Impostazioni Document Management System e salvataggio documenti
Per configurare le impostazioni del DMS in Arca e definire le modalità di archiviazione dei documenti, accedi a:
File - Impostazioni - DMS
Configurare l'archiviazione dei documenti
Nella parte iniziale della finestra puoi impostare il formato dell'immagine per l'acquisizione da scanner. Per maggiori informazioni consulta l'articolo Arca - DMS - Acquisizione file da scanner\file.
Le opzioni Permetti di lasciare i documenti memorizzati nel file system e I nuovi documenti restano memorizzati nel file system consentono di scegliere come archiviare i documenti:
- Archiviazione interna: il file viene memorizzato nell'archivio di ARCA.
- Archiviazione esterna: nell'archivio di ARCA vengono memorizzati solo il percorso e il nome del file.
In base alle impostazioni selezionate:
- Se entrambe le opzioni sono deselezionate, i nuovi documenti DMS vengono creati come interni.
- Se è selezionata solo la prima opzione, puoi scegliere se rendere i documenti esterni.
- Se entrambe le opzioni sono selezionate, i documenti vengono creati come esterni, ma puoi comunque renderli interni.
Per impostazione predefinita, il sistema non consente di lasciare i file nel file system.
Attenzione: i documenti relativi alla fatturazione elettronica, sia attiva sia passiva, e i documenti acquisiti da scanner vengono sempre salvati internamente, indipendentemente dalle impostazioni descritte.
Impostare le directory predefinite
Il campo Default Dir viene utilizzato quando scegli di salvare i documenti esternamente. In questo caso, i file generati automaticamente da ARCA, come i PDF immagine dei documenti o i PDF prodotti dalle stampe, vengono salvati nella cartella indicata.
Per modificare la cartella, accedi a:
Dms - Configurazione - Directory
La directory deve:
- essere una cartella di rete;
- iniziare sempre con
\\; - non utilizzare percorsi locali come
c:\mydoco unità mappate comez:\mydoc.
L'impostazione è valida per la ditta corrente. Se sul server sono presenti più ditte, configura la directory per ciascuna di esse.
Il campo Default Picking Directory può essere configurato per ogni utente e consente di definire la cartella predefinita da cui selezionare i file da archiviare nel DMS.
Per impostazione predefinita viene utilizzata la cartella Documents del PC. Quando acquisisci un file, la finestra di selezione si apre automaticamente nella directory configurata.