Belegmanagement | Ablage für Dokumente ohne Buchung

Funktion zur Ablage von sonstigen Dokumenten ohne buchungsrelevanten Sachverhalt

Es kann vorkommen, dass ein im Belegmanagement importierter Beleg keinen buchungsrelevanten Sachverhalt darstellt (Mahnung, Schriftverkehr, Duplikat,...) und dieser in den Vorsystemen nicht entsprechend erkannt und/oder aussortiert wurde. 

 

Mit dieser Funktion können Sie Belege, die keinen buchungsrelevanten Sachverhalt darstellen 

• einzeln oder per Multi-Selektion,
• unabhängig eines erkannten Betrages oder zugeordneten Kontakts
• auf den Workflow-Steps "Erfassung", "Vorerfasst" und "Übertragungsbereit" über das Mandanten- und Steuerberaterlogin,
• auf dem Workflow-Step "Übertragen" zusätzlich auch über das Steuerberaterlogin (da der Beleg dann bereits in dessen Verfügungsbereich gelangt ist)
• mit Angabe eines Grundes  unter Ablage Sonstige Dokumente abgelegt werden.

 

Die Funktion ist im Erfassungs-Workflow unter Belege erfassen oder im Übertragungs-Workflow unter Vorerfassung übertragen auf Belegebene oder durch Multiselektion ausführbar:   

 

Ablage eines einzelnen Beleges

1. Klicken Sie auf einem der genannten Workflow-Steps auf den Beleg, welcher als sonstiges Dokument abgelegt werden soll. 

2. Nehmen Sie bei Bedarf notwendige Änderungen vor. 

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument ablegen.

 

4. Wählen Sie den Grund für die Ablage als sonstiges Dokument aus.

5. Bestätigen Sie den Vorgang über die Schaltfläche Speichern.   

 

Ablage mehrerer Belege per Multi-Selektion

1. Markieren Sie unter auf einem der genannten Workflow-Steps die Belege, welche als sonstige Dokumente abgelegt werden sollen. 

2. Klicken Sie auf den Schaltfläche Dokumente ablegen.

 

3. Wählen Sie den Grund für die Ablage als sonstige Dokumente aus (es kann jeweils nur ein Grund für alle markierten Dokumente selektiert werden).

4. Bestätigen Sie den Vorgang über die Schaltfläche Speichern. 

5. Bestätigen Sie den folgenden Dialog mit der Schaltfläche Ja.

 

Übersicht Ablage sonstige Dokumente

Die auf diese Weise abgelegten Dokumente werden  

• nicht an die Steuerberatersoftware weiter übermittelt, insofern dies noch nicht erfolgt ist.  
• nicht auf auf den Workflow-Steps im Erfassungs- oder Übertragungs-Workflow angezeigt und berücksichtigt. 
• nicht in der Recherche angezeigt.

Die abgelegten Dokumente können jederzeit im Menüpunkt "Services" eingesehen werden. 

 

 

Dort besteht auch die Möglichkeit, einen selektierten Beleg bei Bedarf über die Schaltfläche Ablage zurücksetzen auf dem Register Information wieder auf den Zustand vor der Ablage zurückzusetzen. 

 

Hinweis: Alternativ können Sie Dokumente auch endgültig löschen, insofern Sie die Berechtigung dazu haben. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Belegmanagement | Löschen von Belegen.

 

Hinweis: Die Funktion "Dokumente ablegen" hat die frühere Funktion des direkten Archivierens mit einem erweiterten Funktionsumfang ersetzt. Das direkte Archivieren von Belegen war früher nur für Belege mit einem Betrag von 0,00 auf dem Workflow-Schritt "Unvollständig" anzuwenden. Bereits zuvor mittels der Funktionen des direkten Archivierens abgelegte Dokumente werden mit dem nächsten Release automatisch auch unter dem neuen Menüpunkt Ablage sonstige Dokumente angezeigt und analog in keiner weiteren Ansicht mehr berücksichtigt.