Belegmanagement | Verarbeitung von E-Rechnungen

Überblick

Sie können E-Rechnungen - X-Rechnung, ZUGFeRD/Factur-X und Peppol BIS 3.0 Billing - mit oder über das Belegmanagement verarbeiten. 

Die Verarbeitung von E-Rechnungen wurde dabei vollständig in die bereits bestehenden Beleg-Verarbeitungsprozesse des Belegmanagements integriert. 

• Import wie gewohnt über den ADDISON Direkt Beleghub oder direkt im Belegmanagement
• Visualisierung der XML-Daten in lesbarer Form in der Beleg-Vorschau des Belegmanagements und auch für ADDISON/ADDISON AKTE via Aufruf über Beleglink
• Bereitstellung der ausgelesenen Belegdaten aus der E-Rechnung und entsprechende Vorbelegung für die Erfassung, Zahlungserstellung und Weiterverarbeitung
• Abgleich und Zuordnung der Daten von Rechnungsersteller oder Rechnungsempfänger mit den vorhandenen Stammdaten sowie Vorbelegung der Stammdaten bei Neuanlage von Kontakten
• Weiterverarbeitung auch über die hybride Buchungserfassung oder über Scannen-Buchen-Archivieren möglich

 

Zusätzlich unterstützen wir Sie mit der eingebundenen KoSIT-Validierung im Prüfprozess, mit welcher E-Rechnungen automatisiert auf formale Fehler hin überprüft werden. Eine inhaltliche Prüfung wird durch diese Validierung nicht ersetzt. 

 

Unterstützte Formate

Mit dem Belegmanagement können Sie Dateien im ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Standard, X-Rechnungen der Standards Universal Business Language (UBL) und Cross Industry Invoice (CII), sowie Peppol BIS 3.0 Billing verarbeiten. 

Ausgenommen davon sind ZUGFeRD-Dateien, welche mit der Version 1.0 erstellt wurden oder den ZUGFeRD-Profilen MINIMUM oder BASIC WL entsprechen, da diese in Deutschland nicht als E-Rechnung anerkannt sind. Die Dateien werden weiterhin über die Beleganalyse verarbeitet und die Daten aus der Sichtkomponente ausgelesen.

Für die Validierung von E-Rechnungen werden folgende Versionen unterstützt:

• ZUGFeRD-Versionen 2.5, 2.4 und 2.3 / Factur-X 1.09, 1.08 und 1.07
• X-Rechnung 3.0.2, 3.0.1 und 3.0.0 - UBL und CII (UN/CEFACT) 
• Peppol BIS 3.0 Billing - UBL

Ältere Versionen werden nicht validiert. Es wird abwärtskompatibel validiert.

Bitte beachten Sie, dass es Unterschiede im Umfang von unterstützten Formaten und validierten Formaten gibt.  

 

Importieren von E-Rechnungen

Für eine Verarbeitung der E-Rechnungen mit dem Belegmanagement können Sie diese über die gewohnten Wege importieren: 

• Direkter Upload im Belegmanagement im Erfassungs-Workflow - als Einzel- oder Mehrfach-Upload über die Beleg-Bearbeitung
• Bereitstellung über den ADDISON Direkt Beleghub - per App-Upload oder via E-Mail

 

Hinweis für Administratoren:* Bitte beachten Sie bei der Bereitstellung über den ADDISON Direkt Beleghub, dass es keine Einschränkung erlaubter Dateitypen gibt, welche nicht die Endung "xml" umfasst. 

 

Sie finden diese unter ADDISON Online | Administration | Portal anpassen | Sicherheit | Dateitypen.

 

Anzeige und Einschränkungen von E-Rechnungen in der Beleg-Bearbeitung

Im Belegmanagement können E-Rechnungen unter anderem über die Beleg-Bearbeitung hochgeladen werden. 

• Mangels Sichtkomponente wird bei X-Rechnungen das E-Rechnungssymbol angezeigt.
• Da E-Rechnungen nicht verändert werden dürfen, sind diese generell schreibgeschützt (Schlosssymbol). 
• Da eine Analyse der Belegdaten nicht notwendig ist, wird für E-Rechnungen keine Beleganalyse ermöglicht.
• Beim Verlassen der Beleg-Bearbeitung werden dann - je nach Datei-Format - die Belege entweder mit der Beleganalyse oder als E-Rechnung verarbeitet und wie gewohnt im Erfassungs-Workflow angezeigt.

 

 

Anzeige im Erfassungs-Workflow

Beim Upload von E-Rechnungen direkt im Belegmanagement verbleiben die E-Rechnungen - wie alle anderen Belege auch - zunächst auf dem ersten Workflow-Step, um diese bei Bedarf direkt bearbeiten zu können. 

Werden E-Rechnungen über den ADDISON Direkt Beleghub übergeben, werden diese je nach Einstellungen und Zustand auf den passenden Workflow-Steps im Erfassungs-Workflow oder direkt im Übertragungs-Workflow abgestellt und ggf. direkt für die Weiterverarbeitung mit ADDISON/ADDISON AKTE bereitgestellt. 

Im Beleg-Workflow kann über den Dokument-Filter mit dem Filterkriterium "E-Rechnungen", bei Bedarf gesondert nach diesen gefilter werden.

 

Visualisierung der XML-Daten in der Beleg-Vorschau

Die Beleg-Vorschau im Belegmanagement wurde um eine strukturierte Anzeige der in der XML enthaltenen Rechnungsdaten erweitert.

Auf dem Register "Übersicht" werden die für eine Zuordnung und Zahlung notwendigen Rechnungsdaten angezeigt. Bei Aufruf einer E-Rechnung ist dieses Register  immer im Fokus, da die für die Erfassung aufbereiteten Daten nun stets aus der XML-Datei stammen und nicht vom Belegbild (nur vorhanden beim Standard ZUGFeRD) ausgelesen werden.

Für E-Rechnungen im Standard ZUGFeRD wird die im PDF-Dokument enthaltene Sichtkomponente zusätzlich auf dem Register "Belegbild" dargestellt. 

In der E-Rechnung enthaltene weitere Daten werden auf dem Register "Informationen" dargestellt, enthaltene Anhänge sind unter Angabe der Anzahl auf dem gleichlautenden Register aufrufbar.

Über "Sprungmarken" im oberen Bereich unter den Registern kann jeweils direkt zum gewünschten Abschnitt navigiert werden.

 

 

In den Abschnitten Positionen und Umsatzsteuer können Sie, bei mehr als einem Eintrag, die Detailinformationen der einzelnen Einträge über die Pfeile auf- bzw. zuklappen.

Möchten Sie Daten zusätzlich in die Erfassung übernehmen, können Sie die integrierte Kopierfunktion nutzen. 

Das Kopiersymbol erscheint, sobald Sie mit dem Mauszeiger über den zu kopierenden Textabschnitt fahren. 

Kopieren Sie den Text automatisch, indem Sie das Kopiersymbol anklicken und fügen Sie diesen dann über Strg+V oder mit dem Kontextmenü der rechten Maustaste in das gewünschte Erfassungsfeld ein. 

 

Validierung von E-Rechnungen mit dem integrierten KoSIT-Validator

Wie bereits erwähnt unterstützen wir Sie mit der eingebundenen KoSIT-Validierung im Prüfprozess, mit welcher E-Rechnungen automatisiert auf formale Fehler hin überprüft werden. 

Im Seitenbereich der Erfassung wird für E-Rechnungen - anstelle des Analysestatus für klassische Rechnungen mit Beleganalyse - der Validierungsstatus von E-Rechnungen (1) angezeigt.

Auch externe Datenquellen werden bei aktivierter Einstellung unter Einstellungen | E-Rechnungen | Validierung validiert. Für direkt über den ADDISON Direkt Beleghub oder direkt über den Upload im Belegmanagement bereitgestellte Belege kann die Validierung nicht deaktiviert werden.

Sobald Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird ein Tooltip (2) mit ausführlichem Hinweis zu diesem Status angezeigt.

 

Dort haben Sie auch die Möglichkeit, den Prüfbericht des KoSIT-Validators (3) aufzurufen, wenn eine Validierung erfolgen konnte. Der Prüfbericht wird in einem neuen Browserfenster geöffnet.

Zusätzlich wird der Validierungs-Status auch mit E-Rechnungsspezifischen Symbolen in den Beleglisten angezeigt. 

 

Statusübersicht der Validierung

Es werden dabei folgende Status unterschieden: 

 

E-Rechnung entspricht den Vorgaben

Gemäß der KoSIT-Validierung entspricht die E-Rechnung den zum Zeitpunkt der Prüfung geltenden formalen Vorgaben der Finanzbehörden. 

 

E-Rechnung enthält Abweichungen

Gemäß der KoSIT-Validierung entspricht die E-Rechnung nicht vollständig den zum Zeitpunkt der Prüfung geltenden formalen Vorgaben der Finanzbehörden. Alle Pflichtfelder sind jedoch formal korrekt.

 

E-Rechnung mit Abweichung im Erweiterungsschema

Dieser Status wird verwendet, wenn bei Belegen im ZUGFeRD/Factur-X-Format Abweichungen im Erweiterungsschema festgestellt werden, der maschinenlesbare Teil (XML) jedoch gemäß KoSIT-Validierung den formalen Vorgaben der Finanzbehörden entspricht.

 

E-Rechnung enthält Fehler

Die E-Rechnung entspricht nicht den aktuellen formalen Vorgaben der Finanzbehörden. Von einer Weiterverarbeitung wird abgeraten, da Pflichtfelder fehlen oder nicht korrekt sind bzw. die Ausstellung mit einer veralteten Version erfolgte. Wir empfehlen Ihnen, die Rechnung vor einer Weiterverarbeitung manuell zu überprüfen und ggf. beim Ersteller erneut anzufordern.

Wenn eine Weiterverarbeitung trotz Fehlerhinweis beabsichtigt ist, wird beim Speichern der Daten im Belegmanagement oder bei der Bereitstellung zur Übertragung erneut darauf hingewiesen. 

Die Bestätigung dieses Dialoges wird mit Anwenderkennung und Zeitpunkt am Beleg und in den Protokollen unter Services festgehalten. Zudem ändert sich die Farbe des Symbols von rot zu blau.

 

E-Rechnung ohne Validierung

Die E-Rechnung wurde nicht validiert, da die Version des Standards oder Profils nicht erkannt wurde oder unterstützt wird. Wir empfehlen Ihnen, die Rechnung vor einer Weiterverarbeitung manuell zu überprüfen und ggf. beim Ersteller erneut anzufordern. 

Bitte beachten Sie in diesem Fall die Hinweise zur Validierung von E-Rechnungen im Belegmanagement. Unabhängig von der Validierung werden die Daten der XML-Datei ausgelesen und bereitgestellt. 

 

E-Rechnung nicht verarbeitet

Wird dies angezeigt, konnte aus technischen Gründen die E-Rechnung nicht verarbeitet und validiert werden. Sobald dies wieder möglich ist, wird die E-Rechnung verarbeitet und die Daten bereitgestellt. Wurden in der Zwischenzeit Daten nacherfasst oder die Buchung synchronisiert, so wird nur das Ergebnis der Validierung aktualisiert. 

 

Filter für den Validierungs-Status

Der Filter "Analyse" enthält den Validierungs-Status von E-Rechnungen, so dass auch Listenansichten nach diesen Status gefiltert werden können:  

 

 

Qualität

Der Validierungsstatus wirkt sich auch auf die maximal erreichbare Qualität der Belegdaten aus. 

• E-Rechnungen mit Abweichungen erhalten maximal eine mittlere Qualität, auch wenn alle Belegdaten gefüllt sind.
• E-Rechnungen mit Abweichung im Erweiterungsschema werden ebenfalls als abweichend behandelt.
• E-Rechnung mit Fehler oder ohne Validierung bzw. Verarbeitung erhalten immer die niedrigste Qualität.

 

Die Anzeige der Qualität erfolgt in ADDISON/ADDISON AKTE wie bisher auch mit den entsprechenden Achtungs- bzw. Stop-Kennzeichen und ggf. unter der Anzeige von Hinweisen.

 

Bereitstellen der Daten aus E-Rechnungen

Analog zur Bereitstellung von Belegdaten anhand der Beleganalyse werden bei E-Rechnungen die Daten direkt aus der X-Rechnung übernommen.

Für E-Rechnungen findet keine Beleganalyse statt. D.h. auch für ZUGFeRD-Dateien werden die Belegdaten aus der eingebetteten XML-Datei entnommen und nicht mehr vom Belegbild ausgelesen - Dies gilt auch für ältere E-Rechnungen wie ZUGFeRD Standard <2.0 sowie die Profile MINIMUM und BASIC WL, obwohl diese keine E-Rechnungen darstellen.

Bei E-Rechnungen werden die aus der Rechnung extrahierten Werte bevorzugt. Bei Zahlungsinformationen werden mehrere Bankverbindungen unterstützt; Kontoinhaber und Verwendungszweck werden dabei entsprechend der selektierten Bankverbindung übernommen.

 

Verarbeitung bei nicht eindeutig lesbaren Feldern

Können einzelne Datenfelder einer E-Rechnung aufgrund ungewöhnlicher Formatierungen nicht automatisch ausgelesen werden, wird die Verarbeitung nicht unterbrochen. Alle übrigen, eindeutig identifizierbaren Informationen — wie Beträge oder Partnerdaten — werden weiterhin ausgelesen und für die Erfassung bereitgestellt. Ebenso wird das Validierungsergebnis auch in diesen Fällen bereitgestellt.

Auf Felder, die nicht eindeutig gelesen werden konnten, wird in der Hinweiskomponente mit einem entsprechenden Hinweis aufmerksam gemacht, sodass diese dort direkt manuell geprüft und ggf. berichtigt oder vervollständigt werden können.

Ausführliche Informationen zur Hinweiskomponente unter Belegmanagement | Arbeiten mit der Hinweiskomponente.

 

 

Unterstützung bei Kontaktzuordnung und Neuanlage von Kontakten

Mit Hilfe der ausgelesenen Daten von Rechnungsersteller oder Rechnungsempfänger wird ebenfalls analog zu Beleganalyse - unter Berücksichtigung der Belegrichtung - im entsprechenden Kontenbereich automatisch nach dem passenden Kontakt gesucht und bei Übereinstimmung dieser auch vorbelegt. 

Alternativ kann mit den bereitgestellten Daten auch unkompliziert ein neuer Kontakt angelegt werden, da bei der Neuanlage die Stammdaten ebenfalls automatisch vorbelegt werden.

Auch die Funktion des Kontenabgleichs steht für E-Rechnungen zur Verfügung. Dabei werden ebenfalls nicht die Analysedaten, sondern die strukturierten Rechnungsdaten aus der XML für den Abgleich mit den aktualisierten Stammdaten herangezogen.

Zusätzlich werden bei E-Rechnungen hinterlegte Erfassungshilfen berücksichtigt.

Zudem unterstützen wir mit Hinweisen bei Unstimmigkeiten, beispielsweise wenn die Daten der E-Rechnung von dem am Kontakt hinterlegten Daten abweichen, z.B. Zahlungsart, IBAN oder sich Unstimmigkeiten aufgrund der ausgelesenen Daten ergeben. 

 

Automatische Aufteilung nach Steuerpositionen

Enthält eine E-Rechnung Angaben zu mehreren Steuersachverhalten so wird automatisch eine Aufteilung anhand der Steuersätze vorbelegt.

Bei einer automatischen Aufteilung nach Steuersätzen wird der Text der Artikelpositionen in den Buchungstext übernommen, wenn die Anzahl der Steuersätze der Anzahl der Belegpositionen entspricht.

 

Funktion zur Aufteilung aus Rechnungspositionen

Mit der Funktion "Aufteilung aus Rechnungspositionen" können die Positionen und Beträge aus der E-Rechnung automatisch übernommen werden, um eine detaillierte Aufteilung der Buchung unkompliziert zu erstellen. 

Etwaige enthaltene Rabatte oder Aufschläge auf Belegebene, werden anteilig berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass bei Ausführung dieser Funktion derzeit einen vollständige Neuberechnung der Vorbuchung erfolgt und nicht gespeicherte Daten nicht berücksichtigt werden. 

Führen Sie diese Funktion immer zuerst aus, bevor Sie weitere Daten erfassen.

 

Weiterverarbeitung mit ADDISON oder ADDISON AKTE

Für E-Rechnungen stehen alle gewohnten Weiterverarbeitungswege zur Verfügung:

• Übertragung/Datenübernahme*
• Weiterverarbeitung mit Scannen-Buchen-Archivieren**
• direkte Buchungserfassung (hybrider Modus)

* Aus Darstellungsgründen wird derzeit in diesem Fall der Beleglink aus dem Belegmanagement und nicht die physische Belegdatei übergeben. Dies hat zur Folge, dass nach dem Import in ADDISON/ADDISON AKTE dann - analog zur Anzeige des Belegbildes von hybrid verarbeiteten Buchungen/Belegen - das zur Buchung zugehörige Belegbild in der Buchungsmaske sowie im Kontenblatt über einen Link direkt aus dem Belegmanagement über ein Browserfenster angezeigt wird.

Bitte beachten Sie: Wurde diese Einstellung gewählt, so unterbleibt die Archivierung im lokalen Datei- oder Archivsystem. Bei einer GDPdU-Ausgabe aus ADDISON/AKTE wird das Belegbild mit ausgegeben.

** Für die Übernahme der Belege innerhalb von SBA über die Register Portal bzw. Job beachten Sie bitte die entsprechenden Hinweise in der Programmdokumentation in Bezug auf SBA von ADDISON/ADDISON AKTE

 

E-Rechnungen anderer Datenquellen

Visualisierung E-Rechnungen anderer Datenquellen

Empfangen Sie E-Rechnungen von anderen Datenquellen, so werden auch diese im Belegmanagement visualisiert.

Bitte beachten Sie, 

• dass für diese Belege eine Validierung nur nach entsprechender Aktivierung in den Einstellungen erfolgt.
• dass für diese Belege keine Bereitstellung der in der E-Rechnung selbst beinhalteten Daten stattfindet.

Für die Weiterverarbeitung dieser E-Rechnungen werden die ans Belegmanagement zusammen mit der E-Rechnung übergebenen Daten des Vorsystems übernommen. Eine Ausnahme hiervon ist die Datenquelle GetMyInvoices, für deren Belege analog zur ergänzenden oder ersetzenden Beleganalyse auch die Daten der E-Rechnung berücksichtigt werden.

Für E-Rechnungen aus GetMyInvoices werden auch die Daten aus der E-Rechnung selbst berücksichtigt, wenn die ergänzende oder vollständige Beleganalyse aktiviert ist.

 

Aktivierung Validierung für E-Rechnungen anderer Datenquellen

Dies kann vor allem in den Fällen sinnvoll sein, wenn ihr angebundenes Vorsystem selbst keine oder keine ausreichende Validierung anbietet. 

Aktivieren Sie die Validierung unter Einstellungen | E-Rechnungen | Validierung in dem Sie die gewünschten Datenquellen auswählen. 

Die hier angezeigte Auswahl entspricht den bereits angebundenen Datenquellen des Mandanten im Belegmanagement. Für nicht selektierte Datenquellen wird die Validierung nicht durchgeführt. 

 

Erweiterung der ergänzenden oder vollständigen Beleganalyse für E-Rechnungen aus GetMyInvoices

Die bestehende Funktion zur ergänzenden oder vollständigen Analyse für Belege der Datenquelle GetMyInvoices umfasst auch das Bereitstellen der Daten aus E-Rechnungen. Bei aktivierter Einstellung werden - analog zur optischen Beleganalyse und je nach getroffener Einstellung - fehlende Daten aus den Rechnungsdaten der XML-Datei ergänzt oder alle Daten direkt aus der E-Rechnung übernommen. 

Die Einstellung kann (nur bei Login aus der Kanzleisoftware) unter Einstellungen | Erweiterte Einstellungen | Belegverarbeitung | Beleganalyse verwaltet werden. 

Ist die Einstellung bereits aktiviert, bedarf es keiner weiteren Anpassung.