Facturación según Sistemas Informáticos de Facturación
Registro y gestión de Facturas según los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)
A continuación, te explicamos:
- Registro de una factura
- Estado de las facturas
- Modificación de facturas registradas
- Borrado de facturas registradas
- Controles en la facturación
- Factura borrador
- Facturación automática
1. Registro de una Factura
A partir de la activación del Reglamento, el registro de facturación se generará al guardar la factura y no se podrán realizar modificaciones en sus datos fiscales. Estos registros se encadenarán para garantizar la trazabilidad, inalterabilidad e integridad de los mismos.
En la impresión de la factura se generará un código QR y deberá aparecer el mensaje: "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT o VERI*FACTU", si se opta por esta modalidad.
Según la configuración de la empresa, al guardar una Factura se realizarán distintas acciones:
Modalidad VERI*FACTU
- Al guardar la factura, se generará el registro de facturación y se enviará directamente a la AEAT.
- No se registrará ningún evento.
- Una vez grabada, no se podrán modificar aquellos datos que afecten al registro o al reglamento de facturación.
Modalidad NO VERI*FACTU
- Al guardar la factura, se generará un registro de facturación que deberá ser firmado.
- Se revisará que no exista ninguna anomalía en el registro anterior.
- Una vez grabada, no se podrán modificar aquellos datos que afecten al registro o al reglamento de facturación.
Al realizar la primera factura, la aplicación avisará de ello.
La numeración de la factura será automática y se asignará al grabar la Factura. De este modo, si no está finalizada, se puede guardar como Factura Borrador.
Solo se podrá indicar el primer número de factura al inicio de cada ejercicio desde la opción Datos / Empresa de facturación / Datos contables / Series del menú principal de la aplicación.
Al aceptar la factura, se generará el registro de facturación, registrándose si no se ha indicado la modalidad VERI*FACTU, o publicándolo en la plataforma de la AEAT si se ha indicado VERI*FACTU.
2. Estado de las facturas
Al guardar la factura, en la parte superior se indicará el Estado.
Desde la la Relación de Facturas, también puedes consultar el Estado y en caso necesario el Motivo.
Estados en la modalidad VERI*FACTU:
- Pendiente de envío. Pendiente de enviar automáticamente a la AEAT.
- Aceptada. Aceptada por la AEAT.
- Aceptada con errores. Aceptada por la AEAT con errores.
- Rechazada. Rechazada por la AEAT.
- No aplica. La factura pertenece a una serie no aplica.
Estados en modalidad NO VERI*FACTU:
- Registrada. Factura con registro firmado
- No aplica. La factura pertenece a una actividad o serie no aplica.
3. Modificar una factura registrada
a3asesor Ges permite modificar los datos que no están incluidos en el registro de facturación, como los datos de pago, anotaciones de la factura, contrapartida de la línea de la factura, el representante, etc., sin realizar ningún cambio en el registro de facturación.
Adicionalmente, permite modificar los campos de datos identificativos desbloqueados, ya que no afectan a la factura impresa y permiten enviar una subsanación en caso de una factura aceptada con errores o rechazada por este motivo.
En caso de que una factura sea incorrecta, se deberá realizar una anulación o una factura rectificativa de abono según lo establecido por la normativa, ya que el reglamento exige la integridad e inalterabilidad del registro de facturación.
Si estás en modalidad VERI*FACTU, la modificación también será enviada a la AEAT.
4. Borrado de facturas registradas
Al borrar una factura ya registrada, se generará un registro de facturación con los datos de la anulación. Es importante tener en cuenta que, desde la selección de facturas, esa factura ya no será visible, pero en la ventana Registros de facturación sí se verá como anulada.
El número de la factura borrada no se podrá "reutilizar" ya que figura en el registro de facturación.
Si estás en modalidad VERI*FACTU, la anulación también será enviada a la AEAT.
5. Controles en la facturación
Hay varias funcionalidades que se limitarán para garantizar que el software cumple con la ley de facturación:
- El número de factura será automático y se asignará en el momento de emitir la factura.
- Se validará que la fecha de la factura sea igual a la fecha del sistema.
- Se validará que la fecha de la factura no sea anterior a la última factura registrada de esa misma serie.
- No se podrá realizar la facturación con fecha futura.
6. Factura Borrador
Si durante el proceso de registro de facturación ocurre alguna incidencia y no se permite guardar la factura, el usuario puede guardarla como borrador.
En caso de que se necesite una validación por parte de un responsable antes de guardar la factura, también se puede utilizar la opción de "Guardar como Proforma". Una vez revisado el borrador, puedes proceder a facturar.
También puede crear un borrador directamente, para que una vez esté correcto, pueda pasarlo a factura.
7. Facturación automática
La aplicación permite realizar la facturación automática de facturas, limitada a la fecha máxima del día actual.
La aplicación también permite generar documentos proforma con fecha posterior. Puedes revisar estas proformas y posteriormente una vez revisadas puedes convertirlas en facturas unitariamente o masivamente desde la opción de Facturación / Facturación masiva de proformas. Para más información, pulsa aquí.
