Nueva numeración de documentos al cambiar de ejercicio
Cierre y apertura de ejercicio
Al inicio de un nuevo ejercicio, normalmente no se puede cerrar el ejercicio anterior porque falta entrar datos del año que acaba, por lo que el usuario no tiene que realizar ningún cierre contable, bastará seguir en la misma empresa, entrando la información con la nueva fecha.
No obstante, deberás iniciar una nueva numeración de documentos para que esta se inicie con las nuevas facturas del nuevo ejercicio.
A continuación, te explicamos los pasos a seguir para establecer la nueva numeración:
Nueva numeración de documentos por cambio de ejercicio
Puedes cambiar la numeración de los documentos para que ésta se inicie con las primeras facturas del nuevo ejercicio.
Hay dos maneras para realizar este cambio:
Nueva numeración utilizando series
En el número de la factura (o cualquier otro documento), la segunda casilla "Serie" sirve para informar la serie, que en este caso se utilizará para indicar el año.
Los pasos a seguir son los siguientes:
- En primer lugar hay que dar de alta la nueva serie.
- Para ello, desde el menú “Ficheros/ Otros/ Auxiliares Gestión”, accede a la pestaña "Series".
- Pulsa el botón "+" e informa el código y la descripción y el número inicial con el que quieres empezar el contador. En la siguiente pantalla verás como ejemplo la creación de las dos nuevas series 2026_1 y 2026_2.
- Una vez hecho esto, pulsa "Guardar".
- A continuación, pulsa sobre el icono de la aplicación (situado en la parte superior) y accede al menú "Configurar/ General".
- Selecciona la pestaña “Documentos/ Ventas” y, en cada documento que se utilice (factura, albarán, etc.), informa la nueva serie que se va a utilizar por defecto.
- Pulsa "Guardar".
- Asimismo, también deberás seleccionar la serie por defecto en las pantallas "Compras", "Stock" y "Expedientes".
Controles
Al estar en multiempresa, si esa serie, ya la tiene asignada otro tipo contable con el mismo NIF, se mostrará aviso "Esta serie ya está configurada en otro tipo contable con el mismo NIF, no se puede usar en este tipo contable." y no se permitirá guardar la configuración.
En el caso de trabajar con multiempresa, para configurar la serie por defecto deberás acceder desde "Tipos contables" al botón más datos.
A partir de ahora las nuevas facturas se asignarán a la nueva serie, por lo que la numeración de las facturas será iniciada por el número indicado en la configuración de la serie.
Recuerda que: dispones de los puntos "Actualización masiva" para facilitar el cambio masivo de datos.
Nueva numeración sin utilizar series
El no usar serie, solo es válido en:
- Empresas sin activar Multiempresa, que tienen un solo tipo contable
- Multiempresa y que tienen todos los tipos contables con diferente NIF.
Si no se usa la serie, no se podrá iniciar el contador por el número deseado, ya que a partir de la versión 15, no se podrá realizar el proceso de que, en la primera factura del año, se entraba manualmente el número de la factura. Este primer número se debe indicar en la creación de la serie.
Atención: Al entrar manualmente un número de factura sobre todo, si tenemos la empresa activa a RRSIF, sería considerada como documento emitido por otro software.
Por lo tanto, como resumen:
- Se aconseja siempre el uso de series.
- Si tenemos varios tipos contables con el mismo NIF, configurar una serie diferente para cada tipo.
- No asignar manualmente el número inicial de factura, se debe configurar en la serie.