Option de menu E-invoicing - Facturation Peppol
Dans Expert/M, l'option de menu E‑invoicing est également utilisée pour importer des fichiers Peppol et UBL relatifs aux documents d'achat et de vente. Ce chapitre traite uniquement des éléments pertinents pour établir et envoyer des factures Peppol.
Activation My.Adsolut.com
E-invoicing - Connecter My.Adsolut.com
Ce menu vous permet de connecter Expert/M à My.adsolut.com, l'environnement cloud de Wolters Kluwer. Celui-ci vérifie votre organisation et vos abonnements et est nécessaire avant de pouvoir utiliser la facturation électronique. L'activation s'effectue généralement une seule fois au niveau de l'organisation. Cela signifie que tous les dossiers Expert/M de la même organisation utilisent automatiquement la même connexion pour la facturation électronique.
Comment puis-je activer mon Expert/M sur My.Adsolut.com pour l'utiliser avec l'API publique ?
Configurer le lien e-invoicing
E-invoicing > Configurer lien e-invoicing
Une fois l'activation effectuée, vous configurez ici la connexion concrète pour la facturation électronique (Peppol), afin qu'Expert/M puisse effectivement envoyer et recevoir des factures électroniques.
Démarrer avec le nouveau portail de facturation électronique (2025) - embarquement
Vous établissez le lien entre e-Invoicing et Expert/M à l'aide d'un jeton d'activation que vous devez coller sur cet écran et valider. Ensuite, un message indiquant que le lien e-invoicing est actif apparaît en haut de l'écran, sous Statut lien.
Extra info: Une fois cet écran fermé, le jeton n'est plus visible. Le lien reste toutefois actif.
Tout comme l'activation via my.adsolut.com, le lien e‑invoicing ne doit être défini qu'une seule fois par organisation.
Synchroniser un dossier avec My.Adsolut.com
E-invoicing > Synchroniser dossier avec My.Adsolut.com
Cette option de menu vous permet de lier un dossier Expert/M à l'organisation sur My.adsolut.com.
La plateforme de facturation électronique sait ainsi quel dossier utilise les services cloud et e-invoicing activés.
Cette synchronisation :
• échange les informations de base du dossier (telles que les données d'identification du dossier) ;
• est nécessaire pour que les factures électroniques soient liées au dossier correct.
L'activation dans le cloud s'effectue au niveau de l'organisation, mais cette synchronisation garantit le lien correct pour chaque dossier.
Paramètres de la fiche client
Gestion > Données de base > Clients
Format PEPPOL via numéro d'entreprise
Lorsque vous sélectionnez le format PEPPOL, un contrôle est effectué afin de vérifier si le numéro d’entreprise encodé pour le client est enregistré ou pas. Si votre client n'est pas enregistré, la notification suivante apparaît :
Peppol et GLN
Dans Peppol, une entreprise peut choisir de s'enregistrer avec un numéro GLN plutôt qu'avec son numéro d'entreprise. Un numéro GLN (Global Location Number) est un numéro d'identification reconnu à l'échelle mondiale, souvent utilisé par les grandes organisations.
Vous pouvez encoder ce numéro GLN dans la fiche client.
Dans la liste déroulante Facturation électronique, vous pouvez sélectionner Format PEPPOL via GLN.
Peppol et affacturage
L'affacturage peut également être utilisé lors de l'établissement de factures Peppol dans Expert/M. Dans ce cas, le numéro de compte de la société d'affacturage est indiqué comme bénéficiaire sur la facture Peppol, à la place de l'IBAN du dossier.
Il est possible de reprendre dans le fichier XML de la facture Peppol un autre IBAN que celui du dossier.
Dans le menu Configuration > Données de base > Fournisseur, cochez le nouveau champ Pays/IBAN d'affacturage.
Ensuite, créez la société d’affacturage via Gestion > Données de base > Fournisseurs. Dans le nouveau champ Pays/IBAN d’affacturage, encodez l’IBAN de la société d’affacturage.
Dans la configuration des clients (Configuration > Données de base > Clients), indiquez le nouveau champ Société d'affacturage.
Qu’il s’agisse d’un nouveau client ou d’un client existant, vous voyez à présent le champ Société d’affacturage. Dans ce champ, vous pouvez obtenir, via <*> + , un aperçu des fournisseurs pour lesquels le nouveau champ Pays/IBAN d’affacturage a été rempli. Vous pouvez éventuellement aussi créer un nouveau fournisseur via + . Si vous avez indiqué un fournisseur comme société d’affacturage, les coordonnées et l’IBAN de la société d’affacturage sont mentionnés comme bénéficiaire dans le fichier XML à la place de l’IBAN du dossier lors de la création d’une facture Peppol pour ce client.
La configuration de la facture comporte deux nouveaux paramètres : IBAN et BIC du bénéficiaire. Vous devez les ajouter vous-même dans la mise en page de votre facture. Lorsqu’une facture est transmise à un client auquel une société d’affacturage (fournisseur) est liée, l’IBAN et le BIC d’affacturage mentionnés sur la fiche fournisseur sont imprimés sur la facture. Si aucune société d’affacturage n’est liée, l’IBAN est tiré du dossier.
Références lors la facturation Peppol
Numéro du bon de commande (votre référence) sur les documents Peppol
Lors de l'établissement d'une facture Peppol ou d'une note de crédit Peppol, Expert/M vérifie si le champ Votre référence a été complété.
Si vous quittez l'en-tête et que ce champ est vide, le message d'avertissement suivant s'affiche toujours :
Une facture/notes de crédit PEPPOL à une institution publique nécessite un numéro de commande dans Votre référence. Souhaitez-vous le remplir ?
Ce message :
• ne bloque pas la facture ou la note de crédit,
• apparaît quel que soit le type de client,
• peut être confirmé ou ignoré par l'utilisateur.
Expert/M ne peut pas déterminer si un client est un organisme public ou non. C'est donc à l'utilisateur de décider s'il faut indiquer un numéro de commande dans le champ Votre référence.
Notre référence (référence de la facture) sur les notes de crédit Peppol
Pour chaque note de crédit Peppol, ce qui suit s'applique :
Référence de la facture (obligatoire)
• Le numéro de la facture d'origine doit être indiqué dans le champ Notre référence.
• Ce champ est obligatoire.
• Si le champ Notre référence n'est pas complété, un message d'erreur bloquant la note de crédit s'affiche et la note de crédit ne peut plus être traitée.
Le message d'avertissement relatif au numéro de commande dans le champ Votre référence apparaît également en cas de note de crédit, mais il ne bloque pas la note de crédit.
Envoyer des factures Peppol
Les factures Peppol sont chargées sur le portail e-Invoicing. Via cette plateforme, les factures arrivent chez un fournisseur d’accès qui les envoie pour vous au client. Pour charger la facture, vous devez imprimer les documents en cliquant sur l'icône représentant une imprimante ou en appuyant sur <CTRL> + <P>, puis, dans le champ Imprimer, sélectionner Envoyer factures électroniques.
Une fois que les documents ont été chargés sur le portail e-Invoicing, vous obtenez un aperçu des documents délivrés. S’ils n’ont pas été délivrés, un message vous indique pourquoi. Vous pouvez exporter cet aperçu dans Excel.
Ouvrir le portail e-Invoicing depuis Expert/M
Vous pouvez accéder directement au portail e-Invoicing depuis Expert/M.
Cliquez sur l'icône Portail Peppol en haut de la page dans Expert/M.
Le portail e-Invoicing s'ouvre alors dans votre navigateur.
Connectez-vous avec votre compte Wolters Kluwer.
Sur le portail e-Invoicing, vous trouverez un aperçu des factures Peppol créées.
Vous pouvez envoyer à partir d'ici les factures qui n'ont pas encore été envoyées.
Vous pouvez en outre vérifier si les factures envoyées ont été reçues ou refusées.
Vous pouvez configurer le système pour recevoir une notification par e-mail lorsqu'une facture n'a pas pu être envoyée.