Vorbereitende Tätigkeiten

Vorbereitende Tätigkeiten

Festlegen des Umfangs der Prüfung

Grundlagen für die Prüfungsplanung § 317 Abs. 1 S. 2 u. 3 HGB

Prüfungsziel:

Beachtung der gesetzlichen und gesellschaftsrechtlichen Vorschriften; die Prüfungsplanung ist so anzulegen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße gegen die gesetzlichen und gesellschaftsrechtlichen Vorschriften erkannt werden.

Planungsphase 1 Allgemeine Risikoanalyse (Verstehen des Geschäfts)

Um das Geschäft des Mandanten verstehen und beurteilen zu können, beschreibt man wesentliche Elemente des rechtlichen und wirtschaftlichen Umfeldes. (Beurteilung der Branche, Stellung des Unternehmens zum Wettbewerb etc.).

Berücksichtigung der festgestellten Risikofaktoren aus früheren Abschlussprüfungen.

IKS-Prüfung

Prüfung der internen Kontrollstruktur (Kontrollbewusstsein des Managements; Personalpolitik; Umsetzung der Personalpolitik in der Organisationsstruktur; Übertragung von Verantwortlichkeiten; tatsächliche Handhabung von Überwachungsaufgaben; Korrektur der aufgedeckten Schwachstellen).

Analytische Prüfung

• wesentliche Ereignisse des laufenden Geschäftsjahres;
• bilanzpolitische Maßnahmen;
• steuer- und gesellschaftsrechtliche Gestaltungsüberlegungen;
• Entwicklung wesentlicher Bilanzposten (Vorräte, Forderungen, Rückstellungen).

Bestimmung der Wesentlichkeit

Bestimmen der Wesentlichkeit anhand der Bezugsgrößen Summe Aktiva / Passiva und GuV. Siehe Kapitel Festlegung von Wesentlichkeitskriterien.

Planungsphase 2 Prüffeldbezogene Risikoanalyse

Zusammenfassen der allgemeinen Risikoanalyse und Einstufen des Risikos der einzelnen Posten in niedrig, mittel, hoch. Siehe Kapitel Übersicht der Werte und Postenrisiken der Prüfungsbereiche.

Planungsphase 3 Dokumentation der Prüfungsplanung

In den Arbeitspapieren wird festgehalten, in welchem Umfang das Unternehmen geprüft wird.

Gesamtplanung aller Aufträge

Gesamtplanung über den Planungsmanager Der Planungsmanager unterstützt Sie bei der Gesamtplanung aller Aufträge. U.a. werden Ihnen die folgenden Informationen zur Verfügung gestellt und dokumentiert:

• die Planung der einzelnen Aufträge in personeller und zeitlicher Hinsicht
• die Anpassungen bei der Planung des einzelnen Auftrages sowie
• ein Soll- Ist-Vergleich zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Mitarbeiter- und Zeit-Einsatz für die einzelnen Prüfungsaufträge

Allgemein

Innerhalb des Planungsmanagers wird die verfügbare Zeit tagesgenau pro Mitarbeiter ermittelt. Sie setzt sich aus Tagesdatum, planbare Wochenarbeitszeit und Fehlzeiten zusammen.

Programmaufruf

Rufen Sie innerhalb des Bereichs Mandant den Menüpunkt Fakturierung und Aufträge | Aufträge bearbeiten auf.

Aufträge bearbeiten

Innerhalb der Auftragsbearbeitung werden die Aufträge für den jeweiligen Mandanten angezeigt.

Über das Eigenschaftensymbol oder Doppelklick auf die Tätigkeit werden die Eigenschaften des Auftrags angezeigt.

Vorgangsrhythmus

Legen Sie im Bereich Vorgangsrhythmus den Vorgangsbeginn und das Vorgangsende fest, in dem der Vorgang bearbeitet werden soll.

Vorgangsplanung

Innerhalb Vorgangsplanung werden die Mitarbeiter, die am Vorgang beteiligt sind, zugeordnet inklusive der jeweiligen Planstunden pro Mitarbeiter.

Vorgänge generieren und Planung im Planungsmanager

Über die Schaltfläche Generieren Vorgänge erfolgt die Planung der Mitarbeiter im Planungsmanager.

Vorgangsmanager

Mit dem generieren des Vorgangs ist der Vorgang im Vorgangsmanager mit dem verantwortlichen Mitarbeiter des Vorgangs angelegt.

Weitere Informationen zu den Einstellungen Planungsmanagers finden Sie in der Dokumentation zu ADDISON Kanzleiorganisation.

Anlegen des Prüfungsvorgangs im Vorgangsmanager

Allgemein

Mit der Vorgangsverwaltung erhält der Anwender Softwareunterstützung bei den täglichen Arbeiten in der Kanzlei.

Bislang stand der Mandant mit seinen Projekten (Fibu, ESt, Lohn etc.) im Vordergrund der Tätigkeit. Mit der Vorgangsverwaltung steht jetzt der Vorgang im Mittelpunkt der Kanzlei.

Vorgang der Jahresabschlussprüfung

Das bedeutet, dass man den Mandanten auswählt und festlegt, welchen Vorgang (Tätigkeit) man vornehmen möchte (monatliche Finanzbuchhaltung, Erstellen eines Jahresabschlusses, Prüfung eines Jahresabschlusses etc.).

Statt nur ein Projekt auszuwählen, kann der Anwender aus verschiedenen Kategorien (Vorgängen) auswählen.

Im Bereich der Jahresabschlussprüfung wird in der Regel der verantwortliche Prüfungsleiter den Vorgang anlegen. Im Rahmen dieses Vorgangs legt er dann in der Checkliste den Umfang der Prüfung fest.

Auf Basis des Planungsmemorandums werden die Prüfungsfelder, die zuständigen Prüfungspersonen und die Planzeiten festgelegt.

Programmaufruf

Wählen Sie den Bereich WP aus.

Über die Gruppe Vorgänge wird der Vorgangsmanager aufgerufen.

Durch die vorherige Auswahl des Bereichs WP, steht im Vorgangsmanager bereits automatisch im Bereich Wirtschaftsprüfung.

Über die Registerkarte Neuer Vorgang kann ein neuer Vorgang angelegt werden.

Wählen Sie den Vorgang „Prüfung des Jahresabschlusses“ aus.

Im Hinweisfeld erkennen Sie, dass es sich um den Vorgang mit den integrierten Checklisten von Dr. Walter Niemann oder von Dr. Farr und Dr. Niemann (QSS) handelt.

Über die Schaltfläche Vorgang aktivieren starten Sie den Vorgang.

Eigenschaften eines Vorgangs

Bezeichnung

Vorgeschlagene Bezeichnung des Vorgangs, der individuell geändert werden kann.

Zuständig (verantwortlicher Mitarbeiter für die Jahresabschlussprüfung)

Innerhalb dieses Listenfeldes wird der Verantwortliche für den gesamten Prüfungsauftrag (Vorgang) festgelegt. In der Regel entspricht dieses dem Prüfungsleiter.

Bei Nutzung des BBS (Benutzerberechtigungssystem) erscheint der Name des Mitarbeiters, der den Vorgang angelegt hat.

Auftragsposition

Neben der jeweiligen Kanzlei ist hier für den Vorgang die entsprechende Kanzleitätigkeit nach der StBGebV hinterlegt.

Wirtschaftsjahr / Periode

Legen Sie das Wirtschaftsjahr und die Periode fest, für welchen Zeitraum Sie den Vorgang (Auftrag der Jahresabschlussprüfung) anlegen möchten.

Rechnungswesen / Jahresabschluss

Hinterlegtes Bilanzschema für den Vorgang.

Arbeitsablauf

Innerhalb des Bereichs Arbeitsablauf ist die Vorgangssteuerung hinterlegt (Vorgangsschritte).

Planung

Im Bereich der Planung sind die Planungsdaten für den Vorgang hinterlegt wurden.

Wird über den Planungsmanager der Vorgang angelegt, sind der Vorgangsbeginn und -ende so wie die Planstunden bereits hinterlegt.

Wird der Planungsmanager nicht genutzt, können der Vorgangsbeginn bzw. – ende und die Planstunden manuell hinterlegt werden.

Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie in der Dokumentation zum Planungsmanager.

Vorgang starten

Über die Schaltfläche Vorgang aktivieren wird der Vorgang gestartet.

Vorgangsschritte

Im linken Seitenbereich werden die einzelnen Vorgangsschritte der Jahresabschlussprüfung dargestellt.

Checklisten und Arbeitspapiere

Über den Vorgangschritt Checkliste und Arbeitspapiere wird der Arbeitsschrittindex im Seitenbereich aufgerufen.

Ablage des Vorgangs

Der neu angelegte Vorgang wird für den jeweiligen Mandanten unter dem folgenden Verzeichnis angelegt:

LW: \ ZMiS / CMS / Berichte / MandantenNr. / Ablage / lfd. Vorgangsnummer

Festlegen der Prüfungsbereiche

Arbeitspapierindex

Die Vorgangscheckliste der Jahresabschlussprüfung setzt sich aus zahlreichen Prüfungsfeldern, -bereichen (Arbeitsschritten) zusammen. Der Arbeitspapierindex bietet zunächst den Rahmen für ein mandantenspezifisches Prüfungsprogramm.

Innerhalb der Prüffelder werden auf Basis des Planungsmemorandums die Prüfungsbereiche zu Beginn der Prüfungsplanung (i.d.R. durch Prüfungsleiter) zugeordnet.

Über die rechte Maustaste kann über den Menüpunkt Prüfungsbereich zuordnen ein Prüfungsbereich zugeordnet (eingeblendet) werden.

Einblenden von Prüfungsbereichen

Innerhalb des Seitenbereichs können über die recht Maustaste / Arbeitsschritte Ein- / Ausblenden alle ausgeblendeten (deaktivierten) Prüfungsfelder, -bereiche (Arbeitsschritte) angezeigt werden.

Arbeitspapiere und Checklisten

Der Index gilt für alle allgemeinen Arbeitsunterlagen, Worddokumente und datenbankbasierte Checklisten.

Referenzierung der Prüffelder

Die Referenzierung der „Allgemeinen Arbeitspapiere“ wie z.B. Auftragsannahme, Planung nach Mitarbeitern etc. entsprechen denen der Arbeitspapiere des angebundenen Contents.

Die Referenzierung der Positionen der Bilanz und GuV in dem Index richtet sich an dem gesetzlichen Gliederungsschema der §§ 266, 275 HGB aus.

Die Referenzierung einer Fragestellung zu einem Prüfungspunkt entspricht gleichfalls denen des Contents.

Die Vorgangscheckliste setzt sich aus zahlreichen Prüffeldern (Arbeitsschritten) zusammen. Über die Tasten Bild / Bild kann zum vorherigen bzw. nächsten Prüffeld gewechselt werden.

Auftragsannahme

Allgemein Für die Dokumentation der Beachtung von rechtlichen und berufsständischen Pflichten bei der Übernahme oder der Fortführung eines Mandates stehen Ihnen Checklisten und Arbeitspapiere zur Verfügung.

Wählen Sie innerhalb des Arbeitspapierindex das Prüfungsfeld Auftragsannahme bzw. Auftragsfortführung aus. Über rechte Maustaste | Bereiche zuordnen wird ein Dialog geöffnet. Hier kann man in dem Dialog untergeordnete Arbeitsschritte einblenden und die jeweiligen Arbeitspapiere zuordnen.

Zuweisen von Checklisten und Dokumenten

Zuweisen eines Prüfungsbereiches

Mit der rechten Maustaste kann innerhalb eines Prüffeldes (z.B. Sachanlagen) über den Menüpunkt Bereiche zuordnen… ein Prüfungsbereich (z.B. Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung) ausgewählt werden.

Zuweisen einer Checkliste bzw. eines Dokuments

Beim Auswählen eines Prüfungsbereichs können Checklisten und / oder Arbeitspapiere (Dokumente) dem Arbeitsschritt zugewiesen werden.

Alternativ hierzu können die gewünschten Arbeitspapiere innerhalb der Ansicht Prüfungsstrategie festgelegt werden. Weitere Ausführungen finden Sie im Kapitel Übersicht der Werte, der Wesentlichkeit und des Postenrisikos

Neu

Auswahlmöglichkeit, ein Dokument und/oder eine datenbankbasierte Checkliste einem Prüfungsbereich zu hinterlegen.

Vorschau

Ermöglicht die Vorschau eines hinterlegten Dokuments bzw. einer Checkliste.

Eigenschaften

Hinterlegte Eigenschaften (Name, Ablagepfad, Dokumentenart)

Leeres Dokument / Checkliste

Hinterlegt einem Prüffeld/Prüfungsbereich ein leeres Dokument bzw. Checkliste

Referenz

Ermöglicht es, einem Arbeitsschritt eine Referenz zu hinterlegen.

Die Referenz wird innerhalb der horizontalen Ansicht im Bereich aktueller Status angezeigt.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, Referenzen für eine Papierablage in den Checklisten oder in der Registerkarte Dokumente zu hinterlegen.

Zusammenstellen des Prüfungsteams

Unterscheidung der am Prüfungsvorgang verantwortlichen Personen

Verantwortlicher Mitarbeiter für den Vorgang der Jahresabschlussprüfung Prüfungsleiter

Mit dem Anlegen eines Vorgangs wird festgelegt, wer für diesen Vorgang (Prüfung des jeweiligen Mandats) verantwortlich ist.

In dem Listenfeld Mitarbeiter wird der verantwortliche Mitarbeiter für die gesamte Jahresabschlussprüfung festgelegt und dokumentiert. In der Regel legt somit der Prüfungsleiter den Vorgang an.

Innerhalb der Checkliste kann über die rechte Maustaste | Rahmendaten der Prüfungsleiter hinterlegt werden.

Verantwortlicher Mitarbeiter für ein Prüffeld (Arbeitsschritt) Prüfungsleiter / Prüfungsassistent

Der verantwortliche Mitarbeiter für ein Prüfungsfeld, -bereich (Arbeitsschritt) kann im Listenfeld Verantwortlich ausgewählt werden.

Mit der rechten Maustaste kann innerhalb des Index über den Menüpunkt Eigenschaften auf Unterpunkt übertragen / Verantwortlicher … der Verantwortliche auf die untergliederten Prüfungsbereiche „vererbt“ werden.

Der verantwortliche Mitarbeiter für dieses Prüffeld muss jedoch nicht identisch sein mit dem Mitarbeiter, der den Arbeitsschritt später durchführt (z.B. Planung, Durchführung, geprüft vom Prüfungsleiter, Nachschau).

Verantwortlicher Mitarbeiter für eine Prüfungsfrage Prüfungsleiter / Prüfungsassistent

Zu einem Prüfungsbereich (Arbeitsschritt) kann es zahlreiche Prüfungsfragen geben.

Das Beantworten bzw. Festlegen des Status einer Fragestellung dokumentiert den Mitarbeiter, der die Prüfungsfragen bearbeitet.

Dokumentation innerhalb der Auswertungen

Die am Prüfungsvorgang durchführenden Personen werden in den Auswertungen (z.B. Prüffeld Deckblatt und Checklisten) dokumentiert.

Festlegen von Berechtigungen

Über die rechte Maustaste können innerhalb der Rahmendaten unter der Registerkarte Berechtigungen individuell Rechte für die am Prüfungsvorgang verantwortlichen Personen vergeben werden.

Neu

Über die Schaltfläche Neu können den Mitarbeitern, die im Benutzerberechtigungssystem stehen, die folgenden Rollen zugewiesen werden:

• Prüfungsleiter
• Prüfungsassistent
• Nachschau
• Peer Review
• Sonstige

Berechtigungen

Über die Schaltfläche Berechtigungen können den einzelnen Rollen bis zu 44 Programmfunktionen zugewiesen werden.

Festlegen der Planzeiten

Allgemein

Wechseln Sie über das Symbol in die horizontale Ansicht und wählen Sie innerhalb des Listenfeldes die Terminplanung aus.

Planzeiten / Terminplanung

Innerhalb des Feldes Termin kann ein festes Datum hinterlegt werden, zu dem die Prüfung des Prüfungsfelds, -bereichs abgeschlossen sein soll.

Dieses Datum kann jederzeit manuell geändert werden.

Im Eingabefeld Plan können die Planzeiten eines Prüfungsfelds, -bereichs hinterlegt werden. Das ausgegraute Feld rechts daneben gibt die kumulierte Zeit eines Prüfungsfeldes wieder.

Beispiel:

Die Planzeiten für das Prüfungsfeld Sachanlagen beträgt insgesamt 18 Std. Darauf entfallen auf die Prüfungsbereiche Technische Anlagen und Maschinen 6 Std. und auf die Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung 2 Std.; die gesamten Sachanlagen werden aber mit 18 Stunden geplant.

Dies bedeutet, dass auch für übergeordnete Prüffelder Zeiten hinterlegt werden können.

Einlesen der Zeiten aus der Checkliste in den Planungsmanager

Über Menü / Eigenschaften haben Sie innerhalb der Registerkarte Planung die Möglichkeit die Planzeiten die für die Prüfungsfelder, -bereiche festgelegt wurden in den Planungsmanager zu übernehmen.

Wählen Sie hierfür die Schaltfläche Plandaten aus Checkliste… aus.

Nachdem die Planung der einzelnen Prüfungsbereiche je Mitarbeiter kumuliert in den Planungsmanager eingelaufen sind, müssen die Zeiten im Arbeitsschritt Prüfungsplanung (sachlich, zeitlich, personell) nachgetragen werden.

Damit erfolgt eine Synchronisation zwischen dem Planungsmanager und der Prüfungsplanung.

Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie in der Dokumentation zum Planungsmanager.

Festlegen des Auftragsvolumens und der Plankosten

Allgemein

In den Rahmendaten eines Vorgangs kann das Auftragsvolumen für die Prüfung hinterlegt werden.

Kostenanzeige

In der Horizontalen Ansicht können die Kosten der einzelnen Prüffelder/ -bereiche angezeigt werden.

Die Kosten ergeben sich aus dem hinterlegten Stundensatz des Mitarbeiters und den eingetragen Planstunden für Planung, Durchführung, verantw. Mitarbeiter und Nachschau.

Beim Aufruf der Kostenansicht wird in der Bereichsbar das Auftragsvolumen den kumulierten Plankosten gegenübergestellt.

Damit wird sofort ersichtlich, ob der Prüfungsauftrag gedeckt ist oder ob eine Unterdeckung vorliegt.

Kostenansicht über BBS schützen

Die o.a. Ansicht („Kostenanzeige“ Auftragsvolumen im Verhältnis zu den Kosten) und Auswertungen zu den Kosten können je Mitarbeiter über das BBS (Benutzerberechtigungssystem) gesteuert werden.

Wählen Sie innerhalb des BBS das Projekt Kanzlei aus.

Über das Attribut Kosten intern erfolgt die Benutzerberichtigung.

Datenimport und Datenbereitstellung der Jahresabschlusszahlen

Drucken einer Saldenbilanz

Hinweis: Sofern die Abschlussdaten nicht in ADDISON Rechnungswesen von ADDISON zur Verfügung stehen, bzw. dort schon eingelesen wurden, sind die Daten des Mandats in das Programm ADDISON Rechnungswesen zu importieren oder die Salden manuell über die Buchungsmaske 9 zu erfassen.

Bei der Prüfung des Jahresabschlusses kann es Sinn machen, die Daten der Fremdbuchhaltung zweimal zu importieren (siehe Darstellung des Prüfungsprozess).

Das erste Mal erfolgt der Import im Zeitraum der Vorprüfung. Die Daten werden importiert und dienen als Grundlage für die Festlegung der Wesentlichkeit eines Prüfungspostens.

Aus Gründen der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit im Rahmen des Peer Review sollte nach dem Importieren der Fremdbuchhaltung eine Saldenbilanz über den Menüpunkt Auswertungen / Finanzbuchhaltung und Bilanz / Saldenbilanz gedruckt werden.

Der zweite Import erfolgt im Rahmen der Hauptprüfung. Hierfür müssen die bereits importierten Buchungsstapel über den Menüpunkt Buchen / Buchen im Dialog gelöscht werden.

Im Anschluss daran werden die Buchungen wie nachfolgend beschrieben erneut importiert.

Damit während des Prüfungsprozesses keine Änderungen an den importierten Daten vorgenommen werden können, müssen die Buchungsstapel über den Menüpunkt Auswertungen / Finanzbuchhaltung und Bilanz /Buchungsjournal journalisiert werden. Für die Dokumentation ist das in den Listenmanager eingestellte Buchungsjournal zu drucken.

Vorprüfung

Analyse zur Beurteilung der Wesentlichkeit. Die Zahlen sind vielleicht noch nicht vollständig, es wird noch nachgebucht…

Nachprüfung

Für den Bericht. Auf Basis der Werte wird der Prüfungsbericht erstellt.

Datenimport

Zum Einlesen der Daten wählen Sie innerhalb des Rechnungswesens den Bereich Erfassung /weitere / Datenübernahme aus. Innerhalb des ASCII-Import-Treibers können die Daten dann eingelesen werden.

Nach dem Datenimport wird ein Protokoll erstellt, ob die Daten einwandfrei eingelesen wurden.

Für das Peer Review ist eine Archivierung des Protokolls erforderlich!

Weitere Informationen finden Sie Kapitel Archivierung.

Allgemein

Über diesen Programmteil können Buchungen sowie Kontenstammdaten, die in Dateiform vorliegen und von externen Programmen z.B. von Fakturierprogrammen erzeugt wurden, in die Finanzbuchhaltung importiert werden. Dabei werden mehrere, unterschiedliche Datenformate unterstützt.

Neu angelegte Konten sowie geänderte Konten werden protokolliert. Werden Buchungen an Konten übergeben, die im System nicht vorhanden sind, werden diese Konten automatisch angelegt. Dies wird ebenfalls protokolliert.

Automatisch neu angelegte Konten bzw. geänderte Konten müssen eventuell noch nachgepflegt werden, da nicht immer alle Daten aus einer Fakturierung oder sonstigen Programmen übergeben werden. Zur weiteren Kontrolle sollten Sie ein Erfassungsjournal erstellen. Hierüber können die Gesamtsummen mit einem Rechnungsausgangsjournal abgeglichen werden.

Importierte Buchungsstapel können wieder gelöscht werden. Voraussetzung ist jedoch, dass das Buchungsjournal noch nicht erstellt wurde. Somit kann ein Problem von falsch übergebenen Daten problemlos korrigiert werden.

Auswahl des vorliegenden Datenformats

Treffen Sie die Auswahl des Import-Treibers über die folgende angezeigte Auswahl

Kontierungsimport

Übernahme für die Bankkontoauszüge. Genauere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt von ADDISON Bank.

Winfib-Treiber

Wenn Sie über eine Datei im WinFib-Format verfügen, stellen Sie bitte diese Auswahl ein.

Eine Konfiguration wird hier nicht benötigt.

ADDISON Import-Treiber

Dieses Format verwenden Sie, um beispielsweise Fakturierdaten in die Finanzbuchhaltung zu übernehmen.

Die Schnittstellenbeschreibung finden Sie auf der ADDISON-CD in der Datei Adimp.Doc.

Für diesen Import wird ggf. eine Konfigurationsdatei benötigt.

ASCII-Import-Treiber

Hierüber werden i.d.R. ASCII-Dateien aus anderen Systemen übernommen. Die ADDISON Finanzbuchhaltung kann sich an den Datenaufbau anpassen. Dazu muss eine Konfigurationsdatei erstellt werden, die das Format der einzulesenden Datei beschreibt.

Einlesen der Daten am Beispiel einer DATEV- Buchhaltung

Aus dem DATEV-Programm Kanzlei Rewe können die Buchungen über den Menüpunkt Bestand / Export / ASCII – Format exportiert werden.

Stellen Sie für den Export in der Auswahlbox das Datenformat Primanotabuchungen ein und wählen Sie alle Buchungsvorläufe aus, die exportiert werden sollen.

Importperiode

Als Importperiode wird immer die aktuelle Buchungsperiode vorgeschlagen. (Bei der Prüfung eines Jahresabschlusses i.d.R. die Periode 14). Verfügt die Importdatei über ein Buchungsdatum, wird dieses zur Abgrenzung herangezogen.

Buchungsstapel

Name des Buchungsstapels.

Importdatei

Wählen Sie hier das Verzeichnis aus, in dem sich die Importdatei befindet. Die Einstellung wird pro Eintrag gespeichert.

Konfiguration

Verzeichnis bzw. Konfigurationsdatei (KanzRewe.cfg) mit denen vordefinierten Konfiguration für eine Datenübernahme aus Kanzlei REWE.

Import

Über die Schaltfläche Import werden die Daten aus der Fremdbuchhaltung eingelesen.

Einlesen der Daten mit zur Hilfenahme der Konfiguration

Diese ASCII-Dateien, die von anderen Systemen erstellt werden, können vom Aufbau her variabel gestaltet sein.

Weitere Informationen zum Datenimport finden Sie in der Dokumentation zu ADDISON Rechnungswesen.

Nach dem Einlesen der Daten wird ein Import-Protokoll in den Listenmanager abgestellt, das über die Schaltfläche aufgerufen werden kann. Nach jedem Import sollte das Protokoll geprüft werden, ob alle Daten korrekt eingelesen wurden.

Zuweisen der Konten

Allgemein

Wird in der Fremdbuchhaltung kein Standardkontenrahmen benutzt wie z.B. SKR 03, 04 … müssen die Konten einem mandantenspezifischen Bilanzschema zugewiesen werden.

Anlegen eines Mandantenspezifisches Bilanzschemas

Wechseln Sie innerhalb von ADDISON Abschluss in das Menü Info / Bilanz-/ EÜR- Info.

Wählen Sie die Schaltfläche Neu.

Hinterlegen Sie in dem sich öffnenden Dialog das gewünschte Schema, auf dem das mandantenspezifische Schema basieren soll.

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontensteuerung kopieren, damit die Konten dem mandantenspezifischen Bilanzschema individuell zugeordnet werden können.

Bestätigen Sie den Dialog mit OK.

Die Abfrage, ob das neue Schema als Standardschema hinterlegt werden soll, bestätigen Sie mit Ja.

Für den jeweiligen Prüfungsvorgang ist es erforderlich, dass ein mandantenspezifisches Bilanzschema angelegt wird.

Damit wird gewährleistet, dass nach einem erneuten Importieren der Bilanzschemen, das hinterlegte Schema an einem Vorgang nicht überschrieben wird und damit die Nachvollziehbarkeit der Prüfung gewährleistet ist.

Über die mandantenspezifischen Bilanzschemen besteht zudem die Möglichkeit, verschiedene Auswertungsvarianten vorzuhalten.

Auf Basis des bestehenden mandantenspezifischen Bilanzschemas kann dann ein weiteres Schema kopiert werden. Für die Kopie muss der Check Kontensteuerung kopieren gesetzt werden!

Ansicht

In dem Listenfeld muss die Schemaanzeige ausgewählt werden. Im Bereich der Kontenanzeige sind im Listfeld die Mandantenkonten auszuwählen.

Zuweisen von Konten

Über das Symbol wird der Bearbeitungsmodus aktiviert. Innerhalb der Registerkarte Kontenzuordnung können die Konten den jeweiligen Bilanzpositionen über Doppelklick zugewiesen werden.

Sie müssen jetzt alle Konten einer Bilanz und GuV-Position zuweisen, so dass bei allen Konten ein grüner Haken hinterlegt ist.

Ist ein Konto im Schema vollständig zugeordnet, wird dies zum einen durch den Haken in der Spalte OK dokumentiert, zum anderen zeigen die einzelnen Spalten vier grüne Kreuze (bzw. fünf bei Einsteuerung über den Bereich der Zwischenkonten).

Fehlende oder doppelte Zuordnung eines Kontos ist aus den einzelnen Spalten ersichtlich.

Fehlerhafte Zuordnungen

Folgende fehlerhaften Zuordnung können in der praktischen Anwendung vorkommen:

Das Konto ist nicht im ausgewählten Schema zugeordnet.

Der Saldo des Kontos ist im Schema mehrfach zugeordnet.

Beim Aufbau des Bilanzschemas über das Menü Infos / Bilanz-/ EÜR – Info wird bei Fehlerhaften zuordnen von Konten ein Stoppschild - Symbol in der Gewinnleiste angezeigt.

Erst wenn die Zuordnung korrekt ist, wird das Symbol ausgegraut.

Zuweisen der XBRL-Taxonomie einer Bilanzposition

Nach dem Zuordnen der Konten zu einer Bilanzposition ist es erforderlich, dass die jeweilige XBRL-Taxonomie der Position zugewiesen wird.

Weitere Informationen finden Sie Kapitel Werte innerhalb eines Prüfungsfeldes, -bereichs.

Drucken der Saldenliste

Nach dem Importieren der Fremdbuchhaltung und Zuweisen der Konten zu den Bilanz- und GuV-Positionen ist es erforderlich, eine Saldenliste zu drucken. Die Saldenliste sollte zur späteren Nachvollziehbarkeit (Peer Review) archiviert werden.

Exportieren des Vorgangs und der Projekte auf den Laptop

Allgemein

Vorgänge, die auf einem Laptop bearbeitet wurden, müssen zunächst in einer temporären Datenbank „zwischengelagert“ werden.

Voraussetzung ist, dass die Programme ZMiS, ADDISON Rechnungswesen, ADDISON Abschluss und die Checklisten von Dr. Walter Niemann auf dem Laptop installiert worden sind.

Legen Sie sich hierfür im Netz der Kanzlei ein Verzeichnis tempDB an. Durch den Export wird automatisch eine leere Datenbank angelegt (siehe nachfolgende Beschreibung). Diese Datenbank dient als Zwischenablage der Vorgänge.

Vorgehensweise

Exportieren Sie die Datenbank des Mandanten über den Menüpunkt „Erweitert / Datentransfer / Datenimport / -export.

Wählen Sie in der Hauptdatenbank den zu exportierenden Mandanten aus, und in der Sicherungsdatenbank das Verzeichnis der temporären Datenbank. Exportieren Sie die Datenbank (Projekte und Vorgang innerhalb des Officemanagers) auf das Temp-Verzeichnis. Importieren Sie die Datenbank vom Temp-Verzeichnis auf Ihren Laptop.

Bearbeitung des Vorgangs am Laptop.

Nach der Bearbeitung des Vorgangs am Laptop muss der Vorgang wieder über das temp-Verzeichnis exportiert werden. Löschen Sie hierzu alle Dateien in dem Verzeichnis. Wird auf das leere Verzeichnis innerhalb des Datenexport/-import zugegriffen, erfolgt die folgende Abfrage:

Legen Sie eine Datenbank an und exportieren Sie den Vorgang in die „Zwischenablage“.