Riconoscimento automatico fatture con regole documenti

In Genya puoi configurare le Regole documenti per associare automaticamente le fatture elettroniche attive all'attività e al registro IVA corretti in base al numero del documento. Le regole possono essere applicate anche alle fatture già importate.

Configura le regole documenti per il riconoscimento delle fatture

Per creare una regola:

1. Accedi ai registri IVA.
2. Seleziona la funzione Regole documenti.
3. Imposta:
   • Periodo IVA
   • Attività
   • Registro IVA
   • Tipo documento (fattura o nota di variazione)

Dopo avere selezionato questi campi, diventano disponibili:

• Prefisso identificativo documento
• Suffisso identificativo documento

Inserisci nel prefisso la parte iniziale del numero documento e nel suffisso la parte finale.

Esempio

Numero documento:ABC-123-FC

• Prefisso: ABC-
• Suffisso: -FC

In questo caso Genya riconosce 123 come progressivo del documento.

Se il numero documento contiene l'anno, utilizza il simbolo @:

• @@ per anno a due cifre
• @@@@ per anno a quattro cifre

Esempio

Numero documento: ABC-123-2026-FC

• Prefisso: ABC-
• Suffisso: -@@@@-FC

Se sono presenti fatture già contabilizzate, il campo Esempio numero fattura mostra l'ultima fattura registrata. Quando il prefisso e il suffisso sono corretti, nel campo Anteprima (progressivo estratto) viene evidenziato in verde il progressivo riconosciuto.

Al termine, seleziona Salva.

Durante l'apertura di un nuovo periodo contabile, Genya replica automaticamente le regole configurate nell'anno precedente.

Se il numero documento è composto esclusivamente dal progressivo:

• lascia vuoti i campi Prefisso identificativo documento e Suffisso identificativo documento
• attiva il toggle Solo progressivo

Verifica o aggiorna attività e registro IVA delle fatture

Quando apri una consegna di fatture di vendita, Genya confronta il numero documento con le regole configurate e propone automaticamente attività e registro IVA.

Se Genya non trova corrispondenze:

• assegna la fattura all'attività principale;
• propone automaticamente il registro IVA se ne esiste uno solo;
• richiede la selezione manuale se i registri IVA sono multipli.

In questi casi viene visualizzato un avviso.

Puoi configurare le regole anche dalla schermata di contabilizzazione delle fatture.

Per applicare o ricalcolare le regole su fatture già importate:

1. Seleziona le fatture.
2. Accedi alle Operazioni massive.
3. Attiva Applica regola riconoscimento fatture.
4. Seleziona Applica.

Le assegnazioni esistenti, comprese quelle inserite manualmente, vengono sostituite dal risultato del nuovo riconoscimento.

Riordina le fatture in base al progressivo riconosciuto

Puoi utilizzare le regole di riconoscimento anche per riordinare i documenti già registrati.

Dopo avere verificato prefisso, suffisso e progressivo mostrato nell'anteprima:

1. attiva l'opzione Riordina i documenti già registrati;
2. seleziona Salva.

Genya utilizza il progressivo estratto per riorganizzare l'ordinamento interno dei documenti utilizzato nella stampa del registro, senza modificare il numero documento né il protocollo.