Belegmanagement | Zahlungs-Workflow
Überblick
Im Zahlungs-Workflow unter Belege bezahlen | Zahlungen erstellen können eingehende Belege bezüglich ihres Zahlstatus verwaltet und überwacht, sowie auch Sammelzahlungen erstellt werden.
Hinweis: Dieses Menü steht nur im Rahmen von Belegmanagement | Komplett zur Verfügung.
Die Anzeige gliedert sich in unterschiedliche Workflow-Steps, in welche die Eingangsbelege anhand ihres Zahlstatus einsortiert werden und auf denen jeweils unterschiedliche Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
Auf einigen Workflow-Steps werden Ihnen die Summen der darauf enthaltenen Belege für einen besseren Überblick angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass im Standard der Filter für die Zahlungsart "Überweisung" voreingestellt ist. Alle anderen Belege mit einer anderen Zahlungsart können Sie aber durch Entfernen oder Verändern der Filtereinstellung ebenfalls anzeigen lassen.
Allgemeine Funktionsübersicht
Auf den einzelnen Workflow-Steps stehen jeweils folgende allgemeine Funktionen zur Verfügung:
Die Filter-, Such- und Sortierfunktionen (A) sind in jedem Workflow-Step identisch.
Mit den Pfeilen (B) kann auf die nächste/vorherige oder erste/letzte Seite der aktuell gefilterten Ansicht gesprungen werden. Eine Seite zeigt immer 25 Einträge an.
Über Weitere Funktionen (C) ist es möglich, die aktuell gefilterte Ansicht als Excel oder PDF-Datei auszugeben.
Über das Rädchen können alle Einstellungen zurückgesetzt (D) werden.
Mit einem Klick auf eine Zeile (E) werden Ihnen die Details des Beleges/der Zahlung in mehreren Registern zusammen mit dem Belegbild (wenn vorhanden) auf der rechten Seite angezeigt.
Auf den Registern können die Daten der Zahlungsinformation und der Erfassung (F) eingesehen und je nach Workflow-Step auch angepasst werden.
Über die Symbole in der Seitenansicht oben rechts (G) kann das Belegbild ausgelagert, eine Vollbildansicht eingestellt oder Seitenansicht des Beleges geschlossen werden.
Über die Pfeile (H) auf der Belegansicht kann in der angezeigten Liste vor und zurückgeblättert werden.
Mit der Schaltfläche Zurücksetzen (I) werden alle getätigten Eingaben verworfen und der vorherige Zustand wieder eingesetzt.
Mit der Schaltfläche Speichern (J) können Sie die vorgenommenen Eingaben abspeichern.
Die registerindividuellen Funktionen werden an den entsprechenden Stellen erläutert.
Details - Workflow-Steps
Workflow-Step: Unvollständig
Auf diesem Workflow-Step werden
- Belege mit Zahlstatus Offen und Kein Status
- welche keine gespeicherte Zahlungsinformation haben angezeigt.
Für Belege, welche zur Zahlung anstehen, können Sie die vorgeschlagenen Zahlungsinformationen (1) überprüfen und ggf. vervollständigen bzw. anpassen. Soll ein Beleg direkt für den nächsten Zahllauf vorgemerkt werden, dann ist die Checkbox Für Zahlung vormerken (2) zu aktivieren. Mit dem Speichern (3) der Zahlungsinformation, wird der Beleg dann auf den Workflow-Step Offen, bei Vormerkung direkt auf den Workflow-Step Zahlungsvorschlag verschoben.
Sind für Belege mit der Zahlungsart "Überweisung" alle notwendigen Überweisungsdaten aufgrund von Erfassung, Vorsystem oder Beleganalyse/E-Rechnung bereits vorhanden, so kann die Zahlungsinformation auch per Sammelaktion für mehrere Belege gleichzeitig gespeichert werden.
Bitte beachten Sie: Ein Speichern der Zahlungsinformation ist nur dann möglich, wenn
- die Zahlungsart "Überweisung" ist( ggf. diese beim Lieferanten direkt fest hinterlegen)
- alle notwendigen Überweisungsdaten vorhanden (aus Erfassung, Vorsystem oder Analyse) sind.
Markieren Sie dafür alle Belege (1), für welche Sie die Zahlungsinformationen direkt speichern möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungsinformation speichern (2).
Wählen Sie in dem folgenden Dialog aus, ob Sie zusätzlich auch die Belege direkt für die nächste Zahlung vormerken oder nur die Zahlungsinformation speichern möchten (3) und Bestätigen Sie mit Speichern (4).
Die Zahlungsinformationen werden gespeichert und die Belege - je nach Auswahl - auf den Workflow-Step Offen oder Zahlungsvorschlag verschoben.
Es besteht auch die Möglichkeit, den Zahlstatus für mehrere Belege per Sammelaktion auf bezahlt zu setzen, in dem Sie die Belege markieren (1), die Summe (2) prüfen und dann mit der Schaltfläche Als bezahlt markieren (3) auf bezahlt setzen.
Die Belege werden anschließend auf den Workflow-Step Bezahlt verschoben.
Dieses Vorgehen eignet sich vor allem für den Abgleich von Zahlungsavisen für Lastschriften oder Kreditkartenabrechnungen.
Workflow-Step: Offen
Auf diesem Workflow-Step werden
- Belege mit Zahlstatus Offen und Kein Status
- welche bereits eine gespeicherte Zahlungsinformation haben
- aber noch nicht für den Zahlungsvorschlag vorgemerkt worden sind angezeigt.
Auch auf diesem Workflow-Step können - analog zur Beschreibung von Workflow-Step: Unvollständig - die gespeicherten Zahlungsinformationen nochmals bei Bedarf angepasst oder auch einzeln für den nächsten Zahllauf vorgemerkt werden.
Möchten Sie mehr als einen Beleg für die nächste Zahlung vormerken, markieren Sie die Belege (1), prüfen Sie die Summe (2) und verschieben Sie diese dann mit der Schalfläche Für Zahlung vormerken (3) per Sammelaktion auf den Workflow-Step Zahlungsvorschlag.
Auch auf diesem Workflow-Step können Belege als bezahlt markiert werden.
Workflow-Step: Zahlungsvorschlag
Auf diesem Workflow-Step werden
- Belege mit Zahlstatus Offen und Kein Status
- welche bereits eine gespeicherte Zahlungsinformation haben
- und für den Zahlungsvorschlag vorgemerkt worden sind angezeigt.
Hinweis: Eine Sammelzahlung kann entweder für alle Belege dieses Workflow-Steps oder auch nur für eine Auswahl an Belegen erstellt werden.
Um die Sammelzahlung für alle Belege dieses Workflow-Steps zu erstellen, Starten Sie die Sammelzahlung über die Schaltfläche Sammelzahlung für alle erstellen (A).
Soll die Sammelzahlung nur für eine Auswahl der Belege erstellt werden, selektieren Sie dafür die gewünschten Belege über das Aktivieren des Kästchens am Beginn jeder Zeile und klicken Sie auf Sammelzahlung für Auswahl erstellen (B) im Aktionsbereich für Sammelaktionen.
Bei Bedarf können bereits zur Zahlung vorgemerkte Belege per Sammelaktion aus dem Zahlungsvorschlag über die Schaltfläche Aus Zahlungsvorschlag entfernen (C) auch wieder entfernt werden.
Das weitere Vorgehen zur Erstellung einer Sammelzahlung wird hier beschrieben.
Bitte beachten Sie:
Auch für das Erstellen von Sammelzahlungen ist die allgemeine Option "Es dürfen Zahlungen aus dem Belegmanagement erstellt werden." in den Erweiterten Einstellungen zu aktivieren. Im Standard ist diese Option deaktiviert, wird aber automatisch bei erstmaliger Aktivierung von Belegmanagement | Komplett gesetzt.
Sammelzahlungen können für Belege, die folgende Voraussetzungen erfüllen, erstellt werden.
- Die Belegart ist Eingangsrechnung oder Eingangsgutschrift.
- Die Zahlungsart Überweisung ist ausgewählt.
- Der Status der Zahlung ist offen oder kein Status.
Sind diese Voraussetzungen gegeben, ist eine Erfassung der Zahlungsinformationen für das Erstellen einer Überweisung möglich.
Workflow-Step: Angewiesen
Auf diesem Workflow-Step werden alle Belege mit dem Zahlstatus Angewiesen angezeigt. Den Zahlstatus Angewiesen erhalten Belege, welche zur Bezahlung an das Online-Banking übergeben wurden.
Zudem kann der Zahlstatus auch manuell für Belege vergeben werden.
Sie haben auf diesem und den folgenden Workflow-Steps die Möglichkeit, die Belege nach dem jeweiligen Zahlstapel zusätzlich zu filtern:
Tipp: Ab einer gewissen Anzahl an Einträgen, erfolgt die Suche über ein Eingabefeld. Suchen Sie nach dem Typ, Bestandteilen des Datums (wie im eingeschobenen Beispiel) oder gezielt nach Beträgen, um den passenden Zahlstapel zu finden.
Workflow-Step: Bezahlt
Auf diesem Workflow-Step werden alle Belege mit dem Zahlstatus Bezahlt angezeigt.
Den Zahlstatus Bezahlt erhalten Belege,
- welche zur Bezahlung an das Online-Banking übergeben und dort auch ausgeführt wurden,
- welche zur Bezahlung als SEPA-Datei ausgegeben wurden
- oder der Status manuell oder vom Vorsystem gesetzt wurde.
Auch auf diesem Workflow-Step besteht die Möglichkeit, Belege nach dem Zahlstapel zu filtern.
Mit der Sammelaktion Nach „Erledigt" verschieben können mehrere Belege mit dem Status Bezahlt auf den Step Erledigt verschoben werden:
- Markieren Sie die gewünschten Belege.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Nach „Erledigt" verschieben.
Damit bleibt die Ansicht auf dem Step Bezahlt übersichtlich und enthält nur noch offene Vorgänge.
Workflow-Step: Erledigt
Auf diesem Workflow-Step werden alle Belege angezeigt, die vom Step Bezahlt auf Erledigt verschoben wurden.