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Von mehreren Personen genutzte Konten aufteilen

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Letzte Aktualisierung: Lesezeit 4 Minuten

    Bei welchen Mandanten besteht Handlungsbedarf?

    Filtern Sie in der Mandantenübersicht die betroffenen Mandanten raus. #3837721: Filter_aktion_erforderlich

    Ein Nutzer teilt seinen Account – Was muss ich tun?

    Wenn in der Benutzerliste ein Nutzer rot markiert ist, hat dieser bestätigt, dass mehrere Personen denselben Zugang verwenden. Das ist ein Problem: Für Datenschutz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit benötigt jede Person einen eigenen, persönlichen Account.

    Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie den Fall in drei Schritten lösen.

    ⚠️ Wichtig: Am Ende dieses Prozesses werden die bisherigen Zugangsdaten des geteilten Accounts ungültig. Stellen Sie sicher, dass alle betroffenen Personen rechtzeitig ihre neuen Zugangsdaten erhalten.

    Zeitaufwand: ca. 5–10 Minuten, abhängig von der Anzahl der betroffenen Personen.

    Nach diesem Artikel können Sie:

    • Den Auslöser der Rot-Markierung verstehen und gezielt handeln.
    • Für jede betroffene Person einen eigenen Account anlegen.
    • Den geteilten Account ordnungsgemäß abschließen und neue Zugangsdaten versenden.

    Voraussetzungen

    • Berechtigung: Administrator-Berechtigung für den jeweiligen Mandanten.
    • Startpunkt: ADDISON Direkt → Linke Navigation → Mandantenliste → Mandant auswählen → Tab Benutzerliste.
    • Benötigte Daten: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse jeder Person, die einen eigenen Zugang erhalten soll.

    Vorgehen

    Schritt 1: Betroffene Mandanten finden

    Filtern Sie in Ihrer Mandantenübersicht in ADDISON Online die Mandanten heraus, die betroffene Accounts in ihrem Portal haben.

    Schritt 2: Klären, wie viele Personen betroffen sind

    Bevor Sie mit dem Anlegen beginnen: Fragen Sie Ihren Mandanten, wer konkret Zugriff auf den Account benötigt – und sammeln Sie für jede Person Vorname, Nachname und eine persönliche E-Mail-Adresse.

    Step1.png

    Benutzerliste mit rot markiertem Nutze

     

    Tipp: Wenn Ihr Mandant im vorgelagerten Bestätigungsprozess bereits alle Personen eingetragen hat, finden Sie die Daten dort direkt vor. Das spart Ihnen die separate Abfrage.

     

    Step2.png

    Schritt 3: Neue Einzelaccounts anlegen

    • Klicken Sie in der Benutzerliste auf das rote Symbol vor dem betroffenen Nutzer.

      Der Aufteilungs-Assistent öffnet sich.

    Geteiltes Nutzerkonto aufteilen

    • Laden Sie jede betroffene Person zu einem eigenen Benutzerkonto ein.
    • Geben Sie für jede Person Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie die Einladung.

    Step4.png

    Tipp: Im Einladungsprozess können Sie die Einstellungen eines vorhandenen Accounts kopieren – standardmäßig ist das bisherige „Startkonto" vorbelegt. Das spart Zeit, wenn die neue Person dieselbe Funktion übernimmt.

    Schritt 4: Prozess abschließen und neue Zugangsdaten versenden

    1. Klicken Sie auf Fertig um zu bestätigen, dass alle Personen eingeladen wurden.
    2. Wählen Sie, wie Sie dem Mandanten die Zugangsdaten zukommen lassen: Per E-Mail oder Als PDF herunterladen.

    Step5.png

    ⚠️ Hinweis: Die bisherigen Zugangsdaten (Zugangsnummer und Benutzername) des geteilten Accounts sind ab diesem Moment nicht mehr gültig. Stellen Sie sicher, dass alle Personen ihre neuen Zugangsdaten erhalten haben, bevor Sie den Vorgang abschließen.

    Ergebnis

    Der Vorgang ist erfolgreich abgeschlossen, wenn:

    • Der ursprünglich rot markierte Nutzer in der Benutzerliste keine rote Markierung mehr zeigt.
    • Alle neuen Nutzer in der Benutzerliste erscheinen und den Status Aktiv haben.
    • Jede betroffene Person eine Einladungs-E-Mail erhalten hat oder die Zugangsdaten als PDF ausgehändigt bekommen hat.

    Häufige Fragen

    Warum dürfen mehrere Personen keinen Account mehr teilen?

    Geteilte Accounts verstoßen gegen Datenschutzstandards und machen Aktivitäten nicht mehr einzelnen Personen zuordenbar. Außerdem können persönliche Einstellungen und Benachrichtigungen nicht korrekt zugewiesen werden.

    Benötigt jede Person eine eigene E‑Mail-Adresse?

    Ja. Eine eindeutige, persönliche E-Mail-Adresse ist Voraussetzung für die Anmeldung am neuen Account.

    Was passiert mit dem alten Account nach dem Aufteilen?

    Der ursprüngliche geteilte Account wird abgeschlossen. Die bisherige Zugangsnummer und der Benutzername verlieren ihre Gültigkeit. Die neuen Accounts werden unabhängig angelegt.

    Kann ich die Einladung später erneut versenden?

    Ja. Öffnen Sie das Nutzerprofil des jeweiligen Nutzers in der Benutzerliste – dort lässt sich die Einladungs-E-Mail erneut versenden.

    Was tue ich, wenn mir die Daten einzelner Personen fehlen?

    Legen Sie zunächst nur die Accounts an, für die Sie vollständige Daten haben. Fehlende Personen können Sie nachträglich über + Neuen Nutzer hinzufügen einladen.

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