchronisation (AKTE) um die OP-Informationen erweitert. Damit wird sichergestellt, sollte eine direkte Rückmeldung nicht möglich sein, kann dies über den Upload korrigiert werden.

 

Hinweis: Die Rücksynchronisation erfolgt nur bei Belegmanagement | Komplett mit Bankabstimmmung und aktiver OP-Verwaltung (nicht EÜR-Version).

 

 

Informationen zur Bankabstimmung am Beleg

Wenn ein Beleg einem Bankumsatz zugeordnet ist, wird für diesen Beleg im Register Zahlungsinformationen ein Hinweis zu diesem Umsatz angezeigt. Der Hinweis enthält den Umsatzbetrag und die Abrufnummer des Kontoauszugs. Bereits abgestimmte Umsätze (A) und noch zu bestätigende Umsätze (B) werden dabei unterschieden. Die Anzeige gilt für manuelle und automatische Zuordnungen.

 

 

 

Über Umsatz aufrufen springen Sie direkt zur entsprechenden Position in der Bankabstimmung; der Umsatz wird dort fokussiert. Bei Teilzahlungen oder Splittbuchungen werden bis zu drei zugeordnete Umsätze mit Teilbetrag und Status einzeln angezeigt. Bei mehr als drei Zuordnungen weist ein Sammelhinweis auf die weiteren Positionen hin.

Weitere Informationen zu diesem Thema: Belegmanagement | Erstellung von Zahlungen