Belegmanagement | Duplikatskontrolle

Hinweise

Die Duplikatskontrolle erkennt automatisch doppelt eingereichte Belege und unterstützt Sie effizient bei deren Überprüfung.

Das Ziel der Duplikatskontrolle besteht darin, einen vollständigen und übersichtlichen Bestand an Belegen sicherzustellen.

 

Bitte beachten Sie dabei:

Es werden ausschließlich Belege mit einem Belegdatum ab dem Jahr 2025 berücksichtigt, welche über das Belegmanagement importiert wurden. Belege, welche lediglich im Belegarchiv hochgeladen werden, bleiben unberücksichtigt.

Dabei werden für den Vergleich die Belegdaten zum Importzeitpunkt herangezogen. Dies bedeutet, dass nachträgliche Änderungen der Belegdaten über die Erfassung oder durch die Synchronisation von Buchungsdaten unberücksichtigt bleiben.

Für bereits abgelegte Belege gilt:

• Manuell abgelegte Belege werden bei der Ermittlung potenzieller Duplikate berücksichtigt, auch wenn eine Statusanpassung dieser Belege in der Duplikatskontrolle nicht mehr möglich ist.
• Systemseitig im Rahmen der Beleg-Bearbeitung automatisch abgelegte Belege werden bei der Duplikatskontrolle nicht berücksichtigt, da diese wie gelöscht angesehen werden.

Bereits pro Datenquelle existierende Duplikatsprüfungen bleiben weiterhin bestehen und verhindern bereits das Importieren von doppelten Belegen – je Datenquelle.

Für die Nutzung der Duplikatskontrolle ist mindestens ADDISON Direkt Belegmanagement | Digitales Belegbuchen nötig.

 

Erkennung möglicher Duplikate

Ab Bereitstellung der Funktion wird für alle neu im Belegmanagement importierten Belege geprüft, ob bereits ein mögliches Duplikat vorhanden ist. 

Die Duplikatskontrolle erfolgt in zwei aufeinanderfolgenden Schritten:

1. Dokumentenprüfung
   Im ersten Schritt wird geprüft, ob ein identisches Dokument bereits vorhanden ist. Diese Prüfung erfolgt unabhängig vom Format oder der Datenquelle anhand der Datei selbst.
2. Merkmalsabgleich
   Im zweiten Schritt werden die Belegmerkmale Rechnungsnummer, Datum und Betrag miteinander verglichen. Dadurch können auch Duplikate erkannt werden, die in unterschiedlichen Formaten oder aus verschiedenen Datenquellen stammen.

Dies ist besonders hilfreich in folgenden Fällen:

• Ein Beleg wurde sowohl als E-Rechnung als auch als PDF eingereicht.
• Derselbe Beleg wurde von verschiedenen Systemen oder Quellen mit geringfügigen Abweichungen übermittelt.

 

Automatische Ablage von PDF-Duplikaten bei E-Rechnungen

Einige Lieferanten versenden denselben Vorgang sowohl als PDF als auch als E-Rechnung (XML-Datei). Für diese Fälle kann über die Einstellung PDF-Duplikate automatisch ablegen, wenn dieselbe Rechnung als E-Rechnung vorliegt gesteuert werden, wie mit dem erkannten PDF-Duplikat verfahren wird.

Ist die Einstellung aktiv, wird das PDF-Duplikat automatisch abgelegt, sobald bereits dieselbe Rechnung als E-Rechnung erkannt wurde. Dadurch bleibt die rechtlich relevante E-Rechnung aktiv, während das überflüssige PDF-Duplikat automatisch aus der laufenden Bearbeitung entfernt wird.

Eine automatische Ablage erfolgt dabei nur, wenn

• das PDF noch nicht manuell bearbeitet wurde,
• sich der Beleg nicht in einem fortgeschrittenen Workflowstatus befindet, und
• keine Zahlung dazu angelegt wurde.

In allen anderen Fällen bleibt das bisherige Verhalten bestehen, und die Belege werden weiterhin nur als mögliches Duplikat gekennzeichnet. Auch ZUGFeRD-Rechnungen werden berücksichtigt und weiterhin als E-Rechnungen behandelt.

 

Die Einstellung befindet sich unter Einstellungen | Firmeneinstellungen | Automatisierung.

 

Jeder automatisch abgelegte Beleg wird protokolliert und ist unter Services | Protokolle nachvollziehbar.

Tipp: Das Aktivieren dieser Option optimiert bei aktiver Bankabstimmung die automatische Zuordnung von Belegen zu Kontoumsätzen, da Belege so exakt zugeordnet werden können.

 

Kennzeichnung möglicher Duplikate im Belegmanagement

Wird ein Beleg als mögliches Duplikat erkannt, so wird dies dem Anwender direkt im Erfassungs-Workflow angezeigt. Dabei ist es nicht entscheidend, in welchen Workflow-Steps sich die Belege befinden – die Kennzeichnung bleibt stets erhalten.

• Duplikats-Symbol (A): Das Symbol zeigt an, ob ein Beleg ein Duplikat ist. Dabei wird das Qualitätssymbol überblendet. Orange kennzeichnet ein mögliches Duplikat, Schwarz markiert ein bestätigtes Duplikat.
• Hinweis auf Duplikat in der Hinweiskomponente (B): Nach dem Öffnen des Beleges erscheint in der Hinweiskomponente ein entsprechender Hinweis mit Link zur Anzeige der Duplikatskontrolle.
• Dokumentenfilter (C): Die Erweiterung des Filters ermöglicht es dem Anwender, gezielt nach Belegen mit dem Status „Mögliches Duplikat“ zu suchen und diese effizient zu bearbeiten.

 

 

Aufruf der Duplikatskontrolle

Der Anwender kann die Duplikatskontrolle öffnen, um doppelte Belege zu prüfen und zu bereinigen. 

Dafür stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Aufruf über Tooltip in der Listenansicht:

Wird der Mauszeiger über das Symbol „Mögliches Duplikat“ (A) bewegt, erscheint ein interaktiver Tooltip. Dieser weist darauf hin, dass es sich um ein mögliches Duplikat handelt. Über die Schaltfläche „Details anzeigen“ kann die Duplikatskontrolle geöffnet werden, während der Tooltip mittels „Schließen“ wieder ausgeblendet werden kann. Verlässt man den Bereich des Tooltips, verschwindet dieser automatisch.

Für bestätigte Duplikate erscheint an dieser Stelle ein klassischer schwarzer Tooltip.

 

Aufruf über Link in der Hinweiskomponente

Alternativ besteht die Möglichkeit, nach dem Öffnen des Belegs im entsprechenden Hinweis innerhalb der Hinweiskomponente (B) über den Link „Duplikatskontrolle anzeigen“, zur Duplikatskontrolle zu wechseln.

 

Aufbau und Funktionen der Duplikatskontrolle

Die Duplikatskontrolle ist in zwei Bereiche unterteilt: Belegbereich (D) und Navigationsbereich (E). 

 

Im Belegbereich (D) können zwei Belege nebeneinander angezeigt und geprüft werden. 

In der linken Ansicht unter „Aktueller Beleg“ wird der Beleg angezeigt, mit dem die Duplikatskontrolle gestartet wurde. Die dazu vorhandenen Duplikate werden in der rechten Ansicht unter „Mögliches Duplikat“ angezeigt.

Sollten mehr als zwei mögliche Duplikate in einem Prüfvorgang beinhaltet sein, können Sie sich die weiteren Belege durch Anklicken im Navigationsbereich (E) im Belegbereich rechts anzeigen lassen. 

Anhand des Titels und dem hervorgehobenen Auge-Symbol erkennen Sie, welcher Beleg aktuell selektiert ist. 

Über dem Beleg wird neben dem Erstellungsdatum auch die Datenquelle, aus welcher der Beleg importiert wurde, angezeigt. Unterhalb des Beleges finden Sie, wie gewohnt, den Dateinamen.

 

Im Navigationsbereich (E) sehen Sie die gesamte Liste aller möglichen Duplikate – jeweils in separaten Karten. Jede Karte repräsentiert dabei ein mögliches Duplikat und enthält neben den entscheidenden Erkennungsmerkmalen 

• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Rechnungsbetrag

folgende weitere Informationen:

• Belegstatus: Anzeige des aktuellen Workflow-Steps des Beleges
• Zahlstatus: Zahlstatus des entsprechenden Beleges
• Kontakt: Der Kontakt wird bereitgestellt, wenn ein entsprechender Kontakt vorher automatisch oder manuell zugeordnet worden ist. Sollte kein Kontakt zugeordnet sein, wird der Name des Rechnungserstellers- oder des Rechnungsempfängers angezeigt, insofern dieser von der Datenquelle geliefert wird.
• Belegart: als weitere Information zur Unterstützung bei der Entscheidungsfindung

 

Im unteren Bereich finden Sie die jeweils für den entsprechenden Beleg verfügbaren Funktionen. Für mögliche Duplikate können dabei folgende Entscheidungen getroffen werden:

• Kein Duplikat: Damit entscheiden Sie, dass der Beleg kein Duplikat ist.
• Ablegen: Damit entscheiden Sie, der Beleg ist ein Duplikat und soll unter „Services“ abgelegt werden.
• Löschen: Damit entscheiden Sie, der Beleg ist ein Duplikat und soll endgültig gelöscht werden.
• Duplikat bestätigen: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn „Ablegen“ und „Löschen“ für einen Beleg nicht mehr möglich sind, Sie diesen aber als Duplikat kennzeichnen möchten. Damit wird dann das Rating reduziert, so dass dies in der Kanzleisoftware angezeigt und entsprechend berücksichtigt werden kann.

 

Welche Funktionen angezeigt werden, ist abhängig von

• vorhandenen Berechtigungen
• Einstellungen
• Workflow-Step des Beleges
• Zahlstatus des Beleges

 

Zur Verfügbarkeit der Aktion „Löschen“ beachten Sie bitte die Hinweise unter: Belegmanagement | Löschen von Belegen

 

Es besteht jederzeit die Möglichkeit, einen Beleg als „Kein Duplikat“ zu kennzeichnen. Sobald Buchungsdaten erfasst werden, erhält der Beleg diesen Status automatisch, sofern nicht vom Anwender zuvor ein abweichender Status definiert wurde.

Treffen Sie für jeden der angezeigten Belege eine Entscheidung, indem Sie eine der verfügbaren Schaltflächen anklicken.

Sobald Sie eine Entscheidung für einen Beleg getroffen haben, verändert sich die Ansicht, so dass Sie direkt erkennen können, welche Entscheidung bereits für welche Belege getroffen wurde und die Schalflächen werden ausgeblendet.

 

Über „Zurücksetzen“ können Sie bis zum Abschluss der Duplikatskontrolle Ihre Entscheidung revidieren und bei Bedarf auch ändern.

 

Beenden der Duplikatskontrolle

Es ist für jeden Beleg eine Entscheidung zu treffen und dabei ist mindestens ein Beleg zu erhalten, damit die Duplikatskontrolle abgeschlossen werden kann.

Sie können die Duplikatskontrolle mit „Speichern und beenden“ abschließen. Im Anschluss werden die Belege gemäß der von Ihnen getroffenen Entscheidung im Belegmanagement verarbeitet. 

 

Alternativ können Sie die Duplikatskontrolle über „Abbrechen“ oder „X“ schließen, um die Duplikatskontrolle ohne Speichern zu beenden. 

 

Erneuter Aufruf der Duplikatskontrolle

Wurde für einen Beleg eine Entscheidung aus der Duplikatskontrolle übernommen, dann kann für diesen Beleg die Duplikatskontrolle nicht mehr aufgerufen werden. Bei einem erneuten Import des gleichen Belegs ist die Duplikatskontrolle jedoch wieder verfügbar. 

Vergangene Entscheidungen werden angezeigt: bei abgelegten oder verbuchten Belegen lässt sich die Entscheidung nicht mehr ändern (Option „Zurücksetzen“ fehlt). Für alle anderen Einträge kann die Auswahl jederzeit über „Zurücksetzen“ angepasst werden.