Facturación según el Sistema Informático de Facturación
Registro y control de facturas conforme a normativa antifraude en a3ERP y a3asesor Business 360
A continuación, te explicamos:
- Registro de una factura
- Estado de las facturas
- Modificación de facturas registradas
- Borrado de facturas registradas
- Controles en la facturación
- Factura borrador
1. Registro de una factura
El registro de facturación se genera al guardar la factura y no se podrán realizar modificaciones en sus datos fiscales.
Los registros de facturación se encadenan para garantizar la trazabilidad, inalterabilidad, integridad, etc. de estos.
En la impresión de la factura se genera un código QR y, si se opta por VERI*FACTU, aparecerá el mensaje de "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT o VERI*FACTU".
Según la configuración del tipo contable, el guardar una factura de venta, realizará distintas acciones:
Modalidad VERI*FACTU
- Cuando se guarde la factura, se generará registro de facturación y se enviará directamente a la AEAT quién será responsable de la custodia.
- No es necesario firmar la factura.
- No se registrará ningún evento.
Modalidad NO VERI*FACTU
- Cuando se guarde la factura, se generará un registro de facturación.
- Este registro se firmará y la empresa será la responsable de este registro.
2. Estado de las facturas
Al guardar una factura, en la parte superior se indicará el estado.
También puedes consultar el estado y, en caso necesario, el motivo desde la selección.
Estados en modalidad VERI*FACTU:
- Pendiente de envío. Pendiente de enviar automáticamente a la AEAT.
- Aceptada. Aceptada por la AEAT.
- Aceptada con errores. Aceptada por la AEAT con errores.
- Rechazada. Rechazada por la AEAT.
- No aplica. La factura pertenece a una empresa no acogida o a una serie no aplica.
Estados en modalidad NO VERI*FACTU:
- Registrada. Factura con registro firmado.
- No aplica. La factura pertenece a una actividad o serie no aplica.
3. Modificación de facturas registradas
La aplicación permite modificar los datos que no están incluidos en el registro de facturación como, por ejemplo, los datos de pago, anotaciones de la factura, vencimientos, contrapartida de la línea de la factura, el representante, etc. y no se realizará ningún cambio en el registro de facturación.
En el caso que una factura sea incorrecta, se deberá realizar una anulación o una factura rectificativa según marque la normativa, ya que el reglamento establece el criterio de integridad e inalterabilidad del registro de facturación.
Veamos un ejemplo del aviso que se muestra al cambiar unidades o el precio de las líneas:
En caso de estar en modalidad VERI*FACTU, la modificación de campos que impliquen una subsanación, también será enviada a la AEAT.
4. Borrado de facturas registradas
Al borrar una factura ya registrada, se generará un registro de facturación con los datos de la anulación. Hay que tener en cuenta que, desde la selección de facturas, esa factura ya no será visible, pero en la pantalla de registros de facturación sí se verá como anulada.
El número de la factura borrada no se podrá ‘reutilizar’ ya que queda en el registro de facturación.
En caso de estar en modalidad VERI*FACTU, la anulación también será enviada a la AEAT.
5. Controles en la facturación
Se ajustarán varias funcionalidades para que el usuario de la aplicación tenga la garantía de que el software cumple con la ley de facturación. En este sentido, se realizarán las siguientes validaciones:
- Se validará que la fecha factura sea igual a la fecha del sistema.
- Se validará que la fecha de operación no sea superior a la fecha de factura.
- Se valida que el cambio de fecha de una factura anterior a RRSIF no sea posterior a la activación.
- No se permite cambiar datos que afectan a registro de facturación o Reglamento de facturación.
- No se permite modificar registros que estén pendiente de envío o anulación
6. Factura borrador
Durante el proceso de registro de facturación, el usuario tiene la posibilidad de guardar la factura como borrador en caso de cualquier incidencia, asegurándose así que no se pierde ningún dato.
Asimismo, en el caso de que antes de guardar la factura sea necesaria la validación por parte de un responsable, el usuario tiene la opción de guardarla como borrador. Una vez revisado el borrador, se puede proceder a facturar. Para más información, pulsa aquí.